Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Outlook được biết đến là một trong những công cụ phổ biến đối với những người dùng văn phòng. Hãy theo dõi những hướng dẫn sử dụng Outlook chi tiết của chúng tôi ngay trong bài viết này để đạt được hiệu quả cao nhất khi dùng dịch vụ email này nhé.
Microsoft Outlook là gì?
Microsoft Outlook là một trong những ứng dụng phổ biến nhất trong việc quản lý email và những thông tin cá nhân. Hiện tại, ứng dụng này đang được cung cấp với những gói dịch vụ Microsoft 365 và được coi như là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365.
Bằng cách sử dụng Outlook, người dùng không chỉ có thể gửi và nhận email mà còn nhận được vô số những lợi ích để tận hưởng những công cụ quản lý lịch làm việc, danh bạ, tổ chức cuộc họp trực tuyến và nhiều tính năng và công cụ khác nữa trong cùng một ứng dụng này. Giúp cho những hoạt động trong công việc cũng như trong cuộc sống của người dùng có thể đạt được một kết quả cao nhất.
Ngoài ra, hiện nay ứng dụng Outlook còn được Microsoft hỗ trợ đăng nhập và sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau chỉ cần thiết bị này có kết nối internet và đã được cài đặt ứng dụng này. Điều này giúp người dùng có thể truy cập và sử dụng ở mọi địa điểm và trong thời điểm khác nhau một cách tiện lợi và dễ dàng. Tiếp theo, hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu về ưu điểm khi sử dụng Outlook ngay trong nội dung sau đây nhé.
Hướng dẫn cài đặt Microsoft Outlook
Dưới đây là những bước hướng dẫn của chúng tôi để giúp bạn có thể cài đặt ứng dụng Microsoft Outlook cho thiết bị của mình một cách nhanh chóng nhất:
– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào trang web của Outlook tại đây rồi kéo xuống dưới và chọn một tùy chọn tải xuống Outlook trên thiết bị mà bạn mong muốn.
– Bước 2: Sau khi được chuyển đến màn hình tải xuống Outlook trong Microsoft Store, bạn nhấn vào nút Download để tải xuống ứng dụng này về thiết bị của mình.
– Bước 4: Trong thư mục Tải xuống của File Explorer, bạn hãy nhấn đúp vào file vừa được tải xuống và nhấn nút Cài đặt để cài đặt ứng dụng Outlook trên thiết bị của mình.
Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, bạn đã có thể truy cập vào ứng dụng Outlook để sử dụng rồi đó. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách đăng ký tài khoản Microsoft Outlook để đăng nhập vào ứng dụng này nhé.
Hướng dẫn đăng ký tài khoản Outlook 365
Để đăng ký tài khoản Microsoft 365 Outlook, bạn hãy thực hiện theo những bước dưới đây:
– Bước 1: Bạn hãy truy cập vào đường link sau đây để lựa chọn và đăng ký cho mình một gói dịch vụ Outlook phù hợp
– Bước 2: Bạn nhấn chọn nút Đăng Ký Ngay trong gói Outlook mà bạn đã chọn để tiếp tục quá trình đăng ký.
– Bước 3: Khi cửa sổ đăng ký hiện ra, bạn điền đầy đủ thông tin của mình và nhấn nút Gửi thông tin để gửi thư đăng ký.
– Bước 4: Sau đó, nhân viên MSO sẽ tiếp nhận thông tin yêu cầu tư vấn của bạn và liên hệ lại với bạn qua số điện thoại mà bạn đã gửi trong form đăng ký và hướng dẫn bạn đăng ký tài khoản Outlook.
– Bước 5: Sau khi đăng ký thành công, nhân viên MSO sẽ gửi đến bạn thông tin tài khoản Outlook 365.
Với tài khoản mà bạn đã nhận được từ chúng tôi, bạn có thể đăng nhập truy cập vào đầy đủ những tính năng của ứng dụng Microsoft Outlook rồi đó. Hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo của chúng tôi để nắm rõ được cách sử dụng Outlook hiệu quả nhất nhé.
Hướng dẫn sử dụng Outlook 365 chi tiết, từ A – Z
Phía dưới đây là những thông tin về các cách sử dụng Outlook hiệu quả nhất được chúng tôi nghiên cứu và đúc rút lại. Bạn hãy thực hiện theo những hướng dẫn này để có thể sử dụng Outlook một cách dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
Tổng quan về giao diện của Microsoft Outlook
Gia diện làm việc của ứng dụng Microsoft 365 Outlook rất đơn giản, được bao gồm cấu trúc như sau:
- 1 – Thanh điều hướng: Giúp bạn truy cập nhanh chóng vào những ứng dụng Microsoft 365 khác, bao gồm những ứng dụng như Lịch, Danh bạ, Nhóm, Microsoft To Do, OneDrive,…
- 2 – Thư mục: Bao gồm những mục nội dung có chứa các email được phân loại theo từng loại nhất định. Giúp bạn có thể quản lý và theo dõi được những email mà bạn muốn theo những chủ đề hay các loại khác nhau.
