Nội dung bài viết
Collaboration là gì?
Collaboration được biết đến là sự cộng tác, bên cạnh đó người dùng cũng có thể hiểu đơn giản là quá trình làm việc, hỗ trợ và hợp tác giữa một hoặc nhiều người dùng lúc. Bằng cách này, hiệu quả công việc sẽ được nâng cao và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp cũng gắn kết hơn cả.
Để quá trình cộng tác đạt được kết quả như mong muốn, không chỉ người lãnh đạo mà từng cá nhân hoặc bộ phận cũng có trách nhiệm lớn trong hoạt động này. Khi đó, mỗi ý kiến triển khai, từng quan điểm cá nhân đều cần được nhìn nhận một cách khách quan nhất để hướng đến mục tiêu chung của cả doanh nghiệp.
Tuy nhiên, để Collaboration một cách hiệu quả các doanh nghiệp hiện nay cũng cần ứng dụng một vài các công cụ hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp để nâng cao khả năng kết nối. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về vai trò của sự cộng tác trong doanh nghiệp dù ở bất kỳ phòng ban hoặc vị trí nào.
Vai trò của Collaboration trong doanh nghiệp
Một doanh nghiệp không có Collaboration chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất đoàn kết giữa các bộ phận, phòng ban và đội nhóm. Chính vì vậy, người dùng cần nắm rõ được vai trò quan trọng của yếu tố này tại chính các doanh nghiệp hiện nay như sau:
Giải quyết khó khăn dễ dàng
Để giải quyết bất cứ một vấn đề nào dù là nhỏ hay lớn đều cần sự hỗ trợ của nhiều thành viên trong tổ chức mới có thể đưa ra được quyết định đúng đắn. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp không có Collaboration sẽ rất dễ rơi vào trường hợp nhân viên làm việc độc lập, sếp độc đoán và các khó khăn muốn giải quyết phải đi theo một tiến trình rất dài, thậm chí là không có kết quả.
Thay vào đó, nếu các bộ phận và nhân sự có kết nối với nhau theo một quy trình chuẩn thì việc tháo gỡ, giải quyết khó khăn nội bộ hoặc khách hàng sẽ được giải quyết nhanh gọn.
Kết nối nhân sự
Cách tốt nhất để nhân sự có thể kết nối với nhau chính là đưa họ đến các tình huống làm việc, vui chơi cần có sự Collaboration. Điển hình nhất là làm việc theo nhóm, tham gia trò chơi theo teams, ăn uống và trò chuyện theo hội nhóm. Khi đó, các nhân sự trong cùng một tổ chức sẽ tìm được điểm kết nối riêng để làm việc cùng nhau hiệu quả.
Tuy nhiên, người lãnh đạo cũng cần phải thực sự khéo léo để lựa chọn kết nối các nhân sự một cách phù hợp nhất, tránh trường hợp mất nhiều thời gian mà hiệu quả không đạt.
Chia sẻ kinh nghiệm
Để nhân sự cũ và nhân sự mới có thể gắn kết nối nhau thì đội ngũ ban lãnh đạo có thể tham khảo Collaboration thông qua việc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng. Không nhất thiết doanh nghiệp phải tổ chức các buổi đào tạo thực chiến mà việc tham gia triển khai, đóng góp ý kiến với cùng một chủ đề thảo luận nhóm cũng giúp kết nối nhân sự hiệu quả.
Bằng cách này, nhân sự lâu năm có thể chia sẻ những kinh nghiệm trong nghề mà mình có được và nhân sự mới cũng dễ hòa nhập với môi trường làm việc mới.
Làm việc hiệu quả
Làm việc độc lập có thể đem lại hiệu quả 50/100 điểm nhưng làm việc nhóm với Collaboration của nhiều thành viên thì hiệu quả sẽ gia tăng gấp đôi, gấp ba. Khi đó, mỗi thành viên trong cùng một đội nhóm có thể dễ dàng trình bày quan điểm của cá nhân, đưa ra những nhận định phù hợp và cả đội nhóm sẽ tìm ra được phương án làm việc hiệu quả nhất.
Gia tăng sự đoàn kết
Một doanh nghiệp có sự đoàn kết chắc chắn không thể thiếu đi vai trò của Collaboration. Bởi lẽ, từng bộ phận, từng cá nhân đều đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vì thế, khi được kết nối và cộng tác cùng nhau doanh nghiệp sẽ có bước tiến xa hơn trong tương lai.
Sau khi đã tìm hiểu về những vai trò quan trọng của Collaboration đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng một vài những công cụ nổi bật có thể áp dụng trong doanh nghiệp giúp gắn kết và cộng tác nhân sự hiệu quả thông qua nội dung bên dưới.
