Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams hay còn được biết đến với tên gọi khác là Teams một trong những phần mềm làm việc nhóm online cực kỳ hiệu quả được ông lớn Microsoft ra mắt vào năm 2017.
Hiện tại, phần mềm này đang sở hữu rất nhiều các tính năng đặc biệt như tạo cuộc họp, hội nghị với số lượng lớn người tham dự, lưu trữ tài liệu và tích hợp đồng bộ với hàng trăm ứng dụng làm việc khác. Phần mềm này sẽ bao gồm 03 thành phần chính:
- Nhóm: Nơi làm việc của các thành viên trong cùng một phòng ban, cùng một dự án.
- Kênh: Nơi trao đổi công việc giữa các thành viên trong nhóm có thể chat, video call hoặc tổ chức các cuộc họp, lưu trữ dữ liệu nhanh chóng.
- Tab: Công cụ hỗ trợ các thành viên trong cùng một kênh có thể trao đổi, trong một kênh sẽ mặc định có 3 tab là Wiki, trò chuyện và tệp. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể linh hoạt tùy chỉnh chọn tab phù hợp với công việc cần thực hiện.
Microsoft Teams được xem là một trong những giải pháp làm việc nhóm online cạnh tranh cực kỳ khốc liệt với Google Meets hay Zoom. Bởi lẽ, số lượng doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm này đạt con số kỷ lục trong năm 2022 là hơn 500.000 đồng thời ứng dụng này còn đạt con số tăng trưởng nhanh nhất trong lịch sử của Microsoft.
Các tính năng hỗ trợ làm việc nhóm online của Teams
Để giải quyết được những khó khăn khi làm việc nhóm online của người dùng, Microsoft đã phát triển rất nhiều các tính năng đặc biệt có trong Teams. Dưới đây là các tính năng mà người dùng nhất định không thể bỏ qua:
Nhắn tin – Chat trực tuyến
Làm việc nhóm online không thể trò chuyện trực tiếp như khi làm việc trên văn phòng, và để khắc phục vấn đề này Microsoft Teams sẽ có tính năng nhắn tin trực tuyến. Bằng cách này, các nhân sự trong doanh nghiệp có thể dễ dàng thảo luận hay trao đổi với nhau trong bất cứ thời gian nào mà không bị ảnh hưởng. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chat tới nhiều người trong nhóm làm việc thông qua các kênh được tạo.
Tạo kênh/nhóm trò chuyện chung
Để làm việc nhóm online hiệu quả, các thành viên trong cùng một tổ chức phải có sự tương tác tốt với nhau. Do đó, Teams đã phát triển một tính năng tạo nhóm hoặc kênh để người dùng có thể dễ dàng tương tác với nhau.
Điển hình như việc đăng tải các nội quy công ty hay thông báo khẩn cấp thì phần mềm này đều có thể đáp ứng được. Bên cạnh đó, để nói chuyện hoặc giao công việc trực tiếp với một cá nhân nào khác người dùng chỉ cần thao tác @ten để có thể chỉ điểm. Bằng cách này, quá trình làm việc nhóm online sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Gọi thoại video call
Để tương tác tốt hơn người dùng có thể sử dụng thêm tính năng gọi thoại kết hợp video call trực tuyến. Khi sử dụng tính năng này, người dùng có thể trò chuyện trực tiếp giữa các cá nhân với nhau để trao đổi công việc hoặc làm việc nhóm online với khách hàng hoặc đối tác nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm này còn hỗ trợ cuộc gọi IP giúp quá trình liên hệ với khách hàng của doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối ưu hơn cả.
Tổ chức cuộc họp, hội nghị
Trong rất nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi họp hoặc hội nghị để giải quyết hoặc đưa ra một phương án phát triển trong thời gian tới, thì Teams cũng có thể đáp ứng được nhu cầu này. Bởi lẽ, phần mềm này sẽ cho phép người dùng tổ chức cuộc họp với số lượng người tham dự hay làm việc nhóm online lên đến 300 thành viên. Ngoài ra, với các gói đăng ký cao cấp của Microsoft 365 còn có thể tổ chức hội nghị trực tuyến với lượng người tham dự khổng lồ lên đến 10.000 người.
Chia sẻ màn hình, tài liệu
Để hỗ trợ hiệu quả làm việc nhóm online trong các buổi trò chuyện hay hội họp, Microsoft Teams còn hỗ trợ thêm tính năng chia sẻ màn hình. Chỉ với một vài các thao tác cơ bản, người dùng có thể trình bày ý tưởng hoặc chia sẻ bất cứ nội dung nào trên chính trình duyệt trò chuyện của Teams.
Lưu trữ nội dung cuộc họp trong SharePoint
Tiếp đến là một tính năng mà người dùng cũng không thể bỏ qua khi làm việc nhóm online trên phần mềm này chính là khả năng lưu trữ tự động. Tất cả các tài liệu bao gồm hình ảnh, video hay thông tin quan trọng được các thành viên chia sẻ đều được lưu trữ lại toàn bộ trong kho riêng của SharePoint. Bằng cách này, người dùng có thể tìm kiếm và xem lại thông tin dễ dàng chỉ chưa đến vài phút tìm kiếm.
