Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Nén hoặc giảm dung lượng file Excel sẽ giúp người dùng nhận được rất nhiều lợi ích trong việc chia sẻ và lưu trữ. Vậy cách giảm dung lượng file Excel như thế nào? Có những cách nén file Excel để giảm dung lượng nào có thể sử dụng được? Hãy theo dõi những hướng dẫn về các cách nén file Excel của MSO phía dưới đây để giảm dung lượng của file Excel sao cho nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé.
Lợi ích nhận được khi giảm dung lượng file Excel
Bằng việc thực hiện cách giảm dung lượng file Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, bao gồm cả việc giúp cho quá trình lưu trữ cũng như là quá trình chia sẻ được diễn ra dễ dàng hơn. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lợi ích quan trọng mà người dùng có thể nhận được khi sử dụng cách giảm dung lượng của file Excel ngay sau đây nhé:
Tăng tốc độ tải và lưu trữ
Khi file Excel có dung lượng nhỏ hơn sẽ giúp cho việc mở file từ email, đám mây hoặc từ ổ cứng, đồng thời việc lưu trữ file dữ liệu của người dùng có thể được diễn ra nhanh chóng hơn. Từ đó sẽ giúp cho người dùng có thể tiết kiệm được tối đa thời gian khi làm việc và thực hiện các thao tác với tài liệu Excel của mình. Điều này đặc biệt hữu ích khi người dùng đang cần truy cập vào tài liệu trong những cuộc họp quan trọng hay khi làm việc từ xa.
Giảm dung lượng bộ nhớ và tài nguyên hệ thống
Khi dung lượng file Excel của người dùng được giảm thiểu, nó sẽ giúp tiêu tốn ít bộ nhớ và tài nguyên của hệ thống thiết bị mà họ đang sử dụng hơn. Điều này sẽ giúp cho bộ nhớ RAM và CPU sẽ không phải xử lý một lượng dữ liệu lớn cùng một lúc, giúp cải thiện hiệu suất tổng thể của hệ thống thiết bị mà người dùng đang sử dụng. Từ đó, sẽ giúp cho những hoạt động hay trải nghiệm của người dùng trên thiết bị được diễn ra mượt mà hơn và giảm thiểu nguy cơ thiết bị bị treo.
Dễ dàng chia sẻ
Những file dữ liệu Excel có dung lượng nhỏ hơn sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng hơn trong việc gửi qua email, tải lên các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc chia sẻ qua các phương tiện khác mà không cần phải lo ngại về giới hạn dung lượng.
Ngược lại, nếu như file dữ liệu Excel của bạn có dung lượng lớn, bạn có thể sẽ gặp phải vấn đề về giới hạn dung lượng tải lên của những dịch vụ email, dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc trong quá trình chia sử qua những phương tiện khác. Ngoài ra, những file Excel có dung lượng lớn cũng sẽ khiến cho thời gian để bạn thao tác với nó diễn ra lâu hơn, từ đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình làm việc với nó.
Vì vậy, việc sử dụng các cách giảm dung lượng file Excel sẽ giúp cho bạn chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn và có thể tránh gặp phải các vấn đề về giới hạn dung lượng email hay thời gian tải lên chậm hơn trong quá trình chia sẻ.
Quản lý và sao lưu hiệu quả
Trong quá trình thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ, những file dữ liệu nhỏ hơn sẽ giúp quá trình sao lưu diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm không gian lưu trữ trên các thiết bị như ổ cứng ngoài hoặc server sao lưu hiệu quả hơn. Vì thế, việc thực hiện các cách giảm dung lượng file Excel sẽ giúp cho người dùng có thể tiết kiệm không gian lưu trữ trên ổ cứng và các thiết bị sao lưu, cũng như sẽ giúp giảm thiểu thời gian cần thiết cho quá trình sao lưu dữ liệu một cách đáng kể.
Hỗ trợ sử dụng cho các thiết bị di động
Trong quá trình làm việc trên các thiết bị di động như smartphone và tablet, đối với các file dữ liệu Excel mà có dung lượng nhỏ hơn sẽ giúp cho người dùng có thể mở và sử dụng nhanh chóng hơn và có thể tiết kiệm tối đa dung lượng lưu trữ trên các thiết bị đó. Từ đó, giúp cho họ có thể truy cập và chỉnh sửa các dữ liệu trong file Excel của mình thông qua những thiết bị di động đi một cách dễ dàng mà không gặp phải tình trạng thiếu bộ nhớ hoặc thời gian mở file bị chậm.
