Hướng dẫn 06+ cách bảo mật Office 365 email an toàn nhất

Một trong những ưu điểm nổi bật nhất mà người dùng sử dụng Office 365 email chính là khả năng bảo mật an toàn. Hãy cùng tham khảo ngay nội dung dưới đây để tìm hiểu về các ưu điểm và cách bảo mật hệ thống email mà Microsoft trang bị cho doanh nghiệp hiện nay.

Office 365 email là gì?

Office 365 email là công cụ hỗ trợ gửi và nhận email của Microsoft với tên gọi Outlook nằm trong bộ Office quen thuộc. Khi người dùng đăng ký tài khoản doanh nghiệp sẽ nhận được 50GB dung lượng lưu trữ và địa chỉ tên miền tùy chỉnh dưới dạng tendoanhnghiep@tenmien.vn. Khi đó, mỗi người dùng sẽ được sử dụng toàn bộ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao tùy thuộc vào gói đăng ký như lên lịch gửi thư, recall email nhanh chóng, gắn cờ vào email quan trọng, quản lý lịch làm việc và chia sẻ, tổ chức cuộc họp nhóm…

office 365 email

Ngoài ra, phần mềm email này vs Exchange có mối quan hệ mật thiết với nhau vì Outlook được hoạt động dựa trên nền tảng quản lý của máy chủ Exchange. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm mà phần mềm này đang sở hữu trước khi chuyển sang cách thức bảo mật an toàn trên email Outlook.

06+ ưu điểm mà Office 365 email Outlook sở hữu

Khi người dùng Microsoft Office 365 email login với tài khoản bản quyền đã đăng ký sẽ được trải nghiệm các điểm đặc biệt như:

Tốc độ truy cập nhanh

Đánh giá đầu tiên của đại đa số người dùng khi sử dụng Microsoft Office 365 email chính là tốc độ truy cập dữ liệu cực kỳ nhanh. Hãy thử hình dung, ngay sau khi người dùng thao tác trên nền tảng này hệ thống sẽ gửi trả kết quả chỉ trong vài giây thực hiện. Bằng cách này, người dùng sẽ cảm thấy dễ chịu hơn khi sử dụng email Outlook cùng với đó là tiết kiệm được thời gian và hoàn thành công việc nhanh chóng.

Giao diện đơn giản dễ sử dụng

giao diện đơn giản dễ sử dụng

Ưu điểm tiếp theo mà Office 365 email đang sở hữu là giao diện được thiết kế đơn giản với khả năng sử dụng dễ dàng. Bởi lẽ, phần mềm này được Microsoft thiết kế ở mức tối giản nhất có thể về hình khối, màu sắc và nội dung. Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng ở đa dạng các ngôn ngữ khác nhau để thuận tiện cho quá trình làm việc. Khi đó, người dùng sẽ không cần phải mất quá nhiều thời gian để học cách sử dụng phần mềm mà có thể bắt tay vào làm việc bất cứ lúc nào.

Đa dạng hộp thư

Một điểm cộng tiếp nữa của Office 365 email Hosting chính là số lượng hộp thư đa dạng cho người dùng sử dụng. Tại phần mềm này, người dùng có thể quản lý riêng các thư quan trọng, thư chung hoặc thư spam ở từng mục khác nhau. Khi đó, người dùng hoàn toàn chủ động xem xét và sắp xếp toàn bộ thư thư đến, thư đi, thư rác để làm việc một cách chuyên nghiệp nhất.

Tích hợp với nhiều nền tảng

tích hợp với nhiều nền tảng

Chuyển sang một ưu điểm cực kỳ quan trọng khiến người dùng nhất định phải dùng Office 365 email vs Outlook chính là khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau. Tại đây, người dùng có thể sử dụng để đăng nhập tài khoản mạng xã hội, kết nối cùng với đa dạng các ứng dụng có trong Microsoft 365 chỉ với một lần đăng nhập duy nhất. Bằng cách này, người dùng sẽ dễ dàng sử dụng nhanh gọn mà tiết kiệm được nhiều thời gian thực hiện. Ngoài ra, với port for Office 365 email người dùng còn có thể chuyển đổi dữ liệu nhanh chóng để lưu trữ vào thiết bị hoặc đăng tải lên nền tảng đám mây.

