Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Outlook email là gì?
Khi nhắc đến Microsoft Outlook email, người dùng có thể hiểu đơn giản đây là một trong những nền tảng gửi và nhận thư điện tử thuộc top đầu những phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện nay. Với công cụ này, người dùng có thể gửi thư đến một địa chỉ email bất kỳ, nhận thư bao gồm cả tệp đính kèm có dung lượng lớn. Đặc biệt, người dùng còn có thể quản lý công việc, sắp xếp lịch, thêm danh bạ và thiết lập cuộc gọi nhóm nhanh chóng.
Với các tài khoản Outlook email client dành cho doanh nghiệp, người dùng sẽ được sử dụng với địa chỉ tên miền riêng và 50GB dung lượng lưu trữ. Do đó, người dùng không cần phải lo lắng tình trạng hộp thư báo đầy hoặc bị spam như với email Outlook cá nhân. Để hiểu rõ hơn về phần mềm này, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những công dụng đặc biệt khiến người dùng nhất định không thể bỏ qua.
Outlook email 365 sử dụng để làm gì?
Chỉ khi người dùng Outlook email sign up mới có thể sử dụng toàn bộ các tính năng đặc biệt có trong phần mềm này. Dưới đây là một số những ưu điểm mà công cụ email của Microsoft đã và đang được ứng dụng thực tiễn để đẩy nhanh hiệu quả công việc.
Gửi và nhận thư
Vai trò đầu tiên của Outlook email chính là giúp người dùng gửi và nhận thư điện tử nhanh chóng. Chỉ với một vài các thao tác cơ bản, người dùng sẽ không còn phải gửi thư tay vừa mất thời gian lại tốn kém chi phí.
Ngoài ra, khi gửi thư người dùng có thể gửi toàn bộ nội dung, tệp đính kèm, chữ ký và nhiều thông tin khác chỉ với một email duy nhất. Hơn nữa, người dùng còn có thể sử dụng thêm các tính năng đặc biệt khác để hỗ trợ gửi và nhận email như lên lịch, thu hồi, chuyển tiếp, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên…
Lịch làm việc được quản lý và chia sẻ
Ngoài tính năng gửi, nhận email người dùng còn có thể tự lên lịch làm việc cho mình trong Outlook email. Tại đây, các công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng người dùng chỉ cần thiết lập tạo thêm công việc cùng với đó là tài liệu đính kèm, người tham gia và thời gian cần thực hiện.
Bằng cách này, người dùng có thể tự sắp xếp công việc để hoàn thành một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác cũng có thể xem lịch trình làm việc được người dùng chia sẻ để có thể cân đối thời gian làm việc phù hợp nhất.
Quản lý thông tin liên hệ
Chuyển sang một tính năng tiếp theo chính là quản lý các thông tin liên hệ, điển hình như việc lưu trữ địa chỉ email, họ và tên, đơn vị công tác, số điện thoại… để người dùng có thể thuận tiện liên lạc khi cần đến.
Tương tự dư danh bạ trên điện thoại di động, tại đây người dùng sẽ sử dụng bất cứ khi nào cần như gửi email thông báo, thư mời, chính sách, chương trình ưu đãi thông qua Outlook email 365 dễ dàng. Khi áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được một khoản lớn chi phí Marketing đối với các khách hàng cũ đã từng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Tổ chức cuộc họp
Tiếp đến mà một trong những công dụng hỗ trợ làm việc nhóm cực kỳ hiệu quả chính là tổ chức cuộc họp trực tuyến. Thay vì người dùng phải sử dụng một nền tảng thứ ba và đầu tư thêm chi phí mới có thể thực hiện một cuộc họp thì với Outlook email một cuộc họp tối đa 300 thành viên tham dự có thể được hoàn tất bất cứ lúc nào.
Bởi lẽ, trên giao diện của email Outlook người dùng sẽ được sử dụng tính năng thao tác tổ chức cuộc họp nhanh chóng bằng chính email đăng ký bản quyền. Để thêm thành viên tham dự, người dùng chỉ cần chia sẻ link cuộc họp hoặc thêm địa chỉ email dễ dàng.
Kết nối với các ứng dụng khác
Cuối cùng là một tính năng của Outlook email 365 Office được nhiều người dùng đánh giá cao chính là khả năng kết nối đồng bộ với nhiều ứng dụng trong Microsoft 365. Bởi lẽ, chỉ với một tài khoản người dùng chỉ cần thao tác một lần đăng nhập duy nhất là có thể sử dụng toàn bộ các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams, OneDrive… Ngoài ra, toàn bộ dữ liệu sẽ được cập nhật nhanh chóng để người dùng có thể sử dụng trên bất cứ ứng dụng nào ở đa dạng thiết bị đăng nhập.