Có thể thấy được những lợi ích mà việc sử dụng các cách giảm dung lượng file Excel mang lại là vô cùng lớn. Trước khi đi tìm hiểu về các cách giảm thiểu dung lượng của file Excel, hãy tiếp tục cùng với chúng tôi tìm hiểu về những nguyên nhân khiến cho dung lượng file Excel của bạn bị nặng ngay trong phần tiếp theo nhé.
Nguyên nhân khiến dung lượng file Excel bị nặng là gì?
Có nhiều nguyên nhân khiến cho dung lượng file Excel của bạn bị nặng. Dưới đây là chi tiết về các nguyên nhân khiến cho dung lượng file Excel của bạn trở nên bị nặng hơn:
- Có quá nhiều dữ liệu: Khi một file Excel chứa một lượng lớn thông tin, bao gồm nhiều hàng, cột, sheet và các dữ liệu, dung lượng của file đó sẽ tăng lên đáng kể.
- Nhiều định dạng không cần thiết: Việc sử dụng quá nhiều định dạng trong cùng một file dữ liệu như màu sắc, font chữ, viền ô và các định dạng có điều kiện cũng sẽ có thể làm tăng dung lượng file và làm chậm hiệu suất.
- Công thức phức tạp: Khi sử dụng nhiều công thức mảng hay hàm tích hợp phức tạp và có nhiều liên kết giữa các sheet cũng sẽ có thể làm tăng kích thước dung lượng của file, từ đó sẽ làm tăng tải trọng và làm chậm hiệu suất của file dữ liệu đó.
- Chèn nhiều đối tượng: Việc chèn vào file Excel quá nhiều hình ảnh, đồ thị, biểu đồ và các đối tượng khác như SmartArt và hình dạng cũng sẽ góp phần làm tăng dung lượng của file, bởi vì các đối tượng này thường chiếm khá nhiều dung lượng của file.
- Sử dụng PivotTable: Các bảng PivotTable sẽ lưu trữ dữ liệu dưới dạng bộ nhớ cache và đồng thời các PivotTable đó có thể tạo ra các bảng dữ liệu tạm thời lớn, điều này có thể làm tăng kích thước dung lượng của file Excel.
- Lưu định dạng không tối ưu: Việc lưu trữ file Excel dưới các định dạng cũ như .xls thay vì .xlsx cũng sẽ có thể khiến cho file Excel đó có kích thước dung lượng lớn hơn. Hãy cân nhắc việc lưu trữ ở định dạng .xlsx để có thể được nén tốt hơn và có khả năng chứa nhiều dữ liệu hơn mà không làm tăng kích thước của file.
- Sử dụng các liên kết bên ngoài: Khi sử dụng các liên kết đến các tài liệu hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài cũng có thể là nguyên nhân khiến cho file dữ liệu Excel của bạn bị tăng dung lượng.
- Sử dụng nhiều Macro và mã VBA: Việc sử dụng quá nhiều macro và mã VBA (Visual Basic for Applications) trong cùng một file Excel cũng có thể là nguyên nhân làm tăng dung lượng cho file dữ liệu đó, đồng thời có thể làm chậm quá trình mở và lưu file.
Trên đây là một số những nguyên nhân thường gặp nhất khiến cho dung lượng của file dữ liệu Excel bị tăng lên đáng kể. Hãy xem xét đến những yếu tố này để có thể tối ưu hóa dung lượng cho file dữ liệu của mình.
Nếu bạn đang tìm kiếm các cách giảm dung lượng file Excel? Vậy thì hãy theo dõi ngay những nội dung hướng dẫn của chúng tôi trong các phần phía dưới đây để nắm rõ được các cách nén file Excel để giảm dung lượng đơn giản, sao cho đạt được hiệu quả cao nhất nhé.
Các cách giảm dung lượng file Excel nhanh chóng, đơn giản nhất
Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về các cách giảm dung lượng của file Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất của chúng tôi:
Xóa bỏ các định dạng có điều kiện đã áp dụng
Đầu tiên là xóa bỏ các định dạng có điều kiện không cần thiết. Cách này là một trong những cách tối ưu nhất để giúp bạn có thể giảm thiểu dung lượng cho file dữ liệu Excel của mình một cách đáng kể. Để thực hiện cách giảm dung lượng file Excel này, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Excel mà mình muốn giảm dung lượng rồi chọn ô hoặc các ô đã được áp dụng định dạng có điều kiện. Sau đó, bạn hãy nhấn chọn vào tab Home trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào mục Conditional formatting và chọn mục Clear Rules trong các tùy chọn được hiển thị.
