Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Outlook Web App 365 là gì?
Outlook Web App được biết đến là một ứng dụng quen thuộc nằm trong bộ giải pháp Microsoft 365 hỗ trợ gửi và nhận thư điện tử chuyên nghiệp. Phiên bản này sẽ được người dùng sử dụng trên nền tảng trực tuyến mà không cần tải về thiết bị như ứng dụng Outlook thông thường. Tuy nhiên, người dùng cần chuẩn bị thiết bị có kết nối internet và nguồn điện để có thể truy cập nhanh chóng.
Khi sử dụng phần mềm Outlook Web App, người dùng sẽ sử dụng được nhiều tính năng làm việc từ cơ bản đến nâng cao. Điển hình nhất là khả năng gửi nhận thư điện tử, lên lịch hoặc thu hồi email nhanh chóng. Cùng với đó, người dùng còn có thể quản lý lịch làm việc để sắp xếp thời gian cho phù hợp, thêm danh bạ liên hệ dễ dàng và tổ chức cuộc họp trực tuyến. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những tính năng mà phần mềm này đang sở hữu.
Những ưu điểm mạnh mẽ nhất của Outlook Web App
Phần mềm tuyệt vời này hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi những ưu điểm mạnh mẽ đáng kể đến như:
- Truy cập từ khắp mọi nơi: Chỉ cần có internet người dùng có thể đăng nhập và sử dụng ngay phần mềm này ở bất cứ đâu.
- Có tính bảo mật cực cao: phần mềm có khả năng bảo vệ các thông tin của doanh nghiệp cực tốt thông qua được bảo vệ bởi việc xác thức hai lớp, tùy chỉnh quyền quản lý truy cập hay là mã hóa dữ liệu.
- Tốc độ tìm kiếm nhanh và đơn giản: Thay vì phải tải Outlook về các thiết bị gây mất thời gian, ở phiên bản này sẽ giúp người dùng tiết kiệm được thời gian khi thực hiện công việc tìm kiếm thông tin.
- Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Outlook Wep App có một giao diện vô cùng thân thiện và dễ làm quen đối với những người mới bắt đầu giúp gia tăng năng suất công việc và tiết kiệm được nhiều thời gian khi tìm hiểu một ứng dụng mới.
Các tính năng mà Outlook Web App mail sở hữu
Outlook Web App for Office 365 sở hữu rất nhiều các tính năng hỗ trợ làm việc cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Do đó, người dùng có thể tham khảo thêm một vài các tính năng được chúng tôi gợi ý bên dưới.
Gửi thư điện tử
Tính năng đầu tiên mà người dùng không nên bỏ qua khi sử dụng Outlook Web App mail chính là khả năng gửi thư đến một hoặc nhiều địa chỉ khác nhau. Khi đó, mỗi thành viên trong doanh nghiệp sẽ được cấp một tài khoản với địa chỉ tên miền riêng và 50GB dung lượng lưu trữ. Với tính năng này, người dùng sẽ có thể gửi thư với tệp đính kèm được chuyển gửi tới đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác dễ dàng hơn bao giờ hết. Tính năng này sẽ thay thế hoàn toàn việc gửi thư thủ công vừa mất thời gian lại tốn kém về chi phí.
Nhận email
Ngoài khả năng gửi thư, khi người dùng Outlook Web App login email còn có thể nhận được thư từ nhiều địa chỉ chuyển đến. Khi đó, hộp thư sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên mà người dùng mong muốn. Ngoài ra, các email gửi đến hoặc gửi đi người dùng có thể thiết lập chữ ký để xây dựng tính chuyên nghiệp với đầy đủ các thông tin họ và tên, đơn vị công tác và địa chỉ liên hệ.
Theo dõi lịch
Ngoài tính năng gửi và nhận thư điện tử, người dùng Outlook Web App còn có thể sắp xếp lịch làm việc thông qua Calendar. Với mỗi công việc của từng cá nhân hoặc bộ phận, phòng ban người dùng sẽ thiết lập để bổ sung bằng cách thêm thời gian, địa chỉ, nội dung hoặc thành viên liên quan. Bằng cách này, người dùng sẽ hạn chế được tối đa việc trùng lịch làm việc, gặp gỡ khách hàng hoặc đối tác.
Thêm danh bạ
Tiếp đến là một tính năng mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Outlook Web App chính là cập nhật danh bạ liên hệ. Khi đó, người dùng sẽ bổ sung thêm địa chỉ email, tên và các thông tin quan trọng khác. Với tính năng này, người dùng sẽ quản lý được toàn bộ số lượng thành viên thường xuyên liên lạc và có thể thao tác nhanh chóng mà không cần nhập thông tin một cách thủ công.
Tổ chức cuộc họp
Cuối cùng là tính năng tổ chức cuộc họp trực tuyến được kết nối trực tiếp với phần mềm Teams khi sử dụng Outlook Web App email. Với tính năng này, người dùng không cần phải thao tác qua nhiều trình duyệt mà chỉ cần thực hiện trên chính web Outlook khi đã đăng nhập thành công. Người dùng có thể sử dụng kết hợp với các tính năng được chúng tôi kể trên để tổ chức cuộc họp với hơn 300 thành viên tham dự.
