Hướng dẫn sử dụng Microsoft online 365 dễ dàng từ A – Z

Ngoài phiên bản offline quen thuộc, người dùng còn có thể sử dụng Microsoft online 365 dễ dàng khi đăng ký tài khoản bản quyền. Theo dõi bài viết dưới đây của MSO để tìm hiểu về những hướng dẫn sử dụng chi tiết về phần mềm làm việc chuyên nghiệp này.

Microsoft online 365 là gì?

Chỉ cần nhắc đến cái tên Microsoft online 365 là người dùng đã phần nào hình dung được phần mềm này hoạt động theo phương thức nào. Thay vì phải tải ứng dụng về máy để sử dụng các phần mềm quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook… thì người dùng có thể truy cập trực tiếp trên nền tảng web chỉ cần thiết bị có kết nối internet.

microsoft online 365

Với mỗi một tài khoản Microsoft 365 bản quyền, người dùng có thể truy cập cùng lúc trên 05 thiết bị đăng nhập. Ngoài ra, phần mềm này còn có khả năng tích hợp với nhiều thiết bị ở đa dạng các hệ điều hành như Windows, Mac OS, iOS, Android. Để hiểu rõ hơn về phiên bản online của Microsoft 365, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm thông qua nội dung dưới đây.

Các công cụ có trong Microsoft online 365

công cụ trong microsoft online

Với tốc độ phát triển chóng mặt như hiện nay, Microsoft đã và đang ngày càng cải tiến các phần mềm Microsoft online 365 online với nhiều ứng dụng hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là các công cụ phổ biến nhất mà người dùng nhất định không thể bỏ qua khi sử dụng phần mềm này:

  • Bộ Office 365: Bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access và Publisher…
  • Email Outlook: Sử dụng email theo tên miền riêng, 50GB dung lượng lưu trữ kết hợp với đa dạng các tính năng lên lịch gửi thư, hạn chế spam.
  • OneDrive: Nền tảng lưu trữ dữ liệu đám mây với 1TB dung lượng cho tài liệu, hình ảnh, video.
  • Microsoft Teams: Phần mềm trò chuyện, tổ chức cuộc họp trực tuyến với 300 người tham dự.
  • Phần mềm quản lý công việc: Planner, Project, To Do giúp người dùng làm việc ở mọi lúc mọi nơi.
  • Phần mềm phân tích dữ liệu: Power BI phân tích dữ liệu doanh nghiệp chính xác và hoàn hảo nhất.

Ngoài ra, người dùng còn được trải nghiệm đa dạng các ứng dụng khác như Forms, Lists, Power Automate SharePoint, Yammer… Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ưu và nhược điểm của phần mềm này để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Ưu điểm và nhược điểm của Microsoft online 365

Bất cứ một giải pháp nào cũng sẽ có những ưu điểm, nhược điểm của nó và Microsoft 365 online cũng vậy. Dưới đây là tổng hợp những điểm mạnh và điểm yếu của phần mềm này để người dùng có thể nắm bắt được.

ưu nhược điểm của microsoft online

05 ưu điểm của Microsoft online 365

Số lượng người dùng Microsoft online 365 ngày càng nhiều chứng tỏ phần mềm này có những điểm nổi bật khiến người dùng không thể bỏ qua:

  • Dữ liệu sao lưu liên tục: Chỉ cần người dùng có bất kỳ thao tác nào ngay lập tức hệ thống sẽ tiến hành sao lưu. Do đó, trường hợp bị mất dữ liệu như khi làm việc trên bản offline sẽ không còn xuất hiện.
  • Chia sẻ file dễ dàng: Người dùng có thể chia sẻ file tài liệu bằng cách sao chép link trên nền tảng OneDrive vừa nhanh chóng lại đem lại hiệu quả cao.
  • Chỉnh sửa và làm việc trên cùng tài liệu: Khi làm việc nhóm các thành viên có thể cùng nhau góp ý, chỉnh sửa và đề xuất trên cùng một tài liệu. Trong trường hợp muốn khôi phục bất cứ thông tin nào cũng có thể truy cập vào mục lịch sử để thao tác.
  • Tiết kiệm dung lượng lưu trữ: Thay vì phải tải bộ ứng dụng về máy gây tốn kém dung lượng nhất là với các thiết bị có cấu hình thấp. Giải pháp này sẽ giúp người dùng làm việc dễ dàng hơn bao giờ hết mà không nhất thiết phải thay thiết bị mới.
  • Tiết kiệm chi phí sử dụng: Chỉ với một khoản chi phí nhỏ, người dùng đã có thể đăng ký bộ ứng dụng Microsoft online 365 sử dụng thay vì phải lựa chọn các giải pháp tốn kém chi phí mà không đem lại hiệu quả cao.