– Bước 3: Để xóa định dạng được áp dụng cho các ô mà bạn đã chọn ở bước đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào mục Clear from Selected Cells. Để xóa định dạng được áp dụng cho toàn bộ trang tính, bạn hãy nhấn chọn vào mục Clear Rules from Entire Sheet.
Như vậy, bạn đã có thể xóa các định dạng được áp dụng cho ô dữ liệu hay trong toàn bộ cả bảng tính của mình sao cho nhanh chóng nhất để giảm dung lượng cho file dữ liệu Excel của mình một cách đơn giản nhất rồi đó.
Xóa bỏ các ô tính, cột và hàng chưa sử dụng
Microsoft Excel cung cấp sẵn cho file Excel của người dùng một loạt các hàng và cột để giúp cho người dùng có thể nhập dữ liệu một cách dễ dàng hơn mà không cần phải thực hiện các thao tác chèn hàng và chèn cột. Tuy nhiên, đối với những hàng và cột trống được cung cấp sẵn, nó cũng sẽ chiếm một lượng lớn dung lượng cho file Excel đó của người dùng.
Vì thế, việc xóa bỏ các ô tính, cột và hàng không cần thiết hay chưa sử dụng đến cũng sẽ giúp bạn có thể giảm thiểu được một lượng lớn dung lượng cho file Excel của mình. Để thực hiện cách giảm dung lượng file Excel này, bạn hãy làm theo hướng dẫn được chúng tôi cung cấp dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Excel mà bạn đang muốn giảm dung lượng rồi lựa chọn các hàng hoặc cột trống bằng cách nhấn vào 1 ô trống đầu tiên rồi nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + phím mũi tên phải hoặc xuống trên bàn phím máy tính.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào vị trí các hàng hoặc cột mà mình đã bôi đen chọn rồi nhấn chọn vào tùy chọn Delete trong danh sách vừa được hiển thị trên màn hình để xóa các hàng và cột trống không cần thiết đó.
Với cách thức rất đơn giản như phía trên đây, bạn không chỉ có thể làm giảm thiểu dung lượng cho file Excel của mình mà còn có thể làm cho bảng tính của mình trở nên gọn gàng và thẩm mỹ hơn rất nhiều đó.
Xoá Data Links
Việc chèn những liên kết vào trong bảng tính Excel của mình cũng sẽ khiến cho file Excel đó của bạn có kích thước dung lượng lớn hơn và trở nên nặng nề hơn. Bởi vì khi những liên kết được chèn vào, nó cũng sẽ chèn những dữ liệu về đường liên kết vào trong bảng tính Excel, gây tiêu tốn rất nhiều không gian bộ nhớ lưu trữ.
Vì thế, việc thực hiện các bước xóa các Data Links trong file Excel sẽ giúp bạn có thể giảm thiểu đánh kể kích thước dung lượng cho file Excel. Để thực hiện cách xóa Data Links, bạn hãy thực hiện theo các bước như trong hướng dẫn dưới đây:
– Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà mình đang muốn giảm dung lượng. Sau đó, hãy nhấn chọn vào thẻ Data trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Bạn tiếp tục nhấn chọn vào mục Edit Links để mở cửa sổ chỉnh sửa liên kết trong file Excel.
– Bước 3: Khi cửa sổ Edit Links được xuất hiện trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn vào đường dẫn liên kết mà mình muốn xóa khỏi file dữ liệu Excel đó rồi nhấn chọn vào mục Break Link để hoàn tất.
– Bước 4: Khi hộp thoại xác nhận hành động xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn vào nút Break Links để xác nhận và hoàn tất quá trình xóa link khỏi file Excel.
Tương tự, bạn hãy thực hiện các thao tác phía trên để xóa bỏ những đường liên kết khác trong file Excel để có thể giảm thiểu tối đa dung lượng của file đó.
Nén ảnh được chèn vào bảng tính Excel
Việc nén các hình ảnh được chèn vào bảng tính Excel cũng là một cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả. Bởi hình ảnh là một yếu tố đồ họa có dung lượng khá lớn, khi chèn vào trong file Excel nó sẽ khiến cho những file Excel đó trở nên nặng và có kích thước lớn hơn.
Để thực hiện cách nén file Excel có hình ảnh này, bạn hãy thực hiện theo những thao tác được chúng tôi cung cấp trong hướng dẫn sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file Excel mà mình đang muốn giảm dung lượng, rồi sau đó hãy nhấn chọn vào hình ảnh muốn nén trong giao diện làm việc của file.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Format trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào mục Compress Pictures.
