Hướng Dẫn Xuất File Google Sheets Sang Excel Chi Tiết

Bạn mệt mỏi vì mất định dạng, vỡ công thức, và lỗi font mỗi khi tìm cách xuất file từ Google Sheet sang Excel? Bài viết này là cẩm nang toàn tập 2026, hướng dẫn bạn từng bước để chuyển đổi file hoàn hảo. Khám phá 4 phương pháp tải file, kỹ thuật copy-paste chuyên sâu, và cách sửa triệt để hơn 8 lỗi thường gặp (#NAME?, #REF!, ngày tháng) để biến đống dữ liệu hỗn độn thành một file Excel chuyên nghiệp

Tại sao cần biết cách xuất file từ Google Sheets sang Excel?

Trong thế giới công việc số, việc chỉ biết dùng một công cụ là chưa đủ. Sự kết hợp giữa Google Sheets và Excel tạo ra một quy trình làm việc linh hoạt và mạnh mẽ không ngờ.

Google Sheets: Vua của cộng tác trực tuyến, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa, bình luận và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.

Excel: “Nhà vô địch” về phân tích dữ liệu chuyên sâu, xử lý tập dữ liệu lớn, tạo biểu đồ phức tạp và làm việc offline ổn định.

Cách xuất file từ Google Sheet sang Excel là sự kết hợp giữa hai nền tảng này và đòi hỏi một yêu cầu bắt buộc trong nhiều tình huống công việc thực tế: 

Gửi báo cáo chuyên nghiệp: Đối tác, khách hàng hoặc cấp trên của bạn có thể không sử dụng Google Workspace. Một file Excel được định dạng chỉn chu, không lỗi luôn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Tích hợp hệ thống nội bộ: Hầu hết các phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP), quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hay phần mềm kế toán đều yêu cầu nhập liệu đầu vào dưới dạng file Excel (.xlsx hoặc .csv).

Phân tích dữ liệu nâng cao: Khi file Google Sheets của bạn trở nên quá lớn và chậm chạp, hoặc khi bạn cần sử dụng các công cụ “hạng nặng” như Power Query, Power Pivot, hay các Add-in thống kê chuyên dụng, Excel là lựa chọn không thể thay thế.

Lưu trữ và sao lưu an toàn: “Đừng bao giờ bỏ tất cả trứng vào một giỏ”. Lưu một bản sao Excel trên máy tính cá nhân hoặc ổ cứng ngoài là một bước sao lưu dữ liệu quan trọng, phòng trường hợp tài khoản Google của bạn gặp sự cố.

Như vậy, nếu bạn biết cách xuất file từ Google Sheet sang Excel từ cơ bản đến chuyên sâu, bạn hoàn toàn có thể tự tin xử lý mọi tác vụ chuyển đổi, tiết kiệm hàng giờ làm việc và luôn có được một file Excel hoàn hảo. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách chuyển từ trang tính sang Excel đơn giản và nhanh chóng.

4 Cách xuất file từ Google Sheets sang Excel

Hãy cùng khám phá 4 cách chuyển file Google Sheet sang Excel, mỗi cách phù hợp với một nhu cầu và tình huống khác nhau. Do đó, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc và lựa chọn phương án phù hợp nhất:

Xuất toàn bộ trang tính có trong file Google Sheets

– Bước 1: Mở file Google Sheets và truy cập vào trang tính bạn muốn chuyển đổi.

– Bước 2: Trên thanh công cụ ở góc trên cùng bên trái, nhấp vào Tệp (File).

– Bước 3: Di chuột đến tùy chọn Tải xuống (Download). Một menu phụ sẽ hiện ra với nhiều định dạng khác nhau.

– Bước 4: Chọn Định Dạng Microsoft Excel (.xlsx): Nhấp vào tùy chọn này. Trình duyệt của bạn sẽ tự động tải file về máy tính, thường là vào thư mục “Downloads“.

