Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Office 365 online mail có gì?
Office 365 Online Mail, còn được gọi là Microsoft Outlook, Outlook 365, hoặc Microsoft 365 Outlook, là một nền tảng email chuyên nghiệp, bảo mật, và mạnh mẽ, thay thế cho các phương thức gửi thư truyền thống và dịch vụ email cá nhân thiếu an toàn. Không chỉ cung cấp chức năng gửi và nhận email, nền tảng này còn tích hợp các tính năng hữu ích khác như quản lý danh bạ, lập lịch công việc, sắp xếp và chia sẻ tệp đính kèm, cũng như tạo nhóm làm việc hiệu quả.
Với các gói đăng ký Office 365 bản quyền cho doanh nghiệp, người dùng có thể tạo tên miền email tùy chỉnh theo thương hiệu của mình, kèm 50GB dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản. Mỗi tài khoản còn có thể đăng nhập đồng thời trên 5 thiết bị, bao gồm điện thoại, PC, laptop hoặc máy tính bảng, hỗ trợ đa nền tảng Windows, MacOS, Android và iOS.
Office 365 online mail cũng nổi bật với tính năng bảo mật mạnh mẽ, giúp ngăn chặn email spam, virus, và mã độc, đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp. Hãy cùng khám phá thêm về các ứng dụng hữu ích mà nền tảng này mang lại cho doanh nghiệp hiện nay.
Ứng dụng Office 365 online mail trong công việc
Sự xuất hiện của Office 365 online mail như một giải pháp cứu tinh để hỗ trợ cả người dùng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức ở bất cứ lĩnh vực nào đều có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng. Để hiểu rõ hơn về khả năng ứng dụng của công cụ này, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng một vài những trường hợp cụ thể nhất trong doanh nghiệp:
- Là công cụ giao tiếp nội bộ hiệu quả, nơi tiếp nhận các thông tin như bảng lương, bảng chấm công, thông báo, chia sẻ tệp tài liệu, các sự kiện quan trọng…
- Là nơi trao đổi, giải đáp thông tin trực tiếp với khách hàng và đối tác nhằm xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp nhất.
- Office 365 online mail được sử dụng để tạo các tài khoản mạng xã hội, đăng nhập ứng dụng làm việc có liên quan để phục vụ công việc.
- Lưu trữ danh bạ thường xuyên liên lạc có thể là đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác mà không cần ghi chú thủ công trên điện thoại hoặc giấy ghi nhớ.
- Xây dựng danh sách công việc cần làm theo tuần, theo tháng với các thông tin chi tiết như tên, người tham gia, thời gian cụ thể, địa điểm. Khi đến lịch làm việc, hệ thống sẽ gửi thông báo để người dùng không bỏ lỡ công việc cần thực hiện.
- Tổ chức cuộc họp trực tuyến trên chính giao diện của Outlook vì được kết nối trực tiếp với phần mềm Teams.
- Đăng nhập bất cứ ứng dụng nào có trong hệ sinh thái Microsoft 365 để làm việc hiệu quả nhất.
Với những ứng dụng thực tế trên đây, người dùng đã phần nào hình dung được vai trò của Office 365 online mail đối với doanh nghiệp. Tiếp đến, để hỗ trợ người dùng sử dụng công cụ này một cách hiệu quả nhất, chúng tôi sẽ chia sẻ cách sử dụng từ cơ bản đến nâng cao thông qua nội dung bên dưới.
07+ lưu ý đặc biệt để sử dụng Office 365 online mail hiệu quả
Cách tốt nhất để người dùng có thể sử dụng Office 365 online mail hiệu quả chính là nắm rõ được những tính năng và lợi ích mà công cụ này có thể đáp ứng trong công việc thực tế. Do đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn người dùng 07+ cách sử dụng chi tiết được thực hiện trên phần mềm Outlook online như sau:
Lên lịch gửi thư
Gửi email tức thì trên Office 365 online mail đã quá quen thuộc với người dùng, tuy nhiên trong trường hợp người nhận trái múi giờ làm việc thì tính năng lên lịch gửi thư sẽ được ứng dụng cực kỳ hiệu quả. Khi đó, người dùng chỉ cần áp dụng với các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Tiến hành soạn thảo nội dung thư như thường lệ với đầy đủ các thông tin như địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung email, tệp đính kèm, chữ ký…
– Bước 2: Bên cạnh nút Gửi, người dùng click vào biểu tượng chữ V để chọn Lên gửi thư.
– Bước 3: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị, người dùng sẽ lựa chọn thời gian muốn gửi thư đi và click chọn vào nút Gửi.
– Bước 4: Hoàn tất.
Sau khi thực hiện xong 04 bước trên, người dùng đã thành công lên lịch gửi thư trên Office 365 online mail. Tiếp đến, nếu trong trường hợp người dùng đã thao tác gửi thư nhưng muốn thu hồi lại thì có thể tham khảo thêm hướng dẫn bên dưới của chúng tôi.
