Microsoft Exchange Server là gì? Exchange Server và Exchange Online khác gì nhau?

“Microsoft Exchange Server là gì?” là câu hỏi bạn cần giải đáp trong quá trình tìm kiếm giải pháp email phù hợp cho doanh nghiệp. Cần phải xem xét mọi yếu tố, so sánh các giải pháp và cân nhắc tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, như vậy bạn mới có thể đưa ra được sự lựa chọn phù hợp và chính xác. Hãy cùng theo dõi bài viết này của chúng tôi, để có được câu trả lời tốt nhất để giải đáp được cho câu hỏi Microsoft Exchange Server là gì và biết được điểm khác biệt giữa Exchange Server và Exchange Online bạn nhé.

Tìm hiểu Microsoft Exchange Server là gì?

Microsoft Exchange Server là một máy chủ email ảo cho phép doanh nghiệp thực hiện các thao tác gửi-nhận thư, quản lý Danh bạ và Lịch. Tất cả các thiết bị di động, máy tính để bàn, máy tính bảng và hệ thống dựa trên web đều có thể truy cập vào nền tảng nhắn tin với Exchange Server của Microsoft.

Nói một cách đơn giản khi giải thích về “Microsoft Exchange Server là gì?”, hệ thống này đóng vai trò như “cơ quan đầu não” và cần thiết để có thể sử dụng email trên Outlook hoặc Exchange Online.

Sử dụng giao thức truy xuất email độc quyền của Microsoft – MAPI – để kết nối với các ứng dụng email, Exchange Server còn hỗ cho POP3, IMAP đồng thời dùng giao thức SMTP để giao tiếp với các máy chủ thư Internet khác. Hệ thống máy chủ Exchange được cấp phép phần mềm tại chỗ và phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS).

Tồn tại được gần 30 năm với những thay đổi liên tục để hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu càng ngày càng gia tăng của người dùng, Microsoft Exchange Server được tin tưởng và sử dụng tại nhiều doanh nghiệp hoặc được tận dụng thông qua gói giải pháp Microsoft 365.

Hiện tại, MSO – đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam, đang cung cấp đa dạng các gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp và tổ chức. Với sự nhiệt tình và chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng cho gói giải pháp phù hợp nhất cùng chi phí phải chăng, vui lòng liên hệ qua Hotline: 024.9999.7777 để biết thêm thông tin chi tiết.

Exchange Server hoạt động như thế nào?

Exchange Server là một công cụ đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý và trao đổi thông tin qua email của các doanh nghiệp. Công cụ quản lý email này có nhưng thành phần chính như Information Store, System Attendant, SMTP và Active Directory. Trong đó, Information Store là hệ thống lưu trữ và tổ chức những thông tin email, System Attendant là hệ thống phục vụ các chức năng tạo và quản lý địa chỉ email, SMTP là giao thức truyền tải email và Active Directory là công cụ có chức năng cập nhật thông tin về những email mới cho System Attendant.

Exchange Server đóng vai trò như một trái tim của hệ thống email, chịu trách nhiệm lưu trữ, quản lý và phân phối email, lịch, danh bạ. Khi những ứng dụng email của người dùng hoạt động, nó sẽ kết nối với máy chủ Exchange Server để lấy những thông tin, dữ liệu. Những thông tin dữ liệu đó được thông qua các giao thức truyền tải POP3, IMAP, MAPI, Exchange Web Services (EWS) để chuyển tới ứng dụng email của người dùng.

Ví dụ:

Khi người dùng gửi email, ứng dụng email của người dùng sẽ gửi email đó đến Exchange Server. Đồng thời, Exchange Server sẽ xác thực các thông tin email và chuyển email đó đến hộp thư đến của người nhận. Nếu người nhận đang ngoại tuyến, email đó sẽ được lưu trữ trên máy chủ, cho đến khi người nhận trực tuyến email mới đó mới được gửi tới ứng dụng email của người nhận.

