Hướng dẫn cách chia sẻ file trên onedrive

Khi sử dụng OneDrive, ngoài việc tạo lập, lưu trữ dữ liệu ra thì bạn cũng có thể chia sẻ những dữ liệu đó với bất kỳ ai trên OneDrive và bạn có thể điều chỉnh ngừng chia sẻ vào bất cứ lúc nào. Trong bài viết này, MSO sẽ cung cấp thông tin xoay quanh để hướng dẫn cho bạn cách chia sẻ file trên OneDrive hiệu quả và an toàn nhất nhé.

Cách chia sẻ file trên OneDrive mang lại lợi ích gì?

Có rất nhiều lợi ích khi bạn thực hiện cách chia sẻ file trên OneDrive, sau đây là những lợi ích cơ bản mà người dùng nhận được khi sử dụng tính năng này của OneDrive:

Đầu tiên, Microsoft OneDrive có tính năng lưu trữ đám mây, nó cho phép người dùng có thể lưu trữ và chia sẻ File, tệp, ảnh và toàn bộ dữ liệu cho đối tác, đội nhóm và khách hàng của mình. Và nó cũng giúp người dùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu từ mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối internet, đảm bảo tính linh hoạt và thuận tiện.

Thứ hai, bộ nhớ đám mây của người dùng trong OneDrive sẽ được bảo mật riêng tư cho đến khi bạn quyết định chia sẻ với những người khác. Vì vậy mà người dùng có thể cấp quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem cho người khác, tạo điều kiện cho việc cộng tác và làm việc nhóm một cách hiệu quả mà vẫn đảm bảo được các quyền bảo mật và riêng tư.

Thứ ba, MS OneDrive còn cung cấp cho người dùng các tùy chọn bảo mật như đặt mật khẩu cho các liên kết được chia sẻ và thiết lập thời hạn cho liên kết, giúp người dùng kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu của họ. 

Thứ tư, đồng bộ hóa file giữa các thiết bị cũng là một tính năng quan trọng của OneDrive, tính năng này giúp người dùng đảm bảo được mọi thay đổi đều được cập nhật và hiển thị mọi nơi mà file đó xuất hiện. 

Xem thêm bài viết: Tắt đồng bộ Onedrive trên máy tính

Cuối cùng, việc sử dụng cách chia sẻ file trên OneDrive sẽ giúp người dùng tiết kiệm thời gian, công sức và không cần phải sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoại vi như USB. Từ đó giúp người dùng giảm thiểu rủi ro về việc mất mát các dữ liệu quan trọng.

Hướng dẫn cách chia sẻ file trên OneDrive chi tiết

Có nhiều cách để giúp bạn chia sẻ tệp, thư mục hay các file trên OneDrive, nội dung dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số cách chia sẻ file trên OneDrive, bạn có thể áp dụng những cách này để chia sẻ tệp, thư mục và nhiều dữ liệu của mình trên ứng dụng OneDrive nhé.

Cách chia sẻ file trên OneDrive: Sử dụng sao chép liên kết

Chọn tùy chọn này để chia sẻ các mục với nhiều người mà bạn không quen biết. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các liên kết này để đăng lên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn hoặc chia sẻ trong email hoặc tin nhắn. Bất kỳ ai nhận được liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa mục, tùy thuộc vào quyền truy cập mà bạn cài đặt. Người dùng có liên kết không thể tải lên các mục mới. Liên kết cũng có thể được chuyển tiếp và không cần đăng nhập. 

Bạn có thể tạo liên kết chia sẻ thông qua ứng dụng OneDrive trên máy tính cho Windows 7, Windows 10 và Mac. Chỉ cần click chuột phải vào tệp hoặc thư mục trong thư mục OneDrive và chọn Chia sẻ liên kết OneDrive. Thao tác này sẽ sao chép một liên kết tới khay nhớ tạm của bạn mà bạn có thể dán vào bất cứ nơi nào bạn muốn gửi. 

Để chia sẻ bằng cách sao chép liên kết, bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

– Bước 1: Truy cập trang web OneDrive và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc tài khoản tổ chức hoặc trường học của bạn.

*Lưu ý: Đối với người dùng OneDrive cho tổ chức hoặc trường học không sử dụng Microsoft 365, hãy thử Chia sẻ tài liệu hoặc thư mục trong SharePoint Server .

– Bước 2: Chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ bằng cách chọn vòng tròn ở góc trên của mục. Bạn cũng có thể chọn nhiều mục để chia sẻ chúng cùng nhau.

