Microsoft Exchange là gì? Tính năng nổi bật và cách tạo tài khoản Exchange

Microsoft Exchange Online thường được đánh giá là một nền tảng quản lý email mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Vậy tính năng của Microsoft Exchange là gì và cách để tạo tài khoản Exchange ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây, MSO sẽ giới thiệu đến bạn những thông tin chi tiết về MS Exchange và hướng dẫn bạn đăng ký tài khoản của nền tảng email này nhé.

Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange Online là một dịch vụ email dựa trên đám mây, được thiết kế bởi Microsoft nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và tổ chức quản lý email, lịch biểu và danh bạ một cách hiệu quả. Với khả năng tích hợp toàn diện, Exchange Online cho phép người dùng truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính để bàn, điện thoại thông minh, máy tính bảng và trình duyệt web.

Exchange Online hoạt động như một trung tâm dữ liệu chủ chốt cho Microsoft Outlook, cung cấp email, lịch và danh bạ một cách liên tục và an toàn. Dịch vụ này không chỉ cung cấp khả năng lưu trữ email tập trung, giúp tăng cường khả năng sao lưu và bảo mật dữ liệu, mà còn hỗ trợ làm việc ngoại tuyến nhờ chế độ Exchange đệm ẩn, giúp người dùng truy cập và quản lý email ngay cả khi không có kết nối internet.

Exchange Online được cung cấp dành riêng cho doanh nghiệp và tổ chức, mang lại giải pháp email mạnh mẽ với tính năng bảo mật cao và khả năng quản lý linh hoạt, nhưng không hỗ trợ cho người dùng cá nhân.

Ưu, nhược điểm của Exchange Server là gì?

MS Exchange Online cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng biệt giống như những dịch vụ và ứng dụng khác. Dưới đây là những thông tin đánh giá của chúng tôi về ưu, nhược điểm của nền tảng quản lý email này:

Ưu điểm

– Ưu điểm lớn nhất của dịch vụ này đó chính là những tính năng bảo mật, hệ thống này được trang bị những tính năng bảo mật hàng đầu để bảo vệ an toàn tuyệt đối cho những dữ liệu của người dùng, các tính năng đó bao gồm khả năng lưu trữ dữ liệu lớn cùng những công nghệ sao lưu dữ liệu hiện đại.

– Với khả năng cung cấp cho người dùng khả năng truy cập từ bất cứ đâu trên mọi nền tảng và thiết bị cùng với việc sử dụng những phương thức truyền tải và giao tiếp đơn giản, Exchange Online giúp hỗ trợ cho những thành viên trong các tổ chức và doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả làm việc nhóm lên mức tối đa.

– Với khả năng hỗ trợ hoạt động liên tục ngay cả khi không có kết nối với máy chủ, Exchange Online giúp người dùng giảm thiểu những sự cố xảy ra và có thể tiết kiệm được nhiều khoản chi phí vận hành hơn so với những dịch vụ email khác.

– Ngoài việc hỗ trợ làm việc với email trên mọi nền tảng và thiết bị ra thì MS Exchange Online còn hỗ trợ người dùng có thể tích hợp với những dịch vụ khác như lịch và danh bạ, giúp người dùng có thể linh hoạt khi sử dụng và hoạt động mượt mà hơn.

– Microsoft Exchange Online cũng cung cấp cho người dùng một khả năng tùy chọn khi triển khai, bao gồm chạy trên môi trường cục bộ và đám mây Microsoft, giúp người dùng có thể linh hoạt lựa chọn môi trường triển khai dịch vụ này theo những nhu cầu và quy mô cụ thể của tổ chức mình.

Những điều này không chỉ giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng làm việc mà nó còn giúp cho những doanh nghiệp đó có thể nâng cao khả năng kết nối với những đối tác và khách hàng của mình.

