05 tip sử dụng Microsoft Outlook 365 hiệu quả cho doanh nghiệp

Microsoft Outlook 365 là một sản phẩm được coi là dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, bản thân ứng dụng đã là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp.

Trải qua đợt đại dịch COVID-19 kinh hoàng, các mô hình làm việc từ xa cũng như kết hợp (hybrid) đã trở nên phổ biến và phát huy được hiệu quả cao. Điều này dẫn đến nhu cầu cao về việc áp dụng công nghệ chuyển đổi số cho hệ thống làm việc, nhằm tạo ra một môi trường làm việc ảo có tính chất tương tác cao, cũng như tối ưu không gian email để hoạt động trao đổi thư từ trong doanh nghiệp khoa học hơn nhiều. Một giải pháp lý tưởng cho vấn đề này là sử dụng Microsoft Outlook 365 – “ace” của hàng loạt doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp thế giới.

Đôi nét về Microsoft Outlook 365

Outlook là ứng dụng email ưa thích được sử dụng để gửi và nhận email bằng cách truy cập email Microsoft Exchange Server. Ứng dụng cũng cung cấp các tính năng danh bạ truy cập, lịch email và quản lý tác vụ. Là một “đứa con cưng” của Microsoft, Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, nhưng cũng là một phần của bộ Office và Microsoft 365 gồm Word, Excel, PowerPoint.

Microsoft Outlook 365 được sử dụng như một phần mềm email cá nhân độc lập và khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng ứng dụng làm phần mềm đa người dùng. Bạn cũng có thể tích hợp nó với MS SharePoint để chia sẻ tài liệu, cộng tác cùng đồng nghiệp, gửi lời nhắc và nhiều hơn nữa.

Dưới đây là video giới thiệu tổng quan về Outlook cũng như các tính năng nổi bật của ứng dụng được nhiều người dùng ưa chuộng:

Lợi ích của Microsoft Outlook 365 đối với doanh nghiệp

Cho dù bạn đang làm việc cho một công ty công nghệ lớn hay một doanh nghiệp có quy mô vừa-nhỏ, những cuộc họp ảo căng thẳng, đồng nghiệp khác múi giờ và chuỗi email nhóm kéo dài luôn là nỗi ám ảnh vô cùng đáng sợ. Với việc download Microsoft Outlook 365 để sử dụng, ngày làm việc với công nghệ chuyển đổi số của bạn trở nên dễ dàng hơn nhiều. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn sự hỗ trợ tuyệt vời của ứng dụng đối với doanh nghiệp nói chung và nhân viên nói riêng.

Thân thiện với người dùng

Microsoft Outlook 365 là một sản phẩm được coi là dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, bản thân ứng dụng đã là một yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Ứng dụng dễ điều hướng và cho phép người dùng thực hiện các thao tác trong thời gian ngắn.

Những người muốn nâng cấp trình quản lý email hiện tại của mình nên chọn MS Outlook vì ứng dụng có thể cải thiện đáng kể hệ thống gửi email.

giao diện microsoft outlook 365 thân thiện với người dùng

Sắp xếp item theo nhu cầu của người dùng

Microsoft Outlook 365 giúp quản lý và tối ưu hóa email khi cho phép bạn sắp xếp danh bạ và email thành các danh mục dựa theo chủ sở hữu doanh nghiệp và nhân viên. Hơn nữa, người dùng thậm chí còn có thể sắp xếp/quản lý công việc, email và danh bạ thật hiệu quả để dễ dàng nâng cao năng suất giữa những người dùng. Với tính năng này, bạn dễ dàng tìm kiếm và theo dõi email.

Sử dụng Shared Calendars để đặt task và lời nhắc

Người dùng email thường cần đặt task và lịch ngày cho các cuộc họp và Microsoft Outlook 365 sẽ cung cấp cho bạn chức năng cần thiết đó. Nền tảng cho phép lập lịch và theo dõi các công việc một cách hiệu quả để bạn có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Một lợi thế khi sử dụng Outlook là quyền truy cập vào lịch được chia sẻ. Người dùng có thể sử dụng điều này để tạo nhiệm vụ cho lời nhắc cuộc họp, thậm chí sử dụng lịch để đặt lời nhắc cho các đồng nghiệp khác.

sử dụng lịch của outlook để đặt task

Tính năng bảo mật nâng cấp thường xuyên

Người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp, đều cần các tính năng bảo mật đáng tin cậy để bảo vệ dữ liệu của người dùng khỏi lỗ hổng bảo mật. Microsoft Outlook 365 chính là lời giải hoàn hảo cho vấn đề này khi giúp giảm thiểu tối đa email spam và bảo vệ hộp thư khỏi các tệp độc hại, chẳng hạn như các nỗ lực lừa đảo và phần mềm độc hại lây nhiễm vào máy chủ email trực tuyến.

