Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Việc file tài liệu Word có dung lượng quá lớn sẽ gây ra nhiều hạn chế cho người dùng trong việc chia sẻ tài liệu. Vì thế, các cách nén file Word thường là những điều mà người dùng hãy tìm kiếm trong quá trình sử dụng Microsoft Word. Hãy theo dõi những nội dung trong bài viết dưới đây để biết được vì sao mà bạn nên thực hiện cách nén file Word cũng như là nắm rõ được các cách nén file Word thành 1 file nhé. Bài viết này MSO sẽ cung cấp cho bạn toàn bộ những thông tin liên quan về cách nén và cách giải nén file Word.
Dung lượng của file Word lớn nguyên nhân do đâu?
Dung lượng file Word lớn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tốc độ xử lý khi người dùng thực hiện các tác vụ như mở, chỉnh sửa hoặc chia sẻ file đó. Có rất nhiều lý do khiến cho dung lượng của file tài liệu Word của bạn trở nên lớn hơn bình thường, dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng này:
– Hình ảnh có độ phân giải cao: Khi chèn những hình ảnh vào file tài liệu Word, nếu những hình ảnh đó có độ phân giải cao hoặc ở định dạng không được tối ưu chẳng hạn như PNG hay TIFF mà không được nén, điều này có thể sẽ khiến cho dung lượng file tài liệu Word đó sẽ tăng lên đáng kể.
– Lưu trữ quá nhiều lịch sử chỉnh sửa: Nếu file tài liệu Microsoft Word của bạn đang bật chế độ Track Changes, tất cả các lần chỉnh sửa tài liệu đó sẽ đều được lưu trữ lại, điều này sẽ làm file tài liệu đó tăng thêm dung lượng. Thay vì nhúng cả file bên ngoài vào tài liệu word, bạn có thể sử dụng tính năng Picture trong Paste Special.
– Nhúng, liên kết và tích hợp file hoặc dữ liệu bên ngoài: Khi bạn liên kết hay chèn file hoặc những dữ liệu bên ngoài khác như Excel, PDF hoặc dữ liệu đa phương tiện vào trong file tài liệu Word của mình, nội dung của những file dữ liệu đó sẽ được nhúng vào file Word và sẽ làm dung lượng tài liệu Word tăng cao.
– Quá nhiều font và kiểu định dạng chữ phức tạp: Một số font chữ và hiệu ứng đồ họa đặc biệt như WordArt, SmartArt và biểu đồ được cung cấp trong phần mềm Word có thể có dung lượng cao. Vì thế, nếu như tài liệu Word của bạn chứa quá nhiều font chữ hoặc định dạng đặc biệt đó thì rất có thể sẽ làm tăng kích thước của file tài liệu đó. Qua đó, hãy tránh dùng quá nhiều font chữ và hiệu ứng không cần thiết mà hãy sử dụng các định dạng đơn giản.
– Macro và mã VBA: Các Macro và mã VBA thường hoạt động rất phức tạp với rất nhiều dữ liệu. Vì thế, nếu file tài liệu Word của bạn có chứa các macro hoặc đoạn mã VBA, thì chúng có thể sẽ góp phần làm tăng dung lượng cho file tài liệu Word đó. Hãy kiểm tra và xóa macro không cần thiết bằng cách vào View và chọn Macros rồi Delete.
– Lưu file ở định dạng không tối ưu: Thông thường các file tài liệu được xuất từ phần mềm Microsoft Word thường mặc định được lưu trữ ở định dạng đuôi .docx. Tuy nhiên nếu bạn dùng định dạng đuôi .doc, dung lượng file tài liệu sẽ có thể tăng lên lớn hơn tương đối do sử dụng định dạng cũ đó. Vì thế, hãy lưu file dưới định dạng Word Document (.docx)* để giảm dung lượng tệp.
Trên đây là những lý do phổ biến khiến cho dung lượng của tài liệu Microsoft Word của bạn quá lớn. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết để biết lý do tạo sao mà bạn nên thực hiện cách nén file Word nhé.
Tại sao nên thực hiện cách nén file Word?
