Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Data Validation là một tính năng quan trọng trong phần mềm Microsoft Excel. Để biết được cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel như thế nào, bạn hãy theo dõi những nội dung trong bài viết này của MSO nhé. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách sử dụng Data Validation Excel, từ cơ bản đến nâng cao.
Data Validation trong Excel là gì?
Data Validation trong Excel là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất mà phần mềm Microsoft Excel cung cấp cho người dùng, giúp người dùng có thể kiểm soát được những loại dữ liệu mà mình nhập vào một ô hoặc phạm vi ô trong bảng tính Excel. Từ đó, giúp người dùng có thể duy trì được tính chính xác và nhất quán của dữ liệu trong bảng tính của mình, đồng thời có thể giúp giảm thiểu những sai sót khi nhập liệu dữ liệu trong bảng tính.
Chức năng cơ bản của Data Validation Excel
Dưới đây là một số chức năng nổi bật nhất của Data Validation mà người dùng có thể tận dụng để sử dụng Microsoft Excel một cách hiệu quả nhất:
- Giới hạn loại dữ liệu: Giới hạn dữ liệu được nhập vào ô chỉ theo nhiều tùy chọn khác nhau như số nguyên, số thập phân, ngày tháng, thời gian, văn bản có độ dài nhất định hoặc các giá trị từ một danh sách thả xuống.
- Tạo danh sách thả xuống: Tạo danh sách thả xuống gồm các giá trị đã xác định trước để người dùng có thể chọn sẵn và giúp tránh sai sót khi nhập liệu vào bảng tính Excel.
- Thiết lập thông báo nhập liệu: Thiết lập hiển thị thông báo khi người dùng định nhập liệu vào ô và hướng dẫn họ về loại dữ liệu cần hoặc có thể nhập vào ô. Ví dụ, tạo thông báo “Vui lòng nhập số nguyên từ 1 đến 100” khi người dùng nhấp chọn ô.
- Cảnh báo lỗi: Thiết lập thông báo cảnh báo lỗi và ngăn không cho dữ liệu được nhập vào ô khi người dùng nhập các dữ liệu không hợp lệ. Ví dụ, hiển thị cảnh báo “Giá trị nhập không hợp lệ” khi người dùng nhập dữ liệu không được cho phép.
- Xác thực dữ liệu: Sử dụng công thức tùy chỉnh để tạo công thức chứa điều kiện cụ thể để xác thực dữ liệu được nhập vào ô. Ví dụ, chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn 0 và nhỏ hơn 100 vào ô A1 bằng cách sử dụng công thức =AND(A1>0, A1<100).
Hướng dẫn cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel cơ bản
Dưới đây là hướng dẫn cơ bản của chúng tôi về cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo để biết cách sử dụng tính năng này một cách hiệu quả nhất nhé.
*Lưu ý: Hướng dẫn sử dụng Data validation Excel này được thực hiện trên các phiên bản Microsoft Excel 2010, 2013 cho đến Microsoft 365 Excel.
– Bước 1: Bạn mở file dữ liệu Microsoft Excel mà bạn muốn thực hiện cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel.
– Bước 2: Chọn ô (cell) hoặc phạm vi ô (range) trong bảng tính Excel mà bạn muốn áp dụng Data Validation.
– Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn Data và nhấn chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools để mở công cụ Data Validation.
– Bước 4: Sau đó, hộp thoại Data Validation (Xác thực dữ liệu) sẽ hiển thị. Trong đó có 3 tùy chọn thiết đặt chính mà bạn có thể sử dụng đó là Settings (Cài đặt), Input Message (nhập thông báo) và Error Alert (cảnh báo lỗi).
Lúc này, bạn hãy thiết lập cài đặt Data Validation như sau đây:
– Trong tab Settings, bạn hãy thiết lập các thông số sau:
- Allow: Mục này, bạn hãy chọn loại dữ liệu mà mình muốn cho phép. Các tùy chọn này bao gồm:
- Any Value: Cho phép nhập bất kỳ giá trị dữ liệu nào.
- Whole Number: Chỉ cho phép nhập dữ liệu là số nguyên.
- Decimal: Cho phép nhập dữ liệu là số thập phân.
- List: Tạo danh sách thả xuống từ các giá trị mà bạn chỉ định.