Nên sử dụng phương pháp này khi nào?

• Khi bạn cần chuyển đổi toàn bộ file (tất cả các sheet).
• Khi file của bạn chủ yếu chứa dữ liệu, định dạng cơ bản và các công thức phổ thông (SUM, IF, VLOOKUP…).
• Cần một giải pháp nhanh chóng nhất có thể.

Tải về một trang tính duy nhất

Bạn có một file Google Sheets với hàng chục sheet (Phân tích, Dữ liệu thô, Báo cáo T1, Báo cáo T2…) nhưng chỉ muốn gửi đi sheet “Báo cáo Tổng kết”? Đừng gửi cả file cồng kềnh. Hãy làm theo cách sau:

– Bước 1: Trong file Google Sheets, di chuyển đến sheet bạn muốn xuất.

– Bước 2: Nhấp chuột phải vào tên của sheet đó ở thanh tab phía dưới.

– Bước 3: Chọn Sao chép đến (Copy to) → Bảng tính mới (New spreadsheet).

– Bước 4: Google Sheets sẽ ngay lập tức tạo một file mới chỉ chứa duy nhất sheet bạn vừa chọn và mở nó trong một tab mới.

– Bước 5: Tại file mới này, hãy thực hiện lại 4 bước tải về như hướng dẫn ở trên.

Đây là một kỹ năng cực kỳ giá trị khi thực hiện cách xuất file từ Google Sheet sang Excel cho các báo cáo đơn lẻ, giúp file của bạn trông chuyên nghiệp, gọn nhẹ và bảo mật (không vô tình gửi đi các sheet dữ liệu nhạy cảm).

• Ưu điểm: Nhanh như chớp, giữ lại tốt cấu trúc, công thức cơ bản và phần lớn định dạng.
• Nhược điểm: Dễ gặp lỗi tương thích với công thức phức tạp hoặc các tính năng độc quyền của Google Sheets.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn copy Excel sang Word giữ nguyên định dạng chuẩn

Sử dụng Copy & Paste Special

Tại sao copy-paste thông thường (Ctrl+C, Ctrl+V) lại là “thảm họa”? Vì khi bạn làm vậy, bạn đang để Excel tự quyết định cách diễn giải dữ liệu từ clipboard, dẫn đến: mất màu nền, bay đường viền, sai font chữ, vỡ bố cục, và lỗi ký tự.

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng tính năng này để triển khai cách copy từ Google Sheet sang Excel hiệu quả nếu biết cách thực hiện đúng. Dưới đây là các bước hướng dẫn của các chuyên gia hàng đầu chia sẻ cho phép bạn kiểm soát chính xác dữ liệu được dán..

Quy trình chuẩn:

– Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn và nhấn Ctrl+C.

– Bước 2: Chuyển sang Excel, nhấp chuột phải vào ô đích và xem các tùy chọn trong Paste Options hoặc vào Paste Special:

• Chỉ dán Giá trị (Values): Đây là tùy chọn được đánh dấu trong hình và là lựa chọn an toàn, phổ biến nhất. Nó sẽ loại bỏ hoàn toàn mọi công thức, định dạng, màu sắc từ Google Sheets và chỉ dán dữ liệu thô (chữ và số). Nên sử dụng khi bạn muốn “chốt” số liệu báo cáo, chỉ cần lấy dữ liệu sạch để phân tích, hoặc tránh các lỗi công thức không tương thích.
• Chỉ dán Công thức (Formulas): Tùy chọn này sẽ sao chép các công thức mà không kèm theo định dạng. Các tham chiếu ô (ví dụ: A1, B2) sẽ được điều chỉnh tương đối với vị trí dán mới.Nên dùng khi cấu trúc bảng tính trên Google Sheets và Excel tương tự nhau và bạn muốn giữ lại logic tính toán.
• Giữ nguyên định dạng gốc (Keep Source Formatting): Đây thường là tùy chọn có biểu tượng cây cọ đầu tiên trong menu chuột phải của Excel. Nó sẽ cố gắng sao chép y hệt mọi thứ: màu sắc, font chữ, kích thước, đường viền… giống như trên Google Sheets. Nên dùng khi bạn ưu tiên tính thẩm mỹ và muốn bảng tính Excel trông giống hệt bản gốc.
• Các tùy chọn hữu ích khác trong menu “Dán đặc biệt”: Hoán đổi hàng và cột (Transpose): Một tính năng cực hay, cho phép bạn xoay dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại ngay khi dán. Giữ Chiều rộng của Cột Nguồn (Keep Source Column Widths): Tiết kiệm thời gian căn chỉnh lại độ rộng cột sau khi dán.