Việc nén file Word mang lại nhiều lợi ích tích cực, đặc biệt là trong trường hợp khi mà người dùng đang cần phải lưu trữ tài liệu trên thiết bị hay là khi muốn chia sẻ tài liệu cho những người dùng khác. Dưới đây là những lý do tại sao mà bạn nên thực hiện các cách nén file Word:
– Giảm dung lượng file: Nếu như file tài liệu Word quá lớn, nó có thể chiếm rất nhiều không gian bộ nhớ trên máy tính hoặc trên các dịch vụ lưu trữ đám mây mà người dùng đang sử dụng để lưu trữ nó. Vì thế, việc sử dụng cách nén file Word sẽ giúp giảm thiểu dung lượng của file tài liệu này một cách đáng kể, từ đó giúp tiết kiệm dung lượng ổ đĩa và băng thông khi tải lên hoặc tải xuống.
Tăng tốc độ tải và gửi file: Khi chia sẻ file tài liệu Word qua email hoặc các nền tảng trực tuyến, file có dung lượng nhẹ hơn sẽ có tốc độ gửi nhanh hơn và ít xảy ra tình trạng lỗi tải lên hơn. Vì vậy, việc sử dụng cách nén file Word sẽ giúp cho file tài liệu Word của người dùng nhẹ hơn, từ đó sẽ giúp tăng tốc độ tải và gửi file.
Cải thiện hiệu suất khi mở file: Các file có dung lượng lớn cũng sẽ có thể mất nhiều thời gian để mở hơn, đặc biệt là khi mở trên các thiết bị máy tính có cấu hình yếu. Việc nén file sẽ giúp làm giảm dung lượng cho file để từ giúp tài liệu đó chạy mượt mà hơn và tránh tình trạng lag hoặc treo máy.
Dễ dàng lưu trữ và tổ chức tài liệu: trong trường hợp khi mà người dùng muốn quản lý nhiều tài liệu thì việc nén file Word sẽ giúp người dùng có thể thực hiện cách nén file Word thành 1 file cho những file tài liệu liên quan. Từ đó sẽ giúp tối ưu dung lượng, đồng thời sẽ giúp hỗ trợ cho việc quản lý tài liệu của người dùng diễn ra mượt mà và hiệu quả hơn.
Nhìn chung, khi file tài liệu Word có dung lượng quá lớn, nó sẽ có thể dễ gây ra lỗi khi mở hoặc lỗi trong quá trình chỉnh sửa, từ đó làm giảm đi hiệu suất sử dụng của người dùng. Vì vậy, bằng cách nén file Word đúng cách, bạn sẽ cso thể hạn chế được những tình trạng này, đồng thời sẽ có thể hạn chế được tình trạng file bị hỏng hoặc bị mất mát dữ liệu.
Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của MSO để nắm rõ được các cách nén file Word hiệu quả để hỗ trợ cho quá trình lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu của mình được diễn ra đúng cách và đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
Hướng dẫn cách nén file Word trên máy tính đơn giản nhất
Có nhiều công cụ hỗ trợ người dùng có thể sử dụng để thực hiện cách nén file Word của mình thành file rar. Một trong những công cụ hỗ trợ tốt nhất mà người dùng có thể sử dụng đó để nén tệp đó chính là WinRAR, công cụ này thường được cung cấp sẵn có trên các thiết bị máy tính Windows và có khả năng hỗ trợ người dùng nén hoặc giải nén tệp dữ liệu Word. Để biết được cách nén file Word thành rar và cách giải nén file Word bằng WinRAR như thế nào, hãy theo dõi hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
Cách nén file Word thành rar bằng WinRAR
Với công cụ WinRAR được cung cấp sẵn trên các thiết bị Windows, người dùng có thể nén một file cụ thể hoặc nhiều file thành một file rar một cách hết sức nhanh chóng và dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể của chúng tôi về các cách nén file Word thành rar với 1 file và cách nén file Word thành 1 file rar cho nhiều file mà bạn có thể tham khảo:
Cách nén file Word thành rar cho 1 file
Cách nén file Word thành rar cho 1 file Word cụ thể bằng công cụ WinRAR được diễn ra khá đơn giản, chỉ với vài thao tác được hướng dẫn chi tiết như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở thiết bị mà mình muốn rồi truy cập vào trình quản lý tệp trên thiết bị đó. Trên thiết bị Windows được gọi là File Explorer.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn 1 file Word mà mình cần nén >> nhấp chuột phải vào file đó >> rồi chọn tùy chọn Add to archive… để tiến hành nén tệp thành rar.