Nhược điểm

Tuy có cung cấp rất nhiều ưu điểm và lợi ích cho người dùng, nhưng Microsoft Exchange Online cũng có những hạn chế nhất định, chẳng hạn như:

– Chi phí để những tổ chức, doanh nghiệp đầu tư vào hệ thống quản lý email này thường khá lớn, bao gồm cả chi phí ban đầu, chi phí duy trì và nâng cấp. Vì thế, nó đòi hỏi những doanh nghiệp và tổ chức cần phải có ngân sách lớn, điều này có thể gây ra những áp lực lớn đối với những doanh nghiệp nhỏ và vừa.

– Hệ thống nâng cấp và vận hành Microsoft Exchange Online rất phức tạp, điều này đòi hỏi những tổ chức và doanh nghiệp cần phải có một đội ngũ CNTT có kiến thức và chuyên môn, kỹ thuật cao.

Tuy nhiên nếu đáp ứng được tốt những yêu cầu trên, Microsoft Exchange Online sẽ mang lại những lợi ích rất lớn cho những người dùng sử dụng nó. Nếu cần đến sự hỗ trợ về kỹ thuật khi triển khai dịch vụ này, người dùng có thể liên hệ ngay đến với MSO qua số Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất nhé.

Cách thức hoạt động của Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange Online được hoạt động dựa vào hệ thống máy chủ Microsoft Exchange Server. các dữ liệu có tại Exchange Server sẽ được đồng bộ hóa và kết nối với những thiết bị điểm cuối của người dùng thông qua giao thức truyền tải là Exchange ActiveSync, IMAP hoặc POP3.

Người dùng có thể xây dựng cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu Exchange Server riêng hoạt cũng có thể lưu trữ trên hệ thống đám mây được Microsoft cung cấp, đồng thời người dùng cũng có thể sử dụng những giải pháp truy cập tùy chọn như bằng cách sử dụng tài khoản Microsoft 365.

Các tính năng nổi bật của Microsoft Exchange Online

Microsoft Exchange Online cung cấp cho người dùng một khả năng làm việc với email vô cùng mạnh mẽ với những tính năng sau đây:

Khả năng lưu trữ email lớn và an toàn

Microsoft Exchange Online cung cấp cho người dùng một hộp thư lưu trữ lên đến 100GB cùng với khả năng gửi thư với dung lượng lên đến 150MB. Ngoài ra, dịch vụ này còn được tích hợp sẵn với rất nhiều tính năng bảo mật thông tin và những dữ liệu email khác nhau, bao gồm ngăn chặn mất dữ liệu (DLP), ngăn chặn gửi thông tin nhạy cảm đến những người dùng không có quyền và tự động di chuyển những email cũ vào hộp thư lưu trữ tại chỗ, cùng nhiều biện pháp bảo vệ email khác nữa. Điều này, giúp người dùng có được một trải nghiệm sử dụng dịch vụ mạnh mẽ và an toàn nhất.

Hoạt động ổn định và sử dụng mọi lúc, mọi nơi

Microsoft Exchange Online cung cấp cho người dùng khả năng đồng bộ hóa dữ liệu email theo thời gian thực, ngay cả khi kết nối mạng của người dùng bị gián đoạn, những dữ liệu ấy cũng sẽ được lưu trữ và quản lý tại Exchange Server, mang đến cho người dùng một trải nghiệm sử dụng liền mạch nhất. Ngoài ra, khi sử dụng Exchange Online, người dùng còn nhận được khả năng sử dụng ứng dụng Outlook trên những trình duyệt web với những trải nghiệm cao cấp khác nhau theo từng trình duyệt web.

Khả năng mở rộng và tùy chỉnh cao

Với Exchange Online, người dùng cũng có thể thêm những tiện ích và mở rộng những ứng dụng Office 365 vào trong cùng một ứng dụng điều khiển duy nhất như những plugin, điều này giúp tạo ra một công cụ giao tiếp thư điện tử mạnh mẽ và có những trải nghiệm liền mạch hơn. 

Bảng điều khiển dễ sử dụng

Dịch vụ email này cũng cung cấp cho người dùng một khả năng quản lý email mạnh mẽ và hiệu quả với tính năng bảng điều khiển dành cho người quản trị viên, giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể quản lý email và những tùy chọn một cách dễ dàng. Đồng thời với tính năng hộp thư đến ưu tiên của Exchange Online cũng giúp cho những người dùng trong tổ chức và doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng theo dõi những email quan trọng nhất.

