Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Office 365 online mail là gì?
Office 365 online mail là phần mềm gửi và nhận thư điện tử mà bất cứ người dùng nào cũng biết đến với cái tên quen thuộc Microsoft 365 Outlook online. Khác với phiên bản email Outlook được cài đặt trên thiết bị máy tính, người dùng chỉ cần truy cập trên nền tảng web đồng thời có thiết bị thông minh được kết nối internet là có thể sử dụng được.
Hiện nay, phần mềm này được nhiều người dùng đánh giá cao cả về khả năng sử dụng dễ dàng kết hợp với các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như lên lịch gửi thư, thu hồi nhanh chóng, quản lý lịch làm việc, quản lý danh bạ, thiết lập cuộc họp… Để hiểu rõ hơn về phần mềm này, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do khiến người dùng bắt buộc phải sử dụng Office 365 online mail.
Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Office 365 online mail?
Hiện nay, số lượng người dùng Office 365 online mail đang gia tăng đáng kể. Điều này đồng nghĩa với việc Microsoft đã và đang thành công khi cho ra mắt phần mềm gửi nhận thư tuyệt vời này. Dưới đây là những lý do quan trọng mà người dùng cần biết khi nhắc đến phần mềm này:
- Dễ dàng sử dụng: Phần mềm Outlook được đánh giá cao về khả năng sử dụng khi người dùng có thể dễ dàng cài đặt và đăng nhập. Đặc biệt, với giao diện trực quan và gọn gàng người dùng sẽ có những trải nghiệm làm việc thú vị và chuyên nghiệp hơn.
- Năng suất cao: Email Outlook có khả năng tích hợp cùng lúc với nhiều ứng dụng khác nhau, do đó người dùng có thể chủ động kết nối làm việc để đẩy nhanh hiệu suất. Ngoài ra, phần mềm này còn có mục quản lý lịch làm việc riêng để người dùng cân đối thời gian hiệu quả.
- Mức độ tùy chỉnh dễ dàng: Người dùng có thể tùy chỉnh các chủ đề trong phần mềm này một cách dễ dàng, điển hình như cách giới hạn đối với hộp thư, nơi ngăn đọc hoặc lựa chọn chế độ hiển thị phù hợp.
- Khả năng tích hợp: Outlook cho phép người dùng chỉ cần đăng nhập một lần duy nhất là có thể sử dụng toàn bộ các phần mềm của Microsoft 365. Điều này sẽ tạo sự thuận lợi cho người dùng để làm việc hiệu quả hơn.
- Kết hợp hỗ trợ cộng đồng: Số lượng người dùng Office 365 online mail ngày càng nhiều, do đó các cộng đồng hoặc nhóm hỗ trợ sẽ càng nhiều thành viên và chuyên gia. Người dùng hoàn toàn có thể nhận sự trợ giúp để gia tăng kiến thức sử dụng.
Với những lý do trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được ưu điểm cũng như tầm quan trọng của phần mềm này đối với doanh nghiệp hiện nay. Tiếp đến, để người dùng có thể sử dụng hiệu quả Office 365 online mail hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bí mật dưới đây
7+ bí mật sử dụng Office 365 online mail hiệu quả
Để sử dụng Office 365 online mail một cách hiệu quả nhất, bắt buộc người dùng phải trang bị cho mình những kiến thức và bí thuật riêng để sử dụng. Dưới đây là một vài những bí mật được chúng tôi đúc kết qua nhiều năm sử dụng Outlook để người dùng có thể tham khảo:
Sử dụng hộp thư ưu tiên
Với người dùng sử dụng Office 365 online mail là công cụ làm việc thường xuyên nhất thì tính năng hộp thư ưu tiên sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Bởi lẽ, thay vì người dùng phải kiểm tra email thường xuyên thì khi cài đặt tính năng này toàn bộ các thư quan trọng sẽ được lưu trữ riêng biệt. Để có thể thiết lập hộp thư ưu tiên này, người dùng có thể tham khảo những bước hướng dẫn như sau:
Bước 1: Đăng nhập Outlook online và click chọn Cài đặt.
Bước 2: Di chuyển thanh trượt để bật chế độ Hộp thư ưu tiên.
Bước 3: Hoàn tất.