– Bước 3: Khi hộp thoại Archive name and parameters xuất hiện >> hãy tiến hành đặt tên cho file, chọn định dạng cho file (bao gồm RAR, RAR5 hoặc ZIP) và chọn dung lượng cụ thể cho file nén.
Ở cách nén file Word thành rar này, bạn hãy chọn tùy chọn định dạng RAR cho tập tin nén >> rồi nhấn chọn nút OK để tiếp tục.
Nếu bạn muốn đặt mật khẩu cho file nén đó, bạn hãy nhấn vào mục Set password… >> Nhập mật khẩu >> chọn nút OK để hoàn tất.
Ngay sau đó, file nén của file mà bạn mới sẽ được tạo ra ngay trong thư mục hiện tại của file Word của bạn trong trình quản lý File Explorer và bạn đã có thể bắt đầu sử dụng nó.
Cách nén file Word thành 1 file rar cho nhiều file
Cách nén file Word thành rar cho nhiều file Word trên thiết bị máy tính bằng công cụ WinRAR cũng được diễn ra rất dễ dàng và nhanh chóng. Bạn chỉ cần thực hiện với vài thao tác được cung cấp trong hướng dẫn chi tiết dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy mở trình quản lý tệp có tên File Explorer trên thiết bị mà mình muốn.
– Bước 2: Tiếp theo, hãy chọn tất cả các file Word mà mình cần nén vào 1 tệp >> nhấp chuột phải vào file được chọn đó >> rồi chọn tùy chọn Add to archive… để tiến hành cách nén file Word thành 1 file rar cho những file mình đã chọn.
– Bước 3: Khi hộp thoại Archive name and parameters xuất hiện >> bạn hãy tiến hành đặt tên, chọn định dạng (bao gồm RAR, RAR5 hoặc ZIP) và chọn dung lượng cụ thể cho file nén đó của mình.
Ở cách nén file Word thành 1 file rar này, bạn hãy chọn tùy chọn định dạng RAR cho tập tin nén >> rồi nhấn chọn nút OK để tiếp tục.
– Bước 4: Nếu bạn muốn đặt mật khẩu cho file nén, bạn cũng hãy nhấn vào mục Set password… >> rồi Nhập mật khẩu >> cuối cùng chọn nút OK để hoàn tất.
Ngay sau đó, file nén tất cả các file mà bạn chọn sẽ được tạo ra ngay trong thư mục hiện tại của bạn trong trình quản lý File Explorer và bạn có thể bắt đầu tương tác với nó.
Như vậy, qua những mục nội dung phía trên đây, MSO chúng tôi đã cung cấp đến cho bạn toàn bộ hướng dẫn về các cách nén file Word trên máy tính bằng WinRAR, bao gồm cách nén file Word thành rar và cách nén file Word thành 1 file. Hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo để biết được cách giải nén file Word bằng công cụ WinRAR này nhé.
Cách giải nén file Word bằng công cụ WinRAR
Phần mềm WinRAR cũng cho phép người dùng có thể giải nén file Word bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm giải nén tại vị trí hiện tại của tệp nén, giải nén đến thư mục có tên giống với nó và giải nén đến vị trí lưu trữ bất kỳ. Hãy theo dõi ngay hướng dẫn sau đây để biết được các cách giải nén bằng công cụ này nhé:
Cách giải nén file Word nhanh
Cách này sẽ giúp người dùng giải nén file rar nhanh chóng ngay tại vị trí hiện tại mà không tạo thư mục mới. Cách này được thực hiện cụ thể như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấp chuột phải vào file rar mà bạn muốn giải nén >> rồi chọn tùy chọn Extract Here (Giải nén Ở đây) để giải nén tập tin ở thư mục hiện tại.
– Bước 2: Ngay sau đó, tập tin rar đó sẽ được giải nén thành công và toàn bộ những tệp trong đó sẽ xuất hiện ngay ở trong vị trí hiện tại của tệp bạn đang giải nén.
Cách giải nén file Word ở thư mục của nó
Với cách này, file tài liệu Word được nén sẽ được giải nén thành một thư mục mới không được nén mang đúng tên như thư mục nén đó. Để thực hiện cách giải nén file Word này, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào file word mà mình muốn giải nén >> rồi nhấn chuột phải vào nó.
– Bước 2: Trong cửa sổ menu thả xuống >> bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn Extract to… (Giải nén đến…) để giải nén đến một tệp dữ liệu mới mang đúng tên như file nén đó.
