Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Quản lý email công ty bằng cách dọn dẹp thư rác
Quản lý email công ty được ứng dụng bằng giải pháp đầu tiên chính là dọn dẹp các thư không quan trọng trong một hộp thư bất kỳ, có thể là hộp thư đến, thư đi hoặc thư nháp. Đây là một trong những thói quen thường thấy của người dùng chuyên nghiệp khi sử dụng email là công cụ làm việc hiệu quả nhất.
Người dùng có thể dọn dẹp bằng cách thức thủ công như xóa bỏ từng email không liên lạc, sử dụng công cụ lọc để tích chọn những email có cùng một nội dung hoặc đến từ một địa chỉ nhất định. Việc dọn dẹp các email thường xuyên sẽ khiến cho hộp thư của người dùng sạch sẽ và không bị ảnh hưởng bởi những thư spam, quảng cáo và giúp quá trình quản lý email công ty ngày càng đơn giản hơn.
Nên sử dụng nhiều hơn một email
Một người dùng nên có ít nhất 2 email để sử dụng, đây cũng chính là một trong những cách vô cùng hữu hiệu quả quản lý email công ty sao cho chuyên nghiệp nhất. Riêng email phục vụ cho công việc, người dùng sẽ chỉ sử dụng để giải quyết việc liên quan đến công ty như gửi thư đến khách hàng, đối tác, liên hệ với đồng nghiệp, gửi báo cáo hoặc đề xuất, xin ý kiến.
*Lưu ý, tuyệt đối không sử dụng email công việc cho mục đích cá nhân để tránh ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và rò rỉ các thông tin nhạy cảm. Thay vào đó, người dùng nên sử dụng riêng một tài khoản mail để đăng ký tài khoản mạng xã hội, liên hệ với bạn bè và người thân, bằng cách này việc quản lý email công ty và cá nhân sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Tạo sẵn email Template
Một ngày, người dùng có thể gửi hàng trăm hoặc hàng nghìn email có cùng nội dung đến nhiều địa chỉ khác nhau. Để quản lý email công ty một cách hiệu quả nhất trong trường hợp này, người dùng nên tạo sẵn các mẫu email Template để sử dụng khi cần.
*Lưu ý, tùy thuộc vào từng hoàn cảnh và đối tượng mà người dùng có thể thay đổi nội dung email sao cho phù hợp nhất. Bằng cách này, người dùng sẽ tiết kiệm được lượng lớn thời gian thao tác soạn thảo văn bản đồng thời gia tăng năng suất làm việc.
Hạn chế nhận email từ các kênh không quan tâm
Rất nhiều người dùng có thói quen đăng ký nhận email từ vô vàn các bên truyền thông khác nhau. Tuy nhiên, số lần mở email để xem các chương trình khuyến mãi lại chỉ đếm trên đầu ngón tay. Thậm chí, có những email chưa từng được mở nhưng vẫn được gửi quảng cáo hết lần này đến lần khác.
Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng quản lý email công ty gặp nhiều khó khăn, hộp thư luôn trong trạng thái bị đầy dù người dùng sử dụng chưa đáng là bao. Do đó, người dùng nên ngăn chặn các email tự động được gửi đến để hạn chế loãng thông tin chỉ trừ trường hợp với các bên thực sự cần thiết.
Phân loại email bằng cách gắn tab, nhãn hoặc tạo folder
Cách tốt nhất để người dùng có thể quản lý email công ty một cách chuyên nghiệp nhất chính là phân loại thư ưu tiên và các thư không quan trọng. Đa phần các dịch vụ email hiện nay đều có sẵn các tính năng này cho người dùng sử dụng điển hình như việc gắn tab, gắn nhãn hoặc tạo các folder riêng biệt.
Bằng cách này, việc tìm kiếm email sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, cho dù doanh nghiệp có số lượng thư lớn như thế nào thì việc quản lý email công ty chỉ cần thực hiện trong vài giây thao tác.
Lọc email gửi đến
Một trong những cách quản lý email công ty cực kỳ hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo chính là lọc toàn bộ các thư đến. Đây là một tính năng được tích hợp sẵn trong công cụ email để người dùng có thể chủ động thiết lập bất cứ lúc nào.
Khi đó, toàn bộ các email sẽ được chứa tại hộp thư được phân loại một cách rõ ràng. Bằng cách này, người dùng chỉ cần truy cập vào hộp thư để xem các email cần sau đó trả lời và tổng hợp lại những dữ liệu quan trọng. Phương pháp này được rất nhiều người dùng sử dụng để hạn chế tình trạng lọc email thủ công vừa mất thời gian mà hiệu quả đạt được không cao.
Sử dụng thống nhất tài khoản email công việc
Một người dùng nếu có quá nhiều công việc không liên quan lại gửi đến một địa chỉ email hoặc có nhiều email cùng lúc để quản lý nhiều công việc cũng sẽ khiến cho quá trình quản lý email công ty trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Chính vì vậy, cách duy nhất là người dùng nên thống nhất việc sử dụng email để phục vụ riêng cho công việc và các email khác để tránh trường hợp nhầm lẫn.
Rất nhiều người dùng đã rơi vào trường hợp này, trả lời email có sự sai sót về nội dung, nhầm file dự án và phải sử dụng tính năng thu hồi hoặc gửi email thay thế ngay lập tức. Do đó, cách hiệu quả nhất để có thể quản lý email công ty chính là rõ ràng và thống nhất tài khoản sử dụng.
Tự động lên lịch gửi mail
Trong rất nhiều trường hợp, người dùng quản lý email công ty phải mất công mất sức để gửi thư đến kịp khách hàng và đối tác trong khi có sự chênh lệch lớn về múi giờ làm việc. Nhận thấy nhu cầu sử dụng ngày càng cao, hiện nay các dịch vụ email doanh nghiệp đều thiết lập thêm tính năng tự động gửi thư đi vô cùng hiệu quả.
Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng chỉ cần soạn thảo email kết hợp file tài liệu đính kèm đầy đủ là có thể lên lịch với thời gian cụ thể. Khi đến giờ, hệ thống sẽ tự động gửi thư đến người nhận mà người dùng không cần phải trực tiếp thao tác. Nhờ có tính năng này mà nhiều người dùng đã cắt giảm được tối gia công đoạn quản lý email công ty khi có khách hàng hoặc đối tác hoạt động ở nước ngoài.
*Lưu ý, nếu doanh nghiệp mong muốn có một email doanh nghiệp bản quyền để gia tăng năng suất làm việc và đảm bảo độ an toàn về dữ liệu trong email thì hãy đăng ký với MSO – Đối tác cao cấp của Microsoft tại Việt Nam. Hiện chúng tôi đang cung cấp bản quyền Outlook giúp tạo email doanh nghiệp chuyên nghiệp và an toàn. Hãy liên hệ với chúng tôi để được ưu đãi tốt và chăm sóc tốt nhất.
Lời kết
Khi người dùng nắm vững được các cách quản lý email công ty được chúng tôi gợi ý trên đây thì việc sử dụng mail sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu người dùng cần được MSO hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng nhấc máy và liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.
