Duy trì làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa bằng Microsoft Teams

Microsoft đã đưa ra một số mẹo hàng đầu giúp người dùng làm việc hiệu quả và an toàn hơn tại nhà, duy trì kết nối trong quãng thời gian khó khăn này.

Làm thế nào để chuyển hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn nhân viên sang hình thức làm việc từ xa chỉ sau một đêm? Trong bối cảnh Covid19 bùng phát trên toàn thế giới thì đây là một bài toán tương đối nan giải. Microsoft đã đưa ra một số mẹo hàng đầu giúp người dùng làm việc hiệu quả và an toàn hơn tại nhà, duy trì kết nối trong quãng thời gian khó khăn này với Microsoft Teams

Thiết lập không gian làm việc

Nếu bạn chưa có văn phòng tại nhà thì cũng đừng lo lắng. Bạn vẫn có thể làm việc hiệu quả tại nhà. Thực  tế, Microsoft đã thiết kế Teams như một văn phòng ảo mà bạn có thể mang theo đến bất kỳ đâu. Tuy bạn có thể không có máy in, các tệp tài liệu bản cứng hay điện thoại bàn tại nhà nhưng bạn vẫn có thể đưa tài liệu trực tiếp lên Teams., lưu trữ tệp một cách bảo mật tại nơi chỉ người trong tổ chức mới có thể truy cập và tham gia nhanh vào các cuộc gọi cũng như cuộc họp.

Tuy vậy, một điều cũng hết sức quan trọng đó là phải có một không gian làm việc chuyên biệt tại nhà, nơi bạn có thể làm việc hiệu quả và thể hiện rằng bạn đang cần sự tập trung. Một góc ăn sáng, một góc yên tĩnh của phòng ngủ,.. – bất cứ khu vực nào tốt cho việc tập trung đều có thể làm không gian làm việc. Và đừng lo lắng nếu mọi thứ trở nên bừa bộn đôi chút, vì bạn có thể sử dụng tính năng làm mờ nền trong khi diễn ra cuộc họp video để thành viên trong nhóm chỉ tập trung vào bạn.

Microsoft Teams

Kết nối mọi lúc mọi nơi

Mặc dù nhiều người trong chúng ta làm việc ở nhà ít nhất một phần thời gian, nhưng chúng ta vẫn dựa theo nhịp độ và khung giờ làm việc đã quy định như khi làm việc tại văn phòng. Khi làm việc tại nhà, nhịp độ thường ngày của bạn có thể thay đổi. Điều này đặc biệt đúng đối với những người phải cân bằng giữa công việc và gia đình. Thông báo rõ ràng về giờ làm việc của bạn với các thành viên trong nhóm và cộng tác viên để họ biết khi nào có thể liên hệ với bạn. Bạn cũng có thể đặt thông báo trạng thái trong Teams để chia sẻ thông tin này một cách chủ động. 

set starus message

Ngoài ra, hãy tạo thói quen cung cấp báo cáo tiến độ thường xuyên cho các thành viên trong nhóm của bạn. Các công ty có đội ngũ nhân lực làm việc hoàn toàn từ xa thường có xu hướng xem trong việc lập tài liệu vì đó là một cách chủ chốt để duy trì kết nối khi các bạn làm việc từ xa. Microsoft đề xuất bạn nên đăng thông tin cập nhật, thông tin chuyên sâu và tài nguyên hữu ích mà bạn khám phá được trong các kênh của Teams, để thành viên trong tổ chức có thể nắm bắt công việc mình cần làm, ngay cả khi chưa có lời giao việc trực tiếp nào. Sau đó, họ có thể tìm kiếm ý tưởng hoặc nội dung trong các kênh khi cần. 

Tiến hành các cuộc họp hiệu quả

Tận dụng cuộc họp trực tuyến

Khi thiếu vắng phòng họp thực tế, thì việc tập trung tất cả mọi người lại có vẻ là thử thách lớn nhất của hoạt động làm việc từ xa. Khi bạn chuyển các cuộc họp sang Teams, hãy đảm bảo rằng mọi cuộc họp đều có tùy chọn tham gia để tạo phòng hội thảo trực tuyến. Bên cạnh đó, MSO đề xuất tất cả người tham dự nên bạt video nếu cảm thấy thoải mái với điều đó. Sự tương tác mặt đối mặt có tác dụng rất lớn trong việc giúp mọi người cảm thấy được kết nối. Teams có đa dạng lựa chọn về camera để bạn lựa chọn, cũng như các thiết bị tai nghe, loa ngoài để đảm bảo bạn và đồng nghiệp có thể giao tiếp với nhau một cách rõ ràng. 

calendar

Khuyến khích mọi người tham gia

Việc chuyển sang hình thức họp trực tuyến có thể làm chúng ta không còn dấu hiệu trực quan thường dựa vào để biết khi có đồng nghiệp nào có điều muốn phát biểu trong cuộc họp. Những cuộc họp trực tuyến có thể gây khó khăn trong việc chia sẻ ý kiến của mọi người. Người tổ chức cuộc họp nên tạm dừng thường xuyên để mời mọi người đưa ra câu hỏi và nhắc nhở người tham gia rằng họ cũng có thể sử dụng của sổ chat để tương tác trong cuộc họp.

