Quản trị thay đổi là gì? Ví dụ về quản trị sự thay đổi và giải pháp hiệu quả

Quản trị thay đổi là gì? Trong bài viết này, MSO sẽ cung cấp đến cho bạn những thông tin quan trọng cùng với một số ví dụ về quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp, để giúp cho bạn có thể hiểu rõ được hoạt động này là gì, đồng thời có thể xây dựng cho tổ chức hay doanh nghiệp mình những quy trình hoạt động quản trị thay đổi hiệu quả nhất nhé.

Quản trị thay đổi là gì?

Quản trị thay đổi (Change management) là quy trình mà một tổ chức cần phải xây dựng để giúp tổ chức mình có thể giải quyết được những vấn đề và mục tiêu mà cần phải chuyển đổi sang để giúp đứng vững trong sự biến đổi ngày càng mạnh mẽ trong lĩnh vực đang hoạt động.

Một hoạt động quản trị sự thay đổi mạnh mẽ của một tổ chức được xác định với những yếu tố kèm theo bao gồm mục tiêu, quy trình và công nghệ sử dụng. Trong đó, sự thay đổi đối với tổ chức có thể xảy ra theo chiều hướng tốt lên hoặc xấu đi, điều này tương ứng với việc hoạt động quản trị thay đổi trong tổ chức đó có phù hợp và đáp ứng được với hiện thời hay không

Chính vì vậy mà các hoạt động quản trị thay đổi trong tổ chức cần được chạy thử nghiệm, giám sát và đánh giá một cách thường xuyên để giải quyết được những sự không phù hợp trong đó một cách kịp thời.

Vai trò của quản trị thay đổi trong doanh nghiệp là gì?

Quản trị sự thay đổi là một hoạt động không chỉ có vai trò quan trọng đối với các tổ chức mà nó còn có vai trò vô cùng đặc biệt đối với một doanh nghiệp. Khi một hoạt động quản trị thay đổi trong doanh nghiệp có hiệu quả cao thì nó sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được những kết quả như sau:

Thay đổi xảy ra ở từng cá nhân một trong tổ chức

Hoạt động quản trị thay đổi trong doanh nghiệp sẽ giúp cho toàn bộ những nhân viên trong doanh nghiệp có thể nắm được rõ các quy trình, mục tiêu và công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng trong quá trình thay đổi một cách dễ dàng hơn. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo được sự nhất quán khi thực hiện những sự thay đổi đó, đồng thời cũng giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý quá trình thực hiện sự quản trị thay đổi trong tổ chức mình.

Giảm bớt sự lãng phí không cần thiết

Việc quản trị thay đổi trong doanh nghiệp cũng sẽ giúp cho các tổ chức doanh nghiệp đó có thể giảm thiểu được nhiều sự lãng phí không cần thiết như chi phí cho những hoạt động và các công nghệ không quan trọng được sử dụng. Điều này cũng giúp giảm thiểu được những chi phí về việc khắc phục những sự cố trong các hoạt động sai sót.

Thích nghi với những thay đổi của thị trường

Quản trị thay đổi trong doanh nghiệp là một hoạt động được xây dựng dựa trên những quy trình và công nghệ mới có trên thị trường, giúp doanh nghiệp có thể thích nghi nhanh chóng và đứng vững trước những sự thay đổi của thị trường mà không bị loại bỏ.

Tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp

Từ những lợi ích về việc tăng cường sự đồng bộ trong tổ chức, tối ưu quy trình kinh doanh, ứng dụng được những công nghệ hiện đại và có thể giúp doanh nghiệp thích nghi mạnh mẽ với những sự biến đổi của lĩnh vực hoạt động trên thị trường, hoạt động quản trị thay đổi trong doanh nghiệp cũng sẽ giúp cho các tổ chức doanh nghiệp có thể tăng cường hoạt động xoay quanh việc kinh doanh và đạt được doanh số cao hơn trong quá trình kinh doanh.

Cải thiện quản trị thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai

Khi một hoạt động quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp hiện tại đạt được hiệu quả cao cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể cải thiện được những hoạt động quản trị thay đổi khác trong tương lai của tổ chức mình. Bằng cách áp dụng những quy trình quản trị sự thay đổi đã đạt được hiệu quả và ứng dụng những công nghệ tiên tiến hơn sẽ giúp cho doanh nghiệp vừa tối ưu được các hoạt động quản trị thay đổi trong tương lai mà lại vừa có thể thích ứng hiệu quả trước những sự thay đổi đó.