Không gian lưu trữ khổng lồ

Khi nhắc đến Microsoft Office 365 email, người dùng sẽ không còn phải lo lắng đến vấn đề hộp thư gặp tình trạng bị đầy, không thể gửi hoặc nhận email hay thậm chí là phải xóa bớt thư. Bởi lẽ, email Outlook sở hữu dung lượng lưu trữ lên đến 50GB để người dùng sử dụng. Ngoài ra, để tiết kiệm dung lượng bộ nhớ, người dùng có thể đăng tải các file tài liệu trên nền tảng đám mây OneDrive giảm thiểu tối đa dung lượng.

Bảo mật dữ liệu an toàn

bảo mật dữ liệu an toàn

Cuối cùng mà một ưu điểm cực kỳ quan trọng khiến người dùng sử dụng Exchange and Office 365 email phải cảm thấy kinh ngạc chính là khả năng bảo mật dữ liệu. Với phần mềm này, người dùng sẽ không còn gặp phải tình trạng như dữ liệu bị mất cắp, nhận được nhiều email spam hay bị Virus hoặc tin tặc tấn công. Bởi lẽ, hệ thống Security của Microsoft Office 365 email được trang bị rất chắc chắn với bảo mật đa lớp kết hợp cùng các ứng dụng quản lý thiết bị, lọc tài liệu, thư rác an toàn. 

Khi người dùng Exchange and Office 365 login thành công, chắc chắn sẽ được sử dụng toàn bộ các tính năng được chúng tôi giới thiệu trên đây. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về nội dung quan trọng nhất được nhiều người dùng quan tâm chính là khả năng bảo mật mà email Outlook đang sở hữu và cách chủ động bảo vệ thông tin doanh nghiệp an toàn.

Hướng dẫn chi tiết 06+ cách bảo mật Office 365 email Business

Ngay sau khi Office 365 email sign in, để bảo vệ hệ thống email của doanh nghiệp người dùng cần thao tác và thực hiện đầy đủ các bước hướng dẫn dưới đây để nâng cao khả năng bảo mật an toàn nhất.

Xác thực đa yếu tố

xác thực đa yếu tố

Trước tiên, người dùng cần tiến hành bật xác thực đa yếu tố trong Office 365 email Security để tăng cường khả năng bảo mật đơn giản và dễ dàng nhất. Khi đó, người dùng cần phải nhập mã xác nhận từ chính điện thoại đăng nhập sau đó mới có thể truy cập vào email Outlook để ngăn chặn tin tặc chiếm đoạt tài khoản ngay cả khi chúng biết được mật khẩu. 

Dưới đây là các bước hướng dẫn bật xác thực đa yếu tố trên Office 365 email mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Bước 1: Tiến hành truy cập và đăng nhập vào hệ thống trang quản trị của Microsoft 365.

Bước 2: Tại thanh công cụ bên trái màn hình, tiến hành click chọn Hiển thị tất cả sau đó chọn Azure Active Directory.

Bước 3: Tại trung tâm quản trị này click chọn Azure Active Directory, tiếp đến chọn Properties.

Bước 4: Tại cuối trang người dùng chọn Manage Security Defaults.

Bước 5: Tiếp đến click chọn bật Security Defaults và nhấn Save.

Chỉ với 05 bước thực hiện trên đây, người dùng đã bật xác thực đa yếu tố thành công trên Outlook vs Office 365 email nhanh chóng. Tiếp đến, hãy cùng tham khảo cách để bảo vệ email khỏi những phần mềm độc hại.

Bảo vệ email khỏi phần mềm độc hại với 

Các phần mềm độc hại hiện nay đa phần sẽ xâm nhập thông qua hệ thống tệp đính kèm được gửi đến người dùng. Qua đó, để bảo vệ an toàn và ngăn chặn các phần mềm này người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện trong Microsoft Office 365 email như sau:

Bước 1: Sử dụng tài khoản quản trị viên để đăng nhập vào quản trị của Microsoft. 

Bước 2: Tại mục Security & Compliance Center, người dùng click chọn Policy và sau đó chọn Anti-Malware.

Bước 3: Click chọn vào mục chính sách để tiến hành chỉnh sửa, cài đặt. Tại Common Attachment Types Filter chọn On để lọc tệp đính kèm phổ biến.

Bước 4: Chọn Save.

