Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
“Xóa folder trong Outlook có bị mất email không?” là một câu hỏi mà người dùng dịch vụ email Microsoft Outlook thường thắc mắc. Hiện tại, bạn có thể xóa email hoặc cả thư mục email trong Outlook thông qua ứng dụng được cài đặt trên thiết bị và cũng có thể thực hiện việc này thông qua Outlook Web App trên trình duyệt web. Để trả lời cho câu hỏi phía trên và nắm rõ cách thức để xóa folder trong Outlook, bạn hãy theo dõi ngay nội dung chi tiết trong bài viết này của chúng tôi nhé.
Folder trong Outlook là gì?
Trong Microsoft Outlook, folder là các thư mục con dùng để giúp người dùng phân loại các email của mình theo chủ đề. Ngoài các thư mục được thiết lập mặc định như Inbox (Hộp thư đến), Sent (Đã gửi) và Drafts (Thư nháp), người dùng còn có thể tạo thêm các folder tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của mình như “Dự án A”, “Dự án B”, “Marketing”, “Sales”, “Chăm sóc khách hàng”….
Việc thiết lập và sử dụng các folder trong Outlook sẽ giúp bạn có thể quản lý email hiệu quả hơn, tránh bỏ sót các thông tin quan trọng và tăng tốc độ tìm kiếm và xử lý email. Điều này sẽ giúp bạn làm việc với các email của mình trong Outlook nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả hơn rất nhiều.
Có thể thấy được, việc tạo folder trong Outlook là một thao tác rất hữu ích khi sử dụng Outlook. Vậy, nếu như bạn xóa folder trong Outlook có bị mất email không? Để trả lời câu hỏi này, bạn hãy tiếp tục theo dõi phần giải đáp chi tiết của MSO trong nội dung tiếp theo nhé.
Xóa folder trong Outlook có bị mất email không?
Có rất nhiều người dùng lo lắng về việc xóa folder trong Outlook có bị mất email không. Câu trả lời là có thể, bạn có thể sẽ bị mất email vĩnh viễn khi xóa folder chứa những email đó. Tuy nhiên điều này phụ thuộc vào cách mà bạn xóa folder đó và cấu hình tài khoản Outlook mà bạn đang sử dụng.
Khi bạn xóa một folder trong Outlook toàn bộ email bên trong folder đó cũng sẽ bị xóa theo nếu không được thiết lập đặc biệt. Folder và email trong đó sẽ được chuyển vào thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa). Nếu như bạn làm trống thư mục Deleted Items hoặc sau một khoảng thời gian theo cấu hình thì toàn bộ nội dung sẽ bị xóa vĩnh viễn và bạn sẽ rất khó khăn để khôi phục lại chúng.
Dưới đây là các giao thức hoạt động chủ yếu của Microsoft Outlook cùng cách thức lưu trữ và quản lý email cơ bản:
- IMAP hoặc Exchange: Các Email sẽ được đồng bộ với server, khi xóa folder thì email cũng sẽ bị xóa bỏ trên cả server.
- POP3 hoặc PST/OST cục bộ: Các Email sẽ lưu trên máy tính. Việc xóa folder sẽ xóa email khỏi file dữ liệu Outlook.
Outlook bị mất email cũ có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau và phía dưới đây là những nguyên nhân chủ yếu dễ làm mất email trong Outlook:
– Folder chứa email đã được đồng bộ với server (IMAP/Exchange): Nếu tài khoản Outlook của bạn sử dụng giao thức IMAP hoặc Exchange, mọi thay đổi bao gồm xóa folder hoặc email sẽ được đồng bộ hóa với máy chủ. Vì thế, khi bạn xóa một folder, các email bên trong cũng sẽ bị xóa trên server, đồng nghĩa với việc chúng sẽ biến mất trên tất cả thiết bị đang được đồng bộ với máy chủ đó. Nhưng nếu như server đó có tính năng khôi phục email đã xóa thì bạn có thể khôi phục lại trong thời gian cụ thể tùy vào thiết lập hệ thống.
