Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Hàm Index trong Excel cung cấp cho người dùng khả năng truy vấn các dữ liệu trong bảng tính của mình rất mạnh mẽ. Để biết được cách sử dụng hàm Index là gì, công dụng và cách sử dụng hàm này như thế nào, bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.
Hàm Index trong Excel là gì?
Hàm Index trong Excel là một hàm mạnh mẽ, dùng để giúp người dùng trả về một giá trị của một ô trong một phạm vi dữ liệu hoặc tham chiếu tới một giá trị trong bảng dựa trên các chỉ số hàng và cột. Đây được xem như là một trong những hàm phổ biến nhất của phần mềm Microsoft Excel, thường được kết hợp với hàm MATCH để ứng dụng trong những hoạt động tìm kiếm và truy xuất dữ liệu.
Công thức của hàm Index trong Excel và ví dụ cụ thể
Dưới đây là công thức của hàm INDEX trong Excel và ví dụ minh họa chi tiết từ chúng tôi:
Công thức cơ bản với 1 bảng
Công thức này sẽ giúp bạn truy xuất các giá trị mà mình muốn từ một bảng.
Cú pháp:
=INDEX(array;row_num;[column_num])
Trong đó:
- array: Là phạm vi hoặc bảng dữ liệu mà người dùng muốn tìm kiếm.
- row_num: Là số hàng của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng.
- column_num: Là số cột của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng. Nếu bỏ qua, hàm sẽ trả về giá trị từ cột đầu tiên.
Ví dụ:
Giả sử có một bảng dữ liệu Microsoft Excel như sau:
Ví dụ 1: Yêu cầu trả về giá trị ở hàng 2, cột 3 của bảng dữ liệu trên.
Yêu cầu này tức là trả về giá trị của ô C2. Lúc này, bạn hãy sử dụng công thức sau đây:
=INDEX(A1:C3; 2; 3)
Kết quả sẽ trả về là 6.
Ví dụ 2: Yêu cầu trả về giá trị ở hàng 3, cột 1 của bảng dữ liệu trên.
Yêu cầu này tức là trả về giá trị của ô A3. Lúc này bạn hãy sử dụng công thức sau đây:
=INDEX(A1:C3; 3; 1)
Kết quả sẽ trả về là 7.
Công thức nâng cao với nhiều bảng
Công thức này sẽ giúp bạn truy xuất các giá trị mà mình muốn từ nhiều bảng.
Cú pháp:
INDEX(reference;row_num;[column_num];[area_num])
Trong đó:
- reference: Là một hoặc nhiều phạm vi ô.
- row_num: Là số hàng của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng.
- column_num: Là số cột của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng. Nếu bỏ qua, hàm sẽ trả về giá trị được xuất từ cột đầu tiên.
- area_num: Là số của phạm vi cần sử dụng. Nếu bỏ qua, hàm sẽ sử dụng giá trị của phạm vi đầu tiên.
Ví dụ:
Giả sử có hai bảng dữ liệu Microsoft Excel như sau:
Bảng 1 là phạm vi A1:C3:
Bảng 2 là phạm vi E1:G3:
Ví dụ: Yêu cầu trả về giá trị ở hàng 2, cột 3 của bảng dữ liệu thứ 2.
Yêu cầu này tức là trả về giá trị của ô G2. Lúc này bạn hãy sử dụng công thức sau đây:
=INDEX((A1:C3; E1:G3); 2; 3; 2)
Kết quả sẽ trả về là 15.
Qua những ví dụ phía trên, bạn cũng đã có thể hiểu được sơ lược về cách sử dụng hàm INDEX rồi. Tiếp theo, bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ứng dụng của hàm INDEX như thế nào ngay trong phần nội dung phía dưới nhé.
Ứng dụng của hàm INDEX là gì?
Hàm INDEX trong Excel có nhiều tính ứng dụng rất hữu ích trong việc dùng để giúp người dùng có thể quản lý và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và linh hoạt hơn. Dưới đây là một số ứng dụng quan trọng của hàm INDEX trong các lĩnh vực khác nhau:
Truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng
Hàm INDEX trong Excel có thể cho phép người dùng truy xuất giá trị từ một ô cụ thể trong một phạm vi hoặc một bảng hay nhiều bảng dựa trên chỉ số hàng và cột của những bảng dữ liệu đó. Giúp trả về cho người dùng những giá trị mà họ muốn trong bảng tính Microsoft Excel.