Khi nào doanh nghiệp nên quản trị thay đổi

Khi thay đổi về các hoạt động kinh doanh hay sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, các doanh nghiệp cần phải xây dựng cho tổ chức mình một quy trình quản trị sự thay đổi. Dưới đây là một số trường hợp mà doanh nghiệp bạn nên có sự quản trị thay đổi trong tổ chức mình:

• Khi cần phải ứng dụng các thiết bị và công nghệ mới trên toàn tổ chức.
• Khi có sự thay đổi về thành phần trong ban lãnh đạo hoặc cơ cấu trong tổ chức.
• Khi có sự thay đổi về mục tiêu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khi có sự thay đổi về quy trình hoạt động của các phòng ban hay của cả tổ chức.

Tuy nhiên, khi xây dựng một quy trình quản trị thay đổi trong doanh nghiệp, bạn nên xác định rõ nhu cầu, mục đích cần đạt được, công nghệ được áp dụng, quy trình và thời điểm thực hiện.

03 cấp độ quản trị thay đổi trong doanh nghiệp

Trong một hoạt động quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp gồm có 3 cấp độ chính đó là cấp độ cá nhân, cấp độ tổ chức và cấp độ toàn doanh nghiệp. Những cấp độ này cps sự liên kết và thúc đẩy hiệu quả cho nhau.

Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu chi tiết về những cấp độ thay đổi trong doanh nghiệp này ngay dưới đây nhé:

Quản trị thay đổi cá nhân

Đối với cấp độ thay đổi cá nhân, những nhà quản lý quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp cần phải nắm rõ được quá trình thay đổi của từng nhân viên trong doanh nghiệp mình được diễn ra như thế nào cũng như là những công cụ, chính sách cần có để có thể diễn ra hoạt động này. Những vấn đề cần được các nhà quản lý giải quyết hiệu quả trong hoạt động này bao gồm như sau:

• Doanh nghiệp cần phải truyền đạt phương hướng và mục đích của việc chuyển đổi như thế nào cho hiệu quả?
• Doanh nghiệp cần phải cung cấp những công cụ gì trong hoạt động này?
• Doanh nghiệp cần phải đáp ứng những điều gì để giúp các nhân nhìn nhận vấn đề này một cách tích cực?
• Doanh nghiệp cần phải đào tạo những nội dung gì cho nhân viên của mình về hoạt động này?
• Doanh nghiệp cần phải nhân viên của mình thực hiện những gì cho hoạt động này?

Khi đảm bảo giải quyết tốt được những câu hỏi này, doanh nghiệp bạn sẽ có thể đạt được hiệu quả cao trong việc quản trị sự thay đổi của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp mình.

Quản trị thay đổi tổ chức

Hoạt động quản trị thay đổi tổ chức không phải là sự quản trị sự thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp mà là một hoạt động quản trị sự thay đổi ở cấp độ dự án trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động này bao gồm việc lên kế hoạch và đưa ra những chiến lược để hoàn thành dự án ở mức độ tốt ưu và đạt được hiệu quả cao nhất. Để hoạt động này được diễn ra một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xác định và đáp ứng được những vấn đề sau đây:

• Hoạt động thay đổi này có mục đích là gì và ai có thể nhận được lợi ích từ nó?
• Hoạt động thay đổi này cần có sự góp mặt của những người nào, phòng ban nào?
• Khuyến khích những thành viên trong dự án đưa ra những đề xuất trong hoạt động thay đổi này.

Quản trị thay đổi doanh nghiệp

Quản trị thay đổi cấp doanh nghiệp là hoạt động đảm bảo năng lực quản trị của doanh nghiệp trong sự thay đổi của tổ chức mình. Đây được coi như là một cấp độ cốt lõi và quan trọng nhất trong hoạt động quản trị thay đổi trong doanh nghiệp. Quá trình này gồm tổng thể những giá trị cốt lõi liên quan đến hoạt động thay đổi như vai trò, cấu trúc, quy trình, dự án và năng lực lãnh đạo của doanh nghiệp.

Mục đích của cấp độ thay đổi này là giúp cho tổ chức doanh nghiệp có thể nắm được những sự biến đổi của thị trường và áp dụng được những công nghệ tiên tiến nhất, mang lại vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong lĩnh vực trên thị trường.

Hoạt động này yêu cầu doanh nghiệp phải giải quyết được những vấn đề sau:

• Tăng cường năng lực và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp mình.
• Áp dụng những quy trình và những công nghệ tiên tiến, khác biệt với những đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.
• Tăng cường hiệu quả hoạt động của tổng thể tổ chức mình.
• Đào tạo nhân viên hiểu được những giá trị cốt lõi và những việc cần thực hiện để tối ưu hiệu quả trong công việc của họ.