Ghi lại cuộc họp của bạn

Để bù đắp cho sự thiếu hụt về thời gian gặp mặt, một số nhân viên làm việc từ xa thường sẽ lên lịch các cuộc họp bổ sung để duy trì kết nối với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp. Đôi khi việc đặt trùng lịch là khó tránh khỏi. Hãy ghi lại cuộc họp trong Teams để đồng nghiệp có thể cập nhật nội dung sau. Nếu bạn không thể đích thân tham dự, hãy nhắc người tổ chức ghi lại cuộc họp khi bạn vắng mặt. Bản ghi được tạo tự động cũng rất hữu ích khi bạn đang cố nhớ lại thông tin được đưa ra trong cuộc họp đã tham dự.

start recording

Duy trì kết nối

Bù đắp cho việc trao đổi trực tiếp bị thiếu hụt

Rất nhiều nhân viên làm việc từ xa sẽ thấy điều mà họ nhớ nhất khi làm việc tại văn phòng chính là sự tương tác trò chuyện giữa mọi người trong văn phòng. Những câu chuyện nhỏ tại cây lấy nước hoặc kệ đồ ăn nhẹ không chỉ giữ chúng ta kết nối mà còn thường mang đến thông tin quan trọng hoặc thông tin chuyên sâu mà chúng ta sẽ không ngờ đến. Hãy chủ động liên hệ và kết nối với đồng nghiệp của mình. Hãy coi các tin nhắn trò chuyện như là cây lấy nước hay kệ đồ ăn và đặt lời nhắc thường xuyên liên hệ với mọi người. Emoji, gif, sticker là một cách để các cuộc tán gẫu trở nên hài hước và vui vẻ.

Gắn kết thành viên nhóm

Làm việc từ xa có thể mang tới cảm giác cô đơn. Với tư cách là lãnh đạo, việc tạo cơ hội để toàn bộ thành viên trong nhóm gắn kết với nhau qua mạng  là điều rất quan trọng. Hãy duy trì tần suất họp nhóm thường xuyên. Đối với những thời điểm cần làm việc nhóm, hãy sử dụng ứng dụng Microsoft Whiteboard – cung cấp một bảng vẽ kỹ thuật số vô hạn dành cho người dự cuộc họp để lên ý tưởng và cộng tác trực tiếp qua Teams.

Với tất cả những thay đổi về việc chuyển đổi hình thức làm việc từ xa, điều quan trọng là phải thúc đẩy và duy trì tinh thần của nhóm. Có rất nhiều điều bạn có thể thực hiện để giữ cho mọi người cảm thấy tích cực và gắn kết. Mỗi cá nhân và tổ chức sẽ có những cách làm việc khác nhau, hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn và đội nhóm của mình làm việc hiệu quả và duy trì kết nối khi điều chỉnh theo cách làm việc mới.

MSO hiện đang cung cấp các gói Microsoft 365 cho từng cấp độ doanh nghiệp. Bạn hãy kết nối với MSO ngay bằng cách gọi đến số điện thoại 024.9999.7777, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
chi phí microsoft 365 không còn là mối bận tâm

Chi phí Microsoft 365 – Không còn là mối bận tâm với doanh nghiệp

Cho dù là một cá nhân, một doanh nghiệp vừa hay nhỏ, doanh nghiệp lớn, trường học hay tổ chức phi lợi nhuận, luôn có một gói giải pháp cho bạn với chi phí Microsoft 365 đa dạng.

microsoft-365-vs-microsoft exchange

So sánh Microsoft 365 và Microsoft Exchange

Bạn đã biết những điểm khác biệt giữa Microsoft 365 và Microsoft Exchange? Phiên bản Microsoft nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

microsoft teams vs zoom

Microsoft Teams vs Zoom: Ứng dụng hội nghị truyền hình nào tốt hơn?

Hai sự lựa chọn phổ biến hiện nay cho việc cộng tác từ xa có thể kể đến Microsoft Teams và Zoom. Trong bài viết này, hãy cùng MSO tìm hiểu sự khác biệt giữa hai bộ công cụ này nhé.

tải phần mềm microsoft teams

Hướng dẫn tải phần mềm Microsoft Teams với 7 bước cơ bản

Microsoft Teams được biết đến là nền tảng giao tiếp, trao đổi và làm việc dành cho tất cả các doanh nghiệp lớn nhỏ. Phần mềm này tích hợp đồng thời với bộ Office 365, Skype và bộ ứng dụng độc quyền của hãng đem đến những trải nghiệm thú vị cho người dùng.

Scroll to Top