Email công ty – Giải pháp email cho doanh nghiệp

Một doanh nghiệp được đánh giá là chuyên nghiệp chắc chắn không thể thiếu email công ty. Vậy làm thế nào để lựa chọn được dịch vụ email phù hợp và đâu là phương án đăng ký tài khoản nhanh chóng, dễ dàng nhất.

Email công ty là gì?

Email công ty hay còn có tên gọi khác là email doanh nghiệp, dịch vụ này sẽ được sử dụng dưới dạng tên miền tùy chỉnh do người dùng lựa chọn. Đây chính là một trong những kênh phương tiện liên hệ trực tiếp với khách hàng và đối tác của bất cứ tổ chức nào. Ngay từ khi mới thành lập, chủ doanh nghiệp phải sẵn sàng đăng ký email công ty vì đây là một trong những tài sản quan trọng hoạt động trên chính nền tảng internet.

email công ty

Khi đăng ký dịch vụ email cho doanh nghiệp, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ được cung cấp 1 tài khoản được sử dụng để làm việc, tham gia vào quy trình tổng thể. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các dịch vụ email dành cho doanh nghiệp đến từ các thương hiệu lớn như Microsoft, Google, Zoho… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các tính năng mà bất cứ email doanh nghiệp nào cũng có thể sở hữu.

Các tính năng mà email công ty sở hữu

Ngoài khả năng gửi nhận thư điện tử chuyên nghiệp, người dùng cần biết cách sử dụng email công ty để hỗ trợ nhiều công việc khác nhau góp phần đẩy mạnh năng suất và chất lượng. Dưới đây là một vài những tính năng mà người dùng không nên bỏ qua.

Gửi và nhận thư điện tử

gửi và nhận thư

Bất cứ email công ty nào cũng sẽ có tính năng gửi và nhận email từ một hoặc nhiều địa chỉ khác nhau. Giải pháp này sẽ thay thế hoàn toàn hình thức gửi thư thủ công vừa mất thời gian lại tốn kém về chi phí. Ngoài ra, các dịch vụ email hiện nay đã cải tiến hộp thư nhận, thư gửi đi và email spam khác nhau. Bằng cách này, người dùng có thể quản lý email dễ dàng hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó, sự xuất hiện của hộp thư ưu tiên như trong email Outlook cũng chính là một điểm cộng để người dùng lưu trữ các mail quan trọng và trả lời một cách nhanh chóng nhất.

Tạo chữ ký email công ty

Nếu người dùng để ý, cuối mỗi email của doanh nghiệp sẽ có mẫu chữ ký email công ty đây chính là một trong những tính năng được nhiều đơn vị lựa chọn để khẳng định và phát triển thương hiệu đến nhiều khách hàng, đối tác. Thông thường, chữ ký sẽ bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản như số điện thoại, email, họ và tên, đơn vị công tác… Khi đó, khách hàng hoặc đối tác có nhu cầu sẽ tiện tìm kiếm thông tin để liên hệ tới doanh nghiệp. 

Quản lý danh bạ

quản lý danh bạ

Bên cạnh tính năng gửi thư và sử dụng chữ ký, email công ty còn có thể quản lý hệ thống danh bạ cho người dùng một cách an toàn nhất. Một ngày, người dùng có thể nhận đến hàng trăm email chính vì vậy việc sử dụng tính năng thêm danh bạ liên hệ sẽ giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thao tác thực hiện như tìm kiếm lại email cũ. Khi thêm danh bạ trong email, người dùng sẽ bổ sung thêm nhiều thông tin khác như số điện thoại, địa chỉ, hình ảnh, ngày tháng năm sinh… 

Sắp xếp công việc hợp lý

Tiếp đến là một tính năng mà người dùng không thể bỏ qua chính là cách quản lý email công ty để sắp xếp công việc cho cá nhân, bộ phận và phòng ban. Tính năng này sẽ được tích hợp sẵn trong một vài phần mềm email tốt nhất hiện nay và Outlook chính là một ví dụ điển hình. Khi đó, người dùng có thể thêm tên công việc, thời gian cần thực hiện, người tham gia và địa chỉ làm việc. Nếu người dùng quên không hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nhắc nhở.

