Outlook Calendar – Nền tảng quản lý lịch làm việc của Microsoft

Khi sử dụng phần mềm Outlook, ngoài tính năng gửi và nhận thư điện tử chuyên nghiệp người dùng còn có thể tham khảo thêm Outlook Calendar. Để hiểu rõ hơn về phần mềm này hãy cùng MSO tìm hiểu thông qua nội dung dưới đây.

Outlook Calendar là gì?

Outlook Calendar  là một tính năng vô cùng hữu ích được tích hợp sẵn trong phần mềm email Outlook. Với công cụ này, người dùng có thể chủ động thêm lịch làm việc của cá nhân, bộ phận và phòng ban để quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết. Ngoài ra có khả năng  quản lý công việc trong nội bộ và ứng dụng phần mềm này để thiết lập cuộc hẹn với khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng.

email outlook calendar

Khi đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền,người dùng có thể đăng nhập để sử dụng Outlook Calendar online hoặc App được tải về trên 05 thiết bị cùng lúc. Khi đó, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa nhanh chóng khi người dùng truy cập bất cứ thiết bị nào cho phép. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do mà người dùng nên sử dụng phần mềm này để hỗ trợ làm việc hiệu quả.

Tại sao người dùng nên sử dụng Outlook Calendar?

Nếu người dùng cho rằng, Outlook Calendar not syncing thì chắc hẳn chưa biết đến những ưu điểm mà phần mềm này sở hữu. Bởi lẽ, bất cứ người dùng nào khi sử dụng Microsoft 365 đều không thể bỏ qua phần mềm Outlook đặc biệt là tính năng lịch có trong phần mềm này.

Truy cập mọi lúc mọi nơi

truy cập mọi nơi

Outlook Calendar out Office chỉ cần người dùng có thiết bị được kết nối với internet dù ở bất cứ hệ điều hành Windows, Mac OS hay Android và iOS đều có thể sử dụng. Với điểm cộng này, phần mềm Outlook được nhiều người dùng lựa chọn sử dụng để hỗ trợ giải quyết công việc nhanh chóng hơn bao giờ hết. Bằng cách này, mọi giới hạn liên quan đến khoảng cách, thời gian hoặc thiết bị đều không trở thành vấn đề khiến doanh nghiệp bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. 

Quản lý công việc dễ dàng

Tính năng ưu tiên nhất mà Outlook Calendar sở hữu chính là bổ sung công việc và sắp xếp sao cho phù hợp nhất. Đa phần người dùng sẽ sử dụng công cụ này để quản lý lịch làm việc cá nhân, lịch họp của doanh nghiệp, lịch gặp gỡ khách hàng và đối tác.

Khi đó, tính năng lịch có trong Outlook sẽ được sử dụng để hạn chế tối đa tình trạng trùng lịch làm việc khiến doanh nghiệp bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Ngoài ra, việc ứng dụng tính năng này vào trong công việc cũng hoàn thiện quy trình làm việc để đảm bảo hiệu suất cao nhất trong thời gian ngắn nhất.

Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng

đồng bộ dữ liệu

Sync with Outlook Calendar, khi đó người dùng không còn phải lo lắng đến vấn đề dữ liệu bị mất hoặc không được cập nhật kịp thời. Để dễ dàng hình dung, người dùng có thể hiểu như sau khi lịch làm việc được hoàn thành trên thiết bị máy tính đồng nghĩa với việc lịch này cũng sẽ được lưu trữ trên thiết bị điện thoại mà người dùng truy cập cùng tài khoản.

Cùng với đó là tốc độ truy cập nhanh chóng, thời gian để phản hồi cho mỗi tác vụ của người dùng chưa đến 1s. Ưu điểm này được nhiều người dùng đánh giá cao hơn so với các nền tảng tương tự, do đó người dùng có thể hoàn toàn yên tâm sử dụng.

Kết nối đa dạng ứng dụng

Cuối cùng là một tính năng mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Outlook Calendar email chính là khả năng kết nối với đa dạng các ứng dụng làm việc có trong Microsoft 365. Chỉ với một tài khoản duy nhất, người dùng có thể đăng nhập cùng lúc để sử dụng các công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp khác như Office, Teams, OneDrive, SharePoint, Planner, To Do…Khi đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng thành công quy trình làm việc hoàn chỉnh để đội ngũ nhân sự bám sát với mục tiêu đã đề ra.

Với những vai trò được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được tính ứng dụng của Outlook Calendar đối với doanh nghiệp hiện nay. Nếu người dùng muốn đăng ký tài khoản bản quyền có thể click chọn ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY

Ngoài ra khi đăng tại MSO – đối tác cấp cao của Microsoft tại Việt Nam thì người dùng doanh nghiệp có thể lựa chọn dùng thử sản phẩm 1 tháng miễn phí hoặc mua ngay bản quyền

Hướng dẫn sử dụng Outlook Calendar 365 dễ dàng

Sau khi đã đăng ký tài khoản thành công, để bắt đầu sử dụng phần mềm này người dùng cần tiến hành Outlook Calendar login trên App hoặc online. Sau đó, người dùng có thể tham khảo những hướng dẫn được chúng tôi gợi ý bên dưới để sử dụng hiệu quả phần mềm này.

