Gửi Email
Liên hệ Zalo
Email công ty là gì?
Email công ty hay còn được biết đến với tên gọi khác là email doanh nghiệp, dịch vụ này được cung cấp với tên miền riêng để phục vụ nhu cầu trao đổi với khách hàng hoặc đối tác. Đây được xem là một tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được sử dụng trên nền tảng internet. Một email sử dụng cho doanh nghiệp thông thường sẽ có dạng như tên@tenmien trong đó tên là tên có thể phòng ban, bộ phận hoặc nhân sự trong công ty và @tenmien chính là tên miền đăng ký thường sẽ gắn liền với địa chỉ của Website.
Cho dù là công ty mới thành lập hay hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào từ xây dựng, du lịch cho đến sản xuất, kinh doanh cũng đều phải sử dụng email doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về 05 lý do tại sao nên sử dụng giải pháp này.
Tạo sao phải tạo email công ty cho doanh nghiệp?
Dưới đây là tổng hợp những lý do khiến doanh nghiệp nhất định không thể bỏ qua email công ty. Hãy cùng chúng tôi tham khảo nội dung được chia sẻ dưới đây:
Xây dựng mức độ uy tín
Một trong những yếu tố để xây dựng thương hiệu của một doanh nghiệp trở nên uy tín phải kể đến email công ty. Bởi lẽ, khi doanh nghiệp sở hữu phần mềm này mỗi nhân sự đều được cấp một tài khoản email với tên miền của công ty và làm việc trực tiếp với khách hàng hoặc đối tác. Bằng cách này, độ uy tín của công ty sẽ được đẩy mạnh đi kèm với đó là chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây cũng được xem là một trong những mảnh ghép thúc đẩy bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp đến gần với khách hàng.
Đảm bảo tính bảo mật cao
Nếu như doanh nghiệp lựa chọn email công ty không uy tín, trong rất nhiều trường hợp sẽ không thể gửi hoặc nhận được mail. Do đó, doanh nghiệp nên lựa chọn email công ty là các đơn vị có uy tín trên thị trường điển hình như email của Google hoặc Outlook. Với những dịch vụ email được cung cấp bởi những thương hiệu này sẽ đảm bảo tính bảo mật cực kỳ cao với hệ thống bảo mật đa lớp. Tại đây, toàn bộ email của doanh nghiệp sẽ được bảo vệ an toàn không rơi vào mục spam của hộp thư người nhận và hạn chế email độc hại đến từ những tài khoản khác.
Tích hợp đồng bộ giải pháp làm việc
Bằng cách sử dụng email công ty, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được danh sách email của công ty để xây dựng lên quy trình làm việc hiệu quả nhất. Ví dụ điển hình như khi doanh nghiệp đăng ký email Outlook của Microsoft 365, tại đây nhân sự có thể sử dụng tài khoản này để làm việc trên nhiều ứng dụng khác nhau như bộ ứng dụng văn phòng Office, trò chuyện hội họp trên Microsoft Teams, kho lưu trữ thông tin trên OneDrive… Do đó, chỉ với một tài khoản email đăng ký của Microsoft nhân sự có thể làm việc với trọn bộ giải pháp mà không cần đến sự hỗ trợ của bên thứ ba.
Tốc độ gửi và nhận thư nhanh chóng
Tốc độ gửi email công ty sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và cách thức làm việc của một doanh nghiệp. Thay vì sử dụng phương thức gửi thư truyền thống trước đây vừa gây tốn kém chi phí lại mất rất nhiều thời gian thì email chính là giải pháp thay thế hoàn hảo. Khi doanh nghiệp của bạn và đối thủ đang tư vấn và hỗ trợ một dự án, tốc độ gửi nhận email chính là là yếu tố quyết định đến sự thành công trong trường hợp này.
Kết hợp gửi thư quảng bá doanh nghiệp
Việc ứng dụng email công ty trong quá trình quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới hoặc tung ra nhiều chương trình ưu đãi là rất cần thiết. Bởi lẽ, những email này sẽ được gửi trực tiếp đến hộp thư của khách hàng tiềm năng mà không rơi vào danh mục spam như những dạng email khác. Bằng cách này, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải sẽ dễ dàng tiếp cận gần hơn với khách hàng. Đây được xem là một hình thức email Marketing cực kỳ hiệu quả được áp dụng với bất cứ doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào.