Sử dụng kết hợp nhiều ứng dụng

Cuối cùng là tính năng kết nối cùng với nhiều ứng dụng khác nhau, người dùng cần lưu ý khi mua email công ty có sở hữu tính năng này. Bởi lẽ, người dùng không thể làm việc duy nhất trên phần mềm email mà còn cần sự hỗ trợ của nhiều ứng dụng khác. Ví dụ như khi người dùng sử dụng email Outlook sẽ được kết hợp sử dụng với nhiều công cụ khác như bộ Office văn phòng quen thuộc, Teams, OneDrive, SharePoint.

Với những tính năng được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được tính ứng dụng của email công ty với doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các dạng tên miền mà người dùng có thể tham khảo để đặt cho email của tổ chức thông qua nội dung bên dưới.

Cách đặt tên miền email công ty phù hợp với doanh nghiệp

Trước khi tiến hành lập email công ty, người dùng cần lựa chọn một tên miền hay còn gọi là địa chỉ email sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp. Một gợi ý của chúng tôi cho người dùng, nên đặt tên miền email giống với tên của công ty hay chính là địa chỉ Website.

tên miền email

Dưới đây là một vài những ví dụ thực tế mà người dùng có thể tham khảo:

VD1: Công ty ABC hoạt động trong lĩnh vực du lịch, khi đó người dùng có thể lựa chọn email công ty du lịch này với địa chỉ như abc.vn, abc.com.vn. 

VD2: Công ty XYZ cần tìm email công ty xây dựng vì doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này. Người dùng có thể đặt địa chỉ tên miền là xyz.vn hoặc xyz.com. Để tránh trùng lặp người dùng có thể tìm kiếm với từ khóa “danh sách email công ty xây dựng” để tìm hiểu.

Nếu người dùng đăng ký tên miền email thành công sẽ hiển thị email công ty trên Google, Microsoft Edge khi tìm kiếm. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các dịch vụ email được nhiều công ty đăng ký sử dụng nhất hiện nay.

TOP 03 email công ty tốt nhất hiện nay

Để đăng ký email công ty, người dùng nên tham khảo một vài những cái tên cung cấp dịch vụ email đình đám trên thị trường. Dưới đây là danh sách 03 email công ty mà người dùng có thể tham khảo để đăng ký sử dụng.

Email công ty Outlook – Microsoft

email outlook

Đứng ở vị trí đầu tiên chính là email công ty Outlook, một trong những phần mềm nổi tiếng hàng đầu của Microsoft. Khi lựa chọn dịch vụ email này, người dùng có thể sử dụng kết hợp cùng với máy chủ Exchange để quản lý email, thêm danh bạ liên hệ, thêm lịch và tổ chức cuộc họp. Mỗi người dùng sử dụng phần mềm sẽ được cấp 50GB dung lượng lưu trữ để lưu toàn bộ thư đến, thư đi và email spam. Đặc biệt, Microsoft nổi bật với khả năng bảo mật an toàn và Outlook cũng sở hữu toàn bộ những ưu điểm này. Hơn nữa, với những người dùng đăng ký email công ty trên Gmail hoàn toàn có thể chuyển đổi để đăng nhập sử dụng trên nền tảng này dễ dàng hơn bao giờ hết.

Email công ty Gmail – Google

Đứng ở vị trí thứ hai chính là email công ty Gmail với các tính năng tương tự như email Outlook. Số lượng lớn doanh nghiệp hiện nay cũng tạo email công ty bằng Gmail để hỗ trợ làm việc trong tổ chức với đa dạng người dùng. Dịch vụ email này do Google phát triển và đạt được những thành tựu đáng mong ước của nhiều loại hình email công ty khác mong muốn. 

Email công ty Zoho Mail – Zoho

Đứng ở vị trí cuối cùng của top 03 dịch vụ email công ty mà người dùng không nên bỏ qua chính là Zoho Mail. Hiện tại, phần mềm này đã và đang được phát triển với nhiều tính năng nổi bật. Tuy nhiên, điểm cộng lớn nhất mà nền tảng này đang sở hữu chính là chi phí sử dụng trên mỗi người dùng tương đối rẻ.

