Hướng dẫn 09 cách nén file PowerPoint để giảm dung lượng

Nếu file thuyết trình của người dùng quá lớn sẽ ảnh hưởng đến việc chuyển gửi hoặc lưu trữ trên thiết bị. Chính vì vậy, người dùng cần phải biết cách nén file PowerPoint để quá trình sử dụng diễn ra dễ dàng hơn bao giờ hết. Chúng tôi sẽ gợi ý người dùng 09 cách thực hiện đơn giản chỉ trong vài phút thông qua bài viết này.

Chuyển định dạng file sang PPTX hoặc PDF

Cách đầu tiên để giải nén file PowerPoint nhằm giảm bớt dung lượng một cách dễ dàng nhất chính là chuyển sang định dạng file PPTX. Đây chính là một dạng file Zip mà người dùng khi sử dụng PowerPoint thường thấy để chứa toàn bộ các nội dung có trong file trình chiếu. Dưới đây là các bước mà người dùng có thể tham khảo thực hiện như sau:

Bước 1: Người dùng tiến hành mở file cần nén sau đó click chọn vào mục File.

chuyển file sang pptx

Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn Save As > tiếp đến click chọn Browse.

Bước 3: Người dùng có thể đổi tên của file nếu muốn sau đó click chọn vào PowerPoint Presentation (.pptx) > cuối cùng chọn Save

Bước 4: Hoàn tất.

Ngoài phương án chuyển sang file PPTX, người dùng cũng có thể nén file PowerPoint thành PDF hay nói cách khác là tìm cách nén file PowerPoint sang PDF tương tự như hướng dẫn bên trên của chúng tôi. Bởi lẽ, so với định dạng file PPT hiện tại thì cả 02 định dạng này sẽ tối ưu dung lượng nhất có thể.

Nén các ảnh trong file PowerPoint

Một trong những cách giải nén file PowerPoint cực kỳ hiệu quả mà người dùng cũng có thể tham khảo chính là trực tiếp nén các ảnh có trong file này để giảm tối đa dung lượng. Đây là một trong những phương án tối ưu mà không phải người dùng nào cũng biết, chính vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng cách thực hiện như sau:

Bước 1: Người dùng chỉ cần mở file cần nén > click chọn File > tiếp đến chọn Save As và tìm vị trí muốn tiến hành lưu file.

Bước 2: Bên cạnh nút Save sẽ có mục Tool và người dùng cần click chọn vào Compress Pictures.

nén ảnh file powerpoint

Bước 3: Một giao diện mới sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần chọn vào mức nhỏ nhất chính là E-mail (96dpi) > sau đó click chọn OK.

Bước 4: Tại đây, người dùng sẽ tiến hành đặt tên mới cho file và tiến hành chọn Save để lưu lại.

Như vậy, người dùng đã nén file PowerPoint thành công bằng phương án nén các ảnh có trong file này dễ dàng.

Nén ảnh chèn trong file PowerPoint

Cách tiếp theo mà chúng tôi muốn gợi ý đến người dùng để nén file PowerPoint nhằm giảm dung lượng chính là trực tiếp nén các ảnh sẽ chèn trong file này. Có rất nhiều cách để nén ảnh giảm dung lượng trước khi tải lên trong PowerPoint mà người dùng có thể tham khảo như sử dụng các công cụ chỉnh sửa để giảm độ phân giải hoặc mật độ điểm trên từng bức ảnh. Với người dùng, phương thức này hoàn toàn có thể tự thực hiện bất cứ lúc nào mà không cần phải hướng dẫn với các bước cụ thể.

Sử dụng liên kết hình ảnh hoặc video chèn vào file

Thông thường, nguyên nhân khiến dung lượng của file PowerPoint càng ngày càng tăng là do các file về hình ảnh, video hoặc tài liệu mà người dùng đăng tải. Đây sẽ là một trong những rào cản khiến quá trình gửi email của người dùng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Do đó, người dùng có thể tham khảo ngay cách nén file PowerPoint để gửi email bằng việc chuyển các hình ảnh, video hoặc file này lên nền tảng đám mây OneDrive. Sau đó, người dùng sẽ tiến hành chèn link liên kết lên PowerPoint khi sử dụng. 

Dưới đây là các bước thực hiện mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Bước 1: Mở file PowerPoint > chọn slide mà người dùng muốn chèn thêm hình ảnh hoặc video sau đó đôi đen nội dung hoặc vị trí cần chèn.

Bước 2: Tại mục Insert > người dùng click chọn vào Link > dán địa chỉ link vào ô và click chọn OK.

Như vậy, người dùng đã thêm thành công hình ảnh, tài liệu hoặc video vào trong file PowerPoint để giảm dung lượng và gửi email dễ dàng.

