Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Hàm thay thế là một trong những công cụ hữu ích trong việc giúp hỗ trợ người dùng xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Vậy hàm thay thế trong Excel là gì? Nên sử dụng loại hàm này trong những trường hợp nào? hãy cùng theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết giải đáp những câu hỏi này cũng như để biết cách sử dụng các hàm tìm và thay thế ký tự trong Excel như hàm REPLACE và hàm SUBSTITUTE thế nào cho hiệu quả nhất nhé.
Các trường hợp sử dụng hàm thay thế trong Excel và ví dụ cụ thể
Các hàm thay thế trong Excel như hàm REPLACE, REPLACEB hãy hàm SUBSTITUTE được cung cấp với lợi ích vô cùng hữu ích trong nhiều tình huống sử dụng khác nhau cho người dung. Dưới đây là những trường hợp mà người dùng có thể sử dụng các hàm thay thế ký tự trong Excel này trong quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Excel:
Thay thế một phần của chuỗi văn bản
Khi bạn cần thay đổi một phần của chuỗi văn bản, ví dụ như khi muốn sửa lỗi chính tả hoặc cập nhật thông tin cho một chuỗi văn bản, bạn có thể sử dụng các hàm thay thế trong Excel để thực hiện yêu cầu này. Các hàm thay thế ký tự trong Excel sẽ cho phép bạn có thể thay thế một phần của chuỗi văn bản một cách tự động, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian cho việc thay thế văn bản.
*Ví dụ: Bạn có một chuỗi ký tự là “Ngày 01/01/2024” trong ô tính A1 và bạn đang muốn thay các ký tự “2024” thành các ký tự “2025” trong chuỗi ký tự này.
Lúc này, bạn có thể sử dụng công thức =REPLACE(A1,12,4,”2025″).
Xử lý dữ liệu hàng loạt
Khi bạn cần thay thế một ký tự hoặc một chuỗi ký tự trong nhiều ô dữ liệu khác nhau trong cùng một bảng tính Microsoft Excel vào cùng một lúc, bạn cũng có thể sử dụng các hàm thay thế ký tự trong Excel như hàm SUBSTITUTE. Hàm tìm và thay thế ký tự trong Excel này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian rất lớn và có thể thay thế dữ liệu trong excel một cách dễ dàng hơn so với việc thay thế theo cách thủ công.
*Ví dụ: Để thay thế tất cả dấu phẩy (,) trong các ô dữ liệu A3 và A4 thuộc cùng một bảng tính Excel thành dấu chấm (.). Bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE với công thức như sau:
=SUBSTITUTE(A3:A4,”,”,”.”).
Chuẩn hóa dữ liệu
Trong các trường hợp khi mà bạn cần chuẩn hóa định dạng của các dữ liệu trong cùng một bảng tính Excel, chẳng hạn như khi muốn thay đổi cách viết hoa thành chữ viết thường hoặc khi muốn loại bỏ ký tự không mong muốn trong một chuỗi ký tự. Lúc này, bạn có thể sử dụng các hàm thay thế trong Excel như hàm SUBSTITUTE để chuẩn hóa các dữ liệu mà mình muốn.
*Ví dụ: Khi bạn muốn thay thế chuỗi ký tự “mso” trong ô A10 thành chuỗi ký tự “MSO” để đồng nhất cách viết, bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE với công thức như sau:
=SUBSTITUTE(A10, “mso”, “MSO”).
Thay thế giá trị động
Trong các trường hợp khi mà bạn cần thay thế giá trị dựa trên một điều kiện hoặc tham chiếu động, bạn cũng có thể ứng dụng việc sử dụng các hàm thay thế trong Excel để thay thế những giá trị đó thành những giá trị mới nhất.
*Ví dụ: Để thay thế từ “Cũ” tại cột trạng thái thành từ “Mới” tại cột trạng thái cập nhất trong một danh sách sản phẩm cụ thể, bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE với công thức sau đây để hoàn thành việc thay thế:
=SUBSTITUTE(B2, “Cũ”, “Mới”)
Xử lý dữ liệu kiểu số
Khi bạn cần thay đổi một phần của một ô dữ liệu kiểu số, chẳng hạn như cập nhật mã số hoặc định dạng, bạn cũng có thể sử dụng các hàm thay thế trong Excel như hàm REPLACE để có thể tìm và thay thế chuỗi ký tự kiểu số mà mình muốn trong ô dữ liệu đó.
