Hướng dẫn cách đánh chữ thứ tự trong Excel và ví dụ chi tiết

TÁC GIẢ Lyttn
, Tin tức
, Tháng 7 15, 2025
3:00 chiều

Nội dung bài viết

Chắc hẳn bất kể người dùng nào cũng biết cách đánh số thứ tự trong Excel, tuy nhiên ít ai biết được cách để đánh chữ thứ tự trong Excel là như thế nào. Vậy có cách nào để đánh chữ thứ tự trong Excel không? Các cách sắp xếp bảng chữ cái theo số thứ tự trong Excel là gì? Để biết cách này được diễn ra như thế nào, bạn hãy theo dõi và tham khảo thực hiện theo cách thức được MSO chúng tôi hướng dẫn ngay trong bài viết chi tiết dưới đây nhé.

Đánh số, đánh chữ thứ tự trong Excel có lợi ích gì?

Các cách đánh số, đánh chữ thứ tự trong Excel rất hữu ích cho người dùng trong việc tổ chức, quản lý, kiểm soát và sử dụng dữ liệu, giúp người dùng có thể làm việc với những dữ liệu của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn, điều này khiến cho nó được sử dụng phổ biến. Dưới đây là những lý do tại sao mà cách thức này không thể thiếu khi người dùng sử dụng bảng tính Excel để quản lý và phân tích dữ liệu:

– Dễ dàng theo dõi: Việc đánh số và chữ thứ tự trong bảng tính Excel giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt được rằng bảng tính đó của mình có bao nhiêu dòng dữ liệu, đồng thời có thể dễ dàng kiểm tra nếu có dòng nào bị thiếu.

– Sắp xếp và quản lý hợp lý: Cách đánh số thứ tự bảng chữ cái trong Excel cũng giúp người dùng tạo ra cấu trúc rõ ràng cho bảng dữ liệu của mình, đặc biệt khi in ấn hoặc báo cáo, cách này sẽ giúp họ có thể sắp xếp, quản lý và cung cấp dữ liệu một cách hợp lý mà không bị rắc rối.

– Tìm kiếm và tham chiếu thuận tiện: Khi làm việc và cộng tác nhóm, cách đánh số và đánh chữ thứ tự trong Excel sẽ giúp nhóm làm việc của người dùng có thể tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Các thành viên trong nhóm của bạn có thể truy vấn và xem dữ liệu mà mình muốn bằng cách kéo đến chữ cái đầu tiên của nó thay vì phải mô tả chi tiết hay tìm kiếm lần lượt từng dòng.

– Hỗ trợ lọc và phân tích dữ liệu: Việc sắp xếp bảng chữ cái theo số thứ tự trong Excel sẽ giúp người dùng có thể áp dụng bộ lọc và phân tích dữ liệu hiệu quả hơn vì số thứ tự sẽ giúp họ không bị rối khi dữ liệu bị đảo vị trí.

– Tạo công thức động: Khi tạo công thức động, việc đánh chữ thứ tự trong Excel sẽ giúp cho người dùng có thể đơn giản hóa công thức bằng cách sử dụng số thứ tự làm một phần của công thức, thay vì viết rõ nội dung trong ô hay địa chỉ của ô. Ví dụ, bảng có thể tạo công thức bảng ID tự động cho từng dòng dữ liệu trong bảng tính Excel.

– Tạo sự chuyên nghiệp: Khi làm việc với Excel, việc đánh số và đánh chữ thứ tự trong Excel không chỉ giúp người có thể dễ dàng theo dõi dữ liệu, mà còn giúp họ sắp xếp dữ liệu một cách khoa học và đẹp mắt. Từ đó giúp tạo được sự chuyên nghiệp mạnh mẽ cho người dùng khi cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những người khác.

