Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Vai trò của việc sắp xếp email trong Outlook
Trước khi tìm hiểu về cách sắp xếp email trong Outlook, người dùng cần nắm rõ được những vai trò của cách làm này đối với quá trình làm việc không chỉ của cả nhân mà cả doanh nghiệp và tổ chức.
- Giúp cho hộp thư gọn gàng và ngăn nắp hơn bao giờ hết.
- Dễ dàng tìm kiếm những email mong muốn chỉ với một vài các bước thực hiện cơ bản.
- Tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm, tập trung cao độ vào những công việc quan trọng.
- Rèn luyện cách làm việc chuyên nghiệp dù sử dụng bất cứ ứng dụng hoặc nền tảng nào.
- Nâng cao tốc độ phản hồi email với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác.
Một hành động nhỏ từ việc học cách sắp xếp email trong Outlook cũng khiến cho người dùng làm việc với công cụ này trở nên hiệu quả hơn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một vài các cách làm phổ biến nhất mà người dùng có thể tham khảo áp dụng.
Hướng dẫn 05 cách sắp xếp email trong Outlook
Rất nhiều người dùng không biết cách sắp xếp email trong Outlook dẫn đến tình trạng hộp thư giống như một kho tư liệu lộn xộn với đống dữ liệu khổng lồ. Chính vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp các cách dưới đây để gợi ý người dùng phương án tối ưu nhất giúp cho hộp thư luôn gọn gàng khi sử dụng.
Sử dụng hộp thư đến ưu tiên
Cách sắp xếp email trong Outlook được nhiều người dùng lựa chọn nhất chính là sử dụng tính năng của hộp thư ưu tiên. Khi đó, những email được gửi đến thuộc vào danh sách các thư quan trọng sẽ được lưu trữ trong hộp thư này. Hơn nữa, các email quan trọng sẽ được sắp xếp riêng và email khác cũng có hộp thư riêng để lưu trữ. Dưới đây là các bước mà người dùng có thể áp dụng để tiến hành bật hộp thư ưu tiên sử dụng:
– Bước 1: Truy cập vào mục Cài đặt ở trên ứng dụng email Outlook và click chọn Hộp thư đến ưu tiên.
– Bước 2: Tiến hành di chuyển thư từ tab này sang tab khác bằng cách click chọn tab Ưu tiên hoặc tab Khác.
– Bước 3: Chọn các thư mà người dùng muốn di chuyển sau đó click chọn Di chuyển đến > Di chuyển đến …. hoặc Chọn luôn di chuyển đến…
– Bước 4: Hoàn tất.
Như vậy, sau 04 bước thực hiện được chúng tôi gợi ý như trên người dùng đã biết cách sắp xếp email trong Outlook bằng việc sử dụng tính năng hộp thư ưu tiên. Tiếp đến, người dùng có thể tham khảo thêm 04 phương án được chúng tôi đưa ra bên dưới để hộp thư trở nên ngăn nắp.
Sử dụng bộ lọc hoặc sắp xếp theo tên người gửi
Tiếp theo người dùng có thể tham khảo cách sắp xếp email trong Outlook thông qua bộ lọc sắp xếp và hiển thị email trong Outlook. Khi đó, người dùng chỉ cần click chọn vào Bộ lọc > Lựa chọn tùy chọn nhất định và xem thành quả mà mình đã làm được.
Một cách làm tương tự mà người dùng có thể tham khảo chính là cách sắp xếp email theo tên người gửi trong Outlook. Để thực hiện được người dùng có thể tham khảo nhanh chóng các bước thực hiện cơ bản như sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook, trên giao diện chính người dùng click chuột phải vào vị trí muốn thêm thư mục sau đó chọn New Folder.
– Bước 2: Tiến hành nhập tên thư mục mà người dùng muốn tạo và click chọn OK.
– Bước 3: Tiếp đến người dùng di chuyển đến tab View click chọn From. Tại đây, người dùng sẽ thấy được những email trong thư mục được chỉ định.
– Bước 4: Thực hiện sắp xếp email theo danh sách tên người dùng để dễ dàng theo dõi.