Trong ứng dụng email của Microsoft này, tất cả thư đến đều được quét các từ khóa thường được những kẻ gửi thư rác sử dụng và virus ẩn trong các tệp đính kèm để phát hiện email spam.

Hỗ trợ cho nhiều loại thiết bị

Outlook cho phép bạn sử dụng các thiết bị khác nhau, từ điện thoại di động đến máy tính để bàn, để truy cập email của mình. Người dùng thậm chí có thể thiết lập đăng nhập tự động khi login vào bất kỳ thiết bị nào. Với chức năng này, bạn có thể đọc/gửi email, tổ chức tài khoản email và hơn thế nữa.

outlook được sử dụng trên nhiều thiết bị

05 tip sử dụng Microsoft Outlook 365 hiệu quả

Sau khi thực hiện Microsoft Outlook 365 login, người dùng cần có những bí quyết sử dụng để có thể phát huy hết sức mạnh tuyệt vời của công cụ email này. Dưới đây là 05 mẹo giúp bạn có thể có thể khai thác hết khả năng của ứng dụng.

Quản lý cuộc họp online

Thật dễ dàng để mời mọi người tham gia cuộc họp thông qua Outlook, đồng thời theo dõi những người sẽ truy cập cho dù bạn là người tổ chức hay người tham gia. Hướng dẫn chi tiết cách thực hiện như dưới đây:

  • Bước 1: Mở Microsoft Outlook
  • Bước 2: Mở lịch và chọn một sự kiện
  • Bước 3: Trong tùy chọn phản hồi, bạn sẽ thấy được tên của người đã mời bạn cũng như tổng số người đã tương tác với lời mời
  • Bước 4: Nhấp vào Tally để xem phiên bản mở rộng bao gồm những người đã chấp nhận, từ chối cũng như người chưa phản hồi
quản lý cuộc họp với microsoft outlook 365

Nếu là người tổ chức cuộc họp với Microsoft Outlook 365 app, bạn có thể khám phá các tùy chọn khác bằng cách mở biểu mẫu trong cửa sổ mới. Từ đó, người dùng có thể sử dụng các tính năng, chẳng hạn Trợ lý lập lịch, để hiểu rõ hơn về khả năng của những người tham dự tiềm năng và các tùy chọn phản hồi, yêu cầu phản hồi cũng như ẩn danh sách người tham dự.

Quản lý múi giờ tốt hơn

Môi trường làm việc hybrid có nghĩa là đồng nghiệp có thể không ở văn phòng cùng lúc hoặc làm việc theo khung giờ truyền thống tại thị trường địa phương. Điều quan trọng lúc này là tôn trọng các múi giờ khác nhau và sắp xếp sao cho phù hợp. Thay vì sử dụng phương pháp thủ công để xem xét cuộc họp có quá sớm hay quá muộn, bạn có thể thêm múi giờ thứ vào vào ứng dụng Outlook của mình.

Dưới đây là hướng dẫn cách thực hiện thêm múi giờ cho ứng dụng email:

  • Bước 1: Mở lịch Outlook
  • Bước 2: Chọn New Event và mở rộng trong cửa sổ riêng biệt
  • Bước 3: Nhấp vào Scheduling Assistant >> Nhấp vào biểu tượng quả địa cầu nhỏ nằm bên cạnh nút chuyển đổi All Day. Lúc này, Time Zone hiện lên và bạn chỉ cận di chuột qua đó
  • Bước 4: Thiết lập một trường là múi giờ của bạn và tìm kiếm thành phố mà bạn muốn cho vào trường còn lại >> Nhấp Done
điều chỉnh timezone với outlook

Lúc này, Microsoft Outlook 365 sẽ đưa bạn trở lại bản nháp lời mời và thấy được các múi giờ mà bạn đã chọn nằm cạnh nhau. Tuy nhiên, thao tác này chỉ áp dụng cho lời mời mà người dùng đang thực hiện tại thời điểm đó, chứ không thể đồng bộ cho toàn bộ lịch của bạn.

