Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Giãn dòng trong Word là một cách đơn giản để người dùng có thể thay đổi hình thức, tạo sự chuyên nghiệp và thu hút hơn về mặt hình ảnh cho văn bản. Để chủ động điều chỉnh khoảng cách giãn dòng, người dùng có thể tham khảo nhanh 04 cách giãn dòng trong Word cực đơn giản, dễ dàng dưới đây của MSO.
Tại sao cần giãn dòng trong Word?
Việc giãn cách dòng trong Word là một điều cần thiết để người dùng có thể điều chỉnh khoảng cách dòng phù hợp với mục đích soạn thảo văn bản của mình. Bên cạnh đó, điều này cũng sẽ mang đến khá nhiều lợi ích như:
- Tăng tính thẩm mỹ cho tài liệu: Giãn dòng giúp văn bản trở nên gọn gàng, nội dung trình bày khoa học và dễ thu hút người đọc.
- Thuận tiện cho việc theo dõi và chỉnh sửa: Thông qua việc giãn dòng, người dùng cũng có thể nhận biết và chỉnh sửa các lỗi trong văn bản một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian tối ưu.
- Nâng cao sự hiệu quả: Nếu đó là một bài tiểu luận hoặc báo cáo khoa học, thì việc giãn dòng phù hợp có thể giúp người đọc dễ theo dõi và đánh giá nội dung, giảm áp lực, mệt mỏi khi đọc tài liệu trong thời gian dài.
- Đáp ứng yêu cầu định dạng của đề tài: Trong một số trường hợp, giảng viên yêu cầu người dùng phải đồng nhất định dạng về font chữ, size chữ và cả giãn dòng trong báo cáo, tiểu luận và không được để ở chế độ mặc định.
- Tiết kiệm chi phí in ấn: Khi khoảng cách giữa các dòng được điều chỉnh phù hợp, điều này cũng có thể giúp số trang của file Word được cắt giảm, từ đó giảm thiểu chi phí in ấn cũng như tránh lãng phí giấy dư thừa.
Thường thì, khoảng cách giữa các dòng trong Word sẽ được mặc định sẵn (tương ứng với 1.08). Tuy nhiên, với nhiều người, thì đây không phải là một khoảng cách chuẩn để người đọc có thể dễ dàng theo dõi và bám sát nội dung. Vậy làm thế nào để điều chỉnh giãn cách dòng trong Word? Người dùng hãy theo dõi nội dung tiếp theo đây của MSO để có những khám phá chi tiết.
Cách giãn dòng trong Word với một đoạn văn bản
Người dùng nếu muốn thực hiện giãn dòng cho một đoạn văn bản cụ thể, có thể áp dụng 1 trong các cách sau:
Áp dụng thông số mặc định sẵn
MS Word cung cấp cho người dùng một số thông số giãn dòng được mặc định sẵn như 1, 1.15, 1.5 và 2.0. Để lựa chọn, người dùng có thể thao tác như sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần thực hiện giãn dòng.
– Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản → Click chọn tab Home trên thanh công cụ → Chọn Biểu tượng giãn cách ở mục ParaGraph.
– Bước 3: Lựa chọn 1 trong các thông số được mặc định sẵn (1, 1.15, 1.5, 2.0, 2.5 và 3.0).
Ngoài ra, người dùng cũng có thể tùy chỉnh giãn dòng nhanh bằng cách sử dụng các phím tắt như:
- Ctrl + 1: Khoảng cách giãn dòng 1
- Ctrl + 2: Khoảng cách giãn dòng 2
- Ctrl + 5: Khoảng cách giãn dòng 1.5
Thiết lập thông số tùy chỉnh
Trường hợp người dùng không muốn tùy chỉnh theo thông số mặc định, thì có thể thiết lập thông số tùy chỉnh đơn giản với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần giãn dòng.
– Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản → Click chọn tab Home trên thanh công cụ → Chọn Biểu tượng giãn cách ở mục ParaGraph.
– Bước 3: Thay vì chọn thông số mặc định, người dùng click chọn mục Line Spacing Options.
– Bước 4: Tại mục Spacing, người dùng click vào mũi tên ở tùy chọn Line spacing. Tại đây sẽ bao gồm các tùy chọn cụ thể như:
- Single: Giãn dòng đơn.
- 1.5 Lines: Giãn dòng 1.5.
- Double: Giãn dòng đôi.
- At least: Tùy chọn căn chỉnh tối thiểu ở mỗi hàng.
- Exactly: Tùy chọn căn chỉnh chính xác ở các hàng.
- Multiple: Thiết lập giãn dòng tùy chỉnh theo nhu cầu người dùng.
– Bước 5: Người dùng click chọn mục Multiple → sau đó tại At nhập khoảng cách giãn dòng tương ứng. Lưu ý, nếu nhập số thập phân, người dùng hãy thay dấu phẩy thành dấu chấm.
– Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất và đóng hộp thoại ParaGraph. Đoạn văn của người dùng sẽ tự động được giãn cách theo tùy chỉnh.