Việc nhận email cũng tương tự như vậy, khi người dùng kiểm tra email, ứng dụng email của người dùng sẽ kết nối đến Exchange Server và tải về những email mới. Đồng thời, máy chủ Exchange cũng sẽ đánh dấu những email đã được tải về ứng dụng email của người dùng để tránh việc lặp lại email.

Ngoài ra, Exchange Server cũng giúp người dùng có thể quản lý lịch, danh bạn của họ và cho phép họ có thể lên lịch cuộc họp, gửi lời mời, chia sẻ lịch và danh bạ đến những người dùng khác.

Ưu, nhược điểm của Microsoft Exchange Server là gì?

Ưu điểm của Microsoft Exchange Server

Như đã nêu ra trong phần “Microsoft Exchange Server là gì?”, hệ thống máy chủ này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý email. Vậy hãy cùng tìm hiểu xem Exchange Server có những ưu điểm nổi bật nào.

Độ bảo mật cao: Nói về các sản phẩm của Microsoft, chắc chắn không thể bỏ qua tính năng bảo mật. Exchange Server luôn khiến người dùng yên tâm và tin tưởng khi đảm bảo bảo mật dữ liệu thông tin với các công cụ chống rò rỉ, lưu trữ và sao lưu thông tin quan trọng của doanh nghiệp dựa trên nghĩa vụ tuân thủ quy định và chính sách của chính phủ và ngành công nghệ.

Nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí: Máy chủ Exchange không chỉ đảm bảo duy trì kết nối và cộng tác từ mọi nơi mà còn đơn giản hóa các phương pháp giao tiếp từ xa, giảm thiểu việc kết nối theo kiểu truyền thống. Bên cạnh đó, hệ thống máy chủ này còn giúp giảm thiểu thời gian chết, thời gian và chi phí khắc phục sự cố thường gặp với các máy chủ email truyền thống.

Tính di động: Exchange Server cho phép người dùng truy cập vào email, các tin nhắn tức thì, thư thoại mọi lúc mọi nơi, chỉ cần đảm bảo có sẵn thiết bị truy cập như điện thoại di động hoặc PC và được kết nối Internet.

Kết nối với khách hàng: Sở hữu khả năng hoạt động 24/7/365, Microsoft Exchange Server cho phép người dùng nhận thông tin và đưa ra phản hồi nhanh chóng cho mọi yêu cầu và thắc mắc của khách hàng, qua đó tạo dựng được niềm tin và thương hiệu nơi khách hàng.

Những mặt hạn chế của Microsoft Exchange Server

Được xem là máy chủ email chất lượng nhất hiện nay và được phát triển bởi gã khổng lồ trong ngành công nghệ Microsoft như đã nêu trong phần “Microsoft Exchange Server là gì?”, vì thế rất khó để có thể kể ra những hạn chế của Microsoft Exchange Online. Tuy nhiên, mọi vật đều có hai mặt và Exchange Server cũng tiềm ẩn một số nhược điểm.

Chi phí: So với một số máy chủ email khác, Exchange Server có chi phí tốn kém hơn để triển khai, vận hành và duy trì. Các doanh nghiệp nhỏ thường khó có đủ khả năng để duy trì lâu dài máy chủ. Cách giải quyết thường được các doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn được hưởng lợi từ các ưu điểm của Exchange đó là sử dụng dưới dạng dịch vụ trong gói giải pháp Microsoft 365.

Phức tạp trong nâng cấp: Việc nâng cấp máy chủ Exchange Server không phải là chuyện đơn giản và dễ dàng đối với bất kỳ ai, kể cả những người có chuyên môn, vì thế doanh nghiệp luôn phải có một đội ngũ CNTT giàu chuyên môn để luôn đảm bảo việc quản lý và vận hành máy chủ.

Các tính năng mới nhất của Exchange Server 2019 là gì?

