So sánh Microsoft 365 và Exchange Online chi tiết nhất 2025

Việc chuyển dịch sang email đám mây vẫn trong giai đoạn khởi đầu. Theo thống kê, không chỉ riêng ở Việt Nam, mặc dù có 90% doanh nghiệp đã sử dụng ít nhất một dịch vụ đám mây cho một số dịch vụ kinh doanh nhưng việc quyết định loại bỏ hệ thống email cũ hay cách lưu trữ tại chỗ vẫn là một thách thức.

Hệ thống đám mây và email doanh nghiệp phổ biến nhất và cũng chiếm được nhiều thị phần nhất là Microsoft 365 (hay Office 365). Và máy chủ lưu trữ tại chỗ mạnh nhất hiện nay là Microsoft Exchange Server.

Theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết được những điểm giống và khác biệt giữa Microsoft 365 và Exchange Online là gì nhé:

Tổng quan về Microsoft 365

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 là một dịch vụ dựa trên đám mây, được cung cấp với việc tích hợp các ứng dụng Office 365 quen thuộc như Word, Excel và PowerPoint cùng với các công cụ cộng tác như Microsoft Teams và các dịch vụ bảo mật tiên tiến trong cùng một giải pháp duy nhất. Microsoft 365 được cải tiến và nâng cấp từ bộ công cụ Office 365 cũ với nhiều tính năng và dịch vụ tiên tiến được thiết kế cùng để hỗ trợ cho các cá nhân và doanh nghiệp có thể hoạt động một cách liền mạch, mượt mà và đạt hiệu suất cao hơn.

Tính năng chính của Microsoft Office 365

Microsoft 365 được cung cấp với rất nhiều tính năng và giải pháp tuyệt vời từ Microsoft, bao gồm các tính năng chính như sau đây:

• Tích hợp các ứng dụng Office quen thuộc: Bao gồm các ứng dụng làm việc năng suất như Word, Excel, PowerPoint, Outlook cùng với nhiều ứng dụng trực tuyến khác khác.
• Cộng tác và giao tiếp trực tuyến: Các giải pháp giao tiếp trực tuyến như Outlook, Microsoft Teams, Skype và SharePoint  cũng được tích hợp cùng để hỗ trợ người dùng tổ chức các cuộc họp trực tuyến, trò chuyện nhóm và cho phép người dùng cộng tác từ xa hiệu quả hơn.
• Lưu trữ đám mây an toàn: Nền tảng lưu trữ và quản lý tệp dữ liệu Microsoft OneDrive cũng được cung cấp để mang đến cho người dùng một không gian lưu trữ an toàn và tiện lợi thông qua nền tảng đám mây.
• Truy cập linh hoạt, đa nền tảng: Microsoft 365 còn được Microsoft cung cấp và cho phép cho người dùng có thể truy cập và sử dụng trên đa dạng của nền tảng và thiết bị khác nhau, giúp hỗ trợ cho người dùng có thể làm việc một cách linh hoạt từ bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet.
• Bảo mật: Được tích hợp với rất nhiều công cụ và tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp bảo vệ cho những dữ liệu và thông tin quan trọng của người dùng được an toàn tuyệt đối trước những mối đe dọa mạng tinh vi.

Ưu và nhược điểm của Microsoft 365

Microsoft 365 là một giải pháp làm việc trực tuyến vô cùng tiên tiến và mạnh mẽ mà Microsoft thiết kế và cung cấp đến cho người dùng, giúp họ có thể làm việc một cách năng suất, hiệu quả và liền mạch hơn. Dưới đây là những đánh giá của chúng tôi về những ưu, nhược điểm của Microsoft 365:

Ưu điểm:

– Hỗ trợ đa nền tảng và thiết bị, giúp người dùng dễ dàng truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu.

– Các tính năng và bản vá mới được cập nhật liên tục ngay sau khi vừa mới phát hành, giúp người dùng tận hưởng được các giải pháp làm việc mới nhất.

– Tích hợp các công cụ cộng tác và bảo mật mạnh mẽ, giúp người dùng đảm bảo an toàn cho tài liệu và những thông tin quan trọng của mình.

Nhược điểm:

– Đa số các ứng dụng và dịch vụ được cung cấp trong giải pháp làm việc này đều yêu cầu kết nối Internet để sử dụng đầy đủ tính năng.