02 nhược điểm của Microsoft online 365

Ngoài những ưu điểm nổi bật trên, phần mềm này chắc chắn sẽ có những nhược điểm đi kèm. Dưới đây là 02 điều mà người dùng cần lưu ý: 

  • Không thể làm việc khi mất Internet: Trong trường hợp không có kết nối mạng, người dùng sẽ không thể thao tác làm việc và hệ thống sẽ không tiến hành sao lưu dữ liệu nhanh chóng.
  • Giao diện sử dụng không đầy đủ: Nếu so sánh giữa giao diện của hai phiên bản, thì Microsoft online được thiết kế đơn giản và thao tác phức tạp hơn phiên bản offline.

Với những ưu và nhược điểm trên, người dùng có thiết bị sử dụng hạn chế về dung lượng lưu trữ cũng như cấu hình có thể tham khảo bản Microsoft online 365. Ngoài ra, chúng tôi khuyên rằng người dùng nên sử dụng kết hợp cả hai phiên bản để có những trải nghiệm làm việc tốt nhất.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft online 365 dễ dàng

Nếu như người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng Microsoft online 365 như thế nào thì hãy cùng theo dõi những hướng dẫn chi tiết được chúng tôi chuẩn bị dưới đây:

Đăng ký và đăng nhập tài khoản Microsoft online 365

Trước khi tiến hành Microsoft online 365 login, người dùng cần phải đăng ký tài khoản bản quyền, dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cả về đăng ký và đăng nhập:

Bước 1: Điền Form  ĐĂNG KÝ NGAY dưới đây để nhân viên MSO hỗ trợ từ A đến Z .

Bước 2: Truy cập địa chỉ https://www.office.com/, để sign in phần mềm người dùng thao tác click chọn Đăng nhập.

đăng nhập microsoft online

– Bước 3: Nhập địa chỉ email đã đăng ký thành công trước đó và click chọn Tiếp theo.

Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản đăng ký Microsoft 365 bản quyền và click chọn Đăng nhập.

– Bước 5: Hoàn tất

Chỉ với 05 bước thực hiện trên đây, người dùng đã có thể đăng ký và đăng nhập thành công Microsoft online 365 dễ dàng. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về các hướng dẫn sử dụng chi tiết các công cụ có trong bộ giải pháp làm việc chuyên nghiệp này.

Cách sử dụng bộ Office

Bộ Office trong Microsoft online 365 sẽ bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, OneNote… Để sử dụng, người dùng chỉ cần click chọn ứng dụng tại thanh công cụ được hiển thị trên màn hình ở góc bên trái. 

sử dụng office 365

*Ví dụ: người dùng muốn soạn thảo văn bản có thể click chọn vào biểu tượng Word, khi đó một giao diện mới sẽ hiện ra. Tại đây, người dùng có thể tạo tài liệu mới trên trang trống, tạo ghi chú, làm bài tiểu luận, báo cáo. 

soạn thảo văn bản với word

Tương tự như vậy với các công cụ khác, người dùng có thể dễ dàng trải nghiệm mà không cần phải tham gia bất cứ một khóa học hướng dẫn nào khác.

Cách sử dụng email Outlook

Ngoài quá trình làm việc trên bộ Office 365, người dùng có thể thao tác gửi nhận thư điện tử trên Microsoft online 365 Outlook. Để sử dụng được người dùng làm theo hướng dẫn dưới đây mà không cần phải thao tác login email:

Bước 1: Click chọn biểu tượng Outlook trên màn hình.

Bước 2: Click chọn Tạo thư mới để bắt đầu soạn thảo email gửi đi.

tạo thư mới

Bước 3: Nhập địa chỉ email người nhận, chủ đề và nội dung thư sau đó click chọn Gửi.

soạn email gửi đi

Bước 4: Người dùng có thể sử dụng thêm một vài các tính năng khác như lên lịch gửi, chèn file, gửi kèm hình ảnh, thêm chữ ký… trong Microsoft online 365 email.

Chỉ với 04 bước cơ bản trên đây, người dùng có thể dễ dàng sử dụng email Outlook online mà không cần mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu. Nếu như người dùng đã biết cách gửi nhận thư điện tử qua Outlook thì chắc chắn không nên bỏ qua kho lưu trữ dữ liệu OneDrive dưới đây.