*Lưu ý: Chia sẻ nhiều mục cùng lúc không khả dụng cho OneDrive cho tài khoản tổ chức hoặc trường học. 

– Bước 3: Chọn Chia sẻ ở đầu trang.

Khi lựa chọn “Sao chép liên kết”, chọn Mọi người trong <Tổ chức của bạn> với liên kết có thể chỉnh sửa để mở cài đặt liên kết. Để thay đổi quyền liên kết, hãy chọn một tùy chọn cho người bạn muốn cấp quyền truy cập với liên kết.

– Bước 4: Khi bạn đã đặt tất cả cài đặt liên kết và quyền của mình, hãy chọn Áp dụng. Bên dưới Sao chép liên kết, hãy chọn Sao chép. Dán liên kết vào bất cứ nơi nào bạn muốn gửi nó. 

Ghi chú: Ở cuối cửa sổ Gửi liên kết, danh sách Được chia sẻ với hiển thị tất cả những người có quyền truy cập vào tệp. Mỗi hình ảnh là ảnh tiểu sử của một cá nhân hoặc tên viết tắt của một nhóm mà tệp đã được chia sẻ. Nếu bạn muốn chỉnh sửa cấp độ truy cập cho một cá nhân hoặc nhóm, hãy chọn ảnh hoặc tên viết tắt của nhóm để mở trang Quản lý quyền truy cập.

*Lưu ý: Nếu tùy chọn chia sẻ chuyển sang màu xám, quản trị viên tổ chức của bạn có thể đã hạn chế chúng. Ví dụ: họ có thể chọn tắt tùy chọn Bất kỳ ai để ngăn các liên kết có thể sử dụng được chuyển tiếp đến những người khác bên ngoài tổ chức của bạn.

Bất kỳ ai cũng cấp quyền truy cập cho bất kỳ ai nhận được liên kết này, cho dù họ nhận trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ người khác. Điều này có thể bao gồm những người bên ngoài tổ chức của bạn.

Những người trong <Tổ chức của bạn> có liên kết cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có liên kết quyền truy cập vào tệp, cho dù họ nhận trực tiếp từ bạn hay được chuyển tiếp từ người khác.

Những người có quyền truy cập hiện có có thể được sử dụng bởi những người đã có quyền truy cập vào tài liệu hoặc thư mục. Nó không thay đổi bất kỳ quyền nào. Sử dụng điều này nếu bạn chỉ muốn gửi một liên kết đến ai đó đã có quyền truy cập. 

Những người cụ thể chỉ cấp quyền truy cập cho những người bạn chỉ định, mặc dù những người khác có thể đã có quyền truy cập. Nếu mọi người chuyển tiếp lời mời chia sẻ, chỉ những người đã có quyền truy cập vào mục mới có thể sử dụng liên kết.

Cách chia sẻ file trên OneDrive: Chia sẻ thư mục Onedrive

Khi bạn chia sẻ thư mục với quyền Chỉnh sửa, những người bạn chia sẻ có thể thêm các thư mục được chia sẻ vào OneDrive. Điều này cho phép họ giữ thư mục cùng với các thư mục và mục riêng của họ, dễ dàng di chuyển các mục giữa thư mục và dễ dàng làm việc trên tệp cả khi thiết bị không có kết nối internet. Mọi cập nhật mà họ thực hiện đồng bộ hóa với thư mục được chia sẻ, vì vậy mọi người có quyền truy cập vào thư mục đều được cập nhật.

Cách chia sẻ file trên OneDrive: Thay đổi quyền

Khi chia sẻ file trên OneDrive, các liên kết này sẽ được đặt theo mặc định thành Quyền chỉnh sửa. Nếu bạn muốn thay đổi quyền, hãy làm theo các bước bên dưới:

• Đầu tiên, mở trình duyệt web và truy cập vào trang chủ OneDrive, sau đó đăng nhập vào tài khoản của bạn. 
• Chọn tệp hoặc thư mục mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập và nhấp vào nút Share. 
• Trong hộp thoại chia sẻ, bạn có thể chỉnh sửa quyền truy cập bằng cách nhấp vào biểu tượng bút và chọn giữa hai tùy chọn: Có thể chỉnh sửa hoặc Có thể xem. 
• Nếu bạn muốn cài đặt chi tiết hơn, chọn Cài đặt liên kết để đặt quyền truy cập cụ thể, thiết lập mật khẩu, hoặc thời gian hết hạn cho liên kết. 
• Cuối cùng, áp dụng các thay đổi và gửi liên kết để hoàn tất quá trình.

