Ứng dụng Windows 365 email hỗ trợ làm việc trong doanh nghiệp

Hiện nay, tất cả các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đa phần đều ứng dụng Windows 365 email để hỗ trợ gửi nhận thư điện tử và kết hợp cùng một vài các tính năng hữu dụng khác. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về tính ứng dụng thực tiễn của phần mềm này trong doanh nghiệp thông qua bài viết dưới đây.

Windows 365 email là gì?

Khi nhắc đến Windows 365 email, chắc hẳn người dùng sẽ cảm thấy vừa lạ vừa quen và chưa xác định được phần mềm này là gì?

Phần mềm này được hiểu đơn giản là dịch vụ email của Microsoft 365 có tên là Outlook và được sử dụng trên hệ điều hành Windows 365. Nhìn chung, hình thức này cũng được sử dụng tương tự trên các thiết bị sử dụng hệ điều hành khác như Mac OS hay Linux… tuy nhiên, thiết bị chạy hệ điều hành Windows vẫn được ưu ái hơn cả với những trải nghiệm email Outlook mượt mà.

windows 365 email là gì

Phần mềm Windows 365 email được sử dụng với nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ công việc hiệu quả trong doanh nghiệp hiện nay như gửi nhận thư điện tử, thiết lập cuộc họp, lên lịch gửi nhận email, tùy chỉnh và thay đổi các chế độ để có những trải nghiệm dễ dàng nhất. 

Các tính năng có trong Windows 365 email ứng dụng trong doanh nghiệp

Là một trong những hệ thống email nổi tiếng được nhiều người dùng sử dụng nhất hiện nay, Windows 365 email sở hữu các tính năng đặc biệt đem đến cho người dùng tất cả các trải nghiệm chỉ trong một phần mềm gửi thư duy nhất. 

Gửi và nhận email

gửi và nhận email

Vai trò chính của Windows 365 email chính là soạn thảo để gửi và nhận thư điện tử giữa cá nhân với doanh nghiệp và doanh nghiệp với doanh nghiệp. Hình thức này được đánh giá cao bởi lẽ mang tính chuyên nghiệp và là hình ảnh thương hiệu đại diện cho một doanh nghiệp nào đó. Bất kỳ một email nào được gửi đi từ phần mềm này đều có địa chỉ tên miền tùy chỉnh, tệp đính kèm không bị giới hạn dung lượng và kết hợp với đó là chữ ký.

Ngoài ra, người dùng còn được sử dụng thêm tính năng mới Quick Parts giúp gửi nhận thư tương tự nhanh chóng và dễ dàng hơn. Do đó, người dùng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc gửi thư với nội dung giống nhau đến nhiều địa chỉ. 

Lên lịch và thu hồi gửi thư

Ngoài tính năng gửi và nhận email, phần mềm Windows 365 email còn hỗ trợ lên lịch gửi thư và thu hồi nhanh chóng. Trong trường hợp người nhận khác nhau về múi giờ làm việc hoặc không có thời gian để sắp xếp gửi email theo ý muốn có thể tham khảo tính năng lên lịch trước đó. Còn với các email gửi đi qua hệ thống này cũng có thể thao tác thu hồi lại để chỉnh sửa, tuy nhiên tính năng này chỉ áp dụng trong điều kiện nhất định điển hình như chỉ có thể thu hồi sau vài giây thao tác gửi thư. 

Tạo cuộc họp, thêm nhiệm vụ và địa chỉ liên hệ

tổ chức cuộc họp

Với tính năng này, người dùng sẽ cần chuyển đổi qua nhiều tab khác nhau để thực hiện chỉ với Windows 365 email. Ngay trên chính giao diện của Outlook, người dùng có thể tổ chức cuộc họp lên tới 300 người tham dự với sự kết nối đồng bộ với Microsoft Teams. Ngoài ra, người dùng cũng có thể phân chia nhiệm vụ cho các thành viên khác bằng tính năng thêm nhiệm vụ, thêm địa chỉ liên hệ vào danh bạ. 