– Bước 3: Ngay sau đó, một thư mục mới sẽ xuất hiện, thư mục này sẽ chứa toàn bộ các file trong tệp nén đó.
Cách giải nén file Word ở nơi lưu trữ cụ thể
Với cách giải nén file Word này, file tài liệu Word được nén sẽ được giải nén đến một thư mục mà bạn đã chỉ định. Để thực hiện cách giải nén file như này, bạn hãy làm lần lượt theo những bước như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào file word mà mình muốn giải nén >> rồi nhấn chuột phải vào nó.
– Bước 2: Trong cửa sổ menu thả xuống >> bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn Extract files (Giải nén đến tệp tin…) để giải nén dữ liệu trong file nén đó đến một thư mục dữ liệu mới mà bạn chỉ định.
– Bước 3: Khi hộp thoại Extract path and Options hiển thị >> bạn hãy chọn vị trí muốn trích xuất dữ liệu trong file nén đến >> rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
– Bước 4: Ngay sau đó, thư mục mà bạn đã chọn ở bước trên sẽ xuất hiện các file dữ liệu trong file nén đã được chuyển đến.
Tùy thuộc vào nhu cầu của mình, bạn có thể lựa chọn thực hiện theo một trong những cách giải nén mà chúng tôi đã hướng dẫn phía trên để giải nén file Word của mình một cách nhanh chóng nhất bằng công cụ WinRAR. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết thêm các cách nén file Word khác nữa nhé.
Hướng dẫn cách nén file Word bằng Compressed
Một cách nén file khác nữa mà bạn có thể sử dụng để nén các file Word của mình vào cùng một file mà không cần phải sử dụng công cụ WinRAR đó chính là sử dụng lệnh Compressed. Để thực hiện cách nén file Word này, bạn hãy thực hiện theo những hướng dẫn sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy chọn tất cả các file mà bạn muốn nén vào cùng 1 tệp >> rồi nhấn chuột phải vào chúng.
*Mẹo:
- Để chọn tất cả các tệp trong vị trí thư mục hiện tại hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl +A.
- Để chọn một vài file khác nhau, hãy nhấn giữ phím Shift + click chuột vào các file muốn nén.
– Bước 2: Trong menu thả xuống >> bạn hãy nhấn vào tùy chọn Send to >> rồi chọn mục Compressed folder.
Ngay sau đó, file nén chứa tất cả các tệp bạn đã chọn sẽ hiển thị trên màn hình máy tính của bạn.
Trong trường hợp mà bạn muốn đổi tên cho file nén đó, bạn hãy nhấn đúp chuột trái vào tên của tệp đó rồi nhấn chọn mục Rename và đổi tên cho tệp.
Tiếp tục theo dõi bài viết này để biết thêm một số cách giảm dung lượng khác mà bạn có thể thực hiện để giảm dung lượng cho file Word của mình mà không cần phải nén file.
Một số các cách giảm dung lượng khác cho file Word
Ngoài những cách nén file mà chúng tôi hướng dẫn phía trên ra, người dùng còn có thể làm theo rất nhiều cách thức khác nữa để giảm dung lượng cho file tài liệu Word của mình mà không bị giảm đi chất lượng hay độ chuyên nghiệp. Dưới đây là những gợi ý của chúng tôi về các cách để giảm dung lượng khác mà bạn có thể tham khảo và thực hiện:
Sử dụng phần mềm trực tuyến SmallPDF.com
SmallPDF.com là một trong những trang web trực tuyến cung cấp cho người dùng khả năng nén file dữ liệu phổ biến nhất mà người dùng có thể sử dụng. Trang web này cho phép người dùng nén file word một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần phải tải phần mềm hay là thực hiện quá nhiều thao tác.
Tuy nhiên, khi sử dụng, người dùng cần phải lưu ý đến vấn đề bảo mật để tránh gặp phải tình trạng mất dữ liệu hay rò rỉ thông tin.
Nén ảnh trong file tài liệu Word
Trước khi thêm bất cứ hình ảnh nào mà mình muốn vào trong trang tài liệu Word của mình, bạn có thể chuyển đổi ảnh sang các định dạng khác hoặc nén ảnh để có được dung lượng thích hợp cho tài liệu của mình.
Ngoài ra, phần mềm Microsoft Word còn cung cấp tính năng Compress Pictures để hỗ trợ bạn có thể nén ảnh trực tiếp trong tài liệu Word của mình. Để nén ảnh trong tài liệu Word của mình bằng tính năng này, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Bạn hãy chọn hình ảnh trong tài liệu Word mà mình muốn nén.