– Bước 3: Khi hộp thoại Compress Pictures xuất hiện trên màn hình, bạn hãy bỏ tích chọn ở mục Apply only to this picture và nhấn chọn vào mục Email (96 ppi): minimize document size for sharing rồi nhấn nút OK để hoàn tất.
Như vậy, với 3 bước như hướng dẫn trên của chúng tôi, bạn đã hoàn toàn có thể đặt được hiệu quả cao nhất khi thực hiện cách nén file Excel có hình ảnh để giảm dung lượng rồi đó.
Xóa Watch Windows
Xóa Watch Windows cũng là một cách giảm thiểu dung lượng cho file Excel khá hiệu quả. Để thực hiện cách thức này, bạn hãy làm tuần tự theo những thao tác mà chúng tôi cung cấp bên dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng hãy mở file Excel mà mình đang muốn giảm dung lượng. Sau đó, hãy nhấn chọn vào thẻ Formulas trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy nhấn chọn vào mục Watch Window để mở hộp thoại cài đặt Watch Windows.
– Bước 3: Khi hộp thoại Watch Windows được xuất hiện trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn mục vào tab Delete Watch là hoàn tất.
Loại bỏ các Named Range trong file
Để xóa bỏ các Named Range trong file Excel của mình để giảm dung lượng cho file Excel đó, bạn hãy làm như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà mình đang muốn giảm dung lượng, rồi nhấn chọn vào thẻ Formulas trên thanh công cụ ribbon và nhấn chọn vào mục Name Manager.
– Bước 2: Khi hộp thoại Name Manager xuất hiện trên màn hình, bạn hãy nhấn chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa trong danh sách tên rồi nhấn nút Delete trên bàn phím máy tính hoặc nhấn vào nút Delete ngay trên đầu hộp thoại.
– Bước 3: Sau đó, một hộp thoại yêu cầu xác nhận hành động sẽ được hiển thị, bạn hãy nhấn chọn vào nút OK để xác nhận hành xóa named range đó của mình.
Với việc xóa bỏ các Named Range này, bạn cũng có thể giảm thiểu dung lượng của file Excel của mình một cách đáng kể đó.
Sử dụng định dạng Excel Binary Workbook (*.xlsb)
Excel Binary Workbook (*.xlsb) là một định dạng nhị phân, đây là một loại định dạng tệp Excel không quá phổ biến, có tác dụng dùng để giúp người dùng có thể lưu trữ file dữ liệu Excel của mình với một dung lượng khá thấp. Đây cũng được coi là một trong những cách giảm dung lượng file Excel khá đơn giản và hiệu quả.
Cách thức sử dụng Excel Binary Workbook để giảm thiểu dung lượng cho file Excel được diễn ra như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà mình muốn giảm dung lượng rồi nhấn chọn vào thẻ File trên thanh công cụ.
– Bước 2: Bạn hãy nhấn chọn vào tùy chọn Save as rồi sau đó hãy nhấn chọn vào mục Browse.
– Bước 3: Trong cửa sổ Save as mới được hiển thị trên màn hình, tại mục Save as type, bạn hãy nhấn chọn vào mục Excel Binary Workbook (*.xlsb) rồi sau đó hay nhấn nút Save để lưu lại file.
Ngay sau đó, bạn có thể thấy được rằng dung lượng của file Excel có định dạng *.xlsb được giảm thiểu rất nhiều.
Loại bỏ định dạng trong các hàng và cột trống
Với Microsoft Excel, bạn không chỉ có thể giảm thiểu dung lượng cho file dữ liệu của mình bằng cách loại bỏ các định dạng cho các ô, mà bạn có thể thực hiện bằng cách loại bỏ các định dạng trong các hàng và cột để giảm thiểu dung lượng file. Để thực hiện cách giảm thiểu dung lượng cho file Excel này, bạn hãy thực hiện theo những thao tác như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà mình đang muốn giảm dung lượng. Tại giao diện làm việc của file dữ liệu này, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Home rồi nhấn chọn mục Find & Select và nhấn chọn tùy chọn Go to trong danh sách được sổ ra trên màn hình.
– Bước 2: Trong hộp thoại Go to, bạn hãy nhấn chọn mục Special.
Sau đó, bạn hãy nhấn tích chọn vào mục Blanks và nhấn nút OK để tìm các ô trống trên bảng tính hiện tại.