Kết hợp với các hàm Excel khác để tìm kiếm dữ liệu
hàm Index có thể kết hợp với những hàm Excel khác như hàm MATCH để giúp người dùng có thể tìm kiếm những dữ liệu mà họ muốn trong một bảng tính Excel, từ đó giúp người dùng có thể truy xuất dữ liệu mà họ muốn một cách linh hoạt và nhanh chóng hơn.
Tạo các báo cáo động
Hàm INDEX trong Excel cũng có thể được sử dụng để giúp người dùng tạo ra các báo cáo động khi những dữ liệu trong bảng tính của họ luôn thay đổi. Điều này sẽ giúp người dùng có thể tự động cập nhật báo cáo một cách nhanh chóng và linh hoạt dựa trên các chỉ số hàng và cột của bảng Excel luôn thay đổi của mình. Ví dụ như tạo ra những báo cáo về doanh số bán hàng theo tháng, theo quý, theo năm,…
Tạo các công thức phức tạp
Hàm INDEX trong Excel cũng có thể được sử dụng để giúp người dùng tạo ra những công thức phức tạp với việc kết hợp nhiều hàm Excel khác nhau để truy xuất dữ liệu từ nhiều phạm vi và với những điều kiện khác nhau. Điều này rất linh động trong việc giúp người dùng có thể tạo ra những công thức tính toán dữ liệu mà họ muốn theo nhiều tiêu chí và điều kiện, để giúp họ có thể thực hiện các hoạt động phân tích và xử lý dữ liệu.
Tối ưu hóa hiệu suất
Hàm INDEX trong phần mềm Microsoft Excel cũng thường được sử dụng để thay thế cho các hàm tìm kiếm khác như hàm VLOOKUP hoặc hàm HLOOKUP, giúp người dùng có thể tối ưu hóa hiệu suất trong việc phân tích dữ liệu, đặc biệt là khi làm việc với những bảng dữ liệu lớn và phức tạp. Nổi bật là việc sử dụng kết hợp giữa hai như hàm INDEX và hàm MATCH để tìm kiếm và trích xuất dữ liệu nhanh hơn so với việc sử dụng hàm VLOOKUP.
Nhìn chúng có thể thấy hàm Index đóng một vai trò hết sức quan trọng để giúp người dùng có thể thực hiện các công việc tính toán và phân tích dữ liệu một cách tối ưu hóa và hiệu quả hơn. Để hiểu rõ hơn về những bước thực hiện cách sử dụng hàm Index trong Excel, bạn hãy tiếp tục theo dõi hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng hàm Index kết hợp với những hàm khác trong Excel ngay trong nội dung tiếp theo nhé.
Cách sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm Excel khác
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng hàm Index kết hợp với những hàm khác trong phần mềm Microsoft Excel:
Kết hợp với hàm MATCH
Hàm MATCH trong Excel được sử dụng để giúp người dùng tìm vị trí của một giá trị trong một phạm vi. Khi kết hợp với hàm INDEX trong Excel, người dùng có thể tìm kiếm và truy xuất dữ liệu một cách linh hoạt và mạnh mẽ hơn rất nhiều so với việc sử dụng những hàm riêng lẻ như hàm VLOOKUP hay hàm HLOOKUP.
Cú pháp của hàm INDEX là: INDEX(array;row_num;[column_num])
Trong đó:
- array: Là phạm vi hoặc bảng dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm.
- row_num: Là số hàng của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng.
- column_num: Là số cột của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng. Nếu bỏ qua, hàm này sẽ trả về các giá trị của cột đầu tiên.
Cú pháp của hàm MATCH là: MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])
Trong đó:
- lookup_value: Là giá trị cần được tìm kiếm.
- lookup_array: Là phạm vi chứa giá trị cần tìm kiếm.
- match_type: 0 để tìm kiếm chính xác; 1 để tìm kiếm giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng lookup_value; -1 để tìm kiếm giá trị nhỏ nhất lớn hơn hoặc bằng lookup_value.
*Ví dụ: Giả sử bạn đang có một bảng dữ liệu như sau:
*Yêu cầu: Bạn cần phải tìm điểm của người tên “Bình”.
Để tìm được điểm của Bình, bạn hãy sử dụng hàm Index kết hợp với hàm MATCH. Các bước thực hiện cụ thể, bạn hãy tham khảo hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy sử dụng hàm MATCH để tìm vị trí của Bình trong cột Tên với công thức là:
=MATCH(“Bình”; A2:A4; 0)
– Bước 2: Bạn hãy sử dụng hàm INDEX để truy xuất giá trị từ cột Điểm dựa trên vị trí của Bình vừa tìm được ở bước trên với công thức sau đây:
=INDEX(C2:C4; MATCH(“Bình”; A2:A4, 0))
– Bước 3: Bạn nhập công thức trên vào vị trí ô dữ liệu mà bạn muốn xuất kết quả rồi nhấn nút Enter. Kết quả sẽ trả về là 85.
