Nội dung bài viết
Lặp lại tiêu đề trong Excel được hiểu thế nào cho đúng?
Lặp lại tiêu đề trong Excel hay còn được gọi là cách in excel giữ tiêu đề, bạn có thể hiểu đơn giản là một trong những tính năng giúp cho người dùng duy trì hiển thị tiêu đề trên mỗi cột và hàng cụ thể ngay cả khi di chuyển sang trang khác hoặc cuộn trang. Do đó, khi người dùng sử dụng bảng tính Excel sẽ thường xuyên phải thêm nhiều lần tiêu đề ở mỗi trang tính sẽ khiến cho quá trình làm việc kéo dài thêm thời gian thực hiện.
Lợi ích của cách lặp lại tiêu đề trong Excel là gì?
Tính năng lặp lại tiêu đề trong bảng tính Excel mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích. Có một vài những lợi ích khi sử dụng tính năng này mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng như sau:
Đảm bảo tránh sai sót thông tin
Lặp lại tiêu đề trong bảng tính Excel giúp người dùng có thể xem nội dung tiêu đề trong bảng tính một cách dễ dàng hơn mà không cần phải cuộn đi cuộn lại nhiều lần. Giúp việc theo dõi toàn bộ những thông tin có trang bảng được diễn ra dễ dàng hơn, đặc biệt là trong những trường hợp mà bảng tính của người dùng có thể có nhiều cột, trang với khối lượng dữ liệu khổng lồ.
Mục đích cuối cùng của tính năng này là giúp đảm bảo cho người dùng tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn về mặt thông tin khi theo dõi dữ liệu trong bảng tính Excel.
Tạo tài liệu chuyên nghiệp
Trong Microsoft Excel, việc lặp lại tiêu đề trên các trang khi in là một tính năng hữu ích giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi và đối chiếu các dữ liệu của mình trên nhiều trang khác nhau. Đây cũng là một cách đơn giản để người dùng có thể tạo ra những tài liệu excel chuyên nghiệp và dễ đọc, đặc biệt hữu dụng đối với những bảng dữ liệu có độ dài lớn.
Thuận tiện quản lý và xử lý dữ liệu
Việc sử dụng cách lặp lại tiêu đề trong Excel cũng giúp tạo ra sự thuận tiện cho người dùng để họ có thể quản lý và xử lý dữ liệu được hiệu quả hơn vì cách này sẽ giúp cho tiêu đề của người dùng có thể xuất hiện trên từng trang. Bằng cách này, người dùng cũng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc chỉnh sửa các bảng tính có cấu trúc tương tự như nhau.
Tối ưu hóa trải nghiệm làm việc
Thông qua việc sử dụng cách lặp lại tiêu đề trên các trang bảng tính, người dùng có thể nhận về các lợi ích như tối ưu hóa trải nghiệm làm việc trong Microsoft Excel. Ngoài việc giúp người dùng có thể dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu khi làm việc trong một bảng tính dài, cách này còn hỗ trợ người dùng trong khi in ấn hoặc theo dõi bảng tính trên những thiết bị có kích cỡ màn hình hạn chế.
Giảm thiểu chỉnh sửa sau khi in
Việc lặp lại tiêu đề trong bảng tính Excel cũng giúp mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là giúp giảm thiểu việc chỉnh sửa sau khi in. Khi người dùng có một bảng tính dài cần in ra nhiều trang thì việc lặp lại tiêu đề sẽ giúp cho người dùng có thể dễ dàng xem lại tiêu đề mà không cần phải lật lại trang đầu tiên. Điều này sẽ giúp người dùng có thể tiết kiệm thời gian và tránh được sự nhầm lẫn khi theo dõi tài liệu.
Nhìn chung thì việc lặp lại tiêu đề trong Excel sẽ mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích khác nhau, giúp người dùng có thể nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc với bảng tính trong Excel. Đây là một trong những kỹ thuật mang lại nhiều sự hiệu quả cho người dùng.
Khi nào cần lặp lại tiêu đề trong Excel
Lặp lại tiêu đề trong Excel mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích, đặc biệt là khi người dùng gặp những trường hợp sau đây:
Bảng dữ liệu dài
Trong Excel, khi bảng tính của bạn có quá nhiều dòng dữ liệu thì việc in ra nhiều trang là một điều không thể tránh khỏi. Trong trường hợp này, việc lặp lại tiêu đề sẽ giúp người đọc có thể dễ dàng theo dõi và tham chiếu thông tin về những dữ liệu trên từng trang.