– Được cung cấp với nhiều gói đăng ký khác nhau, đáp ứng hầu hết các đối tượng người dùng khác nhau, từ các cá nhân cho đến doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các tổ chức lớn.

Tổng quan về Microsoft Exchange Online

Exchange Online là gì?

Microsoft Exchange Online là một dịch vụ email dựa trên đám mây của Microsoft, cung cấp cho người dùng hầu hết tất cả các tính năng của máy chủ email Microsoft Exchange Server mà không yêu cầu cần phải duy trì hệ thống máy chủ tại chỗ. Dịch vụ này cho phép người dùng có thể truy cập vào email, lịch, danh sách liên hệ và các tác vụ làm việc của mình từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính PC, trình duyệt web và điện thoại di động, giúp tăng cường khả năng lưu trữ và quản lý email cho người dùng.

Tính năng chính của MS Exchange Online

MS Exchange Online là một giải pháp quản lý email tích hợp, giúp hỗ trợ người dùng có thể tăng cường khả năng lưu trữ, phân phối và quản lý dữ liệu email, lịch, danh bạ một cách lịch hoạt và an toàn. Dưới đây là những tính năng nổi bật được cung cấp trong Microsoft Exchange Online:

• Quản lý email: Tích hợp toàn diện với các tính năng quản lý email, lịch và danh bạ để giúp hỗ trợ người dùng có thể gửi, nhận và lưu trữ email một cách an toàn, đồng thời giúp quản lý thời gian và lên lịch hợp một cách linh hoạt, cũng như lưu trữ và quản lý danh bạ hiệu quả hơn.
• Tích hợp với các công cụ Microsoft khác: Hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ và ứng dụng Microsoft khác như Skype for Business và SharePoint, giúp tăng cường khả năng giao tiếp và làm việc một cách hiệu quả.
• Khả năng truy cập từ xa: MS Exchange Online còn cho phép người dùng có thể truy cập vào ứng dụng thông qua nhiều thiết bị và nền tảng khác nhau, giúp người dùng có thể truy cập và sử dụng dịch vụ một cách linh hoạt từ bất cứ đâu.
• Chia sẻ dữ liệu: Dịch vụ này còn được Microsoft hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ khác để hỗ trợ người dùng có thể chia sẻ dữ liệu trên Microsoft Exchange đến cho những người dùng khác một cách linh hoạt và dễ dàng.
• Bảo mật: Cung cấp một giao diện làm việc thân thiện, hỗ trợ trên nhiều thiết bị và tích hợp nhiều công cụ bảo mật mạnh mẽ để cho phép người dùng có thể bảo vệ an toàn cho những dữ liệu email quan trọng của mình và ngăn chặn tình trạng mất mát dữ liệu.

Ưu, nhược điểm của MS Exchange Online

Tương tự như bao dịch vụ và ứng dụng khác, bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời mà nó mang đến cho người dùng, thì MS Exchange Online cũng có những nhược điểm khác nữa. Dưới đây là những đánh giá của chúng tôi về những ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Exchange Online:

Ưu điểm:

– Người dùng có thể lưu trữ, phân phối và quản lý các dữ liệu email, lịch, danh bạ của mình một cách dễ dàng mà không cần phải duy trì hệ thống máy chủ email tại chỗ, giúp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian sử dụng.

– Hỗ trợ đa thiết bị và nền tảng, giúp người dùng có thể dễ dàng truy cập để sử dụng dịch vụ này từ bất kỳ đâu chỉ với kết nối Internet.

Tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Microsoft, giúp người dùng có thể làm việc một cách toàn diện và hiệu quả.

Nhược điểm:

– Phụ thuộc vào kết nối Internet, người dùng cần phải có kết nối internet mạnh mẽ để sử dụng đầy đủ tính năng của dịch vụ này.

– Chi phí có thể cao hơn so với các giải pháp email truyền thống, không phù hợp với người dùng cá nhân.

Trên đây là những thông tin tổng quan về Microsoft 365 và Exchange Online cùng với những đánh giá của chúng tôi về ưu, nhược điểm của hai loại dịch vụ Microsoft này. Qua đó giúp người dùng có thể hiểu được cơ bản Microsoft Office 365 and Exchange là gì và các tính nang của chúng. Tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo của chúng tôi trong bài viết này để biết được dịch vụ Microsoft 365 và Exchange Online của Microsoft có phải là một không nhé.

Microsoft 365 và Exchange Online có phải là một không?