- 3 – Thanh công cụ: Bao gồm những công cụ và tính năng chính của email Outlook, giúp người dùng có thể tương tác và làm việc với email một cách nhanh chóng như gửi thư, xóa thư, lưu trữ thư, dọn dẹp thư, báo cáo thư, di chuyển thư, trả lời thư, chuyển tiếp thư và gán cờ gắn thẻ thư,…
Sau khi đã làm quen và nắm rõ được những tính năng và công cụ trong ứng dụng Microsoft Outlook rồi, bạn hãy tiếp tục theo dõi nội dung tiếp theo của chúng tôi để biết được các cách sử dụng Outlook hiệu quả nhất nhé.
Thêm tài khoản Outlook mới
Để thêm một tài khoản Outlook khác, bạn hãy thực hiện các bước như sau:
– Bước 1: Trong giao diện màn hình làm việc của Outlook, bạn hãy nhấn vào biểu tượng ảnh đại diện tài khoản của bạn ở góc bên phải phía trên cùng.
– Bước 2: Bạn nhấn vào mục Đăng nhập bằng tài khoản khác để thực hiện các bước thêm một tài khoản Outlook mới.
– Bước 3: Bạn thực hiện các bước đăng nhập tài khoản để hoàn tất việc thêm tài khoản Outlook mới của mình.
Thêm chữ ký email vào thư Outlook
Để tạo chữ ký email cho tài khoản Outlook của mình, bạn hãy thực hiện những bước sau đây:
– Bước 1: Bạn nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc phía trên bên phải màn hình giao diện của Outlook.
– Bước 2: Trong cửa sổ Thiết đặt, bạn hãy nhấn vào mục Tài khoản, sau đó chọn mục Chữ ký và thực hiện thiết lập chữ ký của mình trong phần Chỉnh sửa chữ ký email rồi nhấn nút Lưu để lưu lại chữ ký email của mình.
Cách sử dụng Outlook để gửi email mới
Để gửi một email mới trong Microsoft Outlook, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Bạn truy cập vào mục hộp thư Mail trên thanh điều hướng phía bên tay trái màn hình giao diện của ứng dụng Outlook và nhấn chọn nút “Thư mới” màu đỏ ở phía trên bên trái giao diện.
– Bước 2: Sau khi cửa sổ gửi thư mới được mở ra, bạn hãy điền địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi, tiêu đề, thực hiện soạn thảo nội dung email và chọn tệp đính kèm tệp (nếu có). Sau đó, bạn nhấn nút Gửi hoặc Lên lịch gửi cho email đó của mình là hoàn tất.
Chuyển tiếp hoặc trả lời thư email trong Outlook
Để chuyển tiếp một email cụ thể cho người mà bạn muốn hoặc trả lời một email đó, bạn chỉ cần thực hiện theo những thao tác sau đây:
– Bước 1: Bạn nhấn chọn vào email mà mình muốn chuyển tiếp hoặc trả lời.
– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn chọn vào tùy chọn nút Chuyển tiếp hoặc Trả lời ở góc phía trên bên phải màn hình giao diện trong email đó.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn nhập nội dung email và thêm tệp đính kèm (nếu có) cho email và nhấn nút “Gửi” để hoàn tất.
Thêm, Lưu tệp đính kèm trong Outlook
Thêm tệp đính kèm vào một thư email
Để thêm tệp đính kèm vào một thư email mà bạn đang soạn thảo, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Trong giao diện soạn thảo email mà bạn đang thực hiện, bạn nhấn vào nút Đính kèm tệp và chọn một tùy chọn thêm tệp từ một đích mà bạn muốn.
– Bước 2: Bạn nhấn chọn tệp mà mình muốn thêm vào email và nhấn chọn biểu tượng mũi tên bên cạnh nút Chia sẻ liên kết rồi chọn một trong hai tùy chọn Chia sẻ liên kết hoặc Đính kèm để hoàn tất việc thêm tệp đính kèm vào email của bạn.
Mở hoặc lưu tệp đính kèm của thư email
– Để mở tệp đính kèm trong một email nhất định, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột trái vào tệp đính kèm đó.
– Để lưu tệp đính kèm trong một email mà bạn muốn, bạn hãy thực hiện những bước sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở email có chứa tệp đính kèm mà bạn muốn lưu về thiết bị của mình.
– Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượng dấu mũi tên bên cạnh tệp đính kèm đó và nhấn chọn vào mục Tải xuống. để hoàn tất việc tải xuống tệp đính kèm trong email Outlook.
Cách sử dụng Outlook để tạo cuộc hẹn, cuộc họp và đặt lời nhắc
Microsoft Outlook cũng cung cấp cho người dùng khả năng lên lịch và quản lý cuộc hẹn. Để lập lịch hẹn, lịch họp và đặt lời nhắc cho cuộc hẹn/cuộc họp trong ứng dụng Microsoft Outlook, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Bạn nhấn vào mục Lịch trong thanh điều hướng phía tay trái màn hình giao diện của ứng dụng Outlook rồi nhấn nút Sự kiện mới màu đỏ phía trên cùng.