Kết hợp với hàm SUMIF
Hàm INDEX và SUMIF trong Excel có thể được kết hợp để giúp người dùng thực hiện các phép tính tổng dựa trên các điều kiện cụ thể và truy xuất dữ liệu từ một phạm vi hoặc bảng. trong đó, hàm SUM sẽ giúp người dùng tính tổng, còn hàm INDEX trong Excel sẽ giúp người dùng xuất dữ liệu từ phạm vi được xác định.
Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm SUMIF cụ thể từ chúng tôi:
Cú pháp của hàm INDEX: INDEX(array,row_num,[column_num])
Trong đó:
- array: Là phạm vi hoặc bảng dữ liệu mà người dùng muốn tìm kiếm.
- row_num: Là số hàng của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng.
- column_num: Là số cột của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng. Nếu bỏ qua, hàm này sẽ trả về giá trị từ cột đầu tiên.
Cú pháp của hàm SUMIF: SUMIF(range; criteria; [sum_range])
Trong đó:
- range: Là phạm vi các ô dữ liệu mà bạn muốn áp dụng điều kiện.
- criteria: Là điều kiện mà bạn muốn áp dụng cho các ô trong phạm vi.
- sum_range: Là phạm vi các ô mà bạn muốn tính tổng. Nếu bỏ qua, MS Excel sẽ tính tổng các ô trong phạm vi range.
*Ví dụ: Giả sử bạn đang có một bảng dữ liệu Microsoft Excel như sau:
*Yêu cầu: Tính tổng số lượng của các mục có xếp loại là “A” và truy xuất giá trị từ cột “Số lượng” tương ứng.
Để giải được bài toán này, bạn hãy sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm SUMIF với cách thức như sau:
– Bước 1: Bạn hãy sử dụng hàm SUMIF để tính tổng số lượng của các mục có xếp loại là “A” với công thức sử dụng như sau:
=SUMIF(B2:B5, “A”, C2:C5)
Kết quả của hàm này sẽ là 40.
– Bước 2: Bạn tiếp tục sử dụng hàm INDEX để truy xuất giá trị từ cột “Số lượng” tương ứng với xếp loại “A” với công thức cụ thể như sau:
=INDEX(C2:C5, MATCH(“A”, B2:B5, 0))
– Bước 3: Bạn hãy kết hợp hàm INDEX và hàm SUMIF phía trên để có thể tính toán tổng số lượng của các mục có xếp loại là “A” và truy xuất giá trị từ cột “Số lượng” tương ứng với công thức cụ thể như sau:
=SUMIF(B2:B5, “A”, INDEX(C2:C5, MATCH(“A”, B2:B5, 0)))
– Bước 4: Bạn hãy nhập công thức trên vào một ô mà bạn muốn xuất dữ liệu và nhấn nút Enter để hiển thị kết quả. Kết quả sẽ là 40.
Kết hợp với hàm COUNTIF
Hàm INDEX và COUNTIF trong Excel có thể được kết hợp để giúp người dùng thực hiện các phép tính dựa trên điều kiện và truy xuất dữ liệu từ một phạm vi hoặc bảng dữ liệu cụ thể trong bảng tính Microsoft Excel.
Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng hàm INDEX kết hợp với hàm COUNTIF từ chúng tôi:
Cú pháp của hàm INDEX: INDEX(array; row_num; [column_num])
Trong đó:
- array: Là phạm vi hoặc bảng dữ liệu mà người dùng muốn tìm kiếm.
- row_num: Là số hàng của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng.
- column_num: Là số cột của giá trị cần trả về trong phạm vi hoặc bảng. Nếu bỏ qua, hàm sẽ trả về giá trị từ cột đầu tiên.
Cú pháp của hàm COUNTIF là: COUNTIF(range; criteria)
Trong đó:
- range: Là phạm vi các ô mà người dùng muốn áp dụng điều kiện.
- criteria: Là điều kiện mà người dùng muốn áp dụng cho các ô trong phạm vi.
*Ví dụ: Giả sử bạn có một bảng dữ liệu Microsoft Excel như sau:
Yêu cầu: Đếm số lượng các mục có xếp loại là “A” và truy xuất giá trị từ cột “Số lượng” tương ứng.