11 nguyên tắc quan trọng khi sử dụng email công ty
Để có thể sử dụng địa chỉ email công ty một cách hoàn hảo nhất, toàn bộ nhân sự từ các cấp quản lý cho đến nhân viên đều phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng dưới đây:
- Tuân thủ đúng và đủ các quy định của công ty về việc gửi và nhận email với đối tác, khách hàng hoặc đồng nghiệp. Điển hình như không sử dụng mail của công ty phục vụ mục đích cá nhân, trêu đùa hay lăng mạ đồng nghiệp. Ngoài ra, công ty cần thắt chặt hơn nữa trong công tác quản lý bằng cách bật chế độ giám sát email gửi và nhận để tránh những trường hợp xấu nhất có thể xảy ra.
- Email được soạn thảo đảm bảo mức độ chỉn chu nhất có thể, nội dung ngắn gọn dễ hiểu và chú trọng đến nội dung chính đầu tiên. Đặc biệt, email phải kèm mẫu chữ ký là đại diện cho công ty bao gồm cả họ và tên, địa chỉ liên hệ, chức danh và bộ phận làm việc.
- Đặt tiêu đề bao quát toàn bộ nội dung, tránh dài dòng lan man. Tuyệt đối không gửi email bị bỏ trống tiêu đề vì đây là một trong những lỗi được đánh giá là thiếu chuyên nghiệp hiện nay.
- Rà soát các lỗi nhỏ điển hình như sai chính tả, sai hoặc thiếu nội dung đồng thời sắp xếp một cách khoa học để gia tăng tính chuyên nghiệp. Nếu mắc phải lỗi này, rất có thể người gửi sẽ bị cho vào danh sách đen là thiếu tôn trọng người người nhận.
- Viết nội dung với các câu ngắn để tạo thành các đoạn không gây rối mắt, đồng thời in đậm các chủ đề quan trọng.
- Sử dụng file đính kèm là các tài liệu liên quan đến nội dung email, hãy kiểm tra cẩn thận trước khi gửi đi để tránh gây hiểu lầm.
- Tuyệt đối không viết toàn bộ email bằng chữ in hoa thay vào đó nên sử dụng font chữ đồng nhất và dễ nhìn.
- Hạn chế dùng từ viết tắt trong email công ty gửi cho đối tác và khách hàng.
- Trả lời email với tốc độ càng nhanh càng tốt để thể hiện sự tôn trọng và lịch thiệp.
- Sử dụng chữ ký cá nhân đại diện cho doanh nghiệp bao gồm đầy đủ các thông tin cơ bản.
- Hạn chế lạm dụng các từ ngữ quan trọng và khẩn cấp và chỉ sử dụng trong các trường hợp đặc biệt.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập email công ty Outlook
Cả email công ty Gmail, Outlook hay dịch vụ email uy tín trên thị trường đa phần đều có những quy trình đăng ký tài khoản tương đối giống nhau. Dưới đây là các bước lập email công ty và cách đăng nhập tài khoản Outlook áp dụng trên cả điện thoại hệ điều hành iOS, Android và máy tính.
Bước 1: Click chọn Đăng ký email Outlook
Bước 2: Nhận thông tin tài khoản đăng ký thành công từ bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận kỹ thuật.
Bước 3: Mở ứng dụng Outlook trên điện thoại hoặc máy tính hay trình duyệt web online của Outlook.
Bước 4: Nhập địa chỉ tài khoản Microsoft 365 có thể là email, số điện thoại hoặc Skype >> tiếp đến click chọn Tiếp theo.
Bước 5: Nhập mật khẩu tài khoản và sau đó click chọn Đăng nhập.
Chỉ với 05 bước cơ bản, người dùng đã mua email công ty là dịch vụ email Outlook của Microsoft 365 thành công.
Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản mà người dùng cần biết để sử dụng email công ty tốt nhất trong đó Outlook sẽ là một sự lựa chọn hàng đầu. Trong quá trình tìm hiểu nếu người dùng có bất cứ câu hỏi hay thắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline của MSO 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