Chèn ảnh trực tiếp thay vì copy paste

Rất nhiều người dùng có thói quen sử dụng lệnh Copy Paste, tuy nhiên đây cũng chính là một trong những nguyên nhân khiến file có dung lượng lớn và bắt buộc người dùng phải tìm cách nén file PowerPoint để gửi mail. Để khắc phục tình trạng này, người dùng có thể chèn trực tiếp ảnh mong muốn thay vì sử dụng tính năng Copy Paste.

Bước 1: Click chọn vào slide mà người dùng muốn tiến hành chèn thêm hình ảnh > chọn Insert > chọn Picture.

chèn file trực tiếp

Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn This Device để tải ảnh từ chính thiết bị máy tính hoặc qua trình duyệt online > chọn ảnh cần chèn và click chọn vào Open.

Không sử dụng tính năng nhúng font

Khi sử dụng tính năng nhúng font ngoài việc giảm thiểu các lỗi trên màn hình hiển thị của slide trình chiếu, dung lượng của file sẽ tăng lên đáng kể khiến người dùng phải nén file PowerPoint để gửi mail dễ dàng hơn. Để áp dụng cách này, người dùng cần tiến hành triển khai với các bước như sau:

Bước 1: Người dùng chỉ cần mở file PowerPoint > sau đó click chọn File. Tại mục More, người dùng chỉ cần click chọn Option.

giảm file powerpoint

Bước 2: Một giao diện sẽ hiển thị, tại đây người dùng chỉ cần chọn Save > tiếp đến chọn bỏ tích ở mục Embed fonts in the file > và click chọn OK.

Bước 3: Hoàn tất.

Tắt tính năng AutoRecover

Tính năng AutoRecover sẽ giúp người dùng tự động khôi phục các tài liệu mỗi khi thiết bị bị tắt nguồn đột ngột. Tuy nhiên, nhược điểm của tính năng này là sẽ tạo thêm một file mới khiến dung lượng càng nặng hơn. Do đó, người dùng cần tắt bỏ tính năng này giúp nén file PowerPoint để gửi email dễ dàng hơn. Để thao tác thực hiện tắt tính năng AutoRecover, người dùng có thể tham khảo các bước như sau:

Bước 1: Mở file PowerPoint > tiếp đến click chọn File > sau đó người dùng click chọn Options.

Bước 2: Tiếp đến, người dùng click chọn Save > sau đó bỏ tích tùy chọn Save AutoRecover information every… minutes > và click vào mục OK.

Chỉ với 02 bước thực hiện như trên, người dùng đã tắt tính năng gây tăng dung lượng của PowerPoint.

Xóa bỏ hoặc ẩn thông tin cá nhân trong file

Một trong những hướng dẫn nén file PowerPoint khá hiệu quả mà người dùng cũng có thể áp dụng để giảm dung lượng chính là xóa bỏ hoặc ẩn chính thông tin cá nhân trong file. Để thực hiện được, người dùng sẽ cần thao tác thực hiện với các bước như sau:

Bước 1: Mở file PowerPoint và click chọn vào File. Tiếp đến, người dùng sẽ chỉ cần click chọn Info > chọn Check for Issues > và chọn vào Inspect Document.

ẩn thông tin

Bước 2: Sau khi thực hiện xong, người dùng sẽ click chọn vào Inspect. Tại mục Document Properties and Personal Information người dùng click chọn Remove All > và cuối cùng là chọn vào Close.

Sử dụng các công cụ trực tuyến

Cuối cùng là một cách nén file PowerPoint online sử dụng các phần mềm hoặc công cụ trực tuyến. Đây cũng là một trong những cách được nhiều người dùng sử dụng vì mức độ linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu nhanh chóng. Khi đó, người dùng chỉ cần lên trang công cụ tìm kiếm và gõ từ khóa phần mềm nén file PowerPoint trực tuyến là hàng loạt các ứng dụng sẽ hiển thị.

Lời kết 

Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể tham khảo thêm các cách nén file PowerPoint dễ dàng. Nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.

Thêm Heading của bạn tại đây

Thêm Heading của bạn tại đây

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

tải office 365 trên điện thoại và máy tính

Hướng dẫn cách tải Office 365 trên điện thoại và máy tính mới nhất

Để sử dụng phần mềm làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365 một cách linh hoạt, người dùng cần tiến hành tải Office 365 về ...

Sẵn sàng cho tương lai đăng nhập không cần mật khẩu cùng Microsoft

Hiện nay, vấn đề mất an toàn an ninh mạng đang xảy ra rất phổ biến với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, với ...
download office 365 business premium offline installer

Hướng dẫn 02 cách download Office 365 Business Premium offline installer

Để sử dụng các phần mềm có trong bộ ứng dụng của Microsoft 365, người dùng cần tiến hành download Office 365 Business Premium offline ...
teams bị lỗi và cách giải quyết

Các trường hợp Teams bị lỗi và hướng dẫn cách giải quyết

Việc hiểu và biết cách ứng biến khi tài khoản Teams bị lỗi là một trong những cách giúp bạn đạt được hiệu quả cao ...
Scroll to Top