Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Ngoài việc Microsoft Word giúp hỗ trợ soạn thảo văn bản, thì đây cũng là một công cụ có khả năng tạo form (biểu mẫu) như làm hợp đồng, bảng khảo sát,… Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cách tạo Form trong Word chi tiết và đơn giản nhất.
Form Word là gì?
Form Word là một biểu mẫu có sẵn (Template) hoặc do người dùng tạo ra trên phần mềm Word trong bộ ứng dụng Microsoft 365. Khi đó, người dùng cần thiết kế chúng theo một mẫu quy chuẩn nhất định để có thể áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Đây chính là một trong những công cụ cũng như là giải pháp giúp người dùng có thể làm việc với Word một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian làm việc đáng kể trong việc thu thập ý kiến thông qua tài liệu Word.
Với phần mềm này, ngoài khả năng soạn thảo văn bản thông thường, người dùng có thể kết hợp cùng với màu sắc, font chữ, hình ảnh, video hoặc bảng biểu, sơ đồ và biểu đồ để nội dung trở nên phong phú và sinh động hơn. Tuy nhiên, nếu người dùng không muốn tự thiết kế một form chuẩn trên nền tảng Word thì hoàn toàn có thể sử dụng mẫu template có sẵn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do vì sao mà người dùng nên tạo Form trong Word để sử dụng trong quá trình làm việc.
Tại sao người dùng nên tạo Form trong Word để sử dụng?
Microsoft luôn cố gắng tạo ra những tính năng hữu ích nhất để người dùng trải nghiệm và làm việc với phần mềm Microsoft Word một cách đơn giản và mượt mà hơn. Chính vì vậy hiện nay phần mềm Microsoft Word đã có những bước thay đổi lớn trong việc hỗ trợ người dùng tạo Form trong Word để sử dụng và thu thập thông tin một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Để tìm hiểu về lý do vì sao mà người dùng nên tạo Form trong Word để sử dụng thì hãy cùng theo dõi thông tin bên dưới đây:
- Cắt giảm các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, trình bày biểu mẫu tại doanh nghiệp được lặp đi lặp lại nhiều lần với nội dung tương tự nhau.
- Bổ sung vào kho lưu trữ Word form thêm phong phú và đa dạng để nhiều người dùng trong doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí trong suốt quá trình làm việc.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp cho cá nhân nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.
- Xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh dành cho cả nhân viên cũ và mới.
Với những lý do được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng đã dần tìm ra được đáp án cho câu hỏi vì sao nên sử dụng Word form trong quá trình làm việc. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những mẫu form phổ biến được nhiều người dùng hiện nay sử dụng để tạo Form trong Word nhiều nhất ngay trong phần tiếp theo của bài viết này nhé.
Các mẫu Word form được sử dụng phổ biến
Hiện nay, ngoài mẫu Word form phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản như thư từ, công văn, thông báo hoặc bất kỳ một biểu mẫu nào khác thì người dùng có thể tham khảo thêm một vài những mẫu tiêu biểu bên dưới đây:
- Word form list: Thiết lập biểu mẫu với danh sách nhiều thông tin được sắp xếp khoa học và chuyên nghiệp. Ví dụ điển hình khi sử dụng biểu mẫu này như danh sách người dùng Microsoft 365 với đầy đủ thông tin họ và tên, địa chỉ email, gói đăng ký dịch vụ và thông tin liên hệ cơ bản.
- Word form design: Tiếp đến là form mẫu phục vụ cho quá trình thiết kế, toàn bộ nội dung và hình ảnh sẽ được thao tác trực tiếp trên phần mềm Word, người dùng có thể chủ động thêm hình ảnh, video hoặc phân bổ bố cục sao cho hợp lý nhất với chủ đề.
- Word form chart: Người dùng cũng không nên bỏ qua form chart với khả năng xây dựng các đa dạng các biểu đồ từ biểu đồ cột, biểu đồ đường cho đến biểu đồ tròn. Với sự kết hợp hoàn hảo giữa số liệu và biểu đồ người dùng có thể dễ dàng quan sát trực quan hơn cả.
- Word form to Excel: Mẫu form được sử dụng với sự kết hợp từ bảng thống kê của Excel, tại đây người dùng có thể kết nối đa dạng công cụ có trong bộ giải pháp của Microsoft 365 để làm việc hiệu quả nhất.