Cách thao tác thực hiện để đánh chữ thứ tự trong Excel rất đơn giản và dễ dàng để cho bạn có thể triển kha. Hãy tiếp tục theo dõi những phần nội dung tiếp theo của bài viết này để có thể biết được các cách đánh số thứ tự bảng chữ cái trong Excel được diễn ra và thực hiện như thế nào nhé.

Hướng dẫn đánh chữ thứ tự trong Excel và ví dụ cụ thể

Để đánh chữ thứ tự trong Excel, người dùng có thể thực hiện theo nhiều cách thức khác nhau, bao gồm cách sử dụng tính năng Sort và cách sử dụng bộ lọc Filter trong thẻ Data. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết của MSO chúng tôi về các cách đánh chữ trong Excel theo thứ tự mà bạn có thể tham khảo để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng nhất:

Cách đánh chữ thứ tự trong Excel theo ABC

Đầu tiên là cách đánh chữ thứ tự trong Excel theo ABC, bạn có thể thực hiện theo những thao tác trong hướng dẫn dưới đây của chúng tôi để hoàn thành:

– Bước 1: Bạn hãy mở file Excel có chứa dữ liệu mà bạn cần đánh chữ thứ tự trong Excel theo ABC.

– Bước 2: Tiếp đến, bạn hãy đặt con trỏ vào ô A2 (tức vị trí đánh số thứ tự đầu tiên) >> rồi sau đó bạn hãy nhập công thức sau đây vào ô đó:

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,ROW(B2)-1,4),1,””)

Giải thích công thức:

– Ý nghĩa của hàm lồng:

Ý nghĩa của hàm SUBSTITUTE (text, old_text, new_text, [instance_num]):
- Text: Là văn bản hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản mà bạn đang muốn thay thế các ký tự trong đó.
- Old_text: Là văn bản mà bạn đang muốn được thay thế.
- New_text: Là văn bản mà bạn muốn thay thế cho văn bản old_text.
- Instance_num: Là tham số xác định số lần xuất hiện của old_text mà bạn muốn thay bằng new_text. Nếu instance_num có giá trị thì số lần xuất hiện của old_text sẽ được thay thế. Nếu instance_num không có giá trị, mọi lần xuất hiện của old_text trong văn bản sẽ được đổi thành new_text.

Ý nghĩa của hàm ADDRESS(row_num, column_num, [abs_num], [a1], [sheet_text]):
- Row_num: Là giá trị số chỉ rõ số hàng được dùng trong tham chiếu ô.
- Column_num: Là giá trị số chỉ rõ số cột được dùng trong tham chiếu ô.
- Abs_num (Tùy chọn): Là giá trị số chỉ rõ kiểu tham chiếu cần được trả về.

– Ý nghĩa của hàm: =SUBSTITUTE(ADDRESS(1,ROW(B2)-1,4),1,””):

Text: Được xác định là kết quả của hàm ADDRESS.
Row_num: Là hàng dùng trong ô tham chiếu, là hàng 1.
Column_num: Được xác định là kết quả của hàm ROW, ROW tương ứng với ô trong ví dụ này chính là ô B2. Hàm ROW(B5) – 1 sẽ trả về kết quả là 1. Đây cũng chính là số cột dùng trong ô tham chiếu, tức là cột 1.
Abs_num: Là giá trị tương đối (relative), trong ví dụ này bạn gõ số 4.
Hàm ADDRESS sẽ tham chiếu về ô A1.
Old_text: Được xác định là số 1, bạn gõ 1 để bỏ số 1 đi.
New_text: Bạn gõ “”, tức là ký tự rỗng.

– Bước 3: Sau khi đã nhập xong công thức, bạn hãy nhấn phím Enter để nhận về kết quả.

– Bước 4: Sau đó, bạn chỉ cần kéo chuột tại dấu cộng ở góc phải cuối ô A2 xuống các ô bên dưới để đánh chữ thứ tự trong Excel cho các ô còn lại.