Microsoft Exchange Server 2019 có nhiều cải tiến mới so với những phiên bản cũ trong việc tích hợp thêm những tính năng mới và cung cấp thêm một dung lượng lưu trữ bổ sung. Dưới đây là thông tin chi tiết về những tính năng mới được thêm vào của Microsoft Exchange Server 2019:

Hỗ trợ thêm dung lượng bộ nhớ

Microsoft Exchange Server 2019 cung cấp cho người dùng dung lượng bộ nhớ lên đến 265BG cùng với 48 lõi CPU. Giúp hỗ trợ hoạt động của người dùng trên công cụ này đồng thời giúp người dùng có thể lưu trữ được nhiều dữ liệu quan trọng hơn.

Hỗ trợ cài đặt trên Windows Server Core

Microsoft Exchange Server phiên bản 2019 còn cung cấp thêm cho người khả năng cài đặt trên Windows Server Core. Điều này giúp tăng cường hiệu suất hoạt động và sử dụng của người dùng với công cụ này. Ngoài ra, tính năng này còn giúp người dùng giảm thiểu được bề mặt tấn công hơn.

Hỗ trợ quyền truy cập bên ngoài

Bước tiến nổi bật của Microsoft Exchange Server 2019 cũng bao gồm việc cung cấp cho người dùng khả năng truy cập vào trung tâm quản trị Exchange (EAC) và Exchange Management Shell từ phía bên ngoài. Điều này giúp cho người dùng có thể làm việc linh hoạt hơn và đạt được hiệu quả cao hơn trong việc quản trị các hoạt động email.

Tuy nhiên, để sử dụng tính năng này, người dùng cần phải kết nối vào mạng nội bộ thay vì sử dụng những quy tắc mạng và tường lửa.

Khả năng phân bổ bộ nhớ đệm

Microsoft Exchange Server phiên bản 2019 cũng cung cấp cho những quản trị viên CNTT khả năng sử dụng cách phân bổ bộ nhớ đệm cho những hoạt động email. Điều này giúp hỗ trợ họ có thể tối ưu năng suất và hoạt động của các cơ sở dữ liệu đang hoạt động trong việc sử dụng bộ nhớ đệm.

Tính năng ngăn chặn chuyển lời mời họp

Tính năng này của Microsoft Exchange Server 2019 là một tính năng hữu dụng, giúp doanh nghiệp ngăn chặn người tham dự chuyển tiếp email lời mời họp. Điều này nhằm giúp cho thông tin của những cuộc họp nội bộ quan trọng của các tổ chức, doanh nghiệp không bị rò rỉ ra bên ngoài hay rơi vào tay những kẻ xấu.

Tùy chọn vắng mặt

Exchange Server 2019 cũng tích hợp thêm tính năng cung cấp cho người dùng những tùy chọn bổ sung, giúp người dùng sử dụng khi họ vắng mặt tại văn phòng. Các tùy chọn này bao gồm tùy chọn thêm sự kiện bạn đang vắng mặt vào lịch và tùy chọn hủy/từ chối nhanh những cuộc họp sắp diễn ra trong thời gian bạn vắng mặt.

Microsoft Exchange Server dành cho đối tượng nào?

Microsoft Exchange Server là một nền tảng được kết nối với email Outlook để hỗ trợ các quản trị viên trong việc giám sát và quản lý những hoạt động trên email thông qua các kết nối với email. Với Microsoft Exchange Server, những người quản trị viên email có thể dễ dàng theo dõi tất cả những email được gửi đến hộp thư của người dùng, đồng thời cũng giúp quản trị viên có thể theo dõi được những email mà người dùng đã gửi đi. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả trong việc quản lý và bảo mật nội dung email cũng những những thông tin nhạy cảm được gửi qua email.

Chính vì vậy mà Microsoft Exchange Server cũng là một công cụ hết sức quan trọng cho những doanh nghiệp hay tổ chức trong việc quản lý và bảo mật email trong cơ quan của họ.