Với những công dụng thực tiễn trên, Outlook email đang dần được nhiều người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng để nâng cao hiệu suất công việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các gói dịch vụ đăng ký email của Microsoft mà doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn.
Các gói đăng ký Outlook email online và App cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp là đối tượng mà Microsoft 365 đang hướng đến nhiều nhất, chính vì vậy để đăng ký Outlook email for Business người dùng có thể tham khảo một vài các gói đăng ký phổ biến dưới đây:
- Microsoft 365 Business Basic: Email Outlook tên miền riêng phiên bản web sử dụng kết hợp với các ứng dụng khác như Office 365 cũng được dùng trên nền tảng online và giới hạn tối đa 300 người dùng.
- Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm toàn bộ các công cụ của gói Basic nhưng người dùng được sử dụng Outlook email cả phiên bản web và App kết hợp cùng với các ứng dụng khác.
- Microsoft 365 Business Premium: Có Outlook và bộ Office tương tự bản Standard nhưng được bổ sung thêm tính năng bảo mật an toàn như quản lý thiết bị, quản lý ứng dụng, phân loại tài liệu, email, ngăn chặn Virus và mã độc tấn công.
- Exchange Online Kiosk: 2GB dung lượng hộp thư, cá nhân hóa email với tên miền riêng, bảo vệ email khỏi thư rác, Virus với Addon Protection, tích hợp sử dụng Outlook web dễ dàng.
- Exchange Online Plan 1: 50GB dung lượng lưu trữ hộp thư cùng với các tính năng tương tự bản Kiosk và hỗ trợ hộp thư lưu trữ tại chỗ.
- Exchange Online Plan 2: 100GB dung lượng lưu trữ hộp thư, không giới hạn số lượng người dùng kết hợp cùng tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu DLP và hỗ trợ hộp thư lưu trữ không giới hạn.
Với những gói dịch vụ trên đây, người dùng có thể lựa chọn cho doanh nghiệp dựa vào chi phí, nhu cầu sử dụng và các tính năng đặc biệt. Để đăng ký tài khoản Outlook email bản quyền, người dùng chỉ cần click chọn ĐĂNG KÝ NGAY.
Sau khi đã đăng ký thành công, để sử dụng các tính năng làm việc hiệu quả người dùng cần Outlook email login sign in nhanh chóng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bí quyết quan trọng để người dùng có thể trở thành một người dùng email Outlook thành thạo thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.
10+ bí quyết sử dụng Outlook email for Company
Nếu như người dùng vẫn chưa biết sử dụng phần mềm Outlook email như thế nào thì hãy cùng tham khảo ngay những bí quyết được chúng tôi hướng dẫn dưới đây:
Outlook email login 365 App
Người dùng có thể tiến hành lựa chọn 02 hình thức Outlook email Office login qua App hoặc sử dụng nền tảng web tùy thuộc vào gói đăng ký sử dụng. Dưới đây là các bước được thực hiện trên App như sau:
– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook đã được tải về thiết bị máy tính.
– Bước 2: Giao diện đăng nhập sẽ hiện ra, người dùng nhập địa chỉ email và click chọn Kết nối.
– Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản đã đăng ký thành công và click chọn Đăng nhập.
Outlook email login online
Ngoài cách Microsoft Outlook email login trên nền tảng App, người dùng có thể lựa chọn hình thức đăng nhập online trên web mà không cần tải ứng dụng về máy để sử dụng:
– Bước 1: Truy cập địa chỉ đăng nhập: Outlook.live.com và click chọn Đăng nhập.
– Bước 2: Tương tự như cách đăng nhập trên App người dùng chỉ cần nhập địa chỉ email làm mật khẩu và sau đó click chọn Đăng nhập là có thể hoàn tất nhanh chóng.
Outlook email open soạn thư mới
Một trong những tính năng đầu tiên mà người dùng cần trải nghiệm chính là Outlook email register. Để thực hiện được người dùng chỉ cần thao tác thực hiện như sau:
– Bước 1: Mở giao diện chính của phần mềm Outlook sau đó click chọn Thư mới.
– Bước 2: Giao diện của hộp thư sẽ hiện ra, người dùng chỉ cần điền thông tin địa chỉ người nhận, chủ đề, nội dung, tệp đính kèm.
– Bước 3: Click chọn nút Gửi để hoàn tất.