Kết quả sẽ được hiển thị như hình dưới đây:

Với 3 bước đơn giản như hướng dẫn trên đây, bạn đã có thể hoàn thành được cách đánh chữ thứ tự trong Excel theo ABC cho bảng dữ liệu của mình rồi đó.

Trong trường hợp bạn muốn đánh chữ thứ tự trong Excel theo ABC với hàng ngang, bạn hãy thay đổi hàm ROW thành hàm COLUMN trong công thức của mình. Chẳng hạn, cũng như với ví dụ phía trên, để đánh chữ thứ tự theo hàng ngang, bạn hãy nhập công thức sau đây:

=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,COLUMN(A1),4),1,””)

Sau đó, bạn cũng hãy kéo từ góc phải của ô A7 sang theo chiều ngang để hoàn thành cách đánh chữ thứ tự trong Excel theo ABC với chiều ngang nhé.

Kết quả sẽ được hiển thị như hình dưới đây sau khi bạn đã hoàn thành các thao tác trên:

* Lưu ý: Ví dụ này được thực hiện trên phiên bản Microsoft 365 Word, nếu bạn đang sử dụng các phiên bản khác, hãy điều chỉnh dấu phẩy thành dấu chấm phẩy hoặc ngược lại để đảm bảo kết quả được chính xác.

Cách đánh chữ thứ tự trong Excel với chữ kèm số

Đối với cách đánh chữ thứ tự trong Excel với dữ liệu dạng chữ kèm dạng số, bạn có thể tham khảo 2 cách thức đã được chúng tôi hướng dẫn phía dưới đây để hoàn thành việc đánh số thứ tự bảng chữ cái trong Excel đối với trường hợp này nhé:

Cách 1: Sử dụng tính năng Format Cells để đánh số thứ tự

Cách đầu tiên mà bạn có thể tham khảo thực hiện theo đó là bạn hãy sử dụng tính năng Format Cells được cung cấp sẵn từ phần mềm Microsoft Excel. Để thực hiện bằng cách này, bạn hãy tiến hành lần lượt theo hướng dẫn sau đây:

– Bước 1: Bạn hãy đánh số thứ tự cho bảng tính của mình liên tục từ số 1 đến số 9.

*Cách đánh chữ thứ tự trong Excel với chữ kèm số*

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy bôi đen và chọn toàn bộ các ô mà mình vừa đánh số thứ tự >> rồi nhấn chuột phải vào phần đã chọn đó >> sau đó nhấn chọn mục Format Cells…

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1.

– Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells vừa được hiển thị >> tại thẻ Number >> bạn hãy nhấn chọn mục Custom trong danh sách Category.

– Bước 4: Sau đó, bạn hãy nhập “A”# vào mục Type >> rồi nhấn nút OK để áp dụng các thiết đặt đó và hoàn thành.

Ngay sau đó, các dãy số từ 1 đến 9 mà bạn đã thêm sẽ được chuyển thành các chuỗi ký tự A1, A2, A3,… cho đến A9.

Cách 2: Sử dụng hàm Excel để đánh số thứ tự

Cách thứ hai mà bạn có thể sử dụng để đánh chữ thức tự trong Excel với chữ kèm số đó là sử dụng công thức hoặc hàm đánh số thứ tự trong Excel. Dưới đây là hướng dẫn cách thức thực hiện chi tiết của MSO về phương pháp sử dụng hàm Excel để đánh chữ thứ tự trong Excel:

– Bước 1: Tại vị trí ô đầu tiên trong bảng tính mà bạn cần đánh số >> bạn hãy gõ ký tự A1.

– Bước 2: Trong ô liền kề phía dưới, tức là ô C2, bạn hãy nhập công thức hàm sau đây để đánh số:

=”A”&RIGHT(B1,LEN(B1)-1)+1

Giải thích công thức:

– Ý nghĩa của hàm RIGHT(text,[num_chars]):

Text: Là ô chứa chuỗi văn bản có chứa các ký tự mà bạn muốn trích xuất.
Num_chars: Là số lượng ký tự mà bạn muốn trích xuất.

