Virtual Office là gì? Ứng dụng Virtual Office với Microsoft 365 như thế nào?

Việc ứng dụng Virtual Office với Microsoft 365 trong doanh nghiệp sẽ góp phần tiết kiệm chi phí quản lý và gia tăng hiệu suất công việc. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết được những lợi ích và tính ứng dụng thực tế của giải pháp này.

Virtual Office là gì?

Virtual Office hay còn được gọi là văn phòng ảo, tại đây toàn bộ doanh nghiệp sẽ được vận hành và phát triển trong một môi trường ảo vừa tiết kiệm chi phí mặt bằng vừa dễ dàng mở rộng quy mô mà vẫn đảm bảo an toàn bảo mật. Điển hình là các doanh nghiệp đã và đang ứng dụng giải pháp này kết hợp cùng với Microsoft 365 để kết nối toàn bộ nhân sự, quản lý chặt chẽ thời gian và công việc trên cùng một hệ thống duy nhất.

virtual office là gì

Đặc biệt trong những năm trở lại đây Virtual Office dần trở nên phổ biến hơn cả đối với các doanh nghiệp trong và ngoài nước do ảnh hưởng của dịch bệnh, vị trí địa lý… Chính vì vậy mà đây sẽ một trong những giải pháp quản lý mô hình kinh doanh cực kỳ hiệu quả mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

Những lợi ích khi sử dụng Virtual Office

Dưới đây là tổng hợp 06 lợi ích cơ bản nhất mà Virtual Office kết hợp với giải pháp làm việc trực tuyến Microsoft 365 đem lại cho các doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí và thời gian

Nếu như trước đây, để một doanh nghiệp có thể tồn tại chắc chắn phải cần đến các yếu tố như văn phòng làm việc, trang thiết bị lắp đặt tại công ty, giấy tờ văn bản… gây tốn kém đầu tư về mặt chi phí. Ngoài ra, để hoàn thiện được một công việc cũng cần mất rất nhiều thời gian di chuyển, thời gian in ấn tài liệu… Nhưng ngày nay, toàn bộ mô hình làm việc này đã dần bị thay thế bởi Virtual Office bởi khả năng tối ưu cả về mặt chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. 

tiết kiệm thời gian và chi phí sử dụng

Nắm bắt được bài toán kinh doanh này, nhiều doanh nghiệp đã có thể chống chọi được qua thời kỳ dịch bệnh, khủng hoảng để tiếp tục phát triển bền vững.

Kết nối với nhân sự, khách hàng và đối tác mọi lúc mọi nơi

ket noi nhan su compressed

Với tính ứng dụng cao, việc doanh nghiệp áp dụng mô hình Virtual Office cùng với Microsoft còn gia tăng khả năng kết nối giữa các nhân sự nội bộ, khách hàng và đối tác. Bởi lẽ, chỉ với một thiết bị được kết nối internet cùng một tài khoản Microsoft 365 bản quyền, người dùng có thể làm việc ở mọi lúc mọi nơi, liên hệ và truy cập tới đa dạng đối tượng người dùng trên khắp thế giới. Bằng cách này, mối quan hệ giữa các nhân sự sẽ bền chặt hơn, doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao trong quá trình làm việc với đối tác, khách hàng.

Tạo dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp

xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp

Tối giản quy trình làm việc, gia tăng hiệu quả hoạt động và để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng khách hàng chính là cách để doanh nghiệp xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp. Điển hình như trong các khâu tư vấn bán hàng, mọi quy trình được tinh gọn nhất có thể để đẩy nhanh thời gian thực hiện, hỗ trợ khách hàng 24/7. Tất cả yếu tố này đều có trong bộ ứng dụng của Microsoft 365 khi doanh nghiệp lựa chọn kết hợp cùng với Virtual Office. 

Dễ dàng mở rộng quy mô

dễ dàng mở rộng quy mô

Doanh nghiệp sử dụng Virtual Office không bị giới hạn cả về thời gian, địa điểm và các tính năng làm việc chuyên nghiệp. Chính vì vậy, việc hợp tác và mở rộng quy mô sẽ diễn ra dễ dàng hơn trên toàn khu vực hoặc vươn ra thị trường thế giới. Chỉ với một tài khoản Microsoft 365, người dùng có thể đăng nhập và sử dụng trên 5 thiết bị tại 5 vị trí khác nhau. Do đó, vấn đề phát triển và mở rộng quy mô doanh nghiệp không còn là vấn đề nan giải khi nhắc đến bài toán chi phí và quản trị.

Kiểm soát chặt chẽ mọi mặt doanh nghiệp

kiểm soát chặt chẽ doanh nghiệp

Virtual Office kết hợp cùng Microsoft 365 sẽ tổng hợp một quy trình làm việc tổng thể bao gồm tất cả các khâu quản trị doanh nghiệp từ nhân sự, tài chính, Marketing, kinh doanh… để có thể dễ dàng quản lý. Để thực hiện được điều này, mỗi nhân sự trong doanh nghiệp sẽ được cung cấp một tài khoản Microsoft bản quyền để thực hiện và tiếp nhận toàn bộ thông tin trong quá trình làm việc. Bằng cách này, bộ máy quản lý của doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và đưa ra những phương án phát triển phù hợp. 

Bảo mật an toàn dữ liệu

bảo mật an toàn dữ liệu doanh nghiệp

Microsoft được biết đến là đơn vị cung cấp giải pháp làm việc chuyên nghiệp hàng đầu thị trường với các yếu tố liên quan đến vấn đề bảo mật dữ liệu. Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng mô hình Virtual Office kết hợp với giải pháp này sẽ vừa đảm bảo hiệu quả công việc, vừa bảo mật an toàn thông tin. Bởi lẽ, nếu có bất cứ dấu hiệu bất thường nào, ngay lập tức hệ thống sẽ gửi thông báo cảnh báo đến quản lý để tiến hành xử lý. 