Tạo Outlook email signature
– Bước 1: Truy cập mục cài đặt trên Outlook email.
– Bước 2: Click chọn Thư > chọn Thảo và trả lời.
– Bước 3: Tại mục Chữ ký email, người dùng chọn Tạo chữ ký mới hoặc chỉnh sửa.
– Bước 4: Click chọn Lưu.
Lên lịch gửi email Outlook 365
Sau khi đã thao tác toàn bộ các bước soạn thảo email như hướng dẫn bên trên, người dùng có thể tham khảo thêm tính năng lên lịch gửi Outlook email như sau:
– Bước 1: Click chọn dấu V bên cạnh nút Gửi.
– Bước 2: Click chọn Lên lịch gửi.
– Bước 3: Người dùng nhập thời gian muốn gửi hoặc tùy chỉnh thời gian sau đó click chọn Gửi.
– Bước 4. Hoàn tất.
Outlook email recall
Ngoài tính năng lên lịch, email Outlook còn có khả năng thu hồi thư nhanh chóng. Người dùng có thể tham khảo qua các bước như sau:
– Bước 1: Thao tác soạn và gửi thư trên phần mềm như bình thường.
– Bước 2: Ngay sau khi thao tác nút Gửi thành công người dùng có thể tiến hành thu hồi nhanh chóng chỉ trong vài giây thực hiện bằng cách click chọn Hoàn tác trên góc bên trái màn hình.
– Bước 3: Hoàn tất cách Recall email Outlook nhanh chóng.
Chia sẻ lịch làm việc với Outlook
Ngoài những tính năng liên quan đến gửi email, người dùng còn có thể thao tác chia sẻ lịch làm việc của mình với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác thông qua Outlook email Hosting.
– Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình, người dùng click chọn Lịch.
– Bước 2: Click chọn Sự kiện mới sau đó bổ sung các sự kiện quan trọng thành công.
– Bước 3: Để chia sẻ lịch, người dùng click chọn nút Chia sẻ như hình bên dưới.
– Bước 4: Nhập tên liên hệ hoặc địa chỉ email, lựa chọn thời điểm xem và click chọn Chia sẻ.
Thêm liên hệ trên email Outlook
Để thêm liên hệ trong Outlook email, người dùng cũng chỉ cần thao tác thực hiện với các bước cơ bản như:
– Bước 1: Click chọn vào biểu tượng Mọi người sau đó chọn Liên hệ mới.
– Bước 2: Bổ sung các thông tin liên hệ như Họ, Tên riêng, địa chỉ email, số điện thoại di động… sau đó click chọn Lưu.
– Bước 3: Hoàn tất.
Tổ chức cuộc họp trên Outlook
Một tính năng tiếp theo mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi Outlook email sign in chính là tổ chức cuộc họp trực tuyến. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần thao tác một vài bước đơn giản như sau:
– Bước 1: Trong giao diện đăng nhập chính trên email Outlook, người dùng click chọn Cuộc gọi trong Teams.
– Bước 2: Chuyển đổi cuộc họp nhóm thông qua nền tảng Teams, tại đây người dùng có thể lựa chọn hình thức gọi trên trình duyệt hoặc App.
– Bước 3: Thêm thành viên bằng cách gửi link cuộc họp hoặc bổ sung địa chỉ email.
– Bước 4: Hoàn tất.
Gắn cờ vào thư quan trọng
Nếu Outlook email inbox nhận được quá nhiều email trong ngày sẽ khiến người dùng khó có thể kiểm soát được các thư quan trọng. Do đó, người dùng có thể tham khảo ngay hướng dẫn cách gắn cờ vào thư quan trọng như sau:
– Bước 1: Mở hộp thư trên Outlook
– Bước 2: Người dùng sẽ thấy danh sách các hộp thư được gửi đến sau đó click chọn vào biểu tượng Cờ. Ngoài ra, người dùng cũng có thể thao tác tìm kiếm sau đó gắn cờ vào thư.
– Bước 3: Hoàn tất. Các email được gắn cờ sẽ hiện lên trên đầu và được nổi bật nhất trên hộp thư của người dùng.
Ngoài những hướng dẫn chi tiết trên đây, người dùng cũng có thể tham khảo Outlook email move to folder hoặc thay đổi Password thông qua những nội dung được chúng tôi chia sẻ ở các bài viết tiếp theo.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin mà MSO tổng hợp để người dùng hiểu rõ hơn về Outlook email và cách thức sử dụng cho doanh nghiệp. Nếu người dùng cần được hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan trực tiếp đến vấn đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777.