Sử dụng Google Drive

Khi bạn cần lưu trữ dự án cuối quý với 20 file báo cáo khác nhau, việc tải từng file là một cực hình. Do đó, để chuyển từ Google Sheet sang Excel bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ chính là Google Drive.

– Bước 1: Mở phần mềm Google Drive (drive.google.com).

– Bước 2: Điều hướng đến thư mục chứa các file Google Sheets của bạn.

– Bước 3: Nhấn giữ phím Ctrl (hoặc Command trên Mac) và nhấp chuột để chọn tất cả các file bạn muốn chuyển đổi. Bạn cũng có thể kéo chuột để chọn một nhóm file.

– Bước 4: Sau khi đã chọn xong, nhấp chuột phải vào bất kỳ file nào trong nhóm đã chọn.

– Bước 5: Chọn Tải xuống (Download) từ menu ngữ cảnh.

– Bước 6: Google Drive sẽ bắt đầu quá trình chuẩn bị. Nó sẽ tự động chuyển đổi tất cả các file Sheets sang định dạng .xlsx, sau đó nén chúng vào một file .zip duy nhất và tiến hành tải về máy tính của bạn.

– Bước 7: Sau khi tải xong, bạn chỉ cần giải nén file .zip này để nhận được tất cả các file Excel.

Luôn tạo bản sao lưu trước khi xuất

Đây không hẳn là một cách tải file Excel từ Google trang tính, mà là một nguyên tắc làm việc an toàn bạn nên tuân thủ. Trước khi thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào để chuẩn bị cho việc xuất file (như xóa sheet, xóa dữ liệu, thay đổi công thức), hãy luôn tạo một bản sao.

Cách thực hiện: Trên Google Sheets, vào File (Tệp) → Make a copy (Tạo bản sao). Đặt tên cho nó, ví dụ: “Báo cáo Q3 – Bản xuất Excel”.

Trên bản sao này, bạn có thể tự do:

• Xóa các sheet không cần thiết.
• Chuyển các công thức phức tạp thành giá trị (Copy -> Paste Special -> Values).
• Đơn giản hóa định dạng.

Việc này đảm bảo file gốc của bạn luôn nguyên vẹn và an toàn tuyệt đối.

Hướng dẫn sửa lỗi khi tải trang tính về Excel

Trong quá trình triển khai cách xuất file từ Google Sheet sang Excel, bạn sẽ gặp phải một số những lỗi thường gặp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách khắc phục khi tải trang tính về Excel mà bạn nên biết.

Lỗi liên quan đến Font Tiếng Việt (Hiển thị ????? hoặc ký tự lạ)

Nguyên nhân gốc rễ: Xung đột bảng mã (Encoding). Google Sheets sử dụng bảng mã Unicode (UTF-8) làm chuẩn web toàn cầu. Tuy nhiên, một số máy tính Windows cũ hoặc các ứng dụng không được cấu hình đúng có thể cố gắng đọc file bằng một bảng mã khác (như TCVN3, VNI), gây ra lỗi hiển thị.