– Bước 2: Tiếp theo, hãy nhấn chọn tab Picture Format >> rồi chọn mục Compress Pictures như trong hình ảnh dưới đây:
– Bước 3: Khi hộp thoại Compress Pictures được hiện ra >> hãy nhấn chọn vào một tùy chọn mình muốn >> rồi nhấn nút OK để nén và giảm dung lượng cho hình ảnh đó.
Bạn có thể chọn Email (96 ppi) hoặc Web (150 ppi) để giảm dung lượng.
Sau khi hoàn tất, hình ảnh mà bạn đã chọn sẽ được nén và có dung lượng phù hợp cho tài liệu của mình.
Tắt tính năng chỉnh sửa hình ảnh
Việc tắt tính năng chỉnh sửa hình ảnh trong Microsoft Word cũng sẽ là một cách hữu dụng để giúp bạn giảm dung lượng cho file Word của mình. Để tắt tính năng chỉnh sửa hình ảnh cho tài liệu Word của mình, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở file Word cần giảm dung lượng >> rồi nhấn chọn thẻ File >> sau đó hãy chọn mục Options.
– Bước 2: Trong hộp thoại Word Options >> bạn hãy chọn mục Advanced >> đi đến phần Image Size and Quality >> Bỏ tích ở mục “Do not compress images file” >> Nhấn nút OK để giảm dung lượng cho file tài liệu Word của mình.
Xóa các khoảng trắng không cần thiết
Các khoảng trắng bạn vẫn nghĩ sẽ không ảnh hưởng gì, tuy nhiên nó cũng có tác động lớn đến việc làm tăng dung lượng tài liệu Word của bạn. Để giảm thiểu dung lượng tối đa cho tài liệu Word của mình, việc xóa các khoảng trắng không cần thiết sẽ là một việc khác quan trọng.
Dưới đây là cách để xóa các khoảng trắng không cần thiết cho tài liệu Word mà bạn có thể thực hiện theo:
– Bước 1: Bạn hãy mở file tài liệu Word mà mình cần giảm dung lượng >> rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
– Bước 2: Trong mục Find what >> hãy nhập dấu khoảng trắng 2 lần và nhập dấu khoảng trắng 1 lần tại mục Replace with >> sau đó hãy nhấn nút Replace All.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút OK để hoàn tất.
Ngay sau đó, các khoảng trắng thừa không cần thiết sẽ được xóa khỏi tài liệu Word của bạn.
Tắt tính năng Track change
Như chúng tôi cũng đã đề cập ở trên, việc bật tính năng Track Change trong Word sẽ khiến cho tài liệu lưu trữ tất cả các lịch sử chỉnh sửa đối với tài liệu đó và làm gia tăng dung lượng. Cách bằng cách tắt tính năng lưu trữ lịch sử chỉnh sửa sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa dung lượng cho tài liệu đó của mình. Để tắt tính năng Track Change, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở tài liệu Word của mình >> rồi nhấn chọn thẻ Review
– Bước 2: Tiếp theo, hãy nhấn chọn mục Track >> sau đó hãy nhấn chọn mục Track Changes >> rồi chọn mục Lock Tracking để tắt tính năng Track Change.
– Bước 3: Cuối cùng, hãy sao lưu file tài liệu đó lại >> rồi chọn mục Accept All Changes để loại hoàn tất việc bỏ lịch sử chỉnh sửa.
Như vậy, trong phần hướng dẫn trên đây, chúng tôi đã gợi ý thêm cho bạn các cách để giảm dung lượng cho file tài liệu Word của mình. Nếu file của bạn vẫn quá lớn sau khi tối ưu, bạn có thể thử sao chép nội dung sang một file mới để loại bỏ dữ liệu dư thừa.
Lời kết
Trong bài viết hướng dẫn phía trên, MSO đã cung cấp cho bạn toàn bộ các cách nén file Word trên máy tính hiệu quả nhất, bao gồm cách nén file Word thành rar cho đến các cách giảm dung lượng khác nữa, giúp bạn có thể giảm dung lượng cho file Word một cách tối đa. Nếu có bất cứ câu hỏi thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để nhận được giải đáp nhanh chóng nhất qua những thông tin liên hệ dưới đây.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
