SMTP là gì? Hướng dẫn cài đặt cấu hình SMTP trong Outlook

SMTP giữ vai trò gửi và nhận email cho các doanh nghiệp, tổ chức trở nên đơn giản hơn. Vậy SMTP là gì? và cách cài đặt cấu hình này ra sao trong Outlook?

SMTP là gì?

Để có thể đưa ra quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp của mình, có nên sử dụng SMTP hay không thì điều đầu tiên cần phải tìm hiểu SMTP là