Khi người dùng đã nắm rõ được những tính năng mà phần mềm Outlook Web App đang sở hữu, từ đó sẽ có phương án làm việc phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất với hướng dẫn chi tiết được gợi ý bên dưới.
Hướng dẫn sử dụng Outlook Web App từ A - Z
Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm Outlook Web App, người dùng cần đăng ký tài khoản bản quyền bằng cách click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Sau khi đã đăng ký thành công, người dùng có thể tiến hành Outlook Web App sign in sau đó sử dụng các tính năng có trong phần mềm này với hướng dẫn như sau:
Outlook Web App login
Để đăng nhập Outlook Web App, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn của chúng tôi như sau:
– Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập tại https://outlook.live.com/owa/, khi đó người dùng chỉ cần click chọn Đăng nhập.
– Bước 2: Một giao diện đăng nhập sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập email, số điện thoại hoặc Skype đã đăng ký tài khoản thành công vào ô trống sau đó click chọn Tiếp theo.
– Bước 3: Người dùng chỉ cần nhập mật khẩu tài khoản vào ô trống sau đó click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Hoàn tất.
Sau khi thực hiện xong các bước trên, người dùng đã đăng nhập thành công phần mềm Outlook Web App. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách gửi thư đi, quản lý lịch và thêm danh bạ, tổ chức cuộc họp.
Gửi thư
Sau khi đăng nhập Outlook Web App thành công, người dùng sẽ được chuyển sang giao diện chính của phần mềm. Tại đây, người dùng có thể thao tác gửi thư bằng cách thực hiện các bước như sau:
– Bước 1: Click chọn Thư mới trên thanh công cụ.
– Bước 2: Một khung email mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập địa email, nội dung thư, tệp đính kèm.
– Bước 3: Sau khi hoàn tất, người dùng chỉ cần click chọn nút Gửi.
Nếu người dùng muốn lên lịch gửi, chỉ cần thao tác click chọn bên cạnh nút gửi dấu V để chọn Lên lịch. Sau đó, giao diện lên lịch sẽ hiện ra người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin là có thể hoàn tất.
Quản lý lịch
Ngoài những tính năng trên, người dùng còn có thể quản lý hệ thống lịch làm việc của cá nhân hoặc tổ chức trên Outlook Web App online bằng cách thực hiện như sau:
– Bước 1: Tại thanh công cụ trên trình duyệt đã đăng nhập thành công của Outlook, người dùng chỉ cần click vào biểu tượng lịch sau đó chọn Tạo lịch mới.
– Bước 2: Một giao diện sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin bao gồm địa chỉ, thời gian, người tham dự… sau đó click chọn Lưu.
– Bước 3: Người dùng có thể theo dõi toàn bộ những công việc được bổ sung thông qua lịch làm việc.
– Bước 4: Hoàn tất.
Bằng cách này, người dùng có thể quản lý lịch làm việc một cách khoa học nhất khi sử dụng Outlook Web App. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách thêm danh bạ liên hệ trên phần mềm này.
Bổ sung thêm danh bạ
Tương tự như cách bổ sung thêm lịch làm việc trên nền tảng Outlook Web App, người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Click chọn vào biểu tượng danh bạ trên thanh công cụ bên trái màn hình.
– Bước 2: Sau đó người dùng chỉ cần chọn Tạo liên hệ mới.
– Bước 3: Một giao diện mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng chỉ cần nhập đầy đủ thông tin bao gồm họ và tên, số điện thoại, địa chỉ email và hình ảnh sau đó click chọn Lưu.
– Bước 4: Thêm danh bạ thành công.
Với những bước thực hiện trên đây, người dùng đã tạo danh bạ thành công trên phần mềm Outlook Web App. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bước hướng dẫn tổ chức cuộc họp trực tuyến.
Tạo cuộc họp trực tuyến
Với Outlook Web App, người dùng có thể tổ chức cuộc họp online với số lượng tối đa 300 thành viên tham dự. Dưới đây là những bước thực hiện mà người dùng có thể tham khảo như sau:
– Bước 1: Click chọn Tổ chức cuộc họp trên thanh công cụ ở góc trên cùng màn hình bên phải.
– Bước 2: Màn hình giao diện của người dùng sẽ được chuyển đổi, tại đây người dùng tiến hành click chọn mở ứng dụng Teams trên thiết bị hoặc sử dụng trình duyệt web.
– Bước 3: Cuộc họp đã được tổ chức, người dùng chỉ cần thêm người tham dự bằng cách chia sẻ link hoặc bổ sung địa chỉ email.
– Bước 4: Hoàn tất.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng hiểu rõ hơn về phần mềm Outlook Web App một cách dễ dàng. Nếu người dùng cần được hỗ trợ bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777.