- Date: Chỉ cho phép nhập dữ liệu là ngày, tháng, năm.
- Time: Chỉ cho phép nhập dữ liệu là thời gian.
- Text Length: Giới hạn độ dài của văn bản.
- Custom: Sử dụng công thức tùy chỉnh để xác thực dữ liệu.
*Ví dụ:
- Để tạo danh sách thả xuống, trong tab Settings, bạn hãy chọn List trong mục >> nhập các giá trị vào mục Source hoặc chọn phạm vi ô chứa các giá trị.
- Để Giới hạn số nguyên, trong tab Settings, bạn hãy chọn Whole Number trong mục Allow >> thiết lập các điều kiện như giữa (between), lớn hơn (greater than), nhỏ hơn (less than)…
- Để Giới hạn ngày tháng, trong tab Settings, bạn hãy chọn Date trong mục Allow >> thiết lập các điều kiện như trước (before), sau (after), giữa (between),…
– Bước 5: Cài đặt thông báo cho Data Validation
Trong tab Input Message, bạn hãy thiết lập cài đặt Data Validation như sau đây:
- Title: Bạn nhập tiêu đề cho thông báo nhập liệu.
- Input Message: Bạn nhập nội dung muốn hiển thị kèm theo thông báo khi người dùng chọn ô.
– Bước 6: Cài đặt cảnh báo lỗi cho Data Validation
Trong tab Error Alert, bạn hãy thiết lập cài đặt Data Validation như sau đây:
- Style: Bạn chọn kiểu cảnh báo, trong các cảnh báo như Stop, Warning, Information.
- Title: Bạn nhập tiêu đề cho cảnh báo khi xảy ra lỗi.
- Error Message: Bạn nhập nội dung muốn hiển thị kèm theo thông báo khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.
– Bước 7: Sau khi đã thiết lập xong, bạn hãy nhấn nút OK để áp dụng các cài đặt mà mình đã thiết lập trong hộp thoại Data Validation cho ô hoặc phạm vi ô đã chọn.
Ví dụ về cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel
Có 2 cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel đơn giản nhất mà bạn có thể lựa chọn sử dụng, bao gồm cách tạo thủ công và cách tạo từ dữ liệu trong ô. Để biết được cách thức chi tiết và hiệu quả nhất, bạn hãy theo dõi ví dụ về cách tạo Data Validation danh sách thả xuống trong Excel của chúng tôi ngay phía dưới đây:
Tạo Data Validation danh sách thả xuống thủ công
Cách tạo Data Validation danh xuống thả xuống có điều kiện trong Excel rất đơn giản, bạn hãy thực hiện theo những thao tác dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Bạn hãy nhấp chuột vào ô dữ liệu trong bảng tính của mình và nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ Ribbon rồi chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools.
– Bước 2: Khi hộp thoại Data Validation xuất hiện, bạn hãy nhấn vào thẻ Settings rồi chọn định dạng List (danh sách) trong phần Allow.
– Bước 3: Khi mục Source xuất hiện, bạn hãy nhập dữ liệu Yes và No rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
Tạo Data Validation danh sách thả xuống từ dữ liệu trong ô
Cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel với danh sách thả xuống từ dữ liệu trong ô trong bảng tính Excel cũng rất đơn giản, bạn hãy tham khảo và thực hiện theo ví dụ dưới đây của chúng tôi:
*Ví dụ: Trong bảng tính Excel, bạn có 1 danh sách các dữ liệu trong cột A như hình dưới đây:
Và bạn muốn tạo danh sách thả xuống với các dữ liệu này.
Bạn hãy thực hiện theo những thao tác dưới đây để tạo danh sách thả xuống từ những dữ liệu đó của mình:
– Bước 1: Bạn hãy chọn 2 ô trong bảng tính mà bạn muốn xuất danh sách thả xuống.
*Lưu ý: Hãy chọn 1 ô ở vị trí khác các ô có chứa dữ liệu trên.
– Bước 2: Bạn nhấn chuột vào thẻ Data trên thanh công cụ ribbon rồi chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools.
– Bước 3: Trong hộp thoại Data Validation vừa được mở ra, bạn hãy nhấn vào thẻ Settings và chọn tùy chọn List (danh sách).