Tránh khỏi Ransomware

bảo vệ tệp dữ liệu an toàn

Rất nhiều các tin tặc đã sử dụng Ransomware để mã hóa tệp hoặc khóa màn hình của người dùng để đe dọa tống tiền. Cách duy nhất để hạn chế tính trạng này trên Microsoft Office 365 email chính là thiết lập hệ thống quy tắc an toàn như cảnh báo trước khi mở và ngăn chặn các email chứa mã độc này.

Bước 1: Truy cập mục Exchange Admin Center, tiếp đến tại Mail Flow click chọn Rules.

Bước 2: Click chọn dấu “+” sau đó tiến hành tạo quy tắc mới.

Bước 3: Click vào ****  để mở toàn bộ các tùy chọn và thiết lập các quy tắc riêng.

Bước 4: Chọn Save

Bằng cách này, người dùng đã ngăn chặn được thành công mã độc đặc biệt là Ransomware qua Office 365 email Server. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các để bảo vệ an toàn doanh nghiệp thông qua mã hóa tin nhắn từ bộ Office.

Mã hóa tin nhắn Office

Một trong những cách mà người dùng sử dụng để bảo mật dữ liệu an toàn trên Office 365 email chính là dùng phương thức mã hóa tin nhắn. Tại đây, người dùng có thể sử dụng bất cứ email nào để gửi email được bảo vệ và tiếp nhận email được mã hóa. Đặc biệt, tính năng này sẽ cho phép người dùng gửi đến bất cứ người nhận nào ngay cả bên trong và bên ngoài tổ chức.

Bảo vệ Office 365 email khỏi lừa đảo

bảo vệ khỏi email lừa đảo

Tính năng Microsoft Defender chính là một trong những cách hạn chế tối đa nguy cơ bị lừa đảo đối với người dùng Office 365 email hiện nay. Do đó, người dùng cần thiết lập chính sách này với các bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ https://protection.office.com và click chọn mục Security & Compliance Center.

Bước 2: Tiếp đến người dùng chọn Policy và sau đó click chọn Anti-phishing.

Bước 3: Click chọn “+” để tiến hành tạo sau đó một trình hướng dẫn chi tiết sẽ được xuất hiện.

Bước 4: Người dùng sẽ đặt tên, mô tả và cài đặt cho chính sách.

Bước 5: Xem xét chính sách và tiến hành cài đặt bằng cách Save.

Bảo vệ khỏi tệp độc hại với Safe Attachments

Một trong những cách để bảo vệ Office 365 email an toàn tránh khỏi tệp độc hại bằng cách sử dụng Safe Attachment. Cách để bật tính năng này rất đơn giản, người dùng chỉ cần tiến hành thao tác như sau:

Bước 1: Truy cập địa chỉ https://protection.office.com/ và tiến hành đăng nhập tài khoản Admin như thường lệ.

Bước 2: Tại Security & Compliance Center người dùng click chọn Policy.

Bước 3: Click chọn Safe Attachments và tiến hành bật ATP cho OneDrive. Microsoft Teams và SharePoint.

Bước 4: Click “+” để tiến hành thiết lập chính sách mới. Sau đó người dùng có thể cài đặt theo ý muốn và hoàn tất khi chọn Save.

Trên đây là  những nội dung quan trọng được chúng tôi tổng hợp để người dùng biết rõ hơn về Office 365 email và cách bảo mật an toàn khi doanh nghiệp sử dụng. Nếu người dùng cần được hỗ trợ bất cứ vấn đề nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến MSO qua số Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

Sử dụng Outlook Live chưa bao giờ đơn giản như thế

Chắc chắn bạn đã từng một lần nghe qua đến Outlook và những tiện ích của nó dành cho doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết ...
cách xóa email outlook trên điện thoại và máy tính

Hướng dẫn 03 cách xóa email Outlook trên điện thoại và máy tính

Nếu hộp thư Outlook gặp tình trạng bị báo đầy, người dùng cần phải tìm cách xóa email để tiếp tục sử dụng. Chính vì ...
09 thủ thuật working in office

09+ thủ thuật working in Office 365 hiệu quả chỉ trong 3 phút

Để làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp hiện nay đã và đang tìm đến giải Office 365 một trong những hệ sinh thái được ...
Tạo tài khoản Microsoft và những lợi ích kèm theo

Tạo tài khoản Microsoft và những lợi ích kèm theo

Tạo tài khoản Microsoft khiến cuộc sống của bạn thêm phần tiện ích và thú vị, đặc biệt trong thời đại 4.0 khi mọi việc ...
Scroll to Top