– Bước 3: Bạn hãy tiếp tục nhấn chọn vào mục Find & Select trên thanh công cụ rồi nhấn chọn vào tùy chọn Formulas trong danh sách được sổ ra trên màn hình. Sau đó, bạn hãy nhấn chọn vào mục Clear để xóa tất cả định dạng đã được áp dụng trong các ô trống mà mình đã chọn được ở bước 2.
Sử dụng trình diệt Virus Macro
Một cách giảm dung lượng file Excel khác mà bạn có thể tham khảo đó chính là sử dụng trình duyệt diệt Virus Macro. Khi bạn mở một file Excel mới, phần mềm sẽ đặt sẵn tên bảng tính luôn cho bạn, ví dụ như “Book1”, cùng với đó là các cảnh báo Macro về gợi ý để giúp giảm dung lượng của file Excel.
Để thực hiện cách nén file Excel để giảm dung lượng này, bạn hãy thực hiện theo các thao tác lần lượt như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà mình đang muốn giảm dung lượng rồi thực hiện sao chép toàn bộ dữ liệu của file đó.
– Bước 2: Tiếp theo, bạn hãy mở một file Excel mới rồi dán toàn bộ dữ liệu mà bạn vừa sao chép của file Excel trên sang file Excel hiện tại.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy nhấn chọn Save để lưu trữ lại file dữ liệu Excel đó và xóa file Excel cũ.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ để giảm dung lượng file Excel
Ngoài những cách sử dụng các công cụ và tính năng được cung cấp sẵn trong phần mềm Microsoft Excel, bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ bên ngoài để thực hiện cách giảm dung lượng file Excel. Các phần mềm phổ biến nhất hiện này mà bạn có thể sử dụng để thực hiện cách nén file Excel giảm dung lượng bao gồm: NXPowerLite Desktop; FILEminimizer Office; PowerShrink; pdfcandle,…
Bạn có thể sử dụng những phần mềm và trang web trực tuyến này để có thể nén và giảm dung lượng file Excel một cách nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, một số phần mềm có thể yêu cầu bạn chi trả một khoản phí khá cao, vì thế hãy cân nhắc trước khi sử dụng.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng cách giảm dung lượng file Excel
Để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất và tránh được những sai sót khi thực hiện những cách giảm dung lượng file Excel, bạn cần phải lưu ý và cân nhắc đến một số điều quan trọng sau đây:
- Hãy sao lưu file dữ liệu Excel gốc để đảm bảo rằng bạn không mất dữ liệu quan trọng sau khi thực hiện quá trình giảm dung lượng file Excel của mình.
- Hạn chế sử dụng hoặc loại bỏ các định dạng có điều kiện phức tạp như màu sắc, viền, font chữ khi không cần thiết.
- Thay thế các công thức phức tạp bằng các giá trị cố định nếu có thể.
- Loại bỏ các hình ảnh, biểu đồ, đồ thị, SmartArt và các đối tượng khác không cần thiết.
- Lưu file ở định dạng .xlsx thay vì .xls để tận dụng khả năng nén dữ liệu tốt hơn của định dạng mới.
- Hạn chế sử dụng các bảng PivotTable không cần thiết và xóa các bảng không dùng đến.
- Xóa bộ nhớ cache của các bảng PivotTable.
- Tắt tính năng theo dõi thay đổi trong Excel.
- Xóa các liên kết đến các tài liệu hoặc nguồn dữ liệu bên ngoài không cần thiết.
- Tối ưu hóa hoặc xóa các macro không cần thiết và làm gọn gàng mã VBA.
Bằng cách đảm bảo và cân nhắc những gợi ý mà chúng tôi cung cấp phía trên đây sẽ giúp bạn có thể tối ưu và đảm bảo cho quá trình giảm dung lượng file Excel diễn ra nhanh chóng và đạt được hiệu quả cao nhất có thể.
Lời kết
Trong nội dung về cách giảm dung lượng cho file Excel mà MSO đã cung cấp trong bài viết phía trên đây, bạn đã có thể nắm rõ được những cách giảm dung lượng file Excel đơn giản và hiệu quả nhất. Đồng thời, cũng đã có thể nắm rõ được những nguyên nhân dẫn đến tình trạng file Excel bị nặng và những lợi ích nhận được khi thực hiện cách giảm dung lượng này.
Khi tham khảo và thực hiện theo những hướng dẫn mà chúng tôi đã cung cấp trong bài viết này, nếu bạn có gặp phải bất cứ điều thắc mắc nào hay có yêu cầu hỗ trợ gì cần được chúng tôi giải quyết, hãy liên hệ ngay qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