Sử dụng các phím tắt phổ biến

Để người dùng có thể thuận tiện trong quá trình sử dụng, phần mềm Windows 365 email cũng được tích hợp sử dụng với các phím tắt phổ biến điển hình như:

  • Chuyển đổi mục email với: CTRL + 1
  • Chuyển mục xem lịch: CTRL + 2
  • Truy cập mục danh bạ: CTRL + 3
  • Chuyển đến mục tác vụ: CTRL + 4
  • Thêm một lịch hẹn mới: CTRL + SHIFT + A
  • Bổ sung liên hệ mới: CTRL + SHIFT + C
  • Bắt đầu với email mới: CTRL + SHIFT + M
  • Thao tác gửi email: ALT + S
  • Trả lời email với: CTRL + R

Với những phím tắt này, người dùng sẽ dễ dàng sử dụng phần mềm gửi thư một cách nhanh chóng và linh hoạt hơn cả.

Thay đổi chế độ xem email

Sẽ thật nhàm chán nếu người dùng cứ sử dụng đi sử dụng lại một giao diện cũ với chế độ mặc định. Riêng với Windows 365 email, người dùng có thể thay đổi chế độ xem tùy chỉnh bằng cách thao tác theo các bước: Trong mục Windows >> click chọn View Tab >> tiếp đến chọn Change View

Ngay sau đó, các chế độ xem sẽ hiện ra và người dùng có thể lựa chọn các chế độ xem tùy thích. Trong trường hợp người dùng muốn thay đổi nhiều hơn có thể thao tác chọn View Settings để tiến hành tùy chỉnh cột, thay đổi font chữ và sắp xếp email dễ dàng…

Tùy chỉnh cách xem email

 
tùy chỉnh chế độ xem

Người dùng có thể xem và tùy chỉnh email theo ý thích với Windows 365 email. Điển hình như khi email chưa được đọc sẽ được in đậm, người dùng có thể biến đổi và chuyển sang màu sắc xanh hay đỏ. Ngoài ra, trong trường hợp bất cứ email nào có chung một từ khóa sẽ cùng xuất hiện một màu sắc mặc định được người dùng thiết lập. 

Cùng chia sẻ lịch làm việc

Rất nhiều người dùng có thể sẽ không biết đến tính năng này của Windows 365 email. Người dùng có thể chia sẻ lịch làm việc của cá nhân cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp. Bằng cách này, người dùng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để sắp xếp công việc, hỗ trợ khả năng làm việc nhóm. Khi tất các các thành viên trong cùng doanh nghiệp, cùng nhóm làm việc đều có thể nắm bắt được lịch trình của nhau sẽ gia tăng hiệu quả làm việc tốt hơn.

Quản lý và tạo các quy tắc email

Tính năng này được sử dụng để người dùng có thể sắp xếp hệ thống thư trong Windows 365 email dễ dàng để phù hợp hơn với từng cá nhân. Điển hình như các thao tác có thể thực hiện như sắp xếp email của từng cá nhân vào mục riêng biệt, xóa vĩnh viễn một địa chỉ email cụ thể nào đó, chuyển tiếp các email tới người nhận tiếp…

Một vài lưu ý quan trọng trước khi sử dụng Windows 365 email

Trước khi tiến hành đăng ký và sử dụng Windows 365 email, người dùng cần biết đến một vài các lưu ý quan trọng dưới đây.

