Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Outlook 365 Office là một trong những ứng dụng email được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới. Cho dù sử dụng công cụ ở nhà để trao đổi thư từ hay tại nơi làm việc để liên lạc chuyên nghiệp, bạn vẫn cần biết đến một số tip tiện ích trong quá trình áp dụng để có thể tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao năng suất.
Microsoft Outlook 365 Office là gì?
Thuộc bộ công cụ năng suất Office, Outlook là một trình quản lý thông tin, email và có sẵn như một phần của bộ giải pháp Microsoft 365. Mặc dù chủ yếu được sử dụng như một ứng dụng email thông dụng, Outlook cũng bao gồm các chức năng cần thiết như lập lịch, quản lý tác vụ, quản lý liên hệ, ghi chú, ghi nhật ký và trình duyệt web.
Nếu doanh nghiệp của bạn đã đăng ký gói Microsoft 365 thì ứng dụng email này đã được bao gồm trong đó. Bạn có thể thực hiện Outlook 365 Office download một thiết bị như máy tính để bàn, laptop, tablet hoặc điện thoại di động. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ này trực tiếp từ bất kỳ trình duyệt nào thông qua mô hình SaaS dựa theo đám mây bằng cách đăng nhập vào portal cung cấp bởi Microsoft.
Vậy Outlook giúp bạn làm được những gì?
- Ứng dụng cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu cá nhân với các loại thiết bị khác (desktop, laptop, máy tính bảng hoặc điện thoại) miễn là thực hiện Outlook 365 Office login trên các thiết bị.
- Bạn có thể sắp xếp email của mình vào các mục bằng cách sử dụng các quy tắc tự tạo và tự động gửi thư “Vắng mặt”.
- Gắn cờ email để tiện theo dõi và nhận mail từ máy chủ Exchange.
- Trong trường hợp không ở văn phòng, bạn có thể nhận email công việc và email cá nhân từ cùng một ứng dụng Outlook 365 Office.
- Người dùng có thể tích hợp dữ liệu của mình với Microsoft Outlook – đi kèm với sổ địa chỉ, lịch, danh sách công việc và các ghi chú ảo.
Trên chỉ là một số thao tác tiện ích mà người dùng có thể thực hiện với ứng dụng email của Microsoft. Để có quyền Outlook 365 Office sign in trên các nền tảng, bạn cần có tài khoản Microsoft thông qua việc đăng ký trực tiếp trên trang chủ hoặc đăng ký giải pháp Microsoft 365 với đối tác ủy quyền chính thức của hãng.
MSO – đứng trên cương vị đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam – cam kết hỗ trợ tối đa khách hàng có nhu cầu đăng ký tài khoản Microsoft Outlook hoặc cần tư vấn chi tiết hơn về Microsoft 365 trước khi đi tới quyết định đăng ký để sử dụng.
Một số điểm mạnh nổi bật của Microsoft Outlook
Outlook 365 Office là một chương trình hỗ trợ dịch vụ quản lý email, sổ địa chỉ, sổ ghi chép, trình duyệt web và lịch để người dùng tổ chức các cuộc họp cũng như lên kế hoạch cho lịch biểu của mình. Ứng dụng được bao gồm trong bộ chương trình Microsoft Office phổ biến bên cạnh Word, Excel và PowerPoint. Để hình dung rõ hơn về vai trò của ứng dụng đối với người dùng, đặc biệt với doanh nghiệp, hãy cùng xem qua một số ưu điểm nổi bật mà bất kỳ ai khi sử dụng đều nhận thấy rõ.
Tìm kiếm
Outlook 365 Office đi kèm với chức năng tìm kiếm tích hợp, từ đó cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy bất cứ thứ gì đang tìm kiếm bằng cách sử dụng các từ khóa để tìm email, danh bạ và ngày tháng. Tính năng này có thể được sử dụng trong bất kỳ chương trình Outlook nào, bao gồm Lịch, Trình quản lý Task và Trình quản lý Liên hệ.