Chỉ với 04 bước thực hiện như trên, người dùng đã thực hiện thành công cách sắp xếp email trong Outlook dựa vào tên người gửi. Bằng cách này, việc tìm kiếm email với tên người gửi nhất định sẽ được thực hiện dễ dàng hơn bao giờ hết.
Mở thư dưới dạng cuộc hội thoại hoặc cá nhân
Một cách sắp xếp email trong Outlook cực kỳ hiệu quả mà người dùng không nên bỏ qua chính là mở thư dưới dạng cuộc hội thoại hoặc chuỗi hội thoại riêng. Để thực hiện được, người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện cơ bản như sau:
– Bước 1: Truy cập vào mục Cài đặt có trên ứng dụng Outlook.
– Bước 2: Bên dưới mục Dạng xem hội thoại, người dùng chỉ cần click chọn cách mà người dùng muốn xem thư hiển thị dưới dạng hội thoại không với 02 lựa chọn:
- Tin nhắn mới nhất ở trên cùng
- Tin nhắn mới nhất ở dưới cùng
– Bước 3: Nếu người dùng muốn xem từng thư trên phần mềm này dưới dạng hội thoại chỉ cần click chọn Cài đặt, chọn Tắt ở mục Dưới dạng xem hội thoại.
– Bước 4: Hoàn tất.
Việc mở thư dưới dạng xem hội thoại cũng là một cách sắp xếp email Outlook rất hiệu quả. Do đó, người dùng có thể tham khảo phương án này để ứng dụng trong quá trình làm việc với phần mềm email của Microsoft.
Thiết lập quy tắc
Ngoài những cách sắp xếp email trong Outlook được chúng tôi gợi ý bên trên, người dùng cũng có thể tham khảo thêm hình thức thiết lập quy tắc nhanh chóng. Việc triển khai áp dụng theo hình thức này cũng được thực hiện khá đơn giản với những bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Tạo quy tắc cho một thư cụ thể, người dùng chỉ cần click chọn chuột phải và chọn Tạo quy tắc. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể click vào mục Thêm tùy chọn > Chọn Tạo quy tắc.
– Bước 2: Nếu đã có sẵn quy tắc, người dùng chỉ việc sửa chúng bằng cách chọn mục Cài đặt > Chọn Thư và chọn Quy tắc.
– Bước 3: Click chọn Chỉnh sửa quy tắc ngay phía bên cạnh quy tắc mà người dùng muốn chỉnh sửa.
– Bước 4: Thực hiện các thay đổi về quy tắc mà người dùng mong muốn.
– Bước 5: Lưu thay đổi.
Bằng cách này, người dùng đã thiết lập thêm về quy tắc cho email Outlook để dễ dàng theo dõi khi sử dụng.
Lưu trữ thư
Một cách sắp xếp email trong Outlook cuối cùng mà chúng tôi muốn gợi ý đến người dùng chính là sử dụng tính năng lưu trữ thư có trên phần mềm. Bằng cách này, người dùng có thể lưu trữ những thư muốn trả lời hoặc xóa bỏ, di chuyển thư không mong muốn đến một thư mục khác. Để thực hiện được người dùng chỉ cần thao tác với các bước như sau:
– Bước 1: Click chọn một hoặc nhiều thư mà người dùng muốn lưu trữ.
– Bước 2: Click chọn chuột phải và chọn Lưu trữ. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chọn Lưu trữ trên chính thanh công cụ.
– Bước 3: Hoàn tất.
Sau khi thực hiện xong, người dùng sẽ nhìn thấy các mục đã lưu trữ ở mục tìm kiếm hoặc tại chính thư mục đã lưu trữ.
Xem thêm: Tất tần tật về Microsoft Outlook
Lời kết
Với những chia sẻ trên đây, người dùng có thể tham khảo thêm một vài những cách sắp xếp email trong Outlook cực kỳ thú vị. Nếu trong quá trình thực hiện, người dùng cần MSO hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến số Hotline: 024.9999.7777.