Mở chế độ xem Outlook Calendar

Khi Outlook Calendar login thành công, giao diện đầu tiên người dùng được nhìn thấy chính là hộp thư nơi lưu trữ toàn bộ email đến và gửi đi. Để truy cập Calendar, người dùng chỉ cần click chọn vào biểu tượng lịch ở góc dưới cùng bên trái.

xem lịch outlook

Để xem các lịch chi tiết trên Outlook, người dùng có thể click vào từng ngày cụ thể để theo dõi. Ngoài ra, người dùng cũng có thể tự thiết lập chế độ xem lịch trên Outlook một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tạo một cuộc hẹn trên Outlook Calendar

Để thiết lập một cuộc hẹn mới trên Outlook Calendar invite, người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Di chuyển Outlook đến giao diện của Home sau đó người dùng xem lịch ở chế độ Tháng.

tạo cuộc hẹn

Bước 2: Người dùng tiến hành click vào biểu tượng New Appointment và một giao diện cuộc hẹn sẽ hiện ra.

Bước 3: Người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin yêu cầu bao gồm mô tả ngắn, địa điểm, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc.

Bước 4: Để lưu lại những nội dung mà người dùng cung cấp chỉ cần click chọn Save and Close.

Chỉ với 04 bước như trên, người dùng đã thiết lập thành công một cuộc hẹn mới trên chính Outlook Calendar. Tiếp đến, hãy cúng chúng tôi tìm hiểu về cách thể thêm cuộc họp, cài đặt nhắc nhở và chia sẻ lịch trên nền tảng này.

Thêm cuộc họp từ email

Để tổ chức một cuộc họp Outlook Calendar invite BCC người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn một email mà người dùng muốn thực hiện cuộc họp.

Bước 2: Click chọn Reply with Meeting trên thanh Ribbon sau đó một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng nhập toàn bộ thông tin vào các ô yêu cầu như hình bên dưới.

tổ chức cuộc họp qua email

Bước 3: Click chọn Send là hoàn tất.

Như vậy, người dùng đã thêm thành công cuộc họp từ chính email trên Outlook Calendar. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách để thiết lập lời nhắc trên phần mềm này.

Cài đặt nhắc nhở trên Outlook Calendar

Để reminder in Outlook Calendar, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi như sau:

Bước 1: Sau khi đã thiết lập cuộc hẹn hoặc cuộc họp thành công, người dùng có thể bật tính năng nhắc nhở bằng cách click chọn vào biểu tượng Reminder

Bước 2: Lựa chọn khoảng thời gian mà người dùng muốn nhắc nhở trước khi tiến hành tổ chức cuộc họp và click chọn Sound.

nhắc nhở outlook

Bước 3: Nếu người dùng muốn ngừng nhắc nhở có thể click chọn Dismiss để hoàn tất.

Chia sẻ lịch Outlook Calendar

Để Outlook Calendar Sharing, người dùng có thể sử dụng kết hợp thông qua tính năng gửi email của phần mềm hoặc xuất bản trực tiếp như sau:

Mở lịch trên ứng dụng sau đó click chọn E-mail Calendar. Một thông báo sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần click chọn mũi tên bên cạnh Calendar để lựa chọn lịch muốn chia sẻ. Sau đó nhấn OK để hoàn tất.

chia sẻ lịch qua email

Nếu người dùng muốn Outlook Calendar sharing permissions có thể xuất bản trực tiếp bằng cách vào Home và chọn Publish Online icon. Khi đó, một hộp thoại Publish Calendar to Custom Server, tại đây người dùng chỉ cần nhập URL máy chủ muốn xuất bản sau đó chọn OK.

Lời kết

Trên đây là những nội dung được MSO gợi ý để người dùng hiểu rõ hơn về Outlook Calendar. Nếu người dùng cần hỗ trợ bất cứ vấn đề nào liên quan đến Microsoft 365, vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Onedrive And Onedrive For Business: Sự Khác Biệt Như Thế Nào?

Hầu hết người dùng đám mây đều rất quen thuộc với Onedrive – dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến được cung cấp bởi ...
05 tip sử dụng microsoft outlook 365 hiệu quả

05 tip sử dụng Microsoft Outlook 365 hiệu quả cho doanh nghiệp

Microsoft Outlook 365 là một sản phẩm được coi là dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, bản thân ứng dụng đã là ...
portal office 365

Portal Office 365 – Cổng thông tin quản lý toàn bộ ứng dụng

Người dùng phần mềm Microsoft 365 quen thuộc chắc hẳn sẽ biết cổng thông tin quản lý toàn bộ ứng dụng có trong hệ sinh ...
khắc phục microsoft email không nhận được mail

Hướng dẫn khắc phục lỗi khi Microsoft email không nhận được mail

Trong quá trình sử dụng, có thể đâu đó người dùng sẽ gặp phải trường hợp Microsoft email 365 không thể nhận thư đến. Để ...
Lên đầu trang