Microsoft 365 và Exchange Online đều là những dịch vụ được cung cấp bởi Microsoft, tuy nhiên chúng hoàn toàn không giống nhau về mục đích sử dụng, nhưng chúng có liên kết với nhau để giúp tạo ra cho người dùng một không gian làm việc trực tuyến cực kỳ mạnh mẽ.

Microsoft 365 là một gói đăng ký tiện ích, được Microsoft tích hợp nhiều dịch vụ và ứng dụng làm việc năng suất khác nhau trong cùng một hệ thống. Bao gồm các ứng dụng Office cơ bản như Word, Excel, PowerPoint cùng với các công cụ cộng tác như Teams và dịch vụ lưu trữ OneDrive, đồng thời cũng được bao gồm cả MS Exchange Online để giúp người dùng quản lý email, lịch và danh bạ. Nhìn chung, đây là một giải pháp làm việc toàn diện nhất dành cho các cá nhân và tổ chức doanh nghiệp.

Trong khi đó, Microsoft Exchange Online là một phần trong bộ công cụ Microsoft 365, được cung cấp để tập trung vào việc hỗ trợ người dùng quản lý email, lịch và danh bạ. Tuy nhiên, MS Exchange Online cũng được cung cấp riêng biệt với các giấy phép đăng ký độc lập, giúp người dùng có thể tận hưởng những lịch ích từ dịch vụ này mà không cần phải đăng ký sử dụng toàn bộ Microsoft 365, giúp tiết kiệm chi phí cho người dùng.

Vì vậy, người dùng có thể đăng ký Microsoft 365 để tận hưởng một không gian làm việc tích hợp toàn diện, bao gồm cả exchange Online, hoặc cũng có thể đăng ký giấy phép Exchange độc lập tùy thuộc theo nhu cầu của mình.

Tiếp tục theo dõi bài viết này để biết thêm những thông tin so sánh những điểm giống và khác biệt giữa Microsoft Office 365 và Exchange Online nhé.

So sánh Microsoft 365 và Exchange Online chi tiết

Như chúng tôi đã đề cập ở phần nội dung phía trên, Microsoft 365 và Exchange Online hoàn toàn không giống nhau về mục đích sử dụng. Trong khi Microsoft Office 365 được cung cấp với các ứng dụng làm việc tích hợp, bao gồm cả MS Exchange Online, thì Exchange Online có thể được cung cấp với gói dịch vụ độc lập. Để biết được những điểm giống và khác biệt giữa dịch vụ Microsoft 365 và Exchange Online của Microsoft là như thế nào, hãy tham khảo nội dung so sánh Office 365 and Exchange Online của chúng tôi ngay dưới đây:

Chức năng chính

Chức năng chính là điểm khác biệt lớn nhất giữa Microsoft 365 và Exchange Online. Microsoft 365 là một bộ công cụ toàn diện bao gồm các ứng dụng Office, dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive cùng các công cụ cộng tác như Teams và SharePoint, bao gồm cả dịch vụ email Exchange Online. Được thiết kế để hỗ trợ cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau có thể tăng cường khả năng làm việc.

Trong khi đó, MS Exchange Online được cung cấp để tập trung chủ yếu vào việc hỗ trợ cho người cùng có thể quản lý dữ liệu email, lịch và quản lý danh bạ một cách toàn diện hơn. Microsoft Exchange Online hiện tại là một phần của bộ công cụ Microsoft 365 và cũng có thể được cung cấp riêng lẻ để hỗ trợ cho nhu cầu sử dụng đa dạng của từng người dùng.

Khả năng cộng tác

Điểm khác biệt tiếp theo giữa Microsoft 365 và Exchange Online mà người dùng cần đặc biệt lưu ý đến đó chính là khả năng cộng tác.

Trong khi Microsoft 365 là một bộ công cụ tích hợp, có khả năng cung cấp các công cụ cộng tác mạnh mẽ như Microsoft Teams và SharePoint cùng dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive và các công cụ giao tiếp trực tuyến khác. Giúp hỗ trợ người dùng họp trực tuyến, chia sẻ dữ liệu và cộng tác với những người dùng khác một cách linh hoạt. Thì MS exchange Online chỉ có thể hỗ trợ người dùng cộng tác qua các tính năng như email và lịch mà không có các tính năng cộng tác mở rộng khác như Teams hoặc OneDrive.