Cách sử dụng OneDrive

Công cụ OneDrive sẽ giúp người dùng lưu trữ một lượng lớn dữ liệu bao gồm cả hình ảnh, video hay tài liệu dành cho doanh nghiệp. Khi truy cập Microsoft online 365, để sử dụng phần mềm này người dùng có thể thao tác sử dụng như sau:

Bước 1: Mở OneDrive bằng cách click chọn biểu tượng trên thanh công cụ bên trái màn hình.

Bước 2: Giao diện của OneDrive sẽ hiện ra, người dùng có thể theo dõi toàn bộ các dữ liệu đã được lưu trữ trước đây trên chính nền tảng này.

mở onedrive sử dụng

Bước 3: Click chọn Mới để bổ sung thêm tài liệu bằng cách tải lên từ Thư mục hoặc lấy từ Word, Excel, PowerPoint, OneNote…

thêm tài liệu onedrive

Bước 4:  Người dùng có thể thao tác tải lên, đồng bộ, tự động hóa nhanh chóng hoặc sắp xếp tài liệu theo yêu cầu.

Với các bước trên, người dùng hoàn toàn có thể quản lý dữ liệu của doanh nghiệp trên Microsoft online 365 thông qua nền tảng OneDrive. Ngoài ra, người dùng cũng có thể kết hợp sử dụng cùng với nhiều phần mềm hỗ trợ đặc biệt khác.

Cách sử dụng Teams

Ngoài những công cụ quen thuộc trên, khi người dùng truy cập Microsoft online 365 chắc chắn không nên bỏ qua Teams một trong những phần mềm hỗ trợ trò chuyện, tổ chức cuộc họp an toàn và bảo mật. 

Bước 1: Mở Teams online tương tự như với các phần mềm được hướng dẫn trước đó.

– Bước 2: Giao diện của Teams sẽ hiện ra, tại đây người dùng có thể theo dõi các nhóm tham gia của mình, kiểm tra các cuộc trò chuyện, sắp xếp lịch làm việc. 

– Bước 3: Để tạo nhóm trò chuyện trên Teams, người dùng chỉ cần thao tác click chọn Nhóm, tiếp đến chọn Tham gia hoặc tạo nhóm.

tạo nhóm trên teams

– Bước 4: Nhập mã tham gia nhóm hoặc tạo nhóm bằng cách click chọn Tạo nhóm.

tạo nhóm teams

– Bước 5: Đặt tên nhóm, thêm thành viên nhóm, thêm mô tả và lựa chọn quyền riêng tư sau đó chọn Tiếp theo. Ngoài ra, người dùng có thể sao chép link nhóm để gửi đến những thành viên mà người dùng muốn mời tham dự.

Ngoài những công cụ được chúng tôi hướng dẫn trên đây, người dùng có thể sử dụng các phần mềm khác một cách tương tự như vậy. Hơn nữa, việc sử dụng Microsoft online 365 sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nếu người dùng có đội ngũ support linh hoạt 24/7 khi đăng ký tại các đơn vị ủy quyền cung cấp dịch vụ làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365 tại Việt Nam. Do đó, hãy nhanh chóng đăng ký Microsoft 365 để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất khi sử dụng.

Với những nội dung trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được ưu và nhược điểm cũng như hướng dẫn sử dụng chi tiết các công cụ có trong phần mềm Microsoft online 365.

Lời kết

Nếu người dùng gặp bất cứ vấn đề hay thắc mắc nào trong quá trình tham khảo, vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến MSO qua số Hotline:  024.9999.7777

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

chữ ký điện tử và cách tạo trên word

Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word

Ngày nay, việc ứng dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp dần trở nên phổ biến để tạo tính chuyên nghiệp. Theo dõi bài ...
Hướng dẫn cách xóa tài khoản Gmail

Cách xóa tài khoản Gmail & tạo email Outlook mới

Tìm cách xóa tài khoản Gmail tức thì và thay thế bằng giải pháp email Outlook là sự lựa chọn tốt cho người dùng nếu ...

Onedrive And Onedrive For Business: Sự Khác Biệt Như Thế Nào?

Hầu hết người dùng đám mây đều rất quen thuộc với Onedrive – dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến được cung cấp bởi ...
tạo tài khoản gmail và outlook

Tạo tk Google Mail và Outlook giải pháp nào tốt cho doanh nghiệp?

Nếu bạn đang phân vân không biết tạo tài khoản Google Mail hay Outlook cho doanh nghiệp thì bài viết của MSO dưới đây chắc ...
Scroll to Top