Cách thức để sử dụng hàm INDEX trong trường hợp này như sau:
– Bước 1: Bạn hãy sử dụng hàm COUNTIF để đếm số lượng các mục có xếp loại là “A” với công thức cụ thể như sau:
=COUNTIF(B2:B5, “A”)
– Bước 2: Bạn hãy sử dụng hàm INDEX để truy xuất giá trị từ cột “Số lượng” tương ứng với xếp loại là “A” bằng cách sử dụng công thức cụ thể như sau:
=INDEX(C2:C5, MATCH(“A”, B2:B5, 0))
– Bước 3: Bạn hãy sử dụng kết hợp giữa hàm INDEX và COUNTIF để đếm số lượng các mục có xếp loại là “A” và truy xuất giá trị từ cột “Số lượng” tương ứng bằng cách sử dụng công thức cụ thể sau đây:
=INDEX(C2:C5, COUNTIF(B2:B5, “A”))
– Bước 4: Bạn hãy nhập công thức trên vào một ô mà bạn muốn xuất dữ liệu và nhấn nút Enter để hiển thị kết quả. Kết quả sẽ là 20.
Phía trên đây là một số hướng dẫn cách sử dụng hàm INDEX kết hợp với một số hàm trong excel của chúng tôi. Bạn có thể áp dụng những cách thức mà chúng tôi đã hướng dẫn cụ thể phía trên để có thể tính toán và phân tích dữ liệu theo nhu cầu của mình.
Trong quá trình sử dụng hàm INDEX, bạn có thể sẽ gặp phải một số lỗi phổ biến, hãy tiếp tục theo dõi nội dung phía dưới để nắm rõ những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm INDEX và cách để giải quyết hiệu quả nhất nhé.
Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm INDEX Excel
Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm INDEX trong phần mềm Microsoft Excel và cách khắc phục cụ thể:
Lỗi #REF! Error
Nguyên nhân thường xảy ra lỗi này là do khi chỉ số hàng hoặc cột trong vùng dữ liệu được sử dụng vượt quá phạm vi của mảng. Để khắc phục lỗi này một cách hiệu quả nhất, bạn hãy kiểm tra lại chỉ số hàng và cột để đảm bảo chúng nằm trong phạm vi của vùng tính.
Lỗi #VALUE! Error
Lỗi này thường xảy ra khi chỉ số hàng hoặc cột mà bạn đang sử dụng để phân tích không phải là định dạng số. Để khắc phục tình trạng lỗi này một cách hiệu quả nhất, bạn cần phải kiểm tra và đảm bảo rằng chỉ số hàng và cột mà bạn đang sử dụng có định dạng là các giá trị số.
Lỗi #NAME? Error
Nguyên nhân thường xảy ra tình trạng xuất hiện lỗi này thường là khi tên hàm hoặc tên phạm vi mà bạn đang sử dụng trong công thức không đúng. Để khắc phục được tình trạng này, bạn hãy kiểm tra lại tên hàm và tên phạm vi mà bạn đang sử dụng trong công thức để đảm bảo chúng được viết đúng.
Lỗi #N/A Error
Nguyên nhân khiến cho kết quả công thức mà bạn đang sử dụng xuất hiện lỗi này thường xảy ra khi hàm INDEX không tìm thấy giá trị phù hợp. Để khắc phục được tình trạng lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại phạm vi và điều kiện tìm kiếm trong công thức để đảm bảo chúng chính xác.
Khi xuất hiện những lỗi này, bạn cần phải kiểm tra lại công thức mà mình đang sử dụng và thực hiện theo những cách khắc phục mà chúng tôi đề cập phía trên để khắc phục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Ngoài ra việc tuân thủ một số lưu ý cũng sẽ giúp bạn có thể tránh được những lỗi phía trên và giúp làm việc một cách mượt mà và hiệu quả nhất.
Hãy theo dõi nội dung tiếp theo của chúng tôi để biết rõ được những lưu ý quan trọng mà bạn cần phải tuân thủ khi sử dụng hàm INDEX nhé.
Những lưu ý khi sử dụng hàm hàm Index trong Excel
Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm INDEX trong Excel để đảm bảo bạn sử dụng hàm này một cách hiệu quả và tránh gặp phải các lỗi:
- Đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng cú pháp của hàm INDEX.
- Đảm bảo rằng chỉ số hàng và chỉ số cột mà bạn sử dụng trong công thức nằm trong phạm vi của mảng dữ liệu.
- Khi kết hợp hàm INDEX với hàm MATCH, hãy đảm bảo rằng công thức hàm MATCH mà bạn đang sử dụng, trả về chỉ số hợp lệ.
- Đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu được xác định chính xác và không chứa các ô trống hoặc những dữ liệu không mong muốn.
- Khi sử dụng hàm INDEX với nhiều bảng, hãy đảm bảo rằng chỉ số vùng dữ liệu nằm trong phạm vi của các mảng được chỉ định.