Với những lợi ích trên, doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý là vận hành mô hình Virtual Office. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về tính ứng dụng thực tế của giải pháp này đối với doanh nghiệp hiện nay. 

Ứng dụng Microsoft 365 với Virtual Office

Dưới đây là một vài các ứng dụng có trong Microsoft 365 để hỗ trợ các doanh nghiệp sử dụng Virtual Office trong quá trình làm việc.

Office 365

office 365 doanh nghiệp

Bộ ứng dụng này sẽ giúp nhân sự trong doanh nghiệp hoạt động Virtual Office làm việc trơn tru hơn với công cụ soạn thảo văn bản Word, bảng tính Excel, phần mềm trình chiếu PowerPoint trên cả ứng dụng và nền tảng web. Ngoài ra, người dùng còn có thể kết hợp đan xen các số liệu trong Excel, tài liệu trong Word để hoàn thành một bản thuyết trình mang tính chuyên nghiệp cao. 

Microsoft Forms

virtual office với microsoft forms

Người dùng có thể sử dụng và tạo lập các bài kiểm tra, khảo sát nhân sự hay khách hàng và đối tác trên chính nền tảng của Microsoft. Vì là ứng dụng hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây nên doanh nghiệp Virtual Office hoàn toàn có thể sử dụng cho bất cứ nhân sự nào cần. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể thống kê và nắm bắt được thông tin cũng như số liệu của nhân sự trong doanh nghiệp, khảo sát và tìm kiếm khách hàng tiềm năng để đưa ra những kế hoạch phát triển dài hạn. 

Microsoft Teams

làm việc với microsoft teams

Nền tảng trò chuyện trực tuyến cực kỳ hữu ích với các doanh nghiệp Virtual Office. Bởi lẽ, chỉ với một vài các thao tác đơn giản, người dùng có thể tạo lập các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, tạo nhóm làm việc theo dự án, phòng ban. Ngoài ra, Người dùng cũng có thể sử dụng để tổ chức các cuộc họp với giới hạn lên đến 300 thành viên tham dự, cuộc hội nghị với 10.000 người tham gia ở bất cứ khu vực, quốc gia nào. 

Microsoft Outlook

gửi nhận email với microsoft outlook

Phần mềm gửi thư điện tử với địa chỉ email tên miền riêng rất phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt là doanh nghiệp sử dụng Virtual Office. Tại đây, người dùng có thể gửi nhận, lên lịch và thu hồi email. Đặc biệt, với mỗi tài khoản email sẽ được thiết lập thêm chữ ký riêng bao gồm đơn vị công tác, vị trí, chức danh, họ và tên, thông tin liên hệ…Với giao diện thông minh và bắt mắt của Outlook, người dùng sẽ dễ dàng thao tác và thực hiện ngay cả khi mới sử dụng lần đầu.

SharePoint

sharapoint virtual office

Phần mềm Microsoft được các doanh nghiệp Virtual Office sử dụng để xây dựng và phát triển ứng dụng web. Tại đây, người dùng có thể tổng hợp toàn bộ thông tin, công tác cùng đồng nghiệp, tìm kiếm, quản lý nội dung, quy trình và kế hoạch kinh doanh. Bên cạnh đó, SharePoint còn bổ sung thêm một vài các tính năng đặc biệt khác như web, trang site, thư viện, tác giả…

Yammer

mạng xã hội doanh nghiệp yammer

Tiếp đến là Yammer, mạng xã hội dành cho doanh nghiệp. Tại đây, toàn bộ nhân sự có thể trao đổi và gắn kết với nhau thông qua các bài đăng với hình ảnh, video… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng kênh này để truyền tải các thông điệp đến nhân sự cấp dưới, tạo cuộc khảo sát thăm dò và ghi danh những thành viên có thành tích cao trong công ty. 

Ngoài những ứng dụng cơ bản trên, Microsoft 365 còn tích hợp hợp 400+ ứng dụng khác nhau để hỗ trợ người dùng làm việc như Microsoft Planner, Microsoft Booking, Microsoft Streams….

Qua bài viết trên đây, người dùng đã có thể tìm ra câu trả lời cho câu hỏi Virtual Office là gì? Và tính ứng dụng khi kết hợp cùng với Microsoft 365. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng có bất cứ câu hỏi nào cho chúng tôi vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Windows 10 Enterprise E3 vs. E5 Featured Image with Customer Request added

So sánh Windows 10 Enterprise E3 và E5

Windows 10 Pro là phiên bản dành cho doanh nghiệp của Windows 10 được cài đặt sẵn trên hầu hết các PC khi bạn mua chúng từ Dell, HP, Microsoft,..

windows 365 cloud 2

Windows 365 Cloud ngày đầu dùng thử – tạm ngưng vì quá nhiều người dùng thử

Mới đây Microsoft đã giới thiệu Windows 365 Cloud PC trên nền đám mây với đầy đủ CPU, RAM, bộ nhớ lưu trữ và được stream qua trình duyệt tới bất kỳ thiết bị nào

forward mail là gì

Forward mail là gì? Hướng dẫn chuyển tiếp email trong Outlook

Để việc chuyển tiếp email được hiệu quả, bạn nên biết “Forward mail là gì?” cũng như vai trò của tính năng này trong quá trình làm việc.

Bỏ túi ngay các kiến thức hữu ích về Microsoft Whiteboard

Microsoft Whiteboard là ứng dụng dùng để thay thế bảng viết truyền thống. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về nó.

Scroll to Top