– Folder trong file PST/OST cục bộ: Với tài khoản Outlook sử dụng file dữ liệu PST (Personal Storage Table) hoặc OST (Offline Storage Table), email sẽ được lưu trực tiếp trên máy tính. Vì thế, khi bạn xóa folder, email bên trong sẽ được chuyển vào thư mục Deleted Items trong file PST/OST và khi bạn làm trống thư mục này thì email sẽ bị xóa vĩnh viễn và rất khó khôi phục nếu không có bản sao lưu.
– Folder bị xóa nhưng mail vẫn còn trong thư mục Deleted Items: Nếu bạn xóa folder, thông thường folder và các email nằm trong đó sẽ được chuyển đến thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa). Bạn có thể khôi phục lại chúng trước khi Outlook loại bỏ khỏi thư mục Deleted Items vĩnh viễn.
Nói tóm lại, việc xóa folder trong Outlook sẽ khiến cho các email trong folder đó bị loại bỏ khỏi tài khoản email Outlook của bạn vĩnh viễn, đặc biệt là khi bạn tiến hành xóa bỏ chúng ra khỏi thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa).
Hướng dẫn các cách xóa folder mà không mất email
Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu quan trọng trong email của mình trên Microsoft Outlook, bạn nên kiểm tra lại các email trong folder mà mình muốn xóa trước khi tiến hành xóa và đảm bảo rằng mình thực hiện đúng cách để xóa folder trong Outlook. Dưới đây là hướng dẫn các bước xóa folder trong Outlook mà không bị mất email quan trọng:
– Bước 1: Di chuyển email sang folder khác trước khi xóa
Trước khi thực hiện các thao tác xóa email và folder, bạn hãy kiểm tra toàn bộ email trong folder đó và hãy chuyển toàn bộ email quan trọng sang một thư mục khác như “Lưu trữ” hoặc “Inbox” để đảm bảo chúng không bị xóa khỏi tài khoản Outlook.
– Bước 2: Sử dụng tính năng Archive hoặc Export
Dịch vụ email Microsoft Outlook còn cho phép người dùng lưu trữ các email mong muốn vào một file riêng biệt, vì thế bạn có thể xuất toàn bộ email trong folder mà mình cần xóa ra file PST để lưu trữ và phục vụ cho việc khôi phục email sau này. Điều này sẽ giúp bạn giảm tải dung lượng của hộp thư mà vẫn có thể giữ an toàn cho các dữ liệu email và thư mục quan trọng trong tài khoản của mình.
– Bước 3: Kiểm tra thiết lập lưu trữ và khôi phục
Tiếp theo, bạn hãy kiểm tra lại các thiết lập lưu trữ và khôi phục trong tài khoản Microsoft Outlook của mình. Để kiểm tra các thiết lập trong tài khoản Outlook, bạn hãy làm như sau:
- Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn thẻ File trên thanh ribbon >> rồi nhấn chọn mục Options.
- Tiếp theo, khi hộp thoại Outlook Options hiển thị, bạn hãy nhấn chọn mục Advanced trong khung bên trái >> rồi nhấn chọn mục AutoArchive Settings >> sau đó hãy thiết lập thời gian tự động lưu trữ tại mục Run AutoArchive every để đảm bảo Outlook không tự động lưu trữ email sau một thời gian mà bạn muốn.
- Cuối cùng, hãy nhấn nút OK >> rồi tiếp tục nhấn OK trong hộp thoại Outlook Options để lưu lại các thay đổi.
Như vậy, với các thao tác trên, bạn đã thiết lập thành công tính năng tự động lưu trữ cho tài khoản Outlook của mình rồi đó.
– Bước 4: Xóa Folder trong Outlook
Để xóa Folder trong tài khoản Microsoft Outlook của mình, bạn có thể tiến hành trực tiếp trong ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính hoặc cũng có thể thực hiện trên phiên bản Outlook Web App. Dưới đây là hướng dẫn của chúng tôi về các cách xóa folder trong Outlook:
Trên Outlook Desktop (Windows/macOS):
- Đầu tiên, bạn hãy nhấn chuột phải vào folder mà mình cần xóa >> rồi nhấn chọn mục Delete Folder trong danh sách các tùy chọn mới hiển thị.
- Tiếp theo, một hộp thoại xác nhận hành động sẽ hiển thị, bạn hãy nhấn nút Yes để xác nhận rằng mình muốn xóa folder đó.