Với những Word form được chúng tôi gợi ý trên đây, người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn để sử dụng bất cứ lúc nào. Tùy thuộc vào từng nhu cầu sử dụng và cách phục vụ công việc khác nhau mà người dùng có thể chọn lựa những kiểu dạng biểu mẫu này để sử dụng. Tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết thêm các thông tin về những công cụ tùy chỉnh cho Form Word mà bạn có thể sử dụng ngay trong phần nội dung tiếp theo nhé.
Các công cụ tùy chỉnh cho Form Word
Trong phần mềm Microsoft Word, có rất nhiều công cụ được cung cấp để giúp hỗ trợ bạn có thể tạo và tùy chỉnh Form Word một cách linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả nhất. Dưới đây là một số công cụ hỗ trợ hữu ích nhất mà bạn có thể sử dụng để giúp tùy chỉnh các form word mà mình đã tạo một cách dễ dàng và hiệu quả nhất:
- Rich Text: Công cụ hữu ích trong việc giúp bạn nhập liệu văn bản có khả năng tùy chỉnh định dạng, bao gồm màu sắc, kiểu chữ, kích thước và các tùy chọn định dạng khác.
- Plain Text: Công cụ hỗ trợ bạn nhập văn bản ở dạng thuần túy mà không kèm theo bất kỳ định dạng nào khác.
- Picture: Công cụ cho phép bạn có thể chèn hình ảnh vào biểu mẫu một cách dễ dàng, giúp bạn có thể tải lên hoặc chọn ảnh từ thư viện.
- Building Block Gallery: Công cụ cung cấp các khối nội dung có sẵn được thiết kế với các định dạng như AutoText, Equations, Quick Parts, Tables.
- Combo Box: Công cụ giúp cung cấp một hộp danh sách tùy chỉnh, giúp bạn có thể nhập tùy chỉnh hoặc chọn từ danh sách có sẵn đó.
- Drop-Down List: Cung cấp cho bạn một hộp danh sách thả xuống với các tùy chọn cố định bạn có thể chọn lựa mà không cần chỉnh sửa.
- Date Picker: Cung cụ cho phép bạn có thể chọn lựa ngày tháng cụ thể từ lịch, đồng thời có thể tự động điều chỉnh định dạng hiển thị một cách nhanh chóng.
- Check Box: Công cụ cung cấp cho bạn khả năng chèn hộp kiểm vào biểu mẫu để giúp đánh dấu lựa chọn, thường được dùng trong các biểu mẫu Form Word khảo sát hoặc đánh giá.
- Legacy Tools: Các công cụ cũ hỗ trợ biểu mẫu truyền thống trong Word.
Trên đây là danh sách những công cụ hỗ trợ hữu ích nhất, giúp bạn có thể sử dụng linh hoạt hơn trong việc tạo form trong Word và chỉnh sửa biểu mẫu một cách dễ dàng và hiệu quả. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hướng dẫn chi tiết cách để tạo biểu mẫu trên chính phần mềm soạn thảo văn bản nổi tiếng này.
Hướng dẫn tạo form trong Word để sử dụng đơn giản nhất
Để tạo Word form nhanh chóng và dễ dàng nhất, chúng tôi đã chuẩn bị những hướng dẫn chi tiết cho người dùng với các bước cụ thể bên dưới. Tuy nhiên, một lưu ý quan trọng cho người dùng để sử dụng phần mềm này một cách hiệu quả nhất cần phải đăng ký tài khoản Microsoft 365 bản quyền dành cho người dùng doanh nghiệp. Nếu người dùng chưa có tài khoản thì có thể thao tác đăng ký bằng cách click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Sau khi đã sở hữu được một tài khoản Microsoft 365 bản quyền, bạn hãy tham khảo và thực hiện theo những cách được chúng tôi cung cấp phía dưới đây để có thể tạo Form trong Word để sử dụng một cách đơn giản và hiệu quả nhất nhé:
Cách tạo form trong Word bằng tính năng Developer
Cách đầu tiên và cũng là cách đơn giản nhất để có thể tạo Word form dễ dàng chính là sử dụng trực tiếp tính năng Developer xuất hiện trên thanh công cụ Ribbon. Để tạo form trong Word bằng cách này, bạn hãy làm lần lượt theo những thao tác như sau:
– Bước 1: Người dùng tiến hành click chọn File >> sau đó chọn Options.