Lên lịch email

Sau khi thực hiện Microsoft Outlook 365 app download, bạn có thể lên lịch gửi email để không cần phải đánh thứ đồng nghiệp vào nửa đêm hay làm phiền kỳ nghỉ của họ. Dưới đây là cách để bạn thực hiện lên lịch gửi mail với công cụ này.

  • Bước 1: Soạn email, nhưng không ấn Send
  • Bước 2: Nhấp vào mũi tên nhỏ trỏ xuống bên cạnh nút Send >> Send Later >> mở ra một cửa sổ mới để chọn ngày, giờ tùy chỉnh

Outlook sẽ tự động đề xuất khoảng thời gian 30 phút, nhưng nếu bạn cần gửi vào thời gian cụ thể nào thì có thể nhập thủ công để linh hoạt hơn.

lên lịch email

Điều hướng nhanh chóng

Nếu bạn đang ở trong tình huống yêu cầu đa nhiệm, việc nhấp nhấp lại giữa các dạng xem Outlook có thể khiến tiến trình công việc của bạn bị chậm chạp. May mắn thay, ứng dụng có ngăn điều hướng giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách dễ dàng. Nếu cần mở lịch và hộp thư đến cùng lúc, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải và chọn mở cửa sổ mới. Tính năng này trở nên hiệu quả với các công cụ Snap Layout và Slap Group của Windows 11.

Bỏ qua các cuộc trò chuyện không cần thiết

Hầu như các nhân viên công ty khi sử dụng email đều bị rơi vào tình cảnh hàng loạt tin nhắn đổ về trong ngày, trong đó có chứa những email không cần thiết hoặc không có thông tin. Để không bị sa lầy trong các thông báo, bạn có thể bật tùy chọn bỏ qua email.

Khi bật Ignore Conversation trong Microsoft Outlook 365, các cuộc trò chuyện sẽ tự động bị xóa khỏi tất cả các thư mục của bạn ngoại trừ thư mục Sent, cũng như mọi thư trả lời mới cho email đó, do đó chỉ cần đảm bảo đó là những gì bạn muốn làm khi nhấp vào OK.

microosft outlook 365 đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Với Microsoft Outlook 365 support cũng như áp dụng đúng cách vào quá trình sử dụng, doanh nghiệp đã có thể thúc đẩy hiệu suất làm việc mỗi ngày lên mức tối đa. Để sử dụng công cụ email phổ biến nhất nhì thế giới này, bạn có thể mua bản quyền Office độc lập hoặc đăng ký Microsoft 365.

Thông thường, việc thay đổi kịp thời với tốc độ phát triển chóng mặt của công nghệ là một điều bắt buộc, vì thế doanh nghiệp được khuyên nên đăng ký Microsoft 365, trong đó có bao gồm Outlook được cập nhật thường xuyên. Hiện tại, MSO là đối tác chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam, do đó, khi đăng ký Microsoft 365 với chúng tôi, bạn không những được cung cấp dịch vụ chất lượng mà còn nhận được sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ tư vấn.

Với những thông tin được đề cập trong bài viết này, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến Microsoft Outlook 365 hoặc có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về các gói Microsoft 365, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 024.9999.7777 để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Microsoft 365 và Google Workspace

So sánh Microsoft 365 và Google Workspace mới nhất 2022

Microsoft 365 và Google Workspace được so sánh là “một chín một mười” khiến các doanh nghiệp phải đắn đo suy nghĩ. Vậy giải pháp nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn hơn?

microsoft secure score

Nâng cấp bảo mật doanh nghiệp với Microsoft Secure Score

Microsoft Secure Score là câu trả lời cho bài toán bảo mật của doanh nghiệp, trao quyền cho người dùng toàn quyền quản lý và kiểm soát mức độ bảo mật an toàn của chính doanh nghiệp mình ở thời gian thực.

microsoft teams

Duy trì làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa bằng Microsoft Teams

Microsoft đã đưa ra một số mẹo hàng đầu giúp người dùng làm việc hiệu quả và an toàn hơn tại nhà, duy trì kết nối trong quãng thời gian khó khăn này.

shared google drive

Shared Google Drive là gì? So sánh khác biệt với SharePoint

Nếu như Google có Shared Google Drive là bộ nhớ dành cho nhóm thì SharePoint chính là giải pháp tương tự của Microsoft. Vậy chúng có sự khác nhau như thế nào?