– Ý nghĩa của hàm LEN (text):

Text: Là ô dữ liệu mà bạn đang muốn đếm.

– Bước 3: Sau khi đã nhập xong công thức trên vào ô C2 >> bạn hãy nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.

Sau đó, bạn hãy kéo công thức xuống các ô bên dưới để nhận kết quả đánh chữ thứ tự trong Excel với dạng chữ kèm số. Kết quả sẽ được hiển thị tương tự như hình ảnh dưới đây:

Để đánh chữ thứ tự trong Excel chữ kèm số, bạn chỉ cần áp dụng và thực hiện theo đúng những các thao tác trong các cách mà chúng tôi đã hướng dẫn phía trên là hoàn tất. Hãy áp dụng một trong những cách thức này để đánh số thứ tự trong Excel với dữ liệu dạng chữ kèm số một cách nhanh chóng và đơn giản nhất nhé.

Cách đánh chữ thứ tự trong Excel khi họ và tên ở riêng hai cột

Đầu tiên là cách đánh chữ trong Excel khi họ và tên ở riêng hai cột, bạn hãy thực hiện theo những thao tác dưới đây để sắp xếp nhanh chóng nhất:

Đầu tiên, bạn hãy bôi đen cột dữ liệu mà mình cần sắp xếp.
Tiếp theo, bạn nhấn chọn thẻ Data trên thanh ribbon >> sau đó nhấn chọn mục Sort >> rồi hãy thiết lập các tùy chọn sắp xếp theo mong muốn.
Cuối cùng, bạn hãy kiểm tra và sắp xếp lại các cột dữ liệu khác trong bảng tính sao cho đúng nếu cần.

Để biết cách thức thực hiện chi tiết nhất, bạn hãy theo dõi hướng dẫn của chúng tôi qua ví dụ cụ thể phía dưới đây nhé:

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu họ tên sinh viên như sau:

Hướng dẫn đánh chữ thứ tự trong Excel và ví dụ cụ thể

Và bạn cần phải sắp xếp lại dữ liệu Tên sinh viên sao cho lần lượt theo đúng thứ tự bảng chữ cái.

Để hoàn thành yêu cầu này, bạn hãy thực hiện theo cách đánh chữ thứ tự trong Excel được chúng tôi hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Tại bảng dữ liệu sinh viên của mình, bạn hãy bôi đen cột dữ liệu Họ và tên đệm và cột Tên (các cột mà bạn đang muốn sắp xếp).

– Bước 2: Sau đó, hãy nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ ribbon >> rồi nhấn chọn mục Sort.

– Bước 3: Khi hộp thoại Sort xuất hiện >> bạn hãy thêm các cột để sắp xếp >> rồi nhấn nút OK để xác nhận hành động.

Trong đó:

Sort by: Là cột cần sắp xếp.
Then by: Là cột sau đó mà bạn muốn sắp xếp.
Sort On: Là tùy chọn mà bạn muốn sắp xếp theo, bao gồm màu sắc, phông chữ,…
Order: Là cách mà bạn muốn, bao gồm từ A đến Z, từ Z đến A.

* Lưu ý: Bạn cần phải chọn cột mà mình muốn sắp xếp trước, sau đó mới chọn tiếp cột yêu cầu sắp xếp tiếp theo.

Ngay sau đó, các dữ liệu họ và tên sinh viên trong bảng dữ liệu Microsoft Excel của bạn sẽ được xếp theo thứ tự ABC, tương tự như hình ảnh sau đây:

Với cách sắp xếp này, dữ liệu trong bảng dữ liệu Excel của bạn sẽ không bị xáo trộn, cách này sẽ giúp bạn sắp xếp dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả và chính xác nhất. Bạn có thể thực hiện theo cách này để sắp xếp thứ tự cho danh sách tên học sinh, sinh viên, nhân viên hay bất cứ khi nào mà bạn muốn sắp xếp dữ liệu dạng chữ để đảm bảo cho việc sắp xếp dữ liệu của mình trong bảng tính Excel được diễn ra đơn giản, hiệu quả và chính xác nhất nhé.