Tính năng bảo mật mạnh mẽ
Microsoft Outlook có một số tính năng bảo mật nâng cao để bảo vệ tài khoản email của bạn khỏi sự xâm nhập trái phép. Tính năng cũng bao gồm việc bảo vệ khỏi email rác và các trang web lừa đảo, Trình quét email tích hợp sẽ cảnh báo người dùng khi nhận được một thư nào đó có xuất xứ từ tài khoản không đáng tin cậy. Bạn hoàn toàn có thể tắt các liên kết trực tiếp và chặn người gửi thông qua các tính năng bảo mật.
Tổ chức dễ dàng
Vì Outlook 365 Office là một chương trình quản lý email nên không chỉ cho phép bạn gửi – nhận email mà còn cho phép đồng bộ hóa email của mình trực tiếp vào lịch hoặc danh sách liên hệ của bạn. Người dùng có thể lập kế hoạch trong tương lai bằng cách thêm ngày trực tiếp từ chính email của mình, hoặc có thể gửi cho ai đó một email hoặc tin nhắn văn bản khi bạn đang ghi lại ghi chú trong OneNote – chương trình ghi chú của Outlook.
Dễ dàng kết nối với người khác
Lịch Outlook cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với bất kỳ ai mà bạn đã chọn. Ngoài ra, bạn có thể tạo, chỉnh sửa và quản lý lịch trực tuyến để bất kỳ khách hàng quan trọng nào cũng có thể truy cập vào một cách thuận tiện.
Người dùng cũng có thể chia sẻ đăng ký và thông tin liên hệ. Chỉ với một nút bấm, bạn đã có thể gửi tin nhắn văn bản trực tiếp đến điện thoại của bất kỳ ai trong danh bạ hoặc cũng có thể gửi danh thiếp tùy chỉnh.
Tính năng kết nối nâng cao
Outlook 365 Office không chỉ là một chương trình dành cho máy tính cá nhân mà còn có tính di động khi kết nối với điện thoại của người dùng. Bạn có thể đọc và gửi email, chỉnh sửa lịch và ghi chú mà không cần cố định ngồi trước máy tính. Chỉ cần đồng bộ hóa tài khoản Outlook của bạn với điện thoại, như vậy là bạn có thể biến lịch trên điện thoại của mình thành một bảng kế hoạch di động và nhận được thông báo về cuộc hẹn sắp tới bất cứ lúc nào mà không cần phải có mặt tại văn phòng làm việc.
Các tip sử dụng Outlook 365 Office email như chuyên gia
Email là một hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp, khi giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, Tuy nhiên, đôi khi nó sẽ chiếm nhiêu thời gian và năng lượng của bạn nếu không biết cách sử dụng kết hợp với ứng dụng email – cụ thể ở đây là Outlook 365 Office.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn quản lý công việc với Outlook 365 Office login email tốt hơn nhằm tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như tập trung hơn vào các công việc khác, từ đó thu về được kết quả tốt trong công việc.
Xử lý tin nhắn hiệu quả
Outlook 365 Office cho phép người dùng sắp xếp email của mình thành các thư mục để điều hướng dễ dàng hơn. Với một hệ thống tổ chức, hộp thư không còn tình trạng lộn xộn bằng cách phân khúc email theo các danh mục khác nhau. Chẳng hạn có thể phân loại email thành “Quan trọng nhất”, “Cần làm sau”, “Thư bên ngoài”, hoặc “Lời mời họp”.
Việc tạo ra các quy tắc cho mỗi email đến sẽ giúp chúng được tự động sắp xếp vào thư mục đã tạo trước đó. Như vậy, bạn không chỉ làm gọn gàng được hộp thư của mình mà còn tiết kiệm được khối thời gian tìm kiếm. Lưu ý, khi sử dụng thiết bị di động, hãy nhớ đặt điện thoại thành “Sync Mail” từ các thư mục đã tạo.