Báo cáo chính thức
Khi tạo báo cáo từ dữ liệu trong Excel, việc lặp lại tiêu đề sẽ giúp báo cáo trở nên chuyên nghiệp và dễ đọc hơn. Điều này nhằm đảm bảo rằng người đọc có thể dễ dàng nhận biết các cột và các hàng và hiểu được dữ liệu của bạn đang nói về vấn đề gì mà không cần phải lật lại trang đầu tiên.
Việc này cực kỳ hữu dụng đối với những loại báo cáo dài và phức tạp, những loại báo cáo mà khiến cho việc theo dõi dữ liệu qua nhiều trang của người đọc có thể khó khăn hơn. Đặc biệt là khi mà bạn muốn thể hiện sự chuyên nghiệp của mình qua những bản báo cáo Excel.
In nhiều bản sao
Trong trường hợp mà bạn cần in nhiều bản sao của bảng tính Excel để phân phối cho nhiều người dùng khác thì việc lặp lại tiêu đề cũng sẽ giúp cho tất cả mọi người đều có thể nhanh chóng hiểu rõ được cấu trúc của bảng tính của bạn. Điều này cũng sẽ giúp bạn có thể tối ưu được khả năng cung cấp thông tin cho người đọc và giúp tiết kiệm thời gian để phân phối thông tin trong bảng tính.
Chia sẻ bảng tính với người khác
Nếu bạn đang muốn chia sẻ bảng tính của mình với những người dùng khác thì việc lặp lại tiêu đề cũng sẽ giúp bạn có thể cung cấp thông tin một cách chính xác cho những người theo dõi, giúp họ dễ dàng hiểu được nội dung của bảng tính, ngay cả khi họ chỉ xem một phần nhỏ trong bảng tính đó.
Nếu người dùng đang tìm cách để lặp lại tiêu đề trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn được chúng tôi chia sẻ trong phần nội dung bên dưới đây.
03 bước hướng dẫn cách lặp lại tiêu đề trong Excel
Để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, người dùng có thể thực hiện theo hướng dẫn lặp lại tiêu đề trong Excel được chúng tôi gợi ý bên dưới. Lưu ý, hướng dẫn này được thực hiện trên thiết bị máy tính Macbook hoặc Windows với tài khoản Microsoft 365 bản quyền.
– Bước 1: Trước tiên, người dùng sẽ tiến hành mở ứng dụng Excel và truy cập vào file bảng tính. Tiếp đến click chọn Page Layout > sau đó chọn vào Print Titles.
– Bước 2: Tại đây, một cửa sổ Page Setup sẽ hiển thị và người dùng cần lựa chọn khu vực chứa tiêu đề tại Rows to repeat at top > tiếp đến click chọn OK.
– Bước 3: Hoàn tất.
Như vậy, chỉ với 03 bước cơ bản như trên, người dùng đã sử dụng thành công tính năng lặp lại tiêu đề trong Excel. Trong trường hợp người dùng muốn xóa lặp lại tiêu đề trong Excel sau khi đã cài đặt như hướng dẫn trên thì có thể tham khảo thêm gợi ý ở mục bên dưới của chúng tôi.
03 bước hướng dẫn cách bỏ lặp lại tiêu đề trong Excel
Để xóa bỏ hay còn gọi là tắt lặp lại tiêu đề trong Excel, người dùng cũng cần phải thực hiện các bước như hướng dẫn sau:
– Bước 1: Mở file Excel mà người dùng muốn xóa lặp lại tiêu đề, tiếp đến chọn Page Layout > và chọn vào Print Titles.
– Bước 2: Màn hình cũng sẽ hiển thị cửa sổ nhỏ tương tự như hướng dẫn bên trên. Tuy nhiên, người dùng sẽ xóa bỏ thông tin ở mục Rows to repeat at top.
– Bước 3: Sau đó, người dùng chỉ cần click chọn OK là hoàn tất.
Sau 03 bước thực hiện đơn giản như trên, người dùng cũng đã thực hiện tắt bỏ tính năng lặp lại tiêu đề trong Excel.