Giải pháp triệt để:

1. • Phòng bệnh hơn chữa bệnh: Ngay từ trên Google Sheets, hãy sử dụng các font Unicode phổ biến và an toàn như Arial, Times New Roman, Calibri, Tahoma, Verdana. Tránh các font lạ hoặc font hệ thống đặc thù.
   • Kiểm tra Bộ gõ Tiếng Việt: Đảm bảo Unikey/EVkey của bạn luôn được đặt ở Bảng mã: Unicode và Kiểu gõ: Telex hoặc VNI. Đây là cài đặt chuẩn cho công việc hiện đại.
   • “Chữa cháy” trong Excel: Nếu file đã bị lỗi, hãy bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bị ảnh hưởng (Ctrl+A), sau đó trên tab Home, chọn lại một font Unicode (ví dụ: Arial).

Lỗi công thức #NAME? 

Nguyên nhân: Lỗi #NAME? có nghĩa là “Tôi không hiểu cái tên này”. Excel đang báo rằng nó không nhận ra tên của hàm bạn đang sử dụng. Điều này xảy ra vì bạn đã dùng một hàm “đặc sản” chỉ có trên Google Sheets.

Bảng tra cứu và thay thế các hàm phổ biến:

Lỗi định dạng ngày tháng (DD/MM bị đảo thành MM/DD)

Nguyên nhân: Xung đột cài đặt khu vực (Region Settings) giữa Google Sheets (thường nhận diện theo cài đặt tài khoản Google) và hệ điều hành Windows trên máy bạn. Ví dụ, máy bạn cài đặt vùng là United States (MM/DD/YYYY), nhưng bạn nhập liệu theo kiểu Việt Nam (DD/MM/YYYY).

Cách khắc phục hiệu quả:

• Dùng Format Cells (Ưu tiên): Bôi đen cột ngày tháng bị lỗi, nhấn Ctrl+1. Trong tab Number, chọn Custom. Trong ô Type, gõ chính xác: dd/mm/yyyy và nhấn OK.
• Dùng Text to Columns: Nếu cách trên không được (do Excel hiểu sai ngày thành text), hãy dùng cách này. Chọn cột bị lỗi > Data > Text to Columns > Delimited > Next > Next > Ở bước 3, chọn Date và trong menu thả xuống chọn DMY > Finish.
• Chỉnh cài đặt Windows (Giải pháp lâu dài): Vào Control Panel > Region > Additional settings… > Date > Trong mục “Short date”, gõ dd/MM/yyyy.

Lỗi tham chiếu #REF!

Nguyên nhân: Lỗi này thường xuất hiện khi công thức của bạn tham chiếu đến một sheet đã bị xóa hoặc đổi tên một cách không tương thích trong quá trình chuyển đổi. Ví dụ, công thức =SUM(‘Data Thô’!A:A) sẽ lỗi nếu sheet ‘Data Thô’ không được chuyển sang đúng cách.

Cách khắc phục: Kiểm tra lại từng công thức báo lỗi. Tìm xem nó đang tham chiếu đến sheet nào, ô nào. Rất có thể bạn sẽ phải xây dựng lại công thức đó thủ công trong Excel để trỏ đến đúng sheet/ô dữ liệu tương ứng.

Biểu đồ và đồ thị (Charts & Graphs) bị biến dạng hoặc mất

Nguyên nhân: Engine đồ họa của Google Sheets và Excel hoàn toàn khác nhau. Quá trình chuyển đổi chỉ cố gắng “dịch” một cách tương đối.

Cách khắc phục: Chấp nhận rằng bạn sẽ phải làm lại biểu đồ. Cách tốt nhất là chỉ xuất dữ liệu thô. Sau đó, trong Excel, hãy sử dụng các công cụ tạo biểu đồ mạnh mẽ của nó để xây dựng lại biểu đồ theo ý muốn. Điều này đảm bảo biểu đồ đẹp, chính xác và dễ tùy chỉnh hơn.

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) bị mất hoặc sai

Nguyên nhân: Tương tự như biểu đồ, logic và các quy tắc định dạng có điều kiện giữa hai nền tảng có sự khác biệt.