Recall hoặc hủy gửi email
Đôi lúc do sơ suất hoặc không chú ý, email gửi đi của bạn sẽ xảy ra lỗi chính tả, lỗi tệp đính kèm hoặc thậm chí là gửi sai email. Trong những trường hợp này, hãy bình tĩnh và sử dụng tính năng recall (thu hồi) hoặc hủy gửi email.
Để hủy thư hoặc thu hồi một email đã gửi trên Outlook 365 Office, hãy mở mục “Thư đã gửi” và nhấp đúp vào email mà bạn muốn thu hồi >> nhấp vào menu thả xuống “Actions” >> “Recall this message”. Một cửa sổ thu hồi mở ra và cho phép bạn chọn giữa việc xóa các phiên bản email chưa độc hoặc thay thế chúng bằng phiên bản email đã cập nhật.
Chức năng recall chỉ hoạt động nếu người nhận cũng sử dụng tài khoản Outlook. Nếu họ sử dụng ứng dụng email khác, việc recall là bất khả thu, tuy nhiên bạn vẫn có thể gửi thông báo thu hồi.
Thiết lập gửi trễ email hơn chút
Để tránh vô tình gửi nhầm email trên Outlook 365 Office, bạn cũng có thể đặt email được gửi đi trễ thời gian hơn một chút. Bằng cách này, trong trường hợp bạn nhớ đã quên bao gồm nội dung nào đó hoặc phát hiện lỗi ngay sau khi gửi, vẫn còn kịp thời gian để ngăn không cho gửi hoặc cập nhật email.
Để trì hoãn email với Microsoft Outlook, hãy chuyển đến “File” >> chọn “Manage Rules and Alerts”. Từ đó, hãy chọn “New Rule” và bắt đầu từ “Blank Rule”. Bạn có thể bỏ qua các điều kiện để bao gồm tất cả các thư gửi đi của mình. Sau đó, chọn “Defer delivery by several minutes” trong “Step 1” và chọn số phút mà bạn muốn hoãn với mỗi tin nhắn.
Đặt thông báo vắng mặt
Người dùng hoàn toàn có thể đặt thông báo vắng tự động cho những lúc đang đi nghỉ dưỡng hoặc có ít quyền truy cập vào hộp thư đến của mình. Thao tác này cho phép người nhận biết được rằng họ không nên mong nhận được phản hồi tức thời từ bạn và có thể chuyển hướng họ đến một trong những đồng nghiệp khác để giải quyết tình huống khẩn cấp khi bạn không có mặt tại văn phòng.
Để đặt thông báo vắng mặt, hãy nhấp vào tab “File” >> chọn “Automatic Replies (out-of-office)” và nhập thông báo mong muốn của bạn.
Sử dụng Outlook 365 Office như một chuyên gia
Trong khi hầu hết mọi người đều nghĩ đến email khi nhắc đến Microsoft Outlook, tuy nhiên ứng dụng này có nhiều tính năng khác có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và giúp thực hiện công việc hàng ngày hiệu quả hơn.
Người dùng có thể sử dụng tính năng Lịch để theo dõi các cuộc hẹn, cuộc họp, nhiệm vụ công việc và nhiều hơn thế nữa. Bạn thậm chí có thể sử dụng tính năng này để tạo danh sách việc cần làm nhằm sắp xếp thời gian của bản thân được hợp lý. Outlook còn cho phép nhận được lời mời họp qua email và yêu cầu cuộc họp, do đó bạn không cần mở một ứng dụng riêng để kiểm tra lịch trống của mình hoặc thêm vào lịch biểu.
Lời kết
Như vậy, bài viết đã cung cấp tới cho bạn một số thông tin cần biết liên quan tới Microsoft Outlook 365 Office cùng với các tips để sử dụng hiệu quả hơn. Trong trường hợp có câu hỏi liên quan tới nội dung trong bài hoặc có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về Outlook nói riêng và Microsoft 365 nói chung, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp giải đáp và tư vấn rõ ràng.