Phân biệt Microsoft Exchange Server và Microsoft Exchange Online

Một số thông tin cơ bản về Exchange Server đã được nêu ra trong phần “Microsoft Exchange Server là gì?” và để có thể phân biệt được hai loại hình Exchange này, chúng ta cần nói qua về Exchange Online.

Tìm hiểu Microsoft Exchange Online là gì?

Exchange được Microsoft cung cấp dưới dạng dịch vụ SaaS được gọi là Exchange Online. Nó có sẵn như một dịch vụ độc lập hoặc như một phần của bộ giải pháp Microsoft 365. Người dùng có thể kết nối với Exchange Online thông qua ứng dụng khách Outlook hoặc Outlook.com.

Việc cung cấp Exchange dưới dạng dịch vụ lưu trữ của Microsoft nhằm mục đích giảm bớt công việc quản trị liên quan tới việc triển khai tại chỗ của Exchange.

Exchange Server và Exchange Online có gì khác nhau?

Thông qua những đặc điểm được nêu ra thông qua phần “Microsoft Exchange Server là gì?” và “Exchange Online là gì?”, có thể đưa ra một số điểm khác biệt giữa hai phương pháp này như dưới đây.

Tính năng lưu trữ: Exchange Online hỗ trợ các thư có dung lượng 50GB trở lên trong khi Exchange Server bao gồm các hạn chế về kích thước hộp thư – thường giới hạn dưới 50GB.

Tính khả dụng: Đối với Exchange Server, bạn cần phải mua và định cấu hình phần cứng nhằm cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc lưu trữ nhiều bản sao hộp thư, và để có tính khả dụng cao, người dùng thực sự cần trung tâm dữ liệu thay thế và nhân viên quản trị Exchange có chuyên môn. Trong khi đó, Exchange Online được tự động định cấu hình để có tính khả dụng cao ngay từ lúc khởi động.

Vấn đề sao lưu: Để sao lưu trong Exchange Server, người dùng cần mua giải pháp sao lưu nhận biết Exchange – khá tốn kém, cũng như đòi hỏi tay nghề chuyên môn cao vì quá trình quản lý sao lưu khá phức tạp và vất vả. Exchange Online, tuy không có bản sao lưu gốc, nhưng có thể sao chép dữ liệu Exchange trên nhiều máy chủ và trung tâm dữ liệu.

Quyền truy cập máy chủ: Với Exchange Online, bạn không có bất kỳ quyền truy cập vào máy chủ Exchange trong trung tâm dữ liệu của Microsoft, thay vào đó Microsoft quản lý toàn bộ máy chủ Exchange và cơ sở dữ liệu hộp thư. Điều này hoàn toàn trái ngược với Exchange Server – người dùng tự mình quản trị hệ thống 100%.

Đối tượng sử dụng: Microsoft Exchange Server hoàn toàn phù hợp với những doanh nghiệp lớn cần độ bảo mật cao hoặc là các doanh nghiệp chuyên về phát triển và cung cấp dịch vụ email vì máy chủ khá tốn kém và khó quản lý, bảo trì. Trong khi đó, Exchange Online với ưu điểm dễ sử dụng sẽ phù hợp với những doanh nghiệp không chuyên về IT.

Bảng giá các gói Microsoft Exchange

MSO hiện đang là đối tác cao cấp của Microsoft, được ủy quyền để cung cấp các dịch vụ Microsoft bản quyền cho các khách hàng tại thị trường Việt Nam. Bạn có thể tham khảo giá các gói Microsoft Exchange tại MSO ngay trong bảng dưới đây:

Xem thêm: Tư vấn mua gói Microsoft Exchange phù hợp nhất

Lời kết

Chúng tôi đã nêu ra cho bạn một số đặc điểm cơ bản về Exchange Server thông qua việc giải quyết vấn đề “Microsoft Exchange Server là gì?”, đồng thời đưa ra cái nhìn khách quan khi so sánh với Exchange Online. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc liên quan đến Exchange Server và Exchange Online cũng như các gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, hãy liên hệ MSO thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tư vấn và hỗ trợ.