Trong Cài đặt liên kết, bạn có thể đặt bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

• Cho phép chỉnh sửa cho phép những người đã đăng nhập bằng Tài khoản Microsoft chỉnh sửa các tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy cập. Nếu bạn đang chia sẻ một thư mục, những người có quyền Chỉnh sửa có thể sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, đổi tên, chia sẻ và xóa bất kỳ thứ gì trong thư mục mà họ có quyền truy cập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể xem, sao chép hoặc tải xuống các mục của bạn mà không cần đăng nhập. Họ cũng có thể chuyển tiếp liên kết đến những người khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện thay đổi đối với phiên bản trên OneDrive của bạn.
• Chặn tải xuống ngăn mọi người tải xuống tệp hoặc thư mục mà họ có quyền truy cập. Bỏ chọn hộp này có nghĩa là mọi người có thể tải tệp xuống thiết bị của họ. 
• Đặt ngày hết hạn cho phép bạn đặt ngày cho liên kết hết hạn. Sau ngày bạn đặt, liên kết sẽ không hoạt động nữa và bạn sẽ cần tạo một liên kết mới cho những người dùng yêu cầu quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục của bạn.
• Đặt mật khẩu cho phép bạn đặt mật khẩu để truy cập tệp. Khi người dùng nhấp vào liên kết, họ sẽ được nhắc nhập mật khẩu trước khi có thể truy cập tệp. Bạn sẽ cần cung cấp mật khẩu này riêng cho bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp.
• Mở ở chế độ xem xét chỉ giới hạn mọi người để lại nhận xét và đưa ra đề xuất về tệp. 

*Lưu ý: Để theo dõi quyền truy cập và đảm bảo bảo mật, bạn chỉ có thể chia sẻ với người nào đó trong tổ chức của bạn hoặc có Tài khoản Microsoft. Nếu tệp hoặc thư mục đã chọn hiện không được chia sẻ với ai đó, sẽ không có danh sách Được chia sẻ với. 

Cách ngừng chia sẻ file trên OneDrive

Để ngừng chia sẻ file trên OneDrive, bạn cần thực hiện các bước sau: 

– Bước 1: Bạn truy cập vào tài khoản OneDrive của bạn và chọn file hoặc thư mục mà bạn muốn ngừng chia sẻ. 

– Bước 2: Bạn chọn mục “Thông tin” ở góc trên bên phải để mở ngăn Chi tiết. Trong ngăn Chi tiết, bạn sẽ thấy các biểu tượng như Mọi người, Liên kết, và/hoặc Email tùy thuộc vào cách bạn đã chia sẻ file. 

– Bước 3: Chọn mục “Quản lý truy nhập” và thực hiện các thao tác sau: 

• Chọn “Dừng chia sẻ” để dừng chia sẻ toàn bộ file.
• Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm bên cạnh liên kết và chọn dấu X để xóa liên kết chia sẻ.
• Mở rộng danh sách dưới liên kết người cụ thể và chọn X để loại bỏ họ để ngừng chia sẻ với những người cụ thể.

Những lưu ý khi chia sẻ file trên Onedrive

Khi chia sẻ file trên OneDrive, bạn cần phải lưu ý những điều sau đây:

• Trước khi chia sẻ file cho người khác, bạn cần xác định rõ người được chia sẻ và quyền truy cập của người được chia sẻ đối với file.
• Nên đặt thời hạn cho các liên kết khi sử dụng cách chia sẻ liên kết, điều này sẽ đảm bảo rằng bạn có thể quản lý được quyền truy cập các file và đảm bảo được bảo mật của file.
• Sử dụng phương pháp bảo mật 2 lớp bằng cách đặt mật khẩu truy cập cho những file quan trọng, để đảm bảo không bị rò rỉ thông tin bởi những đối tượng không liên quan.
• Thay vì chia sẻ trực tiếp file, bạn có thể tạo bản sao cho file và chia sẻ bản sao, điều này giúp bản gốc không bị ảnh hưởng bởi những thay đổi không mong muốn của những người được quyền truy cập.
• Chỉ nên chia sẻ file với mọi người trong tổ chức của bạn, để tránh bị rò rỉ thông tin của tổ chức ra bên ngoài.

Lời kết

Như vậy, MSO đã chia sẻ cho người dùng các cách để chia sẻ tệp và thư mục onedrive. Trong quá trình thực hiện có bất kỳ vấn đề gì diễn ra thì vui lòng liên hệ ngay qua Hotline: 024.9999.7777.