Khả năng bảo mật dữ liệu của Microsoft 365 và Microsoft Exchange

Bảo mật là mắt xích quan trọng nhất trong chuỗi các tính năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm trên đám mây. Một cách khái quát thì, các nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề bảo mật, sao lưu dữ liệu của bạn. Còn nếu chọn lưu trữ email tại chỗ, nhiệm vụ này là của đội ngũ CNTT.

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ nếu được chọn, họ sẽ chọn dịch vụ đám mây. Ngoài việc bỏ tiền mua gói đăng ký, các vấn đề còn lại bao gồm cả bảo mật dữ liệu và nâng cấp hệ thống đều do nhà cung cấp thực hiện. Với các doanh nghiệp lớn có kích thước dữ liệu lớn và nhiều dữ liệu nhạy cảm, họ vẫn chưa mấy tin tưởng vào bên thứ ba và thường chọn hình thức lưu trữ tại chỗ.

Ví dụ cụ thể: Khi chọn email thuộc Microsoft 365, bạn sẽ luôn được cập nhật tự động các phần mềm chống lại các mối đe dọa; tính năng bảo vệ tích hợp chống mất dữ liệu và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật như ISO27001 – được Microsoft cung cấp dưới dạng tiêu chuẩn cho tất cả khách hàng Microsoft 365. Họ cũng có thể cung cấp các lớp bảo mật bổ sung như mã hóa và kiểm soát truy cập cho tệp đính kèm email của bạn.

Với Exchange Server, đội ngũ CNTT của doanh nghiệp phải tự nghiên cứu và cài đặt các phần mềm bảo mật, tự động cập nhật phiên bản mới để tránh không tương thích hoặc bị tội phạm mạng tấn công từ các lỗ hổng của phiên bản cũ. Việc này khá phức tạp và thường đòi hỏi một đội vì một cá nhân hay một vài người khó có thể giúp hệ thống luôn ổn định để toàn tổ chức làm việc.

Ngoài ra, với Exchange Server, để cập nhật hoàn tất, có thể hệ thống phải ngừng hoạt động trong một khoản thời gian nhất định. Tình trạng này không bao giờ xảy ra trên Microsoft 365. Các bản cập nhật luôn được tự động dưới sự kiểm soát của đội ngũ Microsoft, bạn sẽ không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh và làm việc trong bất kỳ trường hợp nào.

Quyền kiểm soát dữ liệu

Với Microsoft Exchange Server, doanh nghiệp của bạn có toàn quyền kiểm soát phần cứng và cơ sở hạ tầng của mình. Trong khi đó, khi chọn Microsoft 365, bạn không có quyền truy cập vào hệ thống này, bạn có thể không biết Microsoft sẽ làm gì với dữ liệu của bạn (dù luôn có cam kết tuân thủ chính sách về quyền riêng tư và dữ liệu.)

Sự khác nhau này có thể ảnh hưởng đến mức độ kiểm soát cấu hình, nâng cấp và thay đổi hệ thống của bạn. Tuy nhiên các doanh nghiệp vừa và nhỏ không đặt nặng vấn đề cần có quyền này và “đưa” chúng lên đám mây mà không có quá nhiều nghi ngại.

Một đội ngũ CNTT giàu kinh nghiệm với chuyên gia có thể khắc phục sự cố ngay lập tức và cũng có thể ngược lại, phải mất một khoản thời gian để khắc phục, tùy thuộc vào khả năng của họ. Tuy nhiên, chúng ta không có gì phải nghi ngờ về đội ngũ IT của Microsoft – cả về quy mô và trình độ – Microsoft luôn bảo đảm trạng thái làm việc của bạn ở mức tốt nhất.

Thêm nữa, khi sử dụng Microsoft Exchange Server, bạn có toàn quyền kiểm soát và bảo mật dữ liệu của tổ chức. Còn khi sử dụng Microsoft 365, nghĩa là dữ liệu của bạn đã qua một tầng trung gian và thuộc hệ thống của Microsoft. Nhiều doanh nghiệp không tin tưởng và trao dữ liệu của mình ra bên ngoài nên chọn Exchange Server.

Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng cũng là một trong những điểm khác biệt lớn giữa Microsoft 365 và Exchange Online. Trong khi Microsoft Exchange Server sẽ bị giới hạn khả năng mở rộng nếu doanh nghiệp phát triển và nhu cầu lưu trữ tăng lên. Dung lượng của máy chủ email tại chỗ như Exchange Server có giới hạn. Việc mua thêm dung lượng lưu trữ đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải nâng cấp và trang bị thêm cơ sở hạ tầng đồng thời tăng cường người kiểm soát khối lượng dữ liệu ngày càng tăng.