05 công cụ Collaboration hiệu quả trong Microsoft 365
Microsoft 365 được biết đến là phần mềm hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp kết cùng Collaboration nhân sự hiệu quả. Chính vì vậy, người dùng có thể cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về nền tảng này để tham khảo thêm một vài những công cụ hỗ trợ đặc biệt cho quá trình kết nối và hợp tác.
Công cụ quản lý dự án
Trong Microsoft 365, công cụ hỗ trợ quản lý dự án không thể không kể đến như Planner, Project hoặc To Do. Với từng đội nhóm riêng biệt, người dùng có thể Collaboration bằng cách phân chia nhiệm vụ phù hợp với từng thành viên.
Thông qua công cụ này, trưởng nhóm hoặc mỗi cá nhân đều có thể theo dõi hiệu quả, tiến độ thực hiện, khó khăn đang gặp phải và mục tiêu chung đang hướng đến. Với sự phối hợp nhịp nhàng này, việc hoàn thành dự án đúng thời hạn cho phép và đạt hiệu quả như mong đợi sẽ không phải là điều xa vời đối với từng đội nhóm.
Phần mềm tổ chức cuộc họp
Nếu vì khoảng cách địa lý, dịch bệnh hoặc thiên tai mà các thành viên trong doanh nghiệp không thể Collaboration trực tiếp được với nhau thì Microsoft 365 có sẵn công cụ tổ chức cuộc họp mang tên Teams.
Khi đó, người dùng có thể tạo cuộc họp trực tuyến với tối đa 300 thành viên tham gia, sử dụng thoại, video call, chia sẻ màn hình, nhắn tin trò chuyện… trên cùng một phần mềm duy nhất. Bằng cách này, hoạt động làm việc nhóm vẫn có thể diễn ra bình thường và đạt được hiệu quả cao, hơn nữa doanh nghiệp còn có thể tiết kiệm được tối đa chi phí.
Nền tảng trò chuyện trong doanh nghiệp
Ngoài việc trò chuyện trực tiếp tại doanh nghiệp, các nhân sự có thể Collaboration ngay cả khi làm việc tại nhà hoặc đi công tác. Bởi lẽ, Microsoft 365 có sẵn các phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp như:
- Email Outlook: gửi thư điện tử đến khách hàng, đối tác hoặc nhận thông báo từ đồng nghiệp.
- Microsoft Teams: Chat trực tuyến với đội nhóm hoặc cá nhân.
- Yammer: Mạng xã hội nội bộ, nơi chia sẻ những quan điểm cá nhân và gửi thông báo cụ thể đến từng nhân sự.
Công cụ sửa đổi tài liệu theo thời gian thực
Làm việc độc lập trên từng file khác nhau đã không còn hiệu quả và mất rất nhiều thời gian khi nhân sự làm việc nhóm. Chính vì vậy, cách tốt nhất để Collaboration hiệu quả chính là nhiều thành viên có thể đồng chỉnh sửa trên cùng một tài liệu nhất định. Tính năng này sẽ chỉ hiệu quả đối với người dùng biết ứng dụng phần mềm Microsoft 365 của doanh nghiệp với:
- Word online: Phần mềm soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, tích hợp thêm tính năng phát hiện lỗi sai ngữ pháp, chính tả hoặc đề xuất ngôn ngữ phù hợp.
- Excel online: Bảng tính chuyên nghiệp hỗ trợ tổng hợp dữ liệu khổng lồ, thống kê thông tin và tính toán nhanh chóng.
- PowerPoint online: Không gian thiết kế slide với đa dạng các mẫu bắt mắt ở nhiều chủ đề khác nhau.
- OneNote online: Nơi ghi chú những ý tưởng sáng tạo và lưu lại các nội dung quan trọng.
Nền tảng lưu trữ đám mây
Cuối cùng là một công cụ hỗ trợ Collaboration vô cùng hiệu quả có trong Microsoft 365 mà người dùng không nên bỏ qua chính là OneDrive. Với công cụ này, người dùng có thể lưu trữ dữ liệu với tối đa 1TB dung lượng khổng lồ, chia sẻ nhanh chóng đến một hoặc nhiều thành viên khác nhau và bảo mật thông tin an toàn.
Để đăng ký phần mềm Microsoft 365 bản quyền cho doanh nghiệp, người dùng chỉ cần click chọn ĐĂNG KÝ VỚI MSO NGAY.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng có thể tìm ra đáp án cho câu hỏi Collaboration là gì? Nếu người dùng cần sự hỗ trợ từ chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.