Cách khắc phục: Đừng cố gắng thực hiện sửa. Hãy xóa các quy tắc cũ đi (Home > Conditional Formatting > Clear Rules) và thiết lập lại từ đầu trong Excel. Giao diện của Excel cho phép tạo các quy tắc phức tạp hơn, đây cũng là cơ hội để bạn tối ưu lại báo cáo của mình.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chuyển file có làm mất dữ liệu trên Google Sheet gốc không?
Tuyệt đối không. Mọi phương pháp trong bài đều là thao tác “đọc” và “tạo bản sao”. File Google Sheets gốc của bạn vẫn an toàn và không hề bị thay đổi.

Làm thế nào để chuyển ngược từ Excel sang Google Sheet?
Rất đơn giản. Kéo thả file Excel của bạn vào Google Drive. Sau đó, nhấp chuột phải vào file đó, chọn Mở bằng (Open with) → Google Trang tính (Google Sheets). Google sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng của mình, giữ lại hầu hết dữ liệu và định dạng.

Các bình luận (Comments) và Lịch sử phiên bản có được giữ lại không?
Không. Đây là các tính năng siêu dữ liệu (metadata) đặc thù của nền tảng Google Workspace. Khi bạn xuất ra file .xlsx, tất cả bình luận, lịch sử chỉnh sửa, và các liên kết đề cập (@mention) sẽ bị mất hoàn toàn.

Google Apps Script của tôi có hoạt động trong Excel không?
Không. Google Apps Script (dùng ngôn ngữ JavaScript) và VBA (Visual Basic for Applications) của Excel là hai hệ sinh thái hoàn toàn khác nhau. Mọi mã script tự động hóa bạn viết trên Google Sheets sẽ không được chuyển đổi và không có tác dụng trong file Excel. Bạn sẽ phải viết lại chúng bằng VBA nếu muốn có chức năng tương tự.

Tại sao file Excel xuất ra lại có dung lượng lớn hơn file Google Sheets?
Điều này khá phổ biến. Google Sheets là một ứng dụng nền tảng web, nó lưu trữ và tối ưu dữ liệu trên máy chủ của Google. File .xlsx là một file độc lập chứa tất cả dữ liệu, định dạng, cấu trúc XML… bên trong nó. Đặc biệt, nếu file chứa nhiều định dạng phức tạp hoặc đối tượng đồ họa, dung lượng file Excel có thể tăng lên đáng kể.

Tôi có thể xuất ra định dạng Excel cũ hơn như .xls không?
Không thể trực tiếp. Google Sheets chỉ hỗ trợ xuất ra định dạng Excel hiện đại là .xlsx. Nếu bạn thực sự cần file .xls (cho các hệ thống rất cũ), bạn sẽ phải tải file .xlsx về, sau đó mở nó bằng Excel và dùng tính năng “Save As” để lưu lại dưới định dạng “Excel 97-2003 Workbook (*.xls)”.

Xem thêm: Hướng dẫn cách chuyển PDF sang Excel không lỗi định dạng

Tổng kết

Cách xuất file từ Google Sheet sang Excel là một kỹ năng thiết yếu, và giờ đây bạn đã nắm vững các phương pháp hiệu quả nhất. Thay vì xem đây là một rào cản, hãy coi nó như một cây cầu nối linh hoạt, giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của cả hai công cụ để hoàn thành công việc một cách chuyên nghiệp.

Những kỹ thuật trong bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề trước mắt. Nhưng để thực sự làm chủ dòng chảy dữ liệu và biến nó thành lợi thế cạnh tranh, bạn cần những chiến lược và công cụ mạnh mẽ hơn, MSO cung cấp các chương trình đào tạo chuyên sâu về Excel và các công cụ phân tích dữ liệu. 

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và bắt đầu hành trình trở thành chuyên gia dữ liệu ngay hôm nay!

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777