Sau khi đã bật thành công tính năng này, người dùng sẽ nhìn thấy hộp thư Outlook được chia thành hai phần là ưu tiên và Khác. Khi đó, toàn bộ các thư quan trọng sẽ được hiển thị ở mục ưu tiên để người dùng có thể dễ dàng kiểm tra.
Sử dụng phím tắt
Một mẹo sử dụng Office 365 online mail cực kỳ hiệu quả mà người dùng cũng không nên bỏ qua chính là dùng phím tắt:
- Thao tác gửi mail với Alt + S
- Trả lời email sử dụng Ctrl + R
- Chuyển sang mục lịch với Alt + R
- Chuyển tiếp email với Alt + W
- Mở email vào ngày được lựa chọn với Ctrl + G
Bằng cách này, người dùng sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian để làm việc và gia tăng năng suất cao hơn.
Sử dụng Clipboard để thiết lập mục mới
Với tính năng này, người dùng có thể sao chép bất kỳ đoạn văn bảo nào xuất hiện trên Clipboard sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Bằng cách này, người dùng đã thiết lập thành công mục mới trên Office 365 online mail dễ dàng mà không cần mất quá nhiều thời gian thao tác. Ngoài ra, người dùng có thể note bất cứ mục nào dựa vào thư mục đang xem trên chính nền tảng email này.
Dùng email Template
Với người dùng phải gửi email có nội dung tương tự như nhau và phải thực hiện chuyển gửi đến nhiều người nhận, một tính năng vô cùng hữu ích có trên Office 365 online mail chình là sử dụng Template. Khi đó, người dùng có thể lưu trữ nội dung thư này và bổ sung thêm vào email Template. Đến khi cần sử dụng đến, người dùng chỉ cần thực hiện một vài các thao tác cơ bản là email này sẽ xuất hiện mà không cần phải soạn thảo lại từ đầu. Bằng cách này, người dùng sẽ rút ngắn được thời gian triển khai và đem lại hiệu quả cao hơn.
Gắn cờ với các email quan trọng
Một cách để tìm kiếm nhanh chóng nhất các email quan trọng nằm trong Office 365 online mail, người dùng có thể sử dụng thêm tính năng gắn cờ. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng sẽ chỉ gắn cờ vào các thư quan trọng nằm trong hộp thư ưu tiên và khi tìm kiếm sẽ dễ dàng hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước được chúng tôi thực hiện như sau:
Bước 1: Mở phần mềm Outlook online sau đó chọn hộp thư ưu tiên.
Bước 2: Di chuyển chuột đến email mà người dùng coi là quan trọng và click chọn vào biểu tượng cờ như hình.
Bước 3: Hoàn tất.
Sau khi đã thực hiện xong các bước hướng dẫn như trên, người dùng đã gắn cờ thành công vào các email quan trọng. Giờ đây, khi người dùng tìm kiếm sẽ nổi bật và hiển thị lên danh sách đứng đầu.
Note Outlook và các sự kiện trên màn hình
Nếu như từ trước đến nay người dùng chỉ biết đến cách note thông tin trong email Outlook thì quả là thiếu sót. Bởi lẽ, người dùng có thể lưu cả sự kiện, lịch họp hoặc danh bạ trên chính màn hình của thiết bị. Bằng cách này, người dùng sẽ dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào để tiết kiệm thời gian thao tác và không còn phải ghi nhớ nhiều. Ngoài ra, trong trường hợp Office 365 online mail không mở mà người dùng vẫn click vào note trên màn hình thì các mục này vẫn sẽ được mở tự động trong chính Outlook.
Hạn chế thông báo Outlook trên màn hình
Khi người dùng nhận được quá nhiều thông báo email trên màn hình sẽ giảm mức độ tập chung trong quá trình làm việc. Chính vì vậy người dùng có thể thiết lập chế độ cài đặt hạn chế thông báo như sau:
Bước 1: Truy cập mục cài đặt trên ứng dụng Outlook.
Bước 2: Tiếp đến click chọn trên thanh trượt để tắt Thông báo trên màn hình.
Bước 3: Hoàn tất.
Sau khi đã hoàn thành xong các bước thực hiện trên đây, người dùng đã tắt được các thông báo xuất hiện trên màn hình thiết bị.
Trên đây là những thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể để người dùng hiểu rõ hơn về Office 365 online mail. Trong quá trình tham khảo, nếu người dùng có cần được hỗ trợ giải đáp bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline của MSO 024.9999.7777.