– Bước 4: Ở tại mục Source vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào là địa chỉ của vùng chứa dữ liệu mà bạn muốn tạo danh sách rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
Danh sách thả xuống chứa các dữ liệu mà bạn vừa tạo sẽ xuất hiện ở vị trí mà bạn chọn để xuất danh sách trong bước đầu tiên.
Qua ví dụ chi tiết mà chúng tôi cung cấp phía trên, bạn đã có thể thực hiện thành thạo cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel với bất cứ điều kiện gì mà mình muốn rồi đó. Tiếp theo, hãy theo dõi những thông tin hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Data validation Excel nâng cao của chúng tôi trong mục tiếp theo đây để biết cách sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất nhé.
Hướng dẫn cách sử dụng Data Validation Excel nâng cao
Dưới đây là một số hướng dẫn cách sử dụng Data Validation Excel nâng cao của chúng tôi, bạn hãy theo dõi để biết được cách sử dụng công cụ này trong Excel một cách thành thạo nhất nhé:
Cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc
Đây là cách tạo danh sách thả xuống mà các giá trị trong danh sách này phụ thuộc vào lựa chọn từ các danh sách khác. Cách thức thực hiện, người dùng có thể tạo các danh sách dữ liệu và đặt tên cho từng danh sách rồi sau đó sử dụng hàm INDIRECT trong Data Validation để tạo danh sách thả xuống phụ thuộc.
Để biết cách thức thực hiện, bạn hãy tham khảo những bước hướng dẫn chi tiết của chúng tôi phía dưới đây:
Tạo danh sách thả xuống có giá trị phụ thuộc vào 1 danh sách khác
– Bước 1: Bạn hãy tạo 2 worksheet trong cùng 1 workbook. Trong đó, có 1 worksheet dùng để nhập liệu và 1 worksheet dùng để tạo danh sách thả xuống.
– Bước 2: Bạn hãy thiết lập dữ liệu cho các danh sách.
Trong ví dụ này, chúng tôi có 3 danh sách gồm 3 mục là Produce, Fruit và Vegetable. Trong đó, Produce sẽ là đề mục chính còn Fruit và Vegetable sẽ là 2 mục nhỏ trong Produce.
– Bước 3: Bạn hãy thực hiện các bước định dạng các danh sách thành dạng bảng và đặt tên cho các vùng dữ liệu của mình bằng cách:
- Chuyển đổi sang dạng bảng: Chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi thành định dạng bảng >> Chọn thẻ Home trên thanh Ribbon >> Chọn mục Format as table >> Tích chọn vào mục “My table has headers” >> Nhấn nút OK và hoàn tất.
- Đặt tên cho các vùng dữ liệu: Chọn vùng dữ liệu trừ ô chứa đề mục >> Nhấp chuột vào ô ở góc trái trên cùng và đặt tên cho bảng >> Nhấn Enter và hoàn tất. Lưu ý: Tên bảng chỉ chấp nhận 1 từ.
– Bước 4: Bạn hãy tạo Drop down list trong danh sách chính bằng cách:
Đầu tiên, bạn sẽ cần phải nhập các tiêu đề vào bảng nhập dữ liệu và thiết lập bảng.
- Trên trang nhập liệu, bạn hãy nhập các tiêu đề bao gồm Product Type và Item.
- Chọn ô dữ liệu vừa nhập và nhấn vào thẻ Home rồi bấm chọn Format as Table và chọn một trong các Table Styles.
- Tích chọn vào mục “My table has headers” rồi nhấn nút OK.
Tiếp theo, bạn tạo menu đổ xuống cho danh sách chính bằng cách nhập danh mục chính trong cột Produce Type với các bước như sau:
- Trên trang nhập liệu, bạn nhấn chọn ô dưới tiêu đề Produce Type.
- Nhấn vào thẻ Data trên thanh công cụ và chọn mục Data Validation.
- Trong hộp thoại Data Validation, bạn hãy chọn tùy chọn List trong mục Allow.
- Trong mục Source, bạn hãy nhập “=tên mục: =produce” rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
Cuối cùng, bạn hãy tạo menu đổ xuống cho các danh sách phụ thuộc bằng cách tạo một danh sách chứa các giá trị phụ thuộc được thêm vào cột Item.