- Cuối cùng, sau khi xóa thành công, bạn hãy truy cập vào thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa) để kiểm tra. Folder và email bên trong folder mà bạn đã xóa sẽ được chuyển vào thư mục này, chúng sẽ được xóa vĩnh viễn khỏi tài khoản của bạn trong khoảng thời gian đã được thiết lập.
Trên Outlook Web (Outlook.com hoặc Microsoft 365):
Đối với phiên bản Outlook Web App, bạn hãy tiến hành theo các thao tác dưới đây để xóa folder trong tài khoản Microsoft Outlook của mình mà không bị mất dữ liệu:
- Đầu tiên, bạn hãy truy cập vào tài khoản Microsoft Outlook của mình trong phiên bản Outlook Web App trên trình duyệt web bất kỳ mà mình muốn thông qua đường dẫn sau đây: https://outlook.live.com.
- Sau đó, bạn hãy nhấn chuột phải vào folder mà mình đã xóa khỏi tài khoản >> rồi nhấn vào mục Delete trong danh sách các tùy chọn để xóa folder đó.
- Tiếp theo, một hộp thoại xác nhận hành động của bạn sẽ được hiển thị, bạn hãy nhấn nút OK để xác nhận rằng mình muốn xóa bỏ folder này.
- Sau khi đã xóa folder đó thành công, bạn hãy truy cập vào thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa) để kiểm tra. Trong thư mục này, sẽ hiển thị tất cả các thư mục, email và các mục mà bạn đã xóa, sau một khoảng thời gian cụ thể đã được thiết lập thì chúng sẽ được xóa bỏ vĩnh viễn khỏi tài khoản của bạn.
Trên đây là các thao tác đơn giản nhất mà bạn có thể thực hiện theo để xóa folder trong tài khoản Microsoft Outlook của mình mà không bị mất dữ liệu. Nhìn chung, với cách xóa folder trong Outlook này, bạn có thể khôi phục lại các folder và email mà mình đã xóa trong khoảng thời gian trước khi mà chúng bị xóa vĩnh viễn khỏi thư mục Deleted Item.
Hướng dẫn chi tiết 3 cách khôi phục email đã xóa trong Outlook
Nếu như bạn đã lỡ xóa folder và email bên trong hoặc cần khôi phục lại các email và folder mà mình đã xóa, thì bạn vẫn có thể khôi phục lại chúng tôi cách dễ dàng. Dưới đây là các cách giúp bạn khôi phục folder và phục hồi mail Outlook đã bị xóa đơn giản, nhanh chóng nhất:
Khôi phục email đã xóa trong Outlook từ thư mục Deleted Items
Trong thời khoảng thời gian trước khi email và các thư mục bị xóa vĩnh viễn khỏi thư mục Deleted Item, bạn có thể khôi phục lại chúng một cách nhanh chóng ngay tại thư mục này. Các bước để khôi phục email đã xóa trong Outlook từ thư mục Deleted Item được thực hiện rất đơn giản, chỉ với vài thao tác như phía dưới đây:
– Bước 1: Trong giao diện chính của phần mềm Microsoft Outlook, bạn hãy truy cập vào thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa).
– Bước 2: Tiếp theo, hãy tìm kiếm folder hoặc email đã xóa mà mình muốn khôi phục >> rồi nhấn chuột phải vào nó >> sau đó hãy nhấn chọn mục Move Folder trong danh sách các tùy chọn được hiển thị trên màn hình.
– Bước 3: Cuối cùng, trong hộp thoại Move Folder (Di chuyển) >> bạn hãy nhấn chọn thư mục đích mà mình muốn chuyển folder/email đó đến >> rồi nhấn nút OK để khôi phục folder/email về vị trí đó.
Ngay sau đó, Folder hoặc email mà bạn đã chọn sẽ được khôi phục và chuyển về vị trí mà bạn đã thiết lập trong hộp thoại Move Folder.
Phục hồi mail Outlook đã bị xóa bằng tính năng Recover Deleted Items
Cách thứ hai đó chính là sử dụng tính năng “Recover Deleted Items” để phục hồi mail Outlook đã bị xóa. Tuy nhiên, cách này chỉ áp dụng cho tài khoản Exchange, vì thế bạn cần đăng nhập vào tài khoản Exchange đã được liên kết với tài khoản Outlook của bạn đã thực hiện điều này.