*Ví dụ: Khi bạn muốn thay đổi chuỗi ký tự kiểu số “123-456” trong ô A2 thành chuỗi ký tự kiểu số “123-789” trong danh sách các mã số, bạn có thể sử dụng hàm REPLACE với công thức sau đây:
=REPLACE(A2, 5, 3, “789”)
Chuyển đổi định dạng của số điện thoại
Nếu trong trường hợp khi mà bạn muốn định dạng lại một chuỗi ký tự để thêm một ký tự mới vào chuỗi ký tự đó, bạn cũng có thể sử dụng các hàm tìm và thay thế trong Excel như hàm REPLACE để thực hiện. Chẳng hạn như, bạn muốn thêm ký tự dấu phân cách vào số điện thoại để đảm bảo cho những số điện thoại đó được định dạng theo định dạng chuẩn.
*Ví dụ: Trong ô D2, bạn có số điện thoại là “0123456789” và bạn muốn chèn dấu phân cách vào số điện thoại, lúc này bạn hãy sử dụng hàm REPLACE với công thức như sau:
=REPLACE(REPLACE(D2, 4, 0, ” “), 8, 0, ” “)
Thay thế ký tự với chuỗi dài
Khi bạn cần thay đổi một phần ký tự trong một chuỗi ký tự dài, bạn có thể sử dụng kết hợp các hàm thay thế như hàm FIND, REPLACE và SUBSTITUTE để làm đơn giản hóa, giảm thiểu sự phức và thời gian viết công thức, đồng thời có thể xử lý dữ liệu nhanh chóng hơn.
*Ví dụ: Để thay đổi chuỗi ký tự “iPhone Xs Max 256GB” trong ô A2 thành chuỗi ký tự “iPhone Xs Max 64GB” trong một bảng tính Excel, bạn có thể sử dụng kết hợp giữa hàm REPLACE với hàm FIND trong cùng một công thức như sau để xử lý:
=REPLACE(A2, FIND(“256”, A2), 3, “64”)
Có thế thấy, các hàm thay thế trong Excel như hàm REPLACE, REPLACEB, FIND và hàm SUBSTITUTE có nhiều ưu điểm vượt trội trong nhiều trường hợp khác nhau khi mà bạn muốn xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trên đây là những trường hợp và ví dụ cụ thể về cách sử dụng các hàm thay thế ký tự trong Excel. Để biết được hướng dẫn cách sử dụng các hàm thay thế chi tiết hơn, bạn hãy tiếp tục theo dõi các phần hướng dẫn tiếp theo trong bài viết này của chúng tôi.
Hướng dẫn cách sử dụng các hàm thay thế trong Excel chi tiết
Có nhiều hàm thay thế trong Excel được cung cấp để hỗ trợ người dùng có thể sử dụng để tìm kiếm và thay thế những ký tự hay các dữ liệu một cách nhanh chóng mà không phải tốn quá nhiều công sức để thực hiện. Những hàm thay thế ký tự này bao gồm REPLACE, REPLACEB và hàm SUBSTITUTE,…
Hãy theo dõi nội dung hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng các hàm tìm và thay thế ký tự trong Excel này được cung cấp phía dưới đây:
Cách sử dụng hàm Find and Replace trong Excel để tìm và thay thế ký tự
Hàm REPLACE trong phần mềm Excel được cung cấp để giúp người dùng có thể thay thế một phần của chuỗi ký tự hiện tại bằng một chuỗi ký tự khác dựa vào số ký tự được chỉ định, giúp người dùng có thể thay thế ký tự mình muốn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cú pháp hàm REPLACE được viết như sau:
=REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)
Trong đó:
- Old_text: Là địa chỉ chứa chuỗi ký tự mà người dùng đang muốn thay thế.
- Start_num: Là vị trí bắt đầu để tìm ký tự mà người dùng đang muốn thay thế trong Old_text, được tính từ bên trái sang phải.
- Num_chars: Là số ký tự mà người dùng muốn thay thế trong chuỗi ký tự hiện tại (Old_text) thành một chuỗi ký tự mới New_text.
- New_text: Là chuỗi ký tự đang muốn thay thế thành cho chuỗi ký tự đang muốn thay thế trong Old_text.
Lưu ý: Mỗi ký tự được đếm trong hàm REPLACE luôn luôn là đơn vị 1 cho dù đó là byte đơn hay byte kép và với bất kể ngôn ngữ mặc định được thiết đặt là gì.
Ví dụ về cách sử dụng:
Cho bảng dữ liệu sau đây:
Hãy sử dụng hàm REPLACE để thay thế chuỗi ký tự “Monthly” thành chuỗi ký tự “Annually” trong Tên dịch vụ sử dụng trong bảng dữ liệu trên.
