Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook là một trong những vấn đề được nhắc tới nhiều khi bàn về email. Dù có nhiều cách sáng tạo để giao tiếp trực tuyến nhưng email vẫn là cách phổ biến và dễ tiếp cận nhất, đặc biệt là đối với giao tiếp trực tiếp trong kinh doanh. Gmail và Outlook chính là 2 đại diện nổi bật nhất trong việc cung cấp email cho doanh nghiệp và tổ chức.
Tuy nhiên, tầm quan trọng càng cao thì các mối rình rập xung quanh càng nhiều, cụ thể là sự tấn công của tin tặc và những kẻ mạo danh. Vì thế, việc thiết lập hàng rào bảo vệ chắc chắn cho email là việc vô cùng cấp thiết. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook hiệu quả.
Email và những mối đe dọa
Những rủi ro liên quan tới email đang ngày một nhiều với tốc độ đáng báo động. Whaling, phishing, ransomware và các mối đe dọa mạng khác đã, đang là nỗi ám ảnh lớn đối với các doanh nghiệp. Do đó, dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều phải xây dựng và phát triển các phương pháp để giảm thiểu rủi ro để bảo mật email.
Trước khi bắt đầu với các cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook – hai hình thức email được sử dụng phổ biến nhất trong môi trường làm việc doanh nghiệp hiện nay, hãy cùng tìm hiểu về một số mối đe dọa email đáng chú ý.
Spoofing và phishing (Giả mạo và Tấn công giả mạo)
Email spoofing là khi tội phạm mạng muốn lấy thông tin cá nhân của người dùng bằng cách giả mạo doanh nghiệp hợp pháp, hàng xóm, hoặc một người quen biết với nạn nhân. Trong khi đó, phishing là hình thức để đánh lừa khách hàng cung cấp tài khoản ngân hàng, tài khoản đăng nhập, hoặc số an sinh xã hội.
Đây là hai hình thức tấn công mạng phổ biến nhất hiện nay nhằm đánh cắp thông tin cá nhân của người dùng. Mối đe dọa này hoàn toàn nguy hiểm và có thể gây ra những thiệt hại lớn nếu chẳng may email doanh nghiệp bị “cắn câu”.
Tệp nguy hiểm
Nếu người dùng nhận được thông tin có hại qua tệp đính kèm email, kẻ tấn công có thể chiếm toàn bộ hệ thống máy tính và mạng. Vì thế các tệp này cần được kiểm tra bằng các chương trình chống virus và phân tích hành vi dựa trên chữ ký để có thể đảm bảo an toàn tài khoản và thiết bị trước sự tấn công của tin tặc.
Ransomware (Mã độc tống tiền)
Đây là một loại virus được mã hóa có khả năng lây nhiễm vào máy tính, mã hóa và chặn những truy cập dữ liệu trên đĩa. Để hoạt động trở lại bình thường, người dùng phải chuyển tiền vào tài khoản thì mới có thể gỡ được ransomware.
Hiện tại, do tính chất tinh vi và biến hóa liên tục, ransomware rất khó bị loại bỏ. Cách để bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook khỏi sự tấn công của ransomware là hạn chế click vào đường link lạ, hoặc được gửi từ địa chỉ email không rõ ràng, không kết nối với mạng Wi-Fi miễn phí, cài đặt các ứng dụng xác thực tạo thành tấm khiên bảo vệ cho email,…
05 cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook hiệu quả
Một mật khẩu mạnh chưa được xem là cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook tốt nhất và đảm bảo nhất, bởi vì công nghệ xâm nhập, tấn công email đang ngày một tinh vi và cao cấp hơn. Chính vì vậy, bên cạnh việc chọn một nhà cung cấp email uy tín như Microsoft hay Google, và thiết lập một mật khẩu mạnh cho tài khoản, người dùng còn phải lưu ý tới một số cách bảo vệ hiệu quả được liệt kê như dưới đây.
Bật xác thực 2 yếu tố
Sử dụng 2FA (Two factor authentication) giúp tài khoản email của bạn được trang bị thêm một lớp bảo mật, đảm bảo an toàn trước lo ngại mất cắp dữ liệu tài khoản. Để bật 2FA, bạn cần thực hiện 2 bước gồm đăng nhập tên người dùng và mật khẩu tài khoản, sau đó nhập mã nhận được qua email dự phòng hoặc SMS.
Khi thiết lập chiến dịch tự động hóa email bằng cách sử dụng các công cụ gửi email nhằm mục tiêu gửi hàng loạt tới hàng trăm khách hàng, bạn không nên bỏ qua đề xuất bật xác thực 2 yếu tố. Như vậy, công nghệ 2FA sẽ giúp bảo mật toàn bộ quá trình trong trường hợp xảy ra sự cố cũng như đảm bảo an toàn thông tin cá nhân của khách hàng.
Cập nhật mọi thứ
Một trong những cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook hiệu quả là cập nhật từ những yếu tố nhỏ nhất như phần mềm lỗi thời – nơi có nhiều lỗ hổng công nghệ dễ bị tấn công bởi tin tặc. Vì thế bạn nên giữ cho hệ điều hành và các ứng dụng của mình luôn được cập nhật cũng như sử dụng phiên bản mới nhất của công cụ để làm việc.