Sử dụng tab Home để mở hộp thoại ParaGraph
Thực tế thì, cách giãn dòng này không quá khác biệt so với cách thứ 2. Thao tác cũng rất đơn giản, gọn nhẹ như sau:
– Bước 1: Người dùng mở file Word và bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng.
– Bước 2: Click chọn mũi tên ở góc dưới bên phải mục ParaGraph → sau đó khi hộp thoại ParaGraph xuất hiện, nhấn chọn mục Line spacing.
– Bước 3: Nếu click chọn mục Multiple, thì tại mục At, người dùng nhập khoảng cách giãn dòng tương ứng rồi nhấn OK là hoàn tất.
Cách giãn dòng trong Word với toàn bộ văn bản
Thay vì giãn dòng cho từng đoạn văn bản, người dùng có thể thực hiện giãn cách dòng nhanh chóng cho toàn bộ văn bản chỉ với 3 bước đơn giản sau:
– Bước 1: Truy cập file Word cần giãn dòng → sau đó click chọn tab Home → click mũi tên ở góc dưới bên phải của nhóm ParaGraph.
– Bước 2: Người dùng có thể chọn thông số mặc định, hoặc click chọn mục Line Spacing Options để tùy chỉnh thông số theo ý muốn.
– Bước 3: Nếu click chọn Line Spacing Option, hộp thoại ParaGraph sẽ hiển thị. Lúc này, người dùng thiết lập tùy chọn ở mục Line Spacing (tùy chọn Multiple và At).
Bước 4: Tiếp tục click chọn Set as Default. Khi đó, người dùng sẽ nhận được một thông báo hiển thị nhằm xác nhận áp dụng giãn dòng cho toàn bộ văn bản. Nếu chỉ muốn áp dụng thông số cho file Word này, người dùng hãy click chọn This document only? → sau đó nhấn OK để hoàn tất.
Một số lưu ý khi giãn cách dòng trong Word
Giãn dòng trong Word là một kỹ thuật quan trọng, giúp việc chỉnh sửa văn bản, tài liệu của người dùng trở nên đơn giản, dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, khi áp dụng, người dùng cũng cần phải lưu ý một số vấn đề cơ bản sau:
Lựa chọn kích thước giãn dòng phù hợp
MS Word hỗ trợ các tùy chọn giãn dòng cụ thể như 1.0, 1.15, 1.5 hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo mục đích người dùng. Trong đó, phổ biến nhất là giãn dòng 1.15 và 1.5, áp dụng với hầu hết các văn bản, tài liệu thông thường.
Đảm bảo kiểu giãn dòng đồng nhất
Khi giãn dòng trong Word, người dùng cũng cần đặc biệt lưu ý duy trì sự đồng nhất cho toàn bộ văn bản. Nên hạn chế tùy chỉnh khoảng cách giãn dòng giữa các phần khác nhau của tài liệu, trừ trường hợp đó là quyết định định dạng cụ thể cho mục đích nào đó.
Kiểm tra định dạng cho tiêu đề và đoạn văn bản
Trong MS Word, người dùng cũng có thể điều chỉnh khoảng cách giãn dòng cho tiêu đề, văn bản, hoặc các phần nội dung khác nhau của tài liệu. Điều này giúp tạo nên tính chuyên nghiệp, văn bản trình bày khoa học, cũng như dễ đọc, dễ quan sát hơn rất nhiều.
Lỗi thường gặp sau khi giãn dòng trong Word
Sau khi giãn dòng trong Word, người dùng cũng cần lưu ý một số lỗi có thể gặp như:
- Lỗi văn bản không đồng nhất: Trường hợp người dùng tùy chỉnh giãn dòng cho từng phần khác nhau của văn bản có thể tạo ra sự không đồng nhất, bố cục rời rạc và thiếu đi sự chuyên nghiệp của tài liệu.
- Lỗi chèn hình ảnh hoặc bảng: Nếu chèn hình ảnh hoặc bảng biểu sau khi giãn dòng, điều này cũng có thể làm thay đổi bố cục của văn bản, dẫn đến lỗi định dạng.
- Lỗi khoảng trắng trong văn bản: Việc người dùng thực hiện giãn dòng trong Word quá nhiều có thể tạo ra những khoảng trống không mong muốn giữa các đoạn, hoặc các dòng của văn bản.
- Lỗi tràn trang: Khi thiết lập khoảng cách giữa các dòng quá lớn, người dùng sẽ gặp phải lỗi tràn trang, làm cho nội dung trong văn bản không được hiển thị một cách rõ ràng.
Để tránh các lỗi này, người dùng nên lựa chọn thông số giãn cách dòng một cách hợp lý. Cùng với đó là tuân thủ các quy tắc định dạng, kiểm tra kỹ tài liệu trước khi xuất bản, hoặc in tài liệu (nếu cần).
Lời kết
Hy vọng, 04 cách giãn dòng trong Word đơn giản, dễ dàng trên sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và thẩm mỹ cho công việc soạn thảo tài liệu của người dùng. Nếu còn bất cứ vướng mắc nào, cũng đừng ngần ngại liên hệ với MSO qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.