Trong trường hợp trên công cụ không xuất hiện mục File người dùng chỉ cần click chọn More sau đó chọn Options.
– Bước 2: Tiếp theo, khi hộp thoại Word Options được hiện ra >> bạn nhấn chọn mục Customize Ribbon >> rồi nhấn tích chọn mục Developer trong phần Customize the Ribbon.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn click chọn nút OK để hiển thị tab Developer trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 4: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn vào thẻ Developer trên thanh công cụ và sử dụng những công cụ trong nhóm thẻ này để tạo form trong Word cho tài liệu Microsoft Word của mình.
Như vậy, chỉ với 04 bước cơ bản người dùng đã thành công tạo được Word form bằng cách sử dụng trực tiếp tính năng Developer trên chính phần mềm. Tiếp đến, hãy cùng tham khảo thêm cách tạo form trong Word trong phần tiếp theo để tạo biểu mẫu thông qua trang trắng hoặc template sẵn có.
Cách tạo form trong Word từ trang trắng
Nếu người dùng muốn tạo form trong Word từ trang trắng ngay từ ban đầu thì có thể tham khảo ngay những bước thực hiện cơ bản như sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ Ribbon.
– Bước 2: Tiếp đến, bạn hãy click chọn mục New >> rồi nhấn chọn mục Blank Document.
– Bước 3: Cuối cùng, bạn hãy tiến hành tạo một khung sườn cho form trong tài liệu Word của mình để hoàn thành cách tạo form trong Word từ trang trắng từ đầu.
Cách tạo form trong Word bằng template có sẵn
Nếu người dùng muốn tạo form trong Word dựa trên các template sẵn có trong phần mềm Microsoft Word cho tài liệu của mình, thì bạn hãy triển khai theo các thao tác được chúng tôi hướng dẫn phía sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn thẻ File trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp đến, bạn hãy nhấn chọn mục New >> rồi nhập từ khóa “form” vào ô tìm kiếm sau đó nhấn Enter để tiến hành tìm kiếm các form biểu mẫu từ các Template sẵn có.
– Bước 3: Sau đó, trong kết quả tìm kiếm form đang hiển thị sẵn trên màn hình >> bạn hãy nhấn chọn một mẫu template form bất kỳ mình muốn để tiến hành tạo form trong Word bằng Template sẵn có.
– Bước 4: Tiếp theo, bạn click chọn Create để tiến hành tạo form trong Word từ mẫu template được chọn đó.
– Bước 5: Cuối cùng, bạn hãy chỉnh sửa mẫu thiết kế form đó theo đúng như nhu cầu sử dụng của mình và hoàn tất cách tạo form trong Word từ mẫu template sẵn có.
Như vậy, người dùng đã thành công tạo Word form thành công dựa trên mẫu template có sẵn. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này để biết được cách làm Word form hiệu quả và nhanh chóng nhất nhé.
Hướng dẫn cách làm Word Form đơn giản nhất
Sau khi đã tạo form trong Word thành công, bạn hãy bắt đầu với những thao tác được chúng tôi cung cấp trong hướng dẫn cách làm Word form phía dưới đây để có thể thiết kế và sử dụng form Word nhanh chóng và hiệu quả nhất nhé:
Thêm các trường nội dung vào Form Word
Sau khi đã tạo thành công Word form, người dùng có thể bổ sung thêm các trường nội dung bằng cách sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy đặt con trỏ chuột vào vị trí cần thêm trường nội dung vào Form Word >> rồi nhấn chọn tab Developer >> sau đó hãy chọn một kiểu trường cần thêm ở trong nhóm công cụ Controls.
Các trường mà bạn có thể sử dụng để tạo Form trong Word bao gồm:
– Trường dữ liệu văn bản: Là trường văn bản, giúp bạn có thể nhập văn bản vào form biểu mẫu, ví dụ như Họ và tên.
Ghi chú:
- Công cụ Text control có 2 loại Plain Text và Rich Text.
- Rich Text giúp bạn định dạng chữ in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân, đồng thời cho phép bạn gõ nhiều đoạn văn bản vào biểu mẫu.
- Plain text giúp bạn giới hạn định dạng người dùng có thể nhập văn bản và biểu mẫu, khi dùng Plain Text bạn sẽ chỉ nhập được trên đoạn văn bản.