Để giải quyết được bài toán này, bạn hãy làm theo những thao tác như trong hướng dẫn phía dưới đây của chúng tôi:
Bước 1: Trong bảng dữ liệu Excel trên, bạn hãy nhập vào công thức hàm REPLACE như sau đây vào ô muốn hiển thị kết quả:
=REPLACE(A2, FIND(B2, A2), LEN(B2), C2)
Giải thích công thức:
- A2: Là địa chỉ ô chứa chuỗi dữ liệu cần phải xử lý.
- FIND(B2,A2): Là hàm dùng để xác định chuỗi ký tự cần thay đổi ở ô B2 trong dữ liệu A2.
- LEN(B2),C2: Là độ dài ký tự ở ô B2 cần thay đổi bằng giá trị ở ô C2.
Bước 2: Sau khi đã nhập xong công thức trên, bạn hãy nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Kết quả sẽ được hiển thị theo đúng như yêu cầu thay thế của bạn, tương tự như hình minh hoạ sau đây:
Hãy áp dụng hướng dẫn về cách sử dụng hàm tìm và thay thế ký tự này của chúng tôi để tìm và thay thế ký tự theo đúng như nhu cầu của bạn một cách nhanh chóng và đơn giản nhất nhé.
Cách sử dụng hàm thay thế ký tự trong Excel – REPLACEB
Bên cạnh hàm REPLACE ra thì còn có một hàm có công dụng tương tự, giúp bạn có thể tìm kiếm và thay thế ký tự trong bảng tính Excel của mình một cách đơn giản đó là hàm REPLACEB.
Tuy nhiên, hàm REPLACEB trong Excel được sử dụng để giúp người dùng có thể thay thế một phần của chuỗi văn bản hiện tại thành một chuỗi văn bản mới dựa trên số byte bạn chỉ định. Điều này khiến cho hàm này đặc biệt hữu ích khi mà người dùng đang làm việc trong phần mềm Microsoft Excel với các ngôn ngữ sử dụng bộ ký tự byte kép (DBCS).
Dưới đây là cú pháp cụ thể của hàm REPLACEB:
=REPLACEB(old_text, start_num, num_bytes, new_text)
Trong đó:
- old_text: Chuỗi văn bản gốc mà bạn cần thay thế bằng new_text.
- start_num: Là vị trí bắt đầu của ký tự đầu tiên trong chuỗi văn bản gốc mà bạn muốn thay thế, thường được tính từ trái sang phải.
- num_bytes: Là số byte ký tự của văn bản gốc mà bạn cần thay thế.
- new_text: Là chuỗi văn bản mới sẽ thay thế cho phần được chỉ định phía trên.
Lưu ý: Hàm REPLACEB hoạt động với việc đếm mỗi ký tự byte kép sẽ được tính đơn vị là 2 và mỗi ký tự đơn sẽ được tính là 1 trong trường hợp mà bạn sử dụng ngôn ngữ hỗ trợ DBCS. Nếu bạn không sử dụng ngôn ngữ hỗ trợ DBCS thì hàm REPLACEB sẽ hoạt động tương tự như với hàm REPLACE, với việc đến mỗi ký tự là 1.
Ví dụ về cách sử dụng:
Cho bảng dữ liệu Microsoft Excel như sau:
Hãy sử dụng hàm REPLACEB để thay thế 9 ký tự đầu tiên của chuỗi ký tự “Microsoft 365 E3” bằng chuối ký tự “Office”.
Để giải quyết được bài toán thay thế này, bạn hãy làm theo những thao tác như trong hướng dẫn phía dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Trong bảng dữ liệu Excel trên, bạn hãy nhập vào công thức hàm REPLACED như sau đây vào ô muốn hiển thị kết quả:
=REPLACEB(A2,1,9,”Office”)
– Bước 2: Sau khi đã nhập xong công thức trên, bạn hãy nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Kết quả sẽ được hiển thị theo đúng như yêu cầu thay thế của bạn là chuỗi ký tự “Office 365 E3”, tương tự như hình minh hoạ sau đây:
Với cách thức này, bạn sẽ có thể thay thế các ký tự mà mình muốn một cách rất nhanh chóng và dễ dàng. Đặc biệt phù hợp với các trường hợp có các dữ liệu không quá phức tạp.
Cách sử dụng hàm tìm và thay thế ký tự trong Excel – SUBSTITUTE
Hàm SUBSTITUTE trong Excel là một hàm mạnh mẽ được sử dụng để thay thế một chuỗi văn bản cụ thể trong một chuỗi văn bản khác. Nó rất hữu ích khi bạn cần thay đổi một phần cụ thể của một chuỗi văn bản được chỉ định bằng một chuỗi ký tự khác mà không làm ảnh hưởng đến các phần liên quan khác.