- Đảm bảo rằng tên hàm và tên phạm vi được viết đúng để không xuất hiện lỗi #NAME?.
- Khi sử dụng hàm INDEX trong các công thức phức tạp, hãy đảm bảo rằng các hàm khác trong công thức mà bạn đang sử dụng trả về giá trị hợp lệ và phạm vi tìm kiếm chính xác.
- Đảm bảo rằng dữ liệu đầu vào cho hàm INDEX là các giá trị số để không xuất hiện lỗi #VALUE!.
So sánh hàm Index với hàm VLOOKUP
Hàm INDEX và VLOOKUP trong phần mềm Microsoft Excel đều được sử dụng để tìm kiếm và truy xuất dữ liệu, tuy nhiên cả hai hàm này đều có những ưu điểm và nhược điểm khác biệt. Hãy theo dõi bảng so sánh giữa hai hàm này của chúng tôi dưới đây để hiểu rõ được những điểm khác biệt giữa hai hàm này nhé:
| Hàm INDEX | Hàm VLOOKUP | |
| Chức năng | Dùng để trả về giá trị của một ô trong một phạm vi hoặc bảng dựa trên các chỉ số hàng và cột. | Dùng để tìm kiếm giá trị trong cột đầu tiên của một phạm vi rồi trả về giá trị trong cùng hàng từ một cột khác trong phạm vi đó. |
| Khả năng truy xuất dữ liệu | Rất linh hoạt | Chỉ có thể tìm kiếm và truy xuất dữ liệu từ trái sang phải. |
| Khả năng kết hợp với hàm Excel khác | Có thể kết hợp với các hàm Excel khác để tìm kiếm dữ liệu một cách linh hoạt. | Có thể kết hợp sử dụng với những hàm khác những vẫn có hạn chế rất lớn. |
| Tính đơn giản và dễ hiểu | Công thức đơn giản, dễ hiểu. Tuy nhiên, khi kết hợp với những hàm khác, công thức có thể trở nên phức tạp và khó hiểu hơn, khiến cho việc sử dụng trở nên có khăn. | Công thức đơn giản và dễ hiểu. Dễ sử dụng và phổ biến với các tác vụ tìm kiếm và truy xuất dữ liệu đơn giản. |
| Tính linh hoạt | Không giới hạn bởi vị trí của cột tìm kiếm | Không linh hoạt khi cần thay đổi cấu trúc bảng dữ liệu. |
| Hiệu suất | Hiệu suất cao | Hiệu suất có thể bị ảnh hưởng khi làm việc với các bảng dữ liệu lớn và phức tạp. |
Câu hỏi thường gặp
Hàm INDEX có chức năng gì?
Hàm INDEX có rất nhiều chức năng và công dụng khác nhau, giúp người dùng có thể truy xuất dữ liệu một cách linh động và hiệu quả từ một vị trí cụ thể trong phạm vi vùng dữ liệu hoặc bảng dữ liệu.
Hàm Index trong Excel trả về kết quả gì?
Hàm INDEX trong Excel trả về cho người dùng giá trị của một ô trong một phạm vi hoặc bảng dựa trên các chỉ số hàng và cột mà người dùng đã chỉ định.
Có thể sử dụng hàm INDEX để trả về một mảng giá trị không?
Có, nếu bạn đặt chỉ số hàng hoặc chỉ số cột là số 0, hàm INDEX sẽ trả về cho bạn một mảng giá trị.
Sự khác biệt giữa hàm INDEX và hàm VLOOKUP/HLOOKUP là gì?
Khác biệt lớn nhất giữa hàm INDEX với hai hàm này là tính linh hoạt và khả năng truy xuất dữ liệu. Trong khi hàm INDEX có thể truy xuất dữ liệu theo cả hàng và cột một cách nhanh chóng, thì hàm VLOOKUP/HLOOKUP chỉ có thể truy xuất được 1 trong hai loại này.
Xem thêm: Tất tần tật về Microsoft Excel
Lời kết
Trong bài viết trên đây, MSO đã cung cấp cho bạn những thông tin cụ thể về hàm INDEX trong Excel và ví dụ cũng như hướng dẫn sử dụng cụ thể, đồng cũng đã giải đá cho bạn một số những vấn đề liên quan về việc sử dụng hàm này. Từ đó có thể giúp bạn sử dụng hàm này một cách hiệu quả nhất.
Trong quá trình tìm hiệu bài viết hay trong khi sử dụng hàm INDEX, nếu bạn có bất cứ vấn đề gì cần chúng tôi giải đáp, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi thông qua những kênh liên hệ dưới đây:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