Nguyên tắc cốt lõi của quản trị thay đổi

Để đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình quản trị thay đổi, có một số nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp của bạn cần phải đảm bảo, đó là:

Thấu hiểu rõ về quản trị thay đổi

Việc thấu hiểu rõ về quá trình quản trị thay đổi là một bước cần thiết để giúp cho những hoạt động trong quản trị sự thay đổi của doanh nghiệp được đi đúng hướng và diễn ra hiệu quả nhất. Những yếu tố trong quản trị sự thay đổi mà các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ đó là mục đích của việc này là gì và quy trình để thực hiện nó như thế nào.

Đảm bảo sự phù hợp của quy trình trong quản trị thay đổi

Quy trình là một yếu tố xương sống, có giá trị cốt lõi đối với mọi hoạt động, đặc biệt là các hoạt động quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp. Vì vậy, khi đã hiểu rõ được hoạt động quản trị sự thay đổi là gì thì người dùng doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo quy trình thực hiện quản trị thay đổi được phù hợp với thực tiễn và nhu cầu của tổ chức mình.

Đảm bảo năng lực trong quản trị thay đổi

Một yếu tố quan trọng khác nữa mà người dùng doanh nghiệp cần phải đảm bảo trong quá trình thực hiện quản trị thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp mình đó là năng lực của đội ngũ thực hiện hoạt động quản trị này. Năng lực của đội ngũ thực hiện quản trị thay đổi tốt sẽ giúp quá trình thay đổi của doanh nghiệp có thể phù hợp và đạt được mục tiêu một cách tốt nhất.

Thực hiện đúng theo kế hoạch, quy trình đã đề ra

Khi đã đề ra kế hoạch và quy trình cụ thể của việc quản trị sự thay đổi, doanh nghiệp cần phải đảm bảo chúng được diễn ra đúng thời điểm theo kế hoạch và đúng quy trình đã được xác định, điều này giúp cho việc quản trị có thể diễn ra một cách tốt và đạt được hiệu quả cao nhất, đồng giúp cho việc khắc phục vấn đề được diễn ra một cách dễ dàng.

Kiểm tra và đánh giá thường xuyên

Để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc quản trị sự thay đổi trong tổ chức mình thì doanh nghiệp cũng cần đưa ra những quy trình, những phương pháp kiểm tra và đánh giá, đồng thời thực hiện chúng một cách thường xuyên và liên tục để có thể đảm bảo việc thay đổi là đúng đắn và phù hợp. Việc này cũng giúp doanh nghiệp có thể xác định được những điểm hạn chế cần khắc phục trong những sự thay đổi đó.

Ví dụ về quản trị sự thay đổi

Việc quản trị sự thay đổi là một trong những hoạt động thường xuyên xảy ra trong mọi tổ chức và doanh nghiệp. Dưới đây là một số ví dụ về quản trị sự thay đổi mà người dùng có thể thường gặp nhất:

– Áp dụng những công nghệ mới vào quy trình làm việc.

– Sát nhập và mua lại giữa các doanh nghiệp.

– Sự thay đổi trong ban lãnh đạo của một tổ chức doanh nghiệp.

– Sự thay đổi quy mô doanh nghiệp.

– Sự thay đổi quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời điểm hoạt động như trong thời kỳ khủng hoảng, trong thời kỳ xảy ra dịch bệnh,..

– Sự chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác.

– Sự mở rộng lĩnh thêm lĩnh vực kinh doanh mới của doanh nghiệp.

– Sự chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp trong doanh nghiệp.

Các case study thực tế về quản trị sự thay đổi

Để hiểu được quản trị sự thay đổi có ý nghĩa như nào cho doanh nghiệp, bạn hãy theo dõi về những một vài case study thực tế dưới đây của chúng tôi nhé:

Google và chiến lược “20% thời gian cho dự án cá nhân”

Google là một tổ chức kinh doanh có nhiều sự thay đổi trong quản trị sự thay đổi nhất. Nổi bật là chiến lược cho phép nhân viên của họ có thể dành 20% thời gian cho công việc để theo đuổi những dự án cá nhân khác. Với mục tiêu của sự thay đổi này là nhằm giúp khuyến khích sự sáng tạo những ý tưởng, đổi mới và phát triển những sản phẩm mới. Kết quả của việc thay đổi này là giúp doanh nghiệp của họ có thể sáng tạo và sản xuất ra nhiều dịch vụ và sản phẩm mới khác, thành công nhất là dịch vụ Gmail, Google News.

Bài học mà doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng từ việc này đó là:

• Hãy tạo nhiều không gian cho sự sáng tạo hơn để giúp cho nhân viên của bạn có thể tự do khám phá những ý tưởng độc đáo mới, từ đó sẽ giúp cho doanh nghiệp có nhiều bước chuyển đổi thành công hơn.
• Hãy tự tin để xây dựng các văn hóa khuyến khích dám chấp nhận rủi ro hay đổi mới, thành công sẽ đến vào bất cứ lúc nào.
• Lãnh đạo cấp cao cần có nhiều sự ủng hộ và tạo điều kiện cho sự thay đổi của doanh nghiệp mình.