Thu hồi email nhanh chóng
Trong Office 365 online mail, nếu email đã được gửi đi trong một khoảng thời gian dài thì người dùng không thể thực hiện thu hồi được. Tuy nhiên, nếu ngay sau khi người dùng click chọn nút Gửi khoảng 10s thì có thể hoàn tác nhanh chóng.
– Bước 1: Truy cập mục cài đặt ở góc trên cùng bên phải giao diện, tiếp đến người dùng click chọn vào mục Thư > Thảo vảo trả lời.
– Bước 2: Di chuyển thanh trượt xuống mục Hoàn tác gửi, tại đây người dùng sẽ di chuyển chấm trắng để thay đổi thời gian có thể hủy bỏ thư > tiếp đến click chọn Lưu.
– Bước 3: Sau khi thực hiện xong, người dùng có thể tiến hành chuyển ra mục soạn thảo thư và sau khi click chọn vào nút Gửi, hệ thống sẽ xuất hiện nút Hoàn tác trong vòng 10s ở góc dưới cùng bên trái màn hình. Nếu người dùng chỉ cần click chọn vào nút này là email gửi đi sẽ được dừng lại ngay lập tức.
– Bước 4: Hoàn tất.
Lưu ý, quá trình thực hiện chỉ diễn ra nhanh chóng trong vòng 10s chính vì vậy người dùng cần thao tác tức thì để thu hồi lại Office 365 online mail.
Thêm danh bạ liên hệ
Việc thêm danh bạ liên hệ trong Office 365 online mail cũng sẽ được thực hiện rất nhanh chóng nếu người dùng biết thao tác với các bước như sau:
– Bước 1: Click vào biểu tượng Mọi người ở thanh công cụ bên trái màn hình > sau đó giao diện sẽ hiển thị và người dùng click vào Liên hệ mới.
– Bước 2: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần thêm ảnh đại diện, tên riêng, họ, địa chỉ email, số điện thoại di động…
– Bước 3: Click chọn vào mục Lưu để hoàn tất.
Với mỗi liên hệ người dùng sẽ thao tác tương tự như vậy để tạo lên một danh sách danh bạ có thể sử dụng bất cứ lúc nào trong Office 365 online mail.
Tạo nhóm làm việc
Việc tạo nhóm trên Office 365 online mail được thực hiện rất nhanh chóng, khi đó người dùng chỉ cần thao tác như sau:
– Bước 1: Click chọn vào biểu tượng Nhóm ở thanh công cụ bên trái màn hình > tiếp đến chọn Nhóm mới.
– Bước 2: Khi đó, cửa sổ hiển thị sẽ mở ra và người dùng chỉ cần nhập tên nhóm + mô tả chung cho nhóm, cài đặt chế độ mặc định sau đó click chọn Tạo.
Sau khi thực hiện xong, người dùng có thể bổ sung thêm thành viên để sử dụng email chung cho nhóm làm việc này.
Quản lý công việc
Để sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất, người dùng có thể sử dụng tính năng Lịch ngay trên chính công cụ Office 365 online mail như sau:
– Bước 1: Click vào biểu tượng Lịch ở thanh công cụ bên trái màn hình sau đó chọn vào Sự kiện mới.
– Bước 2: Một giao diện mới hiển thị, tại đây người dùng nhập đầy đủ thông tin về sự kiện như tiêu đề, người tham dự, thời gian và địa điểm cụ thể, cách thức tổ chức…Sau khi thực hiện xong chỉ cần click chọn Lưu.
– Bước 3: Toàn bộ danh sách lịch làm việc sẽ được hiển thị ngay trên chính tính năng lịch có trong công cụ Office 365 online mail.
Quản lý tệp đính kèm
Ngoài những lưu ý sử dụng bên trên, người dùng còn có thể quản lý các tệp tài liệu đính kèm được gửi trong Office 365 online mail. Để truy cập, người dùng chỉ cần click chọn vào biểu tượng Tệp, toàn bộ các tệp này sẽ được lưu trữ trong mục này và người dùng có thể xem hoặc tìm kiếm tùy chỉnh.
Kết nối với hệ sinh thái Microsoft 365
Một lưu ý cuối cùng mà người dùng cũng cần biết để sử dụng Office 365 online mail hiệu quả chính là kết hợp cùng với các ứng dụng có trong hệ sinh thái của Microsoft 356. Khi đó, người dùng có thể thêm tài liệu trên các nền tảng như Word, Excel, PowerPoint, lưu trữ dữ liệu trên OneDrive, tổ chức cuộc họp với Teams, tạo khảo sát trên Form…
Lời kết
Với những chia sẻ của MSO trên đây, người dùng đã có thêm 07+ lưu ý mới để sử dụng Office 365 online mail một cách dễ dàng. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ hướng dẫn sử dụng công cụ hoặc đăng ký tài khoản bản quyền vui lòng liên hệ ngay đến Hotline: 024.9999.7777.