Ngược lại, khi mua Microsoft 365, việc mở rộng khá đơn giản và linh hoạt vì dịch vụ được cung cấp dưới dạng cấp phép. Khi cần thêm dung lượng và thêm người dùng, bạn chỉ cần mua thêm giấy phép mà không cần trang bị thêm thiết bị vật lý nào.

Ngoài ra việc cấp phép từ đám mây cũng linh hoạt hơn giải pháp tại chỗ. Ví dụ: Bạn có thể cấp cho một văn phòng mới mở ở nước ngoài quyền truy cập vào tài khoản email hoặc thêm tài khoản nhân viên mới tức thì. Tuy nhiên với máy chủ tại chỗ, quá trình này có thể kéo dài và gây tốn kém cả về thời gian và tiền bạc.

Khả năng tích hợp

Mặc dù được biết đến như một email doanh nghiệp, nhưng Microsoft 365 thực chất là một hệ sinh thái đám mây năng suất với đầy đủ các ứng dụng cho một doanh nghiệp vận hành và phát triển. Chỉ cần một giấy phép Microsoft 365 là bạn đã có thể sử dụng:

• Email Outlook offline, Exchange Online mọi nơi
• Cộng tác nhóm nhanh chóng và hiệu quả với Microsoft Teams
• Sở hữu bộ ứng dụng Office quen thuộc với nhiều tính năng thông minh
• Sở hữu các công cụ tuyệt vời để lưu trữ và cộng tác tài liệu trực tuyến như SharePoint Online và OneDrive for Business

Máy chủ Exchange được xem là một phần giải pháp thuộc Microsoft 365. Và tất nhiên Exchange Server chỉ phục vụ mục đích lưu trữ dữ liệu email doanh nghiệp và không thể tích hợp thêm.

Khả năng kiểm soát cơ sở hạ tầng

Khả năng kiểm soát cơ sở hạ tầng cũng là điểm khác biệt lớn giữa Microsoft 365 và Exchange Online. Trong khi Microsoft 365 là một giải pháp dựa trên đám mây của Microsoft và không yêu cầu người dùng quản lý cơ sở hạ tầng tại chỗ, có khả năng cung cấp các công cụ quản trị mạnh mẽ để giúp người dùng tăng cường sự quản lý và bảo mật.

Còn MS Exchange Online cũng là một dịch vụ email dựa trên trên đám mây, giúp giảm bớt gánh nặng quản lý máy chủ tại chỗ. Tuy nhiên, nếu không sử dụng cùng Exchange Server tại chỗ, người dùng sẽ cần kiểm soát và duy trì cơ sở hạ tầng riêng.

Chi phí

Xét về chi phí trước mắt, việc chuyển toàn bộ dữ liệu lên đám mây và đào tạo nhân viên sử dụng có thể rất tốn kém, nhưng về lâu dài, việc chuyển đổi sang đám mây sẽ tiết kiệm hơn việc duy trì hệ thống máy chủ tại chỗ lâu dài.

Trên thực tế, có một loạt các khoản tiết kiệm chi phí đơn giản mà Microsoft 365 có thể cung cấp so với Exchange và các máy chủ tại chỗ:

• Thiết bị vật lý như máy chủ và thiết bị chuyển mạch có thể đắt tiền và yêu cầu không gian sử dụng.
• Các chi phí biến đổi liên tục liên quan như tiêu thụ điện năng và các hợp đồng hỗ trợ để bảo trì thiết bị. 
• Giấy phép phần cứng và Exchange thường cần cập nhật và cấu hình lại vài năm một lần. Microsoft 365 luôn tự động cập nhật.

Lời kết

Bài viết phía trên đây của MSO đã chia sẻ về những thông tin so sánh chi tiết giữa Microsoft 365 và Exchange Online cho người dùng doanh nghiệp, giúp bạn có thể nắm rõ được những điểm giống và khác biệt cụ thể giữa hai loại dịch vụ này của Microsoft. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ của MSO để được tư vấn kỹ càng từng gói Microsoft phù hợp với doanh nghiệp của bạn qua Hotline hoặc thông qua những thông tin liên hệ cụ thể phía dưới đây:

———————————————————

Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam

Hotline: t