Microsoft Outlook và MS Exchange có mối quan hệ như thế nào?

MS Exchange là một kho lưu trữ có chức năng giúp người dùng phân phối và quản lý email, còn Microsoft Outlook là một ứng dụng client giúp người dùng có thể cập nhật và tương tác với những email đó. Chính vì vậy mà Outlook không thể hoạt động được nếu như không có Microsoft Exchange Online và Microsoft Exchange Online sẽ trở nên vô nghĩa nếu như không có Outlook.

Đối tượng nào nên sử dụng MS Exchange?

Microsoft Exchange Online là một máy chủ email hữu ích cho những doanh nghiệp và tổ chức cần có một hệ thống email ổn định và có thể bảo mật dữ liệu email cùng với khả năng mở rộng tốt hơn. Ngoài ra, dịch vụ này còn rất hữu ích đối với những đối tượng người dùng dưới đây:

• Các tổ chức và doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và quy mô lớn.
• Các nhóm người dùng cần có sự hợp tác chặt chẽ, chia sẻ thông tin, dữ liệu qua email.
• Các doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu lớn về việc giám sát người dùng thông qua email.
• Các tổ chức và doanh nghiệp cần sử dụng những tính năng email nâng cao.

Tại sao Exchange Online lại quan trọng với doanh nghiệp?

Nhìn chung thì dịch vụ MS Exchange Online rất quan trọng với doanh nghiệp bởi:

Tập trung email để hỗ trợ hoạt động sao lưu

Tất cả những doanh nghiệp đều cần đến những giải pháp sao lưu và khôi phục dữ liệu, đặc biệt là những dịch vụ email doanh nghiệp là một kênh trao đổi thông tin chủ yếu và thường chứa đựng những thông tin quan trọng, nhạy cảm đối với các đối tác và khách hàng của mình. Với Microsoft Exchange Online, người dùng doanh nghiệp có thể đảm bảo cho những dữ liệu email đó được bảo vệ an toàn và có thể phục hồi lại vào bất cứ khi nào.

Ngăn chặn các mối đe dọa trước đến tay người dùng

Microsoft Exchange cũng được đánh giá là một hệ thống phòng thủ đầu tiên, giúp các doanh nghiệp sử dụng nó có thể loại bỏ được những mối đe dọa thông qua email trước khi chúng xâm nhập vào hệ thống của họ. Điều này giúp người dùng có thể bảo vệ cho những dữ liệu email được tốt hơn.

Phân phối lịch và email cho các thành viên dễ dàng

MS Exchange cũng cung cấp cho người dùng doanh nghiệp một khả năng phân phối lịch và email một cách dễ dàng đến những thành viên khác trong tổ chức của họ thông qua tính năng lịch dùng chung luôn được cập nhật. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí, nguồn lực và thúc đẩy năng suất một cách tối đa khi sử dụng nó.

Cách thức đăng ký tài khoản Microsoft Exchange cho doanh nghiệp

Để có thể sử dụng được dịch vụ Microsoft Exchange Online, người dùng cần có tài khoản và đăng ký sử dụng một trong những gói dịch vụ dưới đây:

Tài khoản Microsoft Exchange Online

Người dùng có thể đăng ký tài khoản Exchange với những dịch vụ Exchange Online riêng biệt như sau:

Hãy theo dõi bảng giá tại: https://mso.vn/so-sanh-cac-goi-dich-vu-microsoft-exchange/

Tài khoản Microsoft 365

Hiện tại các gói Exchange Online cũng được Microsoft tích hợp trong rất nhiều gói Microsoft 365. Nếu muốn sử dụng được thêm những ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft 365, người dùng có thể đăng ký tài khoản Microsoft với những dịch vụ Microsoft 365 như sau:

Truy cập vào nút đăng ký dưới đây và đăng ký ngay những gói dịch vụ này tại MSO để nhận về những ưu đãi cùng với tư vấn phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình 

Đăng ký tài khoản Microsoft Exchange Online tại MSO