– Bước 2: Khi giao diện thiết lập cuộc hẹn/cuộc họp mới hiện ra, bạn hãy thực hiện điền thông tin của cuộc hẹn/họp bao gồm tên cuộc hẹn/họp, người tham gia, thời gian, vị trí và nội dung của cuộc hẹn/họp. Sau đó, bạn thiết lập Lời nhắc và nhấn chọn nút Gửi để gửi cho những người tham gia và hoàn tất việc tạo cuộc hẹn, cuộc họp trong Outlook.
Cách sử dụng Outlook để tạo một liên hệ
Ứng dụng Microsoft Outlook cũng cung cấp đến cho người dùng khả năng tạo và quản lý những thông tin liên hệ ngay trong ứng dụng của nó. Để tạo một liên hệ mới trong Microsoft Outlook, bạn hãy thực hiện những bước sau:
– Bước 1: Trong giao diện màn hình chính của Outlook, bạn hãy nhấn chọn vào mục “Danh bạ” rồi nhấn nút “Liên hệ mới” màu đỏ phía trên cùng.
– Bước 2: Khi hộp thoại tạo liên hệ mới trong Outlook được mở ra, bạn hãy điền những thông tin liên quan đến người mà bạn muốn tạo liên hệ. Sau đó, bạn hãy nhấn nút “Lưu” để lưu lại liên hệ mới đó.
Cách lấy danh sách liên hệ trong Outlook
Để lấy danh sách liên hệ trong Outlook, bạn hãy thực hiện các bước sau:
– Bước 1: Trong giao diện màn hình của Outlook, bạn nhấn vào mục Liên hệ trên thanh điều hướng phía bên trái màn hình và nhấn chọn một danh sách tên hệ mà bạn muốn.
– Bước 2: khi danh sách liên hệ đó của bạn hiện ra, bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn Quản lý danh bạ và nhấn vào tùy chọn Xuất danh bạ.
– Bước 3: Trong cửa sổ xuất danh bạ vừa hiện ra, bạn chọn tùy chọn xuất Toàn bộ danh bạ và nhấn chọn nút Xuất để hoàn tất.
Cách sử dụng Outlook để tạo một tác vụ
Người dùng cũng có thể tạo và quản lý các tác vụ công việc của mình ngay trong ứng dụng Microsoft Outlook. Để tạo một tác vụ ngay trong ứng dụng Outlook, bạn chỉ cần chọn mục To Do trên thanh điều hướng phía bên trái màn hình giao diện rồi điền tên tác vụ và thiết lập thông tin chi tiết cho tác vụ đó tại mục Thêm tác vụ rồi nhấn nút Thêm là hoàn tất.
*Mẹo: Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+K để tạo một tác vụ mới.
Cách in tác vụ trong Outlook
Để in tác vụ từ Microsoft Outlook, bạn chỉ cần nhấn vào tác vụ mà bạn muốn in, sau đó nhấn chọn biểu tượng dấu ba chấm ở phía trên cùng bên cạnh mục Tác vụ rồi chọn mục In danh sách. Sau đó, bạn hãy thiết lập thông số in và nhấn nút In để hoàn tất.
Cách in thư email, lịch trong Outlook
Để In một email Outlook, bạn hãy nhấn chọn vào email đó và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ email, sau đó hãy thiết lập thông số in và nhấn nút In để hoàn tất quá trình in thư email.
Để in lịch biểu trên Outlook, bạn hãy nhấn chọn vào lịch đó và nhấn vào biểu tượng In trên thanh công cụ phía trên cùng, sau đó hãy thiết lập thông số in và nhấn nút In để hoàn tất quá trình in lịch Outlook.
Trên đây là những thông tin hướng dẫn sử dụng Outlook chi tiết của chúng tôi. Bằng cách thực hiện theo những hướng dẫn sử dụng Outlook 365 này của chúng tôi, bạn sẽ đạt được hiệu quả và năng suất quả nhất trong quá trình sử dụng ứng dụng này đó.
Xem thêm: 10+ mẹo sử dụng Outlook email giúp tiết kiệm thời gian
Lời kết
Trong bài viết này, MSO đã cung cấp cho bạn những thông tin hướng dẫn sử dụng Outlook 365 chi tiết. Qua đó, giúp bạn có thể hiểu được những bước để sử dụng các tính năng và công cụ mà Microsoft Outlook cung cấp một cách hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, để đảm bảo có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả tối đa, bạn cần phải sử dụng tài khoản và ứng dụng Microsoft Outlook được cung cấp bản quyền. Hiện nay, Microsoft Outlook được tích hợp và cung cấp trong những gói dịch vụ Microsoft 365, vì thế bạn có thể đăng ký một trong các gói dịch vụ này để nhận về quyền sử dụng Microsoft Outlook đó nhé.
MSO hiện đang là một đối tác hàng đầu của Microsoft, được ủy quyền cung cấp các gói Microsoft 365 bản quyền tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi cũng là một nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số uy tín nhất thị trường, đảm bảo cho bạn có thể sử dụng một dịch vụ chất lượng và giá rẻ nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua những thông tin dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất nhé.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