Xem thêm: Tổng hợp các công thức Excel
Những điều cần lưu ý khi dùng cách lặp lại tiêu đề trong Excel
Dưới đây là một số điều mà bạn cần lưu ý khi thực hiện cách lặp lại tiêu đề trong Excel:
– Người dùng cần xác định và chọn đúng dòng tiêu đề để đảm bảo thể hiện được đúng tiêu đề của bảng tính. Nếu xác định sai dòng tiều đều thì người dùng sẽ thể hiện không đúng nội dung tiêu đề , điều này có thể gây ra sự rối loạn khi theo dõi nội dung bảng tính.
– Người dùng cũng cần kiểm tra lại cài đặt in để giúp tránh xảy ra sai sót do in và đảm bảo rằng sẽ đạt được hiệu quả cao nhất khi in bảng tính.
– Nếu tiêu đề trong bảng tính của bạn quá dài, bạn có thể sử dụng cách kết hợp các ô lại để tạo thành một ô duy nhất. Điều này sẽ giúp bảng tính của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
– Hãy đảm bảo thông tin và dữ liệu của bạn được hiển thị đầy đủ trong bảng tính, điều này sẽ giúp việc cung cấp thông tin của bạn diễn ra hiệu quả hơn và tránh gây ra cho người theo dõi tình trạng hiểu sai nội dung.
– Hãy lặp lại tiêu đề ở cả các cột dễ giúp thông tin được truyền tải tốt nhất.
– Luôn kiểm tra bản xem trước khi chia sẻ để đảm bảo tiêu đề được lặp lại đúng vị trí và tránh xảy ra sai sót.
– Việc sử dụng những phiên bản Excel khác nhau thì giao diện và một số tính năng cũng sẽ khác nhau, hãy tìm hiểu rõ phiên bản Excel của mình để đảm bảo có thể nhanh chóng sử dụng và đạt được kết quả tốt nhất.
Khi nắm rõ được những điều cần lưu ý này, bạn sẽ đảm bảo được nhận về một kết quả chính xác và chuyên nghiệp nhất.
Một số câu hỏi thường gặp khi lặp lại tiêu đề trong Excel
Với chủ đề hướng dẫn cách lặp lại tiêu đề trong Excel, chúng tôi nhận được khá nhiều các câu hỏi của người dùng liên quan đến vấn đề này. Do đó, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng một số những câu hỏi thường gặp kèm lời giải đáp phù hợp như sau:
Lặp lại tiêu đề trong Excel với 1 trang thì các trang khác có đồng bộ không?
Nếu một trang đã sử dụng tính năng lặp lại tiêu đề trong Excel thì không thể thay đổi tiêu đề trên trang đã dùng. Khi đó, nếu người dùng vẫn thực hiện tính năng này hệ thống sẽ gửi thông báo lỗi và người dùng sẽ không thể triển khai được. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng sẽ không thể thực hiện lặp tiêu đề đồng bộ với các trang khác.
Tiêu đề bảng được lặp lại sẽ hiển thị khi nào?
Khi người dùng sử dụng tính năng lặp lại tiêu đề trong Excel, tiêu đề sẽ được hiển thị trong trường hợp in bảng tính hoặc xem trước trang in. Do đó, người dùng có thể dễ dàng nhận diện được mà không cần phải thao tác di chuyển lên xuống liên tục. Tính năng này được ứng dụng cao trong các bảng dữ liệu có số lượng thông tin lớn để hỗ trợ theo dõi một cách thuận tiện nhất có thể.
Không thể lặp lại tiêu đề trong Excel vì sao?
Nếu người dùng đã áp dụng như hướng dẫn của chúng tôi để thực hiện lặp lại tiêu đề trong Excel nhưng không thành công thì rất có thể người dùng đã sử dụng chèn ngắt trang thủ công. Bởi lẽ, phần mềm Excel sẽ tự động lặp lại tiêu đề trong bảng tính với trang mới nếu người dùng sử dụng ngắt trang tự động.
Đoạn kết
Với những chia sẻ của MSO trên đây, người dùng đã hiểu rõ hơn về tính năng lặp lại tiêu đề trong Excel cùng với cách bật và tắt chế độ này. Ngoài ra, người dùng cũng có thêm những kiến thức liên quan với phần nội dung được chúng tôi chia sẻ. Nếu người dùng cần thêm bất cứ thông tin hoặc sự hỗ trợ nào từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến số Hotline: 024.9999.7777
Ngoài ra, để có thể thực sự hiểu và sử dụng một cách tốt nhất công cụ Excel thì người dùng hãy tìm hiểu tất tần tật thông tin từ A đến Z về Micrsoft Excel ngay.