Nội dung bài viết
SharePoint là nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web. Bạn có thể thêm thành viên trong công ty vào, cùng làm việc và chia sẻ các file tài liệu để hoàn thành dự án của công ty.
Mặc định, các thành viên trên SharePoint có 2 permission là :
- Owner : quyền Full Control có tất cả các quyền.
- Member : quyền Edit có thể thêm, xóa, sửa file
Tuy nhiên với các thành viên có quyền Edit, họ có thể xóa file vĩnh viễn nên có thể sẽ xảy ra trường hợp là một nhân viên nghỉ việc ở công ty và xóa hết các file dự án quan trọng trên SharePoint đó. Nếu điều đó xảy ra thì thiệt hại sẽ rất lớn, tuy nhiên mặc định bạn có thể thay đổi các cài đặt quyền Edit của Member. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách bỏ quyền Delete của Member.
Chỉnh sửa quyền của SharePoint
- Trên trang Sharepoint của bạn (trong ví dụ tôi tạo một Sharepoint là TEST), bạn bấm vào Settings ( biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên của giao diện ) > chọn Site permissions
- Chọn Advanced permissions settings
- Bạn sẽ chuyển sang cửa số quản lý Permission của SharePoint đó > chọn Permission Levels.
- Bạn bấm vào Edit hoặc quyền mặc định nào đó mà bạn muốn chỉnh sửa.
- Bỏ đánh dấu (uncheck) phần Deleted Items
- Cuộn chuột xuống phía dưới và bấm Submit
- Như vậy là bạn đã chỉnh sửa bỏ quyền Delete của thành viên.
Tạo Permission riêng
- Trên SharePoint của bạn có thể sẽ có nhiều kiểu thành viên mà bạn muốn thêm : người chỉ xem tài liệu, người có thể xem và sửa tài liệu, người có thể vừa xem vừa sửa hoặc xóa tài liệu. Do đó nếu chỉ có một quyền Edit thì không thể thỏa mãn cả 3 điều kiện, vì vậy bạn cần tạo quyền riêng để gán cho những thành viên đặc biệt.
- Tương tự như khi chỉnh sửa quyền Edit bạn cũng vào Settings > Site permissions > Advanced permissions settings > Permission Levels > chọn Add a Permission Level
- Thêm tên ( Name ), mô tả quyền và đánh dấu vào các quyền mà bạn muốn > bấm Create để tạo quyền.
- Một cách khác là bạn bấm vào các quyền mặc định ( Full Control, Design, Edit, Contribute, Read) > tạo một bản copy của quyền Edit đó bằng cách bấm Copy Permission Level ở cuối > Đặt lại tên, viết mô tả và đánh dấu lại các quyền bạn muốn > Bấm Create để tạo.
- Các quyền bạn tạo sẽ hiện ở bảng Permission Level để bạn quản lý.
- Tiếp theo bạn cần gán quyền tùy chọn cho các thành viên đặc biệt. Bấm vào Permissions để quay lại trang chủ Permission.
- Chọn Grant Permissions
- Nhập tên tài khoản cần gán quyền, bạn có thể thêm nội dung email để gửi cho họ trong bảng Include a personal message with this invitation.
- Bấm SHOW OPTIONS > phần Select a permission level bạn chọn quyền cần gán cho tài khoản.
- Bấm Share để hoàn tất.
Ghi chú
- Những thành viên được gán quyền thông qua Grant Permission sẽ nhận một email thông báo việc được cấp quyền, hoặc họ có thể truy cập vào SharePoint thông qua liên kết URL.
- Những thành viên này sẽ không hiển thị là member của SharePoint. Bạn chỉ có thể vào phần Permission này để quản lý những thành viên này, bạn có thể chọn thành viên, bấm Edit User Permissions để thay đổi quyền hoặc bấm Remove User Permissions để xóa quyền.
Lời kết
MSO hiện đang cung cấp các gói Microsoft 365 cho từng cấp độ doanh nghiệp với giá tốt nhất thị trường. Hãy kết nối ngay bằng cách gọi đến Hotline: 024.9999.7777 hoặc truy cập mso.vn chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.