Tích hợp nhiều ứng dụng
Ngoài những tính năng trên, Microsoft Teams còn có khả năng tích hợp đồng bộ với hơn 400+ ứng dụng khác nhau để tạo thuận lợi nhất có thể cho người dùng khi làm việc nhóm online. Điển hình như chỉ với một tài khoản duy nhất, người dùng có thể sử dụng đồng thời với bộ ứng dụng văn phòng Office 365, OneDrive…
So sánh Microsoft Teams với phần mềm làm việc nhóm online khác
Để người dùng có cái nhìn khách quan nhất về phần mềm này hoặc đưa ra lựa chọn tốt nhất hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về thông tin so sánh Teams với phần mềm làm việc nhóm online Zoom.
| Tiêu chí so sánh | Microsoft Teams | Zoom |
|---|---|---|
| Giao diện | Giao diện trực quan, sử dụng dễ dàng với người dùng, hỗ trợ phiên bản Tiếng Việt. Ngoài ra hình khối kết hợp với nội dung khá đồng đều và đẹp mắt. | Sử dụng đơn giản với giao diện màu xanh chủ đạo. |
| Trải nghiệm | Đầy đủ các tính năng chat, gọi video trực tuyến, chia sẻ màn hình, tổ chức cuộc họp hội nghị và lưu trữ nội dung cuộc họp. | Bao gồm các tính năng tương tự Microsoft Teams. |
| Khả năng tích hợp | Tích hợp cùng với hơn 400+ ứng dụng khác của Microsoft để hỗ trợ làm việc hiệu quả. | Bị hạn chế hoặc phải sử dụng đồng thời với ứng dụng của bên thứ ba gây mất thời gian và không được đồng nhất dữ liệu. |
| Bản miễn phí | Không giới hạn thời gian cuộc họp, tối đa 300 người dùng, 2GB dung lượng lưu trữ, 10GB dung lượng chia sẻ. | Giới hạn 40 phút/cuộc họp, chỉ được tối đa 100 người tham gia và hạn chế một vài các tính năng đặc biệt. |
| Khả năng bảo mật | Bảo mật đa lớp an toàn, đảm bảo 99% không rò rỉ thông tin doanh nghiệp. | Bảo mật chưa được nâng cao. |
Với bảng so sánh trên, người dùng có thể dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp cho mình trong quá trình làm việc nhóm online. Nếu người dùng làm việc cá nhân, với số lượng công việc thực hiện không nhiều và không đòi hỏi các tính năng nâng cao và độ bảo mật tốt có thể sử dụng Zoom. Nhưng riêng với các doanh nghiệp hay tổ chức có quy mô dù nhỏ hay lớn nên sử dụng Teams để hỗ trợ làm việc hiệu quả mà đảm bảo yếu tố bảo mật an toàn.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Teams làm việc nhóm online
Đăng ký tài khoản trực tiếp từ phía Microsoft vừa mất thời gian, khắc phục sự cố kỹ thuật không kịp thời hoặc có thể bất đồng về mặt ngôn ngữ. Chính vì vậy, giải pháp đăng ký tài khoản tại đơn vị phân phối bản quyền ở Việt Nam sẽ là giải pháp làm việc nhóm online an toàn và đạt được hiệu quả tốt nhất. Dưới đây là các bước đăng ký và hướng dẫn đăng nhập chi tiết:
– Bước 1: Đăng ký tài khoản bằng cách click chọn ĐĂNG KÝ tại đây.
– Bước 2: Nhận thông tin tư vấn và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp
– Bước 3: Nhận tài khoản đã được đăng ký thành công bảo gồm Mật khẩu và tài khoản
– Bước 4: Mở ứng dụng Microsoft Teams đã được tải về máy tính
– Bước 5: Nhập email, số điện thoại hoặc Skype được được cấp >> sau đó click chọn Tiếp theo.
– Bước 6: Điền mật khẩu tài khoản Microsoft 365 >> click chọn Đăng nhập.
– Bước 7: Đăng ký và đăng nhập tài khoản Teams thành công.
Chỉ với 07 bước cơ bản, người dùng đã có thể đăng nhập ứng dụng này làm việc nhóm online hiệu quả. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các bước sử dụng phần mềm này từ A – Z.
Hướng dẫn cách tạo và làm việc nhóm online trên Teams chi tiết
Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng công cụ làm việc nhóm online của Microsoft Teams.
– Bước 1: Mở ứng dụng Teams đã được đăng nhập thành công
– Bước 2: Tại mục Teams click chọn Tham gia hoặc Tạo nhóm
– Bước 3: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra click chọn Tạo nhóm nếu bạn muốn tạo một nhóm mới hoặc điền mã để tham gia một nhóm có sẵn.
– Bước 4: Đặt tên nhóm, thêm mô tả chi tiết cho nhóm, lựa chọn phương thức nhóm sau đó click chọn Tiếp theo.
– Bước 5: Thêm thành viên tham gia nhóm bằng cách thao tác @ten để thêm thành viên, ngoài ra người dùng cũng có thể thêm thành viên bằng cách gửi link nhóm.
– Bước 6: Click chọn thêm cuộc trò chuyện mới nếu muốn chat với hội nhóm, xem hoặc tải file tài liệu lên nhóm tại mục Files, click chọn dấu + nếu muốn sử dụng kết hợp cùng ứng dụng khác của Microsoft và chọn biểu tượng Camera để bắt đầu làm việc nhóm online qua video call.
Nhìn chung Microsoft Teams là ứng dụng làm việc nhóm online được nhiều người dùng sử dụng nhất cho đến thời điểm hiện tại. Chính vì vậy, người dùng cần nhanh chóng đăng ký tài khoản và sử dụng phần mềm hữu ích này cho doanh nghiệp.
Lời kết
Trên đây là một vài các thông tin chi tiết mà MSO đem tới người dùng để có thêm một lựa chọn mới khi làm việc nhóm online với Microsoft Teams. Trong quá trình tìm hiểu nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào thay thắc mắc nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