Dưới đây là cú pháp cụ thể của hàm SUBSTITUTE:
=SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])
Trong đó:
- text: Là chuỗi văn bản chứa phần nội dung mà bạn cần thay thế.
- old_text: Là chuỗi ký tự cũ mà bạn đang muốn thay thế.
- new_text: Là chuỗi ký tự mới mà bạn muốn dùng để thay thế cho chuỗi ký tự cũ.
- instance_num (tùy chọn): Xác định thứ tự lần xuất hiện cụ thể của chuỗi cũ mà bạn muốn thay thế. Nếu không chỉ định, tất cả các lần xuất hiện của chuỗi cũ sẽ được thay thế bằn chuỗi ký tự mới.
Ví dụ về cách sử dụng:
Trường hợp 1: Cách sử dụng hàm thay thế trong Excel – Substitute trong trường hợp có sử dụng Instance_num:
Ví dụ bạn có bảng dữ liệu sau đây:
Và bạn đang muốn thay thế chuỗi ký tự “ủy quyền” của nội dung văn bản trong ô B1 thành chuỗi ký tự “chính thức”, tuy nhiên bạn chỉ muốn thay thế ở lần gặp đầu tiên.
Để giải quyết được bài toán thay thế này, bạn hãy sử dụng hàm SUBSTITUTE với những thao tác như trong hướng dẫn phía dưới đây của chúng tôi:
Bước 1: Trong bảng dữ liệu Excel trên, bạn hãy nhập vào công thức hàm SUBSTITUTE như sau đây vào ô muốn hiển thị kết quả:
=SUBSTITUTE(B1, “ủy quyền”, “chính thức”, 1)
Bước 2: Sau khi đã nhập xong công thức trên, bạn hãy nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Kết quả sẽ được hiển thị theo đúng như yêu cầu thay thế của bạn. Trong đó, chuỗi ký tự “Ủy quyền” ở lần gặp đầu tiên trong đoạn văn bản của ô B1 sẽ được thay thế thành chuỗi văn bản “chính thức”, tương tự như hình minh hoạ sau đây:
Trường hợp 2: Cách sử dụng hàm thay thế trong Excel – Substitute trong trường hợp không sử dụng Instance_num:
Ví dụ bạn có bảng dữ liệu sau đây:
Và bạn đang muốn thay thế tất cả các chuỗi ký tự “ủy quyền” trong nội dung văn bản tại ô tính B1 thành chuỗi ký tự “chính thức”.
Để giải quyết được bài toán thay thế này, bạn hãy sử dụng hàm SUBSTITUTE với những thao tác như trong hướng dẫn phía dưới đây của chúng tôi:
Bước 1: Trong bảng dữ liệu Excel trên, bạn hãy nhập vào công thức hàm SUBSTITUTE như sau đây vào ô muốn hiển thị kết quả:
=SUBSTITUTE(B1, “ủy quyền”, “chính thức”)
Lưu ý: trong công thức, bạn không sử dụng Instance_num, như trong hình ảnh dưới đây:
Bước 2: Sau khi đã nhập xong công thức trên, bạn hãy nhấn phím Enter để hiển thị kết quả.
Kết quả sẽ được hiển thị theo đúng như yêu cầu thay thế của bạn. Trong đó, toàn bộ các chuỗi ký tự “Ủy quyền” trong tất cả các gặp trong đoạn văn bản tại vị trí ô tính B1 sẽ được thay thế thành chuỗi văn bản “chính thức”, tương tự như hình minh hoạ sau đây:
Nhìn chung, có thể thấy được rằng hàm SUBSTITUTE trong Excel là một trong những hàm thay thế trong Excel hữu ích nhất, đặc biệt trong các trường hợp khi mà bạn cần phải thay đổi các phần ký tự cụ thể mà không làm ảnh hưởng đến các phần khác trong một văn bản. Hãy áp dụng cách sử dụng hàm tìm và thay thế ký tự trong Excel này khi mà bạn cần phải thay thế chuỗi ký tự mà mình muốn trong một đoạn văn bản cụ thể trong bảng tính Excel nhé.
Lời kết
Bài viết trên đây, MSO đã giới thiệu đến bạn về các hàm thay thế trong Excel, bao gồm các cách sử dụng chi tiết các hàm tìm và thay thế ký tự trong Excel này. Qua đó giúp bạn có thể ứng dụng các hàm thay thế ký tự này trong quá trình sử dụng phần mềm Microsoft Excel một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả nhất.
Trong quá trình thực hiện theo những hướng dẫn trên đây của MSO, bạn có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp cụ thể, bạn hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua những thông tin được cung cấp chi tiết phía dưới đây.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