Xác định nhu cầu sử dụng

xác định nhu cầu

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng như thế nào hoặc quy mô nhân sự ra sao mới có thể lựa chọn được gói dịch vụ có Windows 365 email phù hợp. Với các doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn các gói đi kèm thêm dịch vụ hỗ trợ làm việc của bộ Office 365, tổ chức cuộc họp với Teams, sử dụng mạng xã hội nội bộ SharePoint. Còn với các doanh nghiệp có sự quan tâm đặc đến sự an toàn có thể lựa chọn gói dịch vụ có đi kèm yếu tố bảo mật quản lý thiết bị, chống virus, phân loại email…

Đăng ký và lựa chọn gói dịch vụ bản quyền

Một lưu ý tiếp theo cho người dùng khi đăng ký sử dụng Windows 365 email Outlook chính là tuyệt đối không sử dụng phiên bản crack. Bởi lẽ, khi lựa chọn hình thức này người dùng sẽ chịu rất nhiều rủi ro có thể xảy đến như bị hacker xâm nhập tài liệu nội bộ, hệ thống thiết bị gặp trục trặc. Ngoài ra, khi sử dụng phiên bản không bản quyền các tính năng không được đầy đủ để người dùng có thể trải nghiệm.

Sử dụng thiết bị phù hợp

thiết bị sử dụng

Email Outlook được sử dụng và tối ưu nhất trên thiết bị chạy hệ điều hành Windows. Do đó, người dùng cũng có thể lưu ý để lựa chọn thiết bị phù hợp. Ngoài ra, phần mềm này cũng có thể hoạt động trên đa dạng các thiết bị khác nhau sử dụng hệ điều hành iOS, Android, MacOS… 

Có kết nối nguồn điện và internet đảm bảo

Một lưu ý cuối cùng cho người dùng khi sử dụng Windows 365 email chính là chuẩn bị hệ thống nguồn điện và internet ổn định. Để sử dụng an toàn và đem đến những trải nghiệm tốt nhất bắt buộc người dùng phải đảm bảo tốt hai yếu tố này. 

Với những lưu ý trên, người dùng phải đặc biệt quan tâm để có thể sử dụng Windows 365 email tốt nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về các bước đăng nhập phần mềm này nhanh chóng và đơn giản nhất.

Hướng dẫn chi tiết các bước Windows 365 email login

Bước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365 có Windows 365 email bản quyền

Bước 2: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc truy cập địa chỉ: https://login.microsoftonline.com/

Bước 3: Điền địa chỉ tài khoản đăng ký, sau đó click chọn Kết nối hoặc Tiếp theo.

đăng nhập outlook mail 365

Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản và chọn Đăng nhập.

Bước 5: Trải nghiệm các tính năng có trong email Outlook của Microsoft 365

Trên đây là toàn bộ những thông tin cơ bản mà người dùng có thể tham khảo khi có nhu cầu sử dụng Windows 365 email trong doanh nghiệp. Nếu có bất cứ câu hỏi nào cần được giải đáp về chủ đề này, vui lòng liên hệ đến số Hotline của MSO – 024.9999.7777 để được hỗ trợ. 

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
dung lượng các gói email doanh nghiệp google và microsoft

Dung lượng các gói email doanh nghiệp Google và Microsoft

Hiện nay, nhu cầu sử dụng email và lưu trữ dữ liệu ngày càng lớn. Hãy cùng MSO tìm hiểu chi tiết dung lượng các gói email doanh nghiệp Google và Microsoft để đưa ra lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.

microsoft ems

EMS là gì? 03 lợi ích quan trọng mà doanh nghiệp cần biết

Hiện nay doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều các cuộc tấn công liên quan đến vấn đề an ninh mạng. Theo dõi bài viết dưới đây để biết EMS là gì? Và vai trò của giải pháp này đối với doanh nghiệp trong quá trình bảo vệ dữ liệu.

mail server là gì

Mail Server là gì? Phân loại và cách thức hoạt động của mail server

Bạn đang bị nhầm lẫn giữa các thuật ngữ và chưa nắm rõ Mail Server, Outgoing Mail Server hay Incoming Mail Server là gì. MSO sẽ giúp bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

So sánh Microsoft Office và Microsoft 365 – Đâu là giải pháp doanh nghiệp cần?

Để hiểu rõ hơn về kho kho tàng ứng dụng đa dạng và thiết thực của Microsoft, hãy cùng chúng tôi so sánh Microsoft Office và Microsoft 365 – 2 trong số những giải pháp được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.