Ngoài ra, tất cả ứng dụng chống phần mềm độc hại phải luôn sẵn sàng và được cập nhật. Những bản nâng cấp thường được bổ sung nhiều tính năng bổ ích hơn, các lỗi ở version cũ cũng được sửa chữa và các lỗ hổng bảo mật cũng được hoàn thiện.
Xét về vấn đề cập nhật phiên bản mới nhất, Microsoft đang thực hiện rất tốt nhiệm vụ này. Chỉ cần bạn đăng ký gói bản quyền của Microsoft 365, các ứng dụng như bộ Office gồm Word, Excel, hay PowerPoint cùng tính năng bảo mật sẽ luôn được cập nhật lên bản mới nhất và toàn diện nhất.
Làm sạch thiết bị của bạn
Mặc dù phần mềm chống virus là một trong những cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook nhằm ngăn chặn các tệp lừa đảo xâm nhập vào thiết bị điện tử của người dùng, nhưng có thể không phải lúc nào nó cũng đủ bảo mật tất cả dữ liệu quan trọng của bạn.
Một mặt, bạn cần thường xuyên dọn dẹp thiết bị của mình bằng cách loại bỏ những tệp không cần thiết – không chỉ chiếm bộ nhớ thiết bị mà còn tiềm ẩn những yếu tố gây hại. Mặt khác, bạn nên cài đặt phần mềm khôi phục dữ liệu để tất cả các thông tin không bị mất trong những trường hợp không mong đợi.
Việc sử dụng những phần mềm như Disk Drill sẽ giúp khôi phục các tệp bị thiếu hoặc dữ liệu bị xóa mất bên cạnh việc hỗ trợ dọn dẹp, sao lưu dữ liệu, tìm trùng lặp và theo dõi tình trạng thiết bị.
Bảo vệ tài khoản khỏi những email giả mạo
Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là với những người làm tiếp thị qua email (email marketing), điều quan trọng là cần có giải pháp xác thực email được cấu hình tốt nhằm ngăn chặn những email giả mạo và tổn thất chúng gây ra.
Việc thiết lập các bản ghi như DKIM, SPF, hay DMARC tại doanh nghiệp góp phần bảo vệ email tên miền khỏi những hành vi gian lận, gây khó khăn cho tin tặc truy cập vào email nhân viên cũng như sử dụng tên miền công ty cho các hoạt động mạo danh bất hợp pháp.
Khi kết hợp với các công cụ kiểm tra spam, người dùng không chỉ tăng khả năng gửi email mà còn tinh chỉnh IP và thương hiệu tên miền, cũng như ngăn chặn các email doanh nghiệp bị lừa đảo hoặc spam tin nhắn.
Sử dụng các tùy chọn bảo mật chuyên nghiệp
Ngoài việc xác thực email như một cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook hiệu quả, người dùng nên xem xét việc sử dụng các giải pháp bảo mật chuyên nghiệp như mã hóa email – chuyển đổi email thành mã bí mật, sau đó ngăn chặn các truy cập trái phép và đề cao quyền riêng tư. Việc mã hóa giúp bảo vệ dữ liệu an toàn và đảm bảo email chỉ gửi tới người nhận như đã được chỉ định ban đầu.
Bên cạnh đó, bạn còn có thể sử dụng VPN và bảo vệ Wi-Fi để tăng cường tính bảo mật. VPN bổ sung quyền riêng tư và đóng vai trò như lá chắn an toàn khi bạn sử dụng trình duyệt web trực tuyến khi sử dụng Internet công cộng – nơi tiềm ẩn nhiều mối nguy hại xâm nhập vào thiết bị điện tử.
Bài viết trên đây đã nêu ra một số cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook với hy vọng người dùng có thể chủ động bảo vệ email của mình khỏi sự tấn công và xâm nhập của những kẻ giả mạo. Bên cạnh đó, việc lựa chọn nhà cung cấp email để sử dụng dịch vụ cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong vấn đề bảo mật, và một trong những nhà cung cấp uy tín nhất thế giới hiện nay chính là Microsoft cùng gói giải pháp Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm bảo mật chuyên nghiệp
MSO – đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam hiện đang cung cấp thêm bản quyền phần mềm Acronis Cyber Cloud Protect giúp doanh nghiệp có khả năng ngăn chặn các phần mềm độc hại.
Để được tư vấn kỹ hơn về sản phẩm bảo mật này, người dùng hãy nhấp vào nút đăng ký dưới đây để được nhân viên chúng tôi hỗ trợ và nhận được nhiều ưu đãi
Lời kết
Trên đây, là những thông tin về cách bảo vệ tài khoản gmail hay outlook cho doanh nghiệp. Nếu có bất kì vấn đề nào vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn cho gói giải pháp Microsoft 365 phù hợp với quy mô doanh nghiệp và mục đích sử dụng cũng như giải đáp các thắc mắc xoay quanh các mối đe dọa với email cùng với cách bảo vệ tài khoản Gmail và Outlook hiệu quả.