Dựa trên những đánh giá của các chuyên gia và số lượng người dùng thực tế hiện nay, chúng tôi đưa ra lời khuyên cho người dùng nên đăng ký sử dụng email Outlook. Bởi lẽ, phần mềm này không chỉ tích hợp đa dạng tính năng hỗ trợ làm việc mà khả năng ứng dụng cực kỳ cao, chi phí tương đối rẻ. Nếu người dùng muốn đăng ký sử dụng email công ty này cho doanh nghiệp thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn được chúng tôi gợi ý bên dưới.

Hướng dẫn tạo email công ty Outlook chỉ trong 1 phút

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách lập hoặc đăng ký email công ty để sử dụng thì có thể thực hiện theo hướng dẫn của chúng tôi như sau:

Bước 1: Người dùng click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY ở phía bên dưới.

Bước 2: Đội ngũ tư vấn sẽ nhanh chóng liên hệ tới người dùng để trao đổi và hỗ trợ lựa chọn đăng ký gói phần mềm phù hợp.

Bước 3: Tiến hành báo giá và thanh toán chi phí theo tháng hoặc theo năm. Một lưu ý cho người dùng, nên người dùng lựa chọn thanh toán theo năm sẽ nhận được ưu đãi hấp dẫn hơn. 

Bước 4: Nhận thông tin tài khoản bao gồm địa chỉ email, số điện thoại hoặc Skype và mật khẩu tài khoản. 

Bước 5: Hoàn tất.

Sau khi thực hiện xong các bước trên, người dùng đã biết cách lập email công ty Outlook để sử dụng. Ngoài ra, nếu người dùng muốn tạo email công ty trên Gmail thì cũng có thể thực hiện với các bước tương tự vì chúng tôi sẽ cố gắng hướng dẫn giải đáp yêu cầu phù hợp nhất với người dùng.

Hướng dẫn đăng nhập email công ty Outlook dễ dàng

Sau khi đã đăng ký tài khoản email thành công, người dùng có thể đăng nhập trực tiếp trên nền tảng online hoặc cài đặt email công ty trên Android, iOS hay máy tính Windows và Mac. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng cách đăng nhập phần mềm email Outlook trên ứng dụng đã được cài đặt thành công về máy.

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị máy tính, lưu ý nên sử dụng hệ điều hành và ứng dụng được cập nhật mới nhất.

Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị cửa sổ để người dùng có thể nhập địa chỉ email vào ô trống và click chọn Kết nối.

đăng nhập email outlook

Bước 3: Tiếp đến, người dùng sẽ nhập mật khẩu tài khoản email công ty Outlook vào ô trống trên màn hình và click chọn Đăng nhập.

Bước 4: Hoàn tất.

Sau khi người dùng đăng nhập thành công là có thể sử dụng các tính năng có trong phần mềm. Nếu email công ty không nhận được, rất có thể người dùng đang bật chế độ offline. Do đó, người dùng chỉ cần điều chỉnh tính năng này là có thể sử dụng bất cứ lúc nào.

Trên đây là những chia sẻ thực tế của MSO để hỗ trợ người dùng hiểu rõ hơn về email công ty và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Nếu người dùng cần được chúng tôi hỗ trợ bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

ứng dụng microsoft 365 trong ngành logistics

03+ gói ứng dụng Microsoft 365 trong ngành Logistics hiệu quả

Với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics chắc hẳn sẽ hiểu rõ nhất về vai trò của phần mềm Microsoft 365 trong quá ...
hướng dẫn tạo word form

Hướng dẫn cách tạo biểu mẫu Word form đơn giản và dễ dàng

Để thuận tiện cho quá trình sử dụng, nhiều người dùng hiện nay ứng dụng Word form để làm việc hiệu quả và nhanh chóng ...
cách viết email chuyên nghiệp

Bỏ túi 07+ cách viết email chuyên nghiệp tại doanh nghiệp

Nếu người dùng đang tìm kiếm cách viết email chuyên nghiệp nhất thì đừng bỏ lỡ bài viết này. Chúng tôi đã tổng hợp rất ...

Đặt lại mật khẩu tài khoản Microsoft cho người dùng

MSO sẽ cung cấp cho bạn cách đặt lại mật khẩu cho quản trị viên một cách dễ dàng và đơn giản. Nếu bạn là ...
Lên đầu trang