Với phần Item, bạn hãy dùng hàm INDIRECT trong hộp thoại Data Validation để tạo danh sách thả xuống cho mục này với các bước như sau:
- Trên trang nhập liệu, bạn hãy nhấn chuột vào ô dưới ô Item rồi nhấn chọn thẻ Data trên thanh công cụ và nhấn chọn mục Data Validation trong nhóm Data tools.
- Trong hộp thoại Data Validation, bạn chọn tùy chọn định dạng List trong mục Allow.
- Trong mục Source, bạn hãy nhập công thức: “=INDIRECT(B3)” rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
– Bước 5: Kiểm tra các danh sách thả xuống xem có đúng dữ liệu không và hoàn tất cách tạo danh sách thả xuống có giá trị phụ thuộc vào 1 danh sách khác.
Tạo danh sách thả xuống với giá trị phụ thuộc với đề mục gồm 2 chữ
Để tạo danh sách thả xuống với giá trị phụ thuộc với đề mục gồm 2 chữ, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây:
- Đầu tiên, bạn hãy tạo vùng dữ liệu và danh sách thả xuống với các dữ liệu mà mình muốn.
- Tiếp theo, bạn hãy tạo danh sách phụ có sử dụng tên là một từ duy nhất. Ví dụ như RedFruit, GreenFruit, YellowFruit,…
- Trong menu thả xuống thứ hai, bạn hãy tích chọn mục danh sách và sử dụng công thức xóa khoảng trắng khỏi tên như sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(A2,” “,””))
Giới hạn dữ liệu nhập vào dựa trên công thức
Với Data Validation, bạn còn có thể thiết lập giới hạn cho dữ liệu nhập liệu một cách dễ dàng dựa trên công thức Excel với các điều kiện cụ thể. Các thức thực hiện rất đơn giản như sau:
- Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào ô hoặc phạm vi ô dữ liệu mà bạn cần áp dụng giới hạn này.
- Tiếp theo, bạn nhấn vào thẻ Data rồi nhấn chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools.
- Sau đó, bạn hãy nhấn chọn tùy chọn Custom trong mục Allow rồi nhập công thức điều kiện thể hiện giới hạn cụ thể vào ô Formula.
*Ví dụ: Công thức =AND(A1>0;A1<100) sẽ giúp bạn chỉ cho phép nhập giá trị từ 1 đến 99 trong ô A1.
Giới hạn độ dài văn bản khi nhập vào
Cách thức này sẽ giúp bạn có thể tạo điều kiện giới hạn ký tự khi nhập dữ liệu là văn bản vào ô dữ liệu mình muốn. Để thực hiện cách này, bạn hãy làm như sau:
- Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào ô hoặc phạm vi ô dữ liệu mà bạn cần áp dụng giới hạn này.
- Tiếp theo, bạn nhấn vào thẻ Data rồi nhấn chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools.
- Sau đó, bạn hãy chọn tùy chọn Text Length trong mục Allow trong hộp thoại Data Validation và thiết đặt điều kiện giới hạn độ dài văn bản khi nhập vào vùng dữ liệu chọn phía trên.
Tạo danh sách thả xuống từ dữ liệu động
Cách này sẽ giúp bạn tạo danh sách thả xuống tự động cập nhật khi thêm dữ liệu mới hoặc thay đổi dữ liệu trong bảng. Để tạo danh sách này, bạn hãy thực hiện theo những bước như sau:
- Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào ô hoặc phạm vi ô dữ liệu mà bạn cần áp dụng giới hạn này.
- Tiếp theo, bạn nhấn vào thẻ Data rồi nhấn chọn mục Data Validation trong nhóm Data Tools.
- Sau đó, trong hộp thoại Data Validation, bạn hãy sử dụng công thức OFFSET và COUNTA để tạo danh sách thả xuống động.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết về cách sử dụng công cụ Data Validation trong phần mềm Microsoft Excel, bao gồm các cách tạo Data Validation có điều kiện trong Excel và những cách sử dụng Data Validation nâng cao. Hy vọng rằng, qua những thông tin phía trên mà MSO cung cấp, bạn có thể sử dụng công cụ Data Validation được thành thạo hơn, đồng thời góp phần giúp bạn sử dụng Microsoft Excel hiệu quả nhất.
Nếu trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn có bất cứ thông tin gì cần chúng tôi hỗ trợ, ngay cả việc đăng ký sử dụng Microsoft Excel, bạn có thể liên hệ ngay qua những thông tin liên hệ dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