Netflix và sự chuyển đổi từ cho thuê DVD sang dịch vụ streaming

Sự thay đổi mà đạt được hiệu quả và doanh thu cao nhất của Netflix chính là sự chuyển đổi từ mô hình kinh doanh cho thuê DVD sang dịch vụ streaming trực tuyến. Mục tiêu của Netflix cho vấn đề này đó chính là nhằm đáp ứng được những sự thay đổi về nhu cầu sử dụng dịch vụ của người dùng, đồng thời có thể mở rộng thị trường của mình hơn nữa. Kết quả về sự thay đổi này của Netflix chính là đã trở thành một trong những nền tảng streaming lớn nhất thế giới hiện nay.

Bài học mà doanh nghiệp bạn có thể rút ra từ việc thay đổi này của Netflix đó là:

• Doanh nghiệp bạn cần phải nhạy bén hơn với thị trường và cần cập nhật những xu hướng về nhu cầu của người dùng trên thị trường này để có thể áp dụng và chuyển đổi mô hình kinh doanh của mình sao cho phù hợp với những nhu cầu này.
• Doanh nghiệp bạn cần đầu tư vào những công nghệ cho mô hình cung cấp dịch vụ và sản phẩm hay những công nghệ để sản xuất ra những sản phẩm và dịch vụ đó, vì công nghệ chính là yếu tố quan trọng nhất để thực hiện những sự chuyển đổi đó của doanh nghiệp bạn.
• Doanh nghiệp bạn cũng cần có sự thay đổi về văn hóa nhận thức và hành động để phù hợp với mô hình kinh doanh mới.

IBM và sự chuyển đổi từ mô hình máy tính lớn sang dịch vụ đám mây

IBM cũng được được mục tiêu lớn trong việc cung cấp dịch vụ lưu trữ dữ liệu với việc chuyển đổi mô hình lưu trữ dữ liệu từ các máy tính lớn sang việc cung cấp dịch vụ đám mây. Với mục tiêu của sự thay đổi này là nhằm đáp ứng được các nhu cầu về việc lưu trữ linh hoạt và hiệu quả hơn của người dùng trên thị trường. Kết quả của việc chuyển đổi này giúp cho IBM trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ đám mây lớn nhất thế giới.

Bài học mà các doanh nghiệp có thể rút ra từ sự thay đổi này của IBM đó là:

• Các doanh nghiệp cần có sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh tùy vào từng thời điểm nhất định của thị trường.
• Các doanh nghiệp cũng cần phải đầu tư dài hạn vào nhân sự để đáp ứng được những yêu cầu mới của thị trường.
• Các doanh nghiệp cũng có thể xây dựng cho mình một hệ sinh thái đối với những đối tác để mở rộng thị trường của mình.

Microsoft 365 – Giải pháp quản trị sự thay đổi tốt nhất hiện nay

Microsoft 365 được biết đến là một giải pháp toàn diện cho sự thay đổi của mọi người dùng doanh nghiệp trong thời điểm hiện nay. Giải pháp quản trị sự thay thay đổi này được thiết kế với sự kết hợp giữa Office 365, Windows 10 và Enterprise Mobility + Security, cung cấp một nền tảng làm việc thông minh cho hoạt động kinh doanh của bạn và đảm bảo bảo mật an toàn cho cả tổ chức doanh nghiệp bạn.

Trong thời đại làm việc mở rộng sự kết hợp như hiện nay, Microsoft 365 hỗ trợ những doanh nghiệp một mô hình làm việc linh hoạt, có thể thêm, bớt, bất cứ sự thay đổi vào bất cứ lúc nào mà họ muốn. Điều này giúp cho doanh nghiệp bạn có thể thực hiện những hoạt động quản trị và làm việc một cách hiệu quả hơn.

Hiện nay, Microsoft cung cấp cho người dùng doanh nghiệp rất nhiều gói dịch vụ Microsoft 365 khác nhau, phù hợp với mọi nhu cầu và quy mô của tổ chức họ. Bạn có thể đăng ký sử dụng ngay những gói Microsoft dành doanh doanh nghiệp ngay tại MSO, chúng tôi là một đối tác chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam, đảm bảo cho doanh nghiệp bạn những dịch vụ chính hãng, giá rẻ nhất.

Ngoài ra, khi đăng ký các gói tại MSO, người dùng sẽ được dùng thử sản phẩm miễn phí 30 ngày đầu tiên hoặc có thể mua bản quyền ngay. Hãy truy cập vào nút đăng ký dưới đây để tham khảo các gói Microsoft 365 giá ưu đãi nhất hiện nay: