Bỏ túi 04+ lưu ý quan trọng khi mua email công ty

Với các doanh nghiệp đang chuẩn bị mua email công ty để sử dụng thì đừng bỏ lỡ những lưu ý quan trọng được chúng tôi tổng hợp bên dưới. Ngoài ra, người dùng cũng không nên bỏ qua những vai trò của nền tảng này trong suốt quá trình sử dụng.

Những lý do doanh nghiệp nên mua email công ty

Hiện nay, bất cứ một doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua việc mua email công ty để sử dụng vì đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Để hiểu rõ hơn về khả năng ứng dụng của giải pháp này hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do quan trọng bên dưới đây.

Quản lý dễ dàng

quản lý công việc dễ dàng khi mua email công ty

Khi doanh nghiệp mua email công ty, toàn bộ các cá nhân hoặc phòng ban trong cùng một tổ chức sẽ sử dụng nền tảng này để làm việc và giao tiếp. Điều này đồng nghĩa với việc, đội ngũ quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ, trạng thái và hiệu quả công việc một cách dễ dàng.

Điển hình nhất chính là những báo cáo trực quan sẽ được chuyển gửi đến đội ngũ lãnh đạo một cách nhanh chóng, bằng cách này người làm chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình của doanh nghiệp để đưa ra những phương án xử lý kịp thời. Ngoài ra, phòng nhân sự có thể ứng dụng chuyển gửi các thông tin nội bộ quan trọng đến từng cá nhân như bảng lương, đề xuất hoặc thông báo cụ thể.

Có nhiều không gian lưu trữ

Nếu như trước đây, mỗi khi tài liệu được gửi đến doanh nghiệp người dùng cần phải triển khai bước tải về thiết bị máy tính hoặc USB để lưu trữ. Tuy nhiên, khi mua email công ty tiên tiến hiện nay toàn bộ những dữ liệu này sẽ được lưu an toàn trên nền tảng đám mây và người dùng chỉ có thể truy cập khi được cấp phép.

Điển hình như Outlook sẽ có 50GB dung lượng lưu trữ cho người dùng bao gồm cả thư đến, thư đi và thư rác. Bên cạnh đó, người dùng còn có thêm 1TB dung lượng trên nền tảng đám mây để lưu trữ thoải mái. Trong trường hợp hết dung lượng, người dùng có thể đề xuất nâng cấp bất cứ lúc nào.

Ngăn chặn Virus và Spam

ngăn chặn virus

Khi mua email công ty bản quyền, số lượng Virus và thư Spam xuất hiện rất ít và hầu như là không có. Đây chính là một trong những ưu điểm cực kỳ thú vị mà người dùng nhất định không thể bỏ qua. Bằng cách này, người dùng sẽ không còn nhận được những tin nhắn quảng cáo với nội dung xấu, không nhận được các đường link lạ nhằm hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy đến.

Kết hợp với nhiều công cụ khác

Một vài các dịch vụ email hiện nay còn được tích hợp thêm các ứng dụng hỗ trợ làm việc tất cả trong một. Khi đó, người dùng chỉ cần mua email công ty là có thể truy cập vào toàn bộ nền tảng này một cách nhanh chóng.

Ví dụ như khi đăng ký email doanh nghiệp Outlook, với các gói đăng ký Business người dùng sẽ được sử dụng thêm bộ Office với Word, Excel, PowerPoint 365, Teams tổ chức cuộc họp, OneDrive lưu trữ dữ liệu, SharePoint và các phần mềm quản lý công việc, bảo mật an toàn khác.

Sau khi đã tìm hiểu về những lý do vì sao doanh nghiệp nên mua email công ty, tiếp đến hãy cùng chúng tôi điểm qua một vài những lưu ý quan trọng mà người dùng nhất định phải biết trước khi đăng ký tài khoản email. 

04+ lưu ý khi mua email công ty

Trước khi tiến hành mua email công ty, người dùng cần phải nắm chắc được những lưu ý được chúng tôi tổng hợp bên dưới. 

Lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí chuẩn

nhà cung cấp

Khi mua email công ty, người dùng cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp chuẩn đảm bảo đầy đủ các tiêu chí quan trọng như sau:

  • Sẵn sàng hỗ trợ kịp thời 24/7 với tốc độ nhanh chóng khi gặp sự cố.
  • Hạn chế nhất có thể tình trạng Spam email.
  • Tỷ lệ email gửi đến hoặc gửi đi được xem là hợp lệ lên đến 99%.
  • Đảm bảo mức độ bảo mật an toàn với hệ thống email Server ở mức độ chuyên nghiệp nhất.
  • Phần mềm có giao diện quản lý dễ dàng sử dụng.
  • Tương thích với nhiều thiết bị từ điện thoại, máy tính đến máy tính bảng.
  • Thích ứng sử dụng kết hợp với nhiều email phổ biến trên thị trường hiện nay như Gmail, Outlook, Zoho…

Một nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết trên thì người dùng có thể dễ dàng tin cậy để tiến hành mua email công ty. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lưu ý quan trọng tiếp theo.