Để phục hồi các email và Folder mà bạn đã xóa trong Outlook bằng tính năng này, bạn hãy làm lần lượt theo 1 trong 2 cách dưới đây:
– Cách 1: Bạn hãy nhấn vào thư mục Deleted Item >> rồi nhấn chọn thẻ Home trên thanh công cụ >> sau đó nhấn chọn mục “Recover Deleted Items” trong nhóm Actions >> tiếp tục tích chọn các folder và email mà mình muốn khôi phục >> rồi nhấn mục “Recover Deleted Items From Server” >> cuối cùng nhấn nút OK là hoàn tất.
– Cách 2: Bạn hãy nhấn vào thư mục Deleted Item >> rồi nhấn chọn thẻ Folder trên thanh công cụ >> sau đó nhấn chọn mục “Recover Deleted Items” trong nhóm Clean up >> rồi tiếp tục thực hiện các thao tác tương tự là hoàn tất.
Khôi phục email đã xóa trong Outlook từ bản sao lưu (backup)
Nếu bạn đã sao lưu các email và thư mục vào trong file PST, bạn sẽ có thể khôi phục được toàn bộ các folder hay email mà mình đã xóa một cách đơn giản và dễ dàng mà không lo lắng bất cứ điều gì. Điều kiện tiên quyết đó chính là bạn cần phải sao lưu các email mà mình đã xóa vào file PST trước khi tiến hành xóa chúng. Để khôi phục email đã xóa trong Outlook bằng cách này, bạn hãy tiến hành theo các thao tác dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, trong giao diện chính của phần mềm Microsoft Outlook, bạn hãy nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ >> rồi nhấn chọn mục Open & Export >> sau đó nhấn chọn vào mục Open Outlook Data File.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy chọn file PST sao lưu mà mình đã lưu trữ trên thiết bị trong hộp thoại Open Outlook Data File để tải nó lên Microsoft Outlook.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy duyệt và khôi phục các folder/email mà mình muốn từ file PST này.
Như vậy, bạn sẽ có thể khôi phục được các folder và email mà mình đã xóa trong Outlook một cách nhanh chóng và dễ dàng ngay cả khi những file đó đã bị xóa vĩnh viễn khỏi tài khoản Outlook của bạn đó. Hãy áp dụng các cách được chúng tôi hướng dẫn trên đây để có thể phục hồi mail Outlook đã bị xóa hiệu quả nhất nhé.
Tiếp tục theo dõi bài viết giải đáp “Xóa folder trong Outlook có bị mất email không” này, MSO sẽ cung cấp thêm cho bạn một số lưu ý quan trọng cùng một vài mẹo sử dụng hữu ích để giúp cho việc quản lý thư mục trong Outlook được diễn ra hiệu quả nhất nhé.
Lưu ý và mẹo hữu ích để quản lý thư mục trong Outlook
Trong quá trình quản lý, sử dụng hay là xóa thư mục trong Outlook, bạn cần phải lưu ý đến một số điểm sau đây để đảm bảo cho quá trình này được diễn ra hiệu quả nhất nhé:
- Không nên xóa folder mà chưa sao lưu: Không nên xóa folder chứa các email và dữ liệu quan trọng mà chưa được sao lưu. Bởi vì nếu xóa, các dữ liệu đó sẽ được loại bỏ vĩnh viễn khỏi tài khoản của bạn và bạn sẽ không thể khôi phục được chúng.
- Tạo cấu trúc thư mục rõ ràng: Bạn nên tạo cấu trúc thư mục rõ ràng để có thể quản lý email và các dữ liệu liên quan trong tài khoản Microsoft Outlook của mình để dễ quản lý.
- Thường xuyên sao lưu file PST: File PST là một file quan trọng, chứa toàn bộ những dữ liệu trong tài khoản Outlook của bạn mà bạn đã sao lưu, vì thế bạn nên sao lưu file này để đảm bảo cho tất cả các dữ liệu Outlook của mình được bảo vệ an toàn và có thể dễ dàng khôi phục lại khi cần.
Dưới đây là một số mẹo hữu ích để đảm bảo toàn bộ dữ liệu trên Outlook được bảo vệ an toàn khi bạn quản lý và sử dụng chúng:
- Luôn kiểm tra kỹ nội dung trước khi xóa để tránh các trường hợp xóa nhầm.