– Trường dữ liệu Picture: Là trường giúp bạn có thể đưa dữ liệu dạng hình ảnh vào biểu mẫu, trường này có biểu tượng hình ảnh trong nhóm Controls trên thanh công cụ.
– Trường dữ liệu Check Box: Là trường cho phép bạn thêm hộp kiểm vào biểu mẫu để giúp đánh dấu tích chọn vào ô. Trường này có biểu tượng hình vuông có dấu tích bên trong, nằm trong nhóm Controls trên thanh công cụ.
– Trường dữ liệu Date Picker: Là trường giúp bạn thêm ngày tháng năm vào biểu mẫu, ví dụ như phần ngày tháng năm sinh. Và có biểu tượng như hình dưới đây
– Trường dữ liệu combo box: Là trường giúp bạn thêm hộp văn bản vào biểu mẫu và có biểu tượng như hình sau đây:
– Trường dữ liệu Drop – Down: Đây là cách tạo một danh sách và cho phép người dùng chọn một tùy chọn trong danh sách các tùy chọn đã cung cấp.
– Trường dữ liệu Legacy Tool: Là trường dữ liệu giúp bạn sử dụng những công cụ cũ trong Word.
– Bước 2: Để chèn một trường nội dung cho biểu mẫu của mình, bạn chỉ cần nhấn chọn trường đó trên thanh công cụ.
Ví dụ, để chèn trường Drop – Down vào biểu mấy, bạn hãy: Đặt trỏ chuột vào vị trí cần chèn trường Drop-Down >> rồi nhấn chọn biểu tượng Drop-Down trong nhóm Controls trên thanh công cụ >> sau đó bạn nhấn chọn mục Properties.
– Bước 3: Tiếp theo, bạn hãy nhập tên vào mục Title >> rồi nhấn chọn nút Add để thêm.
– Bước 4: Nhập nội dung cho tùy chọn mà người dùng có thể chọn vào mục Display name >> rồi nhấn nút OK để lưu lại tùy chọn đó cho trường Drop – Down.
– Bước 5: Để thêm các tùy chọn khác cho trường Drop – Down, bạn hãy lặp lại các bước 3 và bước 4 phía trên.
– Bước 6: Cuối cùng, bạn hãy nhấn nút OK để hoàn tất việc thêm một trường nội dung Drop-Down vào biểu mẫu.
Ngay sau đó, một trường Drop-Down chứa các tùy chọn bạn đã thêm trong các bước trên sẽ được chèn vào biểu mẫu của bạn, như trong hình dưới đây:
Như vậy, người dùng có thể chủ động thêm trường nội dung cho Word form một cách dễ dàng nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách thiết lập quyền bảo vệ biểu mẫu thông qua nội dung được chuẩn bị bên dưới.
Cách bảo vệ biểu mẫu bằng cách thiết lập quyền
Việc bảo vệ biểu mẫu trên Word form sẽ giúp người dùng ngăn chặn những thay đổi của người dùng khác. Do đó, người dùng có thể sử dụng tính năng thiết lập quyền cho biểu mẫu của mình để có thể bảo vệ an toàn cho biểu mẫu một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là các bước thực hiện để giúp bạn thiết lập quyền để bảo vệ biểu mẫu:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy nhấn chọn vào tab Developer >> rồi sau đó bạn hãy click chọn mục Restrict Editing trên thanh công cụ ribbon.
– Bước 2: Tiếp đến, sau khi chọn Editing restrictions, màn hình sẽ hiển thị khung thiết lập quyền cho biểu mẫu.
Lúc này, bạn hãy nhấn tích chọn mục “Allow only this type of editing in the document” >> sau đó chọn tùy chọn Filling in forms như hình sau đây:
– Bước 3: Tiếp theo, tại mục Start enforcement >> bạn hãy nhấn chọn vào mục Yes, Start Enforcing Protection.
Sau đó, bạn hãy nhập mật khẩu cho Word form trong hộp thoại Start Enforcing Protection, xác thực thêm lần nữa >> rồi nhấn click chọn nút OK để hoàn thành việc thiết lập quyền bảo vệ cho biểu mẫu.
Như vậy, trên đây chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách làm Word form chi tiết để giúp bạn có thể tạo form trong Word một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả nhất. Tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết thêm một số mẹo để giúp bạn tạo và làm việc với biểu mẫu form Word sao cho hiệu quả nhất nhé.