Cách đánh chữ thứ tự trong Excel khi họ và tên chung một cột

Phía trên là cách đánh chữ thứ tự trong Excel khi dữ liệu ở hai cột khác nhau, còn đối với cách đánh chữ trong Excel theo thứ tự khi dữ liệu ở chung một cột, bạn hãy theo dõi và thực hiện theo những hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:

Ví dụ: Bạn có một bảng dữ liệu họ tên như sau đây:

Bạn được yêu cầu cần phải sắp xếp dữ liệu Họ tên trong bảng dữ liệu đó theo bảng chữ cái từ A đến Z.

Để giải được bài toán này, bạn hãy thực hiện như sau:

– Bước 1: Bạn hãy bôi đen dữ liệu Họ và tên (cột chứa dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp).

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn thẻ Data trên ảnh công cụ >> rồi nhấn chọn mục Sort A → Z.

– Bước 3: Ngay sau đó, dữ liệu trong cột họ và tên của bảng dữ liệu Microsoft Excel của bạn sẽ được sắp xếp theo bảng chữ cái từ A cho đến Z.

* Lưu ý: Trong một số trường hợp, các dữ liệu trong cột khác của bạn có thể bạn xáo trộn, vì thế bạn hãy kiểm tra lại dữ liệu trong bảng tính của mình và chỉnh sửa khi cần để đảm bảo cho dữ liệu được chính xác.

Bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn chi tiết trên đây của MSO để sắp xếp số thứ tự bảng chữ cái cho dữ liệu trong bảng tính Microsoft Excel của mình sao cho nhanh chóng và hiệu quả nhất khi dữ liệu ở chung một cột nhé.

Cách đánh chữ trong Excel theo thứ tự bằng bộ lọc sắp xếp nhanh

Một cách khác nữa để bạn thực hiện để đánh số thứ tự bảng chữ cái cho dữ liệu trong bảng tính Microsoft Excel của mình đó là cách sử dụng bộ lọc sắp xếp của Microsoft Excel. Cách này sẽ là một cách thức đơn giản và hiệu quả nhất khi bạn muốn đánh chữ trong Excel cho một cột duy nhất.

Để sắp xếp bảng chữ cái theo số thứ tự bằng bộ lọc sắp xếp nhanh (Filter) của Microsoft Excel, bạn hãy theo dõi và thực hiện theo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi ngay sau đây:

– Bước 1: Tại bảng dữ liệu Microsoft Excel của mình, bạn hãy bôi đen cột dữ liệu mình muốn sắp xếp.

Sau đó, hãy nhấn chọn thẻ Data >> sau đó điều hướng đến nhóm Sort & Filter >> rồi nhấn chọn mục Filter.

*Cách đánh chữ trong Excel theo thứ tự bằng bộ lọc sắp xếp nhanh*

Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào cột mà bạn muốn sắp xếp >> rồi chọn mục Filter >> sau đó nhấn chọn mục Filter by Selected Cell’s Value để tạo bộ lọc cho cột dữ liệu đó.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chuột vào biểu tượng mũi tên mới được tạo >> rồi nhấn chọn mục Sort A to Z >> sau đó nhấn chọn OK để sắp xếp tên theo thứ tự chữ cái ABC.

– Bước 3: Ngay sau khi bạn chọn mục Sort A to Z hoàn tất, cột dữ liệu mà bạn chọn sẽ được sắp xếp theo chữ cái ABC như hình dưới đây.