Đặt tên email đúng quy cách

Tên email phải được đặt theo đúng quy cách để thể hiện tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Do đó, khi mua email công ty người dùng cũng cần lưu ý 03 điểm như sau:

  • Lựa chọn tên miền ngắn gọn và có ý nghĩa: Thông thường nên sử dụng tên miền gắn liền với Website doanh nghiệp để gia tăng tính nhận diện thương hiệu. Các tên này nên được thiết kế ngắn gọn để đảm bảo mức độ dễ nhớ nhất có thể.
  • Dễ dàng quản lý nhân sự khi đặt tên theo phòng ban: Một doanh nghiệp sẽ có vô vàn nhân sự chính vì vậy để dễ dàng quản lý doanh nghiệp nên đặt tên theo phòng.
  • Hạn chế sử dụng các từ ngữ nhạy cảm: Vì chúng rất dễ gây hiểu lầm đối với người nhận và đây sẽ là một trong những điều mà không doanh nghiệp nào mong muốn.

Tìm kiếm dịch vụ hỗ trợ bảo mật

hỗ trợ bảo mật

Ngoài những tính năng cơ bản liên quan đến khả năng gửi nhận thư điện tử, quản lý danh bạ hoặc công việc. Khi mua email công ty, người dùng cần lưu ý đến khả năng hỗ trợ bảo mật mà các nền tảng này đang sở hữu. Bởi lẽ, email chính là công cụ giao tiếp nội bộ, với khách hàng và đối tác nên sẽ lưu trữ rất nhiều những thông tin quan trọng. Khi đó, khả năng bảo mật nâng cao sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro không đáng có. 

Thiết lập quy định và chính sách rõ ràng

Khi mua email công ty, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ sử dụng công cụ này trong nền tảng quản lý. Do đó, việc thiết lập những quy tắc sử dụng và chính sách để người dùng áp dụng sẽ giúp cho việc quản lý hệ thống trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đây chính là một trong những lưu ý quan trọng không kém mà người dùng cần phải áp dụng khi sử dụng email cho công ty.

Với những lưu ý trên đây, người dùng đã nắm rõ được những điểm cần quan tâm trước khi tiến hành mua email công ty. Nếu người dùng vẫn chưa biết lựa chọn dịch vụ email nào cho doanh nghiệp của mình thì hãy cùng tham khảo ngay gợi ý bên dưới của chúng tôi.

Doanh nghiệp nên mua email công ty nào?

email outlook

Hiện nay, Outlook của Microsoft 365 là dịch vụ email được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sở hữu đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như:

  • Hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử kết hợp lên lịch gửi mail, thu hồi nhanh chóng.
  • Bổ sung danh bạ liên hệ với đầy đủ các thông tin như họ và tên, số điện thoại, email, đơn vị công tác.
  • Quản lý lịch làm việc dễ dàng với tính năng sắp xếp công việc phù hợp, chia sẻ lịch với đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác.
  • Tổ chức cuộc họp trực tuyến ngay trên chính giao diện phần mềm.
  • Tích hợp sử dụng với đa dạng các công cụ hỗ trợ làm việc khác.
  • Quản lý bảo mật an toàn với khả năng theo dõi thiết bị, theo dõi phần mềm, bảo vệ dữ liệu và ngăn chặn Virus hoặc mã độc tấn công.

Để mua email công ty Outlook người dùng chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY.

Lời kết

Trên đây là những thông tin quan trọng mà người dùng cần nắm rõ trước khi tiến hành mua email công ty. Nếu người dùng cần được chúng tôi hỗ trợ bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline của MSO 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Sử dụng Outlook Live chưa bao giờ đơn giản như thế

Chắc chắn bạn đã từng một lần nghe qua đến Outlook và những tiện ích của nó dành cho doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết ...
15 tính năng Azure Application Gateway

Khám phá 15+ tính năng có trong Azure Application Gateway

Azure Application Gateway được biết đến là công cụ bảo mật cực kỳ an toàn được tích hợp trong hệ sinh thái ứng dụng làm ...

Microsoft Copilot Là Gì? Trải Nghiệm AI Sáng Tạo Cùng Microsoft 365

Microsoft Copilot là một sản phẩm AI được Microsoft nghiên cứu và phát triển. Với rất nhiều tính năng sản phẩm này hỗ trợ rất ...
ứng dụng làm việc trực tuyến với microsoft 365

05+ ứng dụng làm việc trực tuyến hiệu quả với Microsoft 365

Để làm việc trực tuyến hiệu quả, người dùng cần sử dụng hệ thống các ứng dụng hỗ trợ được tích hợp đầy đủ tính ...
Scroll to Top