Một số mẹo để tạo biểu mẫu trong Word hiệu quả nhất
Khi tạo form trong Word, bạn cần phải đảm bảo cho biểu mẫu của mình được rõ ràng và đạt được mục tiêu cụ thể. Dưới đây là gợi ý của chúng tôi về một số thủ thuật để giúp bạn có thể tối ưu hóa quy trình tạo form trong Word để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng:
- Tiêu đề và chú thích của biểu mẫu cần rõ ràng: Biểu mẫu cần được tạo với các trường và nội dung rõ ràng để đảm bảo đúng mục tiêu thông tin cần thu thập được. Điều này sẽ giúp người theo dõi biểu mẫu có thể hiểu và dễ dàng đều thông tin vào biểu mẫu một cách chính xác.
- Chọn đúng trường nội dung: Bạn cũng cần phải chọn đúng trường nội dung để đảm bảo được độ phù hợp với loại thông tin mà bạn cần thu thập, điều này cũng sẽ giúp tối ưu quy trình thu thập thông tin của người dùng. Word form cung cấp chobajn rất nhiều trường nội dung để bạn thiết kế biểu mẫu, bao gồm hộp văn bản, danh sách thả xuống, ngày tháng năm và hộp kiểm,…
- Chạy để thử nghiệm biểu mẫu: Trước khi xuất bản và chia sẻ biểu mẫu để thu thập thông tin, bạn hãy chạy và thử nghiệm biểu mẫu để đảm bảo biểu mẫu của bạn được hoạt động đúng và chứa những thông tin phù hợp với nhu cầu thu thập thông tin của bạn. Bên cạnh đó, hãy tiến hành chỉnh sửa lỗi hoặc bổ sung thêm thông tin để đảm bảo đạt được hiệu quả cao và tránh gây nhầm lẫn cho người dùng.
- Tối ưu thiết kế cho biểu mẫu: Hãy sử dụng thiết kế, màu sắc và kiểu chữ một cách phù hợp để đảm bảo sự thu hút cho biểu mẫu và giúp người dùng có thể theo dõi một cách dễ dàng. Điều này là một bước quan trọng để đảm bảo độ chuyên nghiệp cho biểu mẫu và giúp đạt được kết quả cao hơn trong quá trình thu thập thông tin.
- Sử dụng căn chỉnh hợp lý: Hãy đảm bảo rằng tất cả những trường thông tin và tiêu đề của biểu mẫu được căn chỉnh hợp lý để đảm bảo được sự hài hòa trong thiết kế của biểu mẫu. Bạn có thể sử dụng tính năng lưới trong Word để định vị và căn chỉnh các phần tử một cách hiệu quả hơn.
- Bảo vệ biểu mẫu: Hãy sử dụng tính năng bảo vệ biểu mẫu để tránh có sự thay đổi không mong muốn từ những người dùng khác đối với biểu mẫu của mình.
- Cung cấp thông tin hướng dẫn chi tiết: Đối với những biểu mẫu có độ phức tạp, bạn hãy cung cấp những hướng dẫn chi tiết hay những ví dụ cụ thể cho những câu hỏi trong biểu mẫu của mình. Điều này sẽ có thể giúp người theo dõi có thể dễ dàng đọc và cung cấp thông tin để hoàn thiện biểu mẫu nhanh chóng hơn.
Để đảm bảo có thể tạo ra những biểu mẫu có độ chuyên nghiệp và đảm bảo có thể thu thập thông tin của những người mà mình muốn một cách hiệu quả hơn, bạn hãy đảm bảo áp dụng những mẹo và thủ thuật được chúng tôi cung cấp phía trên. Những gợi ý này của chúng tôi sẽ góp phần giúp bạn có thể tạo ra các biểu mẫu form Word một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Giúp góp phần vào việc giúp bạn thu thập thông tin của người dùng mình muốn một cách hiệu quả nhất.
Lời kết
Trên đây là những gợi ý của MSO để người dùng hiểu rõ hơn về Form Word là gì và cách tạo Form trong Word đơn giản. Bên cạnh đó, để sử dụng tính năng cao cấp của Microsoft Word bản quyền, người dùng nên đăng ký gói Microsoft 365 ngay.
Nếu người dùng muốn được chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ trực tiếp đến số Hotline hoặc những thông tin dưới đây để được hướng dẫn và giải đáp cụ thể.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