Bạn có thể áp dụng các thao tác trên để sắp xếp dữ liệu trong những cột khác của bảng dữ liệu Excel mà mình muốn.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách đánh chữ thứ tự trong Excel để giúp bạn có thể dễ dàng đánh số thứ tự bảng chữ cái cho dữ liệu trong bảng tính Excel của mình. Vì vậy, hãy ứng dụng các cách thức này để có thể sắp xếp dữ liệu dạng chữ trong bảng tính của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.

Các cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản nhất

Đối với dữ liệu dạng số, bạn có thể áp dụng một số cách thức được chúng tôi hướng dẫn dưới đây để có thể đánh số thứ tự trong Excel sao cho đơn giản mà nhanh chóng nhất nhé:

Đánh số thứ tự trong Excel bằng kéo và thả chuột

Kéo và thả chuột là một trong những thủ thuật đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả đối với nhiều trường hợp khác nhau. Nếu bạn đang muốn đánh số thứ tự trong Excel cho bảng tính của mình, bạn có thể thực hiện các kéo thả chuột với những thao tác đơn giản dưới đây:

– Bước 1: Trong bảng dữ liệu của mình, bạn hãy nhấn chuột vào ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự >> rồi hãy nhập số 1 vào ô đầu tiên >> sau đó nhập số 2 vào ô kế tiếp phía dưới.

*Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản nhất*

– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy bôi đen 2 ô đầu tiên đã nhập số >> rồi di chuyển chuột đến góc cuối của bên phải của ô thứ 2 >> sau đó hãy nhấn giữ và kéo dấu cộng đó xuống các ô tiếp theo để đánh số.

Ngay sau đó, các ô mà bạn đã kéo đến sẽ được đánh số lần lượt, như trong hình ảnh dưới đây:

Bạn hãy áp dụng cách đánh số thứ tự trong Excel này để có thể tiết kiệm tối đa thời gian mà vẫn đạt được hiệu quả cao khi đánh số trong bảng dữ liệu của mình nhé.

Cách đánh số thứ tự trong Excel Microsoft bằng công thức

Cách đánh số trong Excel bằng công thức cũng là một trong những cách thức đơn giản để giúp bạn đánh số thứ tự nhanh chóng hơn cho bảng tính Excel của mình. Dưới đây là thao tác chi tiết giúp thao tác nhanh hơn để đánh số thứ tự bằng cách này:

– Bước 1: Trong bảng tính Excel của bạn, bạn hãy nhập số 1 ở ô đầu tiên của cột mà mình muốn đánh số.

– Bước 2: Sau đó, bạn hãy nhập công thức =A2+1 vào ô kế tiếp phía dưới để tạo chuỗi số tăng. Lúc này kết quả hiển thị ở ô thứ 2 sẽ là 1+1=2.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy nhấn giữ biểu tượng dấu cộng ở cuối ô A3 >> rồi kéo chuột xuống các ô phía dưới để hiển thị số thứ tự.

Bạn có thể thử thực hiện theo một trong hai cách thức được chúng tôi hướng dẫn phía trên đây để có thể đánh số thứ tự trong bảng tính Microsoft Excel của mình một cách hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian nhé.

Một vài lỗi thường gặp khi đánh chữ thứ tự trong Excel

Việc đánh số và đánh chữ thứ tự trong Excel tưởng đơn giản, nhưng nếu như người dùng thao tác sai thì có thể dẫn đến tình trạng rất nghiêm trọng đối với dữ liệu của mình, bao gồm có thể làm sai lệch dữ liệu hoặc mất thời gian chỉnh sửa. Dưới đây là một số lỗi phổ biến và thường gặp nhất mà bạn có thể gặp phải khi thực hiện các cách đánh thứ tự này, hãy theo dõi để dễ nhận biết và phòng tránh:

Công thức không tăng số: Công thức không tăng thứ tự như mong muốn có thể xảy ra khi bạn nhập sai công thức hoặc sai địa chỉ của ô. Ví dụ như, nếu A2 mới chứa số thứ tự đánh số đầu tiên, thì bạn lại nhập công thức là A1+1, điều này dẫn đến việc các ô chứa cùng một giá trị hoặc không hiển thị số tăng dần, dẫn đến sai sót cho kết quả mong muốn. Để xử lý, bạn hãy kiểm tra lại công thức mà mình đã nhập, hãy đảm bảo địa chỉ ô được viết chính xác.
Sử dụng Fill Handle sai cách: Fill Handle là một công cụ kéo chuột để giúp người dùng sao chép công thức xuống các ô bên dưới. Tuy nhiên, nếu như bạn chỉ kéo chuột mà không giữ phím Ctrl hoặc sử dụng sai phím, thì Excel sẽ sao chép giá trị thay vì tăng số và khiến cho các ô hiển thị cùng một số lặp lại. Để xử lý và đảm bảo chuỗi số tăng dần, bạn hãy nhập số “1” và “2” ở hai ô đầu tiên rồi kéo Fill Handle để đảm bảo cho Excel có thể hiểu rõ rằng bạn đang muốn tạo dãy.
Không khóa đúng địa chỉ ô: Khi sao chép công thức, nếu bạn không dùng ký hiệu $ để xác định đúng địa chỉ ô (như $A$1), thì phần mềm Excel sẽ tự động điều chỉnh địa chỉ theo vị trí mới. Điều này khiến cho công thức bị thay đổi và không chính xác, dẫn đến kết quả bị sai lệch. Để xử lý hiệu quả, bạn hãy sử dụng dấu $ để xác định đúng ô trong công thức nếu bạn không muốn Excel tự động thay đổi.
Chọn sai định dạng cho ô: Chọn sử dụng sai định dạng cho ô đang đặt ở định dạng số thay vì định dạng chữ cũng sẽ là một trong những nguyên nhân gây ra lỗi đánh chữ thứ tự trong Excel. Việc này sẽ khiến cho công thức không được xử lý đúng hoặc ô hiển thị nguyên công thức thay vì kết quả. Để xử lý lỗi này, bạn hãy chọn lại định dạng của ô là chữ để đảm bảo cho Excel có thể xác định được bạn đang muốn đánh số thứ tự hay là sắp xếp chữ theo thứ tự bảng chữ cái.
Không cập nhật công thức theo vị trí: Việc copy công thức từ ô này sang vị trí khác nhưng quên điều chỉnh công thức cho phù hợp với vị trí mới cũng khiến cho dữ liệu bị sai và vị trí số thứ tự hiển thị không chính xác. Để xử lý và tranh gặp lỗi này, bạn cần kiểm tra lại công thức sau khi di chuyển, đồng thời cần cập nhật địa chỉ ô nếu thấy cần thiết.

Việc ghi nhớ và phòng tránh những lỗi trên sẽ giúp bạn thao tác với dữ liệu nhanh chóng hơn và tiết kiệm thời gian tối đa khi sử dụng bảng tính Excel, đồng thời cũng giúp đảm bảo cho dữ liệu của mình được chính xác hơn.

Lưu ý khi thực hiện cách đánh chữ thứ tự trong Excel

Đánh số và đánh chữ thứ tự trong Excel là một thao tác rất phổ biến, giúp người dùng kiểm soát và tổ chức dữ liệu dễ dàng. Để đảm bảo cho việc đánh số hoặc đánh chữ thứ tự trong Excel của mình được diễn ra nhanh chóng, chính xác và đạt được kết quả cao hơn, ngoài việc đảm bảo thao tác chính xác, bạn cũng cần phải lưu ý đến những điểm hết sức quan trong dưới đây:

Tránh kéo chuột khi bảng dữ liệu quá dài: Việc kéo chuột (Fill Handle) để tạo dãy số thứ tự chỉ thực sự phù hợp với những bảng dữ liệu ngắn. Nếu bảng dữ liệu Excel của bạn có hàng trăm dòng, thao tác này sẽ gây tốn rất nhiều thời gian và dễ bị gặp lỗi. Vì thế, nếu bạn cần đánh số thứ tự cho bảng dữ liệu dài, vậy thì hãy sử dụng các công thức hoặc công cụ tự động như hàm ROW() hoặc hàm SEQUENCE() để tiết kiệm công sức và đảm bảo tính chính xác cho dữ liệu.
Sử dụng hàm SEQUENCE trong Excel 365: Hàm SEQUENCE() có công dụng giúp người dùng đánh số thứ tự tự động, nhưng nó chỉ khả dụng trên phiên bản Microsoft Excel 365 hoặc Microsoft Excel Online. Vì thế, nếu bạn muốn sử dụng hàm SEQUENCE() để đánh số thứ tự cho dữ liệu của mình, hãy đảm bảo mình đã sử dụng Excel 365 hoặc Excel Online. Nếu sử dụng các phiên bản cũ, bạn hãy tiến hành cập nhật lên các phiên bản Microsoft Excel này.
Sử dụng hàm ROW(): Hàm ROW() trong Excel thường phù hợp khi bạn thêm hoặc xóa dòng, nó có công dụng giúp bạn cập nhật số thứ tự tự động khi xuất hiện thay đổi như chèn hoặc xóa hàng trong bảng dữ liệu. Vì vậy, nếu bạn muốn đảm bảo tính chính xác và tự động cập nhật số thứ tự khi có thay đổi mà không cần thực hiện các thao tác thủ công, bạn hãy sử dụng hàm này.
Kết hợp IF và SUBTOTAL: Hàm IF() kết hợp với hàm SUBTOTAL() sẽ có công dụng để giúp bạn bỏ qua ô trống. Khi bảng dữ liệu của bạn có dòng trắng và bạn không muốn đánh số thứ tự vào các dòng trắng đó, bạn hãy sử dụng hai hàm này để chỉ áp dụng đánh số cho các dòng có dữ liệu trong bảng tính Excel của mình.
Sử dụng Fill Series: Fill Series là một công cụ mạnh mẽ để giúp bạn có thể kiểm soát số lượng dòng trong bảng tính Excel của mình. Tính năng này cho phép bạn có thể đặt số bắt đầu để đánh số thứ tự, xác định bước nhảy và đặt số kết thúc khi đánh số, giúp bạn có thể kiểm soát dãy số thứ tự mà mình muốn một cách dễ dàng.
Thiết lập ngôn ngữ Excel: Hãy kiểm tra và thiết lập đúng ngôn ngữ cho Microsoft Excel. Phần mềm Excel thường sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy trong công thức tuỳ theo ngôn ngữ, nếu ngôn ngữ sai, công thức sẽ có thể không chạy hoặc bị lỗi.

Việc đánh thứ tự đúng cách sẽ giúp bạn làm việc với bảng tính một cách chuyên nghiệp, chính xác và tiết kiệm thời gian. Hãy tuân thủ theo những lưu ý được đề cập phía trên để đảm bảo hiệu quả khi thực hiện cách đánh số hay đánh chữ thứ tự trong Excel nhé.

Lời kết

Trong nội dung bài viết này, MSO đã hướng dẫn đến người dùng các cách thức chi tiết để giúp bạn đánh chữ thứ tự trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã hướng dẫn bạn một vài cách để giúp bạn đánh số thứ tự trong Excel đơn giản nhất.

Lưu ý, các cách thức được chúng tôi hướng dẫn phía trên được thực hiện trên phiên bản mới nhất của phần mềm Microsoft Excel. Hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft 365 để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả cao. Nếu cần đăng ký sử dụng phần mềm Microsoft 365 Excel, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng.

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: 024.9999.7777