- Di chuyển các email quan trọng sang folder khác.
- Sao lưu dữ liệu trong tài khoản Outlook định kỳ.
- Không xóa folder mặc định như Inbox, Sent, Drafts, bởi vì những thư mục này có chứa các email quan trọng.
- Sử dụng phần mềm backup như Acronis để bảo vệ toàn bộ dữ liệu Outlook khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn và có thể khôi phục lại dữ liệu vào bất cứ khi nào cần đến.
Bằng cách tuân thủ tốt các lưu ý quan trọng và áp dụng theo một số mẹo mà chúng tôi đã đề cập phía trên, bạn sẽ có thể quản lý, sử dụng và làm việc với Outlook một cách hiệu quả nhất.
Các câu hỏi thường gặp
Tôi có thể khôi phục folder đã xóa trong Outlook không?
Có. Khi bạn xóa một folder, thông thường nó sẽ được chuyển vào thư mục Deleted Items (Các mục đã xóa). Vì thế, trong khoảng thời gian trước khi mà chúng bị xóa vĩnh viễn khỏi thư mục này, bạn hãy truy cập và khôi phục bằng cách di chuyển chúng đến vị trí mong muốn. Nếu như bạn đã xóa hoàn toàn khỏi thư mục Deleted Items, bạn hãy thử khôi phục bằng tính năng Recover Deleted Items hoặc từ bản sao lưu PST nếu có.
Tại sao không thể xóa thư mục dù tôi là người tạo?
Một số lý do phổ biến khiến bạn không thể xóa folder đó chính là Folder đã được áp dụng quy tắc (rule), Folder là thư mục mặc định của Outlook, tài khoản Outlook của bạn không có quyền xóa thư mục hoặc cũng có thể là do xuất hiện lỗi tạm thời trong Outlook. Giải pháp là bạn hãy kiểm tra lại quyền truy cập, loại bỏ các rule liên quan hoặc thử xóa bằng Outlook Web.
Có giới hạn nào về số lượng thư mục có thể tạo trong Outlook không?
Có, tuy nhiên giới hạn này thường phụ thuộc vào loại tài khoản Outlook của bạn (Outlook.com, Exchange, IMAP…), phiên bản Outlook mà bạn đang sử dụng (Desktop, Web, Mobile) hoặc do giới hạn kỹ thuật. Vì thế, bạn nên tổ chức folder một cách hợp lý, tránh tạo quá nhiều thư mục con lồng nhau trong cùng một folder.
Tại sao Outlook bị mất email cũ mặc dù không xóa chúng?
Outlook bị mất email cũ dù cho bạn không xóa thường xuất hiện do một số nguyên nhân phổ biến như Email đã bị tự động lưu trữ (AutoArchive) hoặc chuyển sang file PST khác, Email bị ẩn do bộ lọc hoặc chế độ xem (View Settings), Email bị xóa do quy tắc tự động (Rules),… Vì thế, bạn hãy kiểm tra lại các thư mục như Archive, Deleted Items, Junk hay tìm kiếm bằng từ khóa liên quan hoặc bộ lọc “All Mail” hoặc kiểm tra lại trong cách file PST/OST khác nếu có.
Lời kết
Trong bài viết phía trên đây, MSO đã giải đáp chi tiết cho bạn câu hỏi “Xóa folder trong Outlook có bị mất email không”. Việc xóa folder trong Outlook có thể dẫn đến mất email nếu không được thực hiện đúng cách. Tuy nhiên, Outlook cũng cung cấp nhiều công cụ để khôi phục và bảo vệ dữ liệu email, giúp bạn có thể khôi phục email đã xóa trong Outlook một cách dễ dàng.
Để đảm bảo an toàn, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung trước khi xóa folder trong Outlook, sử dụng các tính năng sao lưu và quản lý hộp thư một cách khoa học, đồng thời trang bị thêm cho mình một số phần mềm sao lưu chuyên dụng khác như Acronis. Hãy liên hệ ngay với MSO khi cần được tư vấn hoặc hỗ trợ thêm bất cứ điều gì trong quá trình sử dụng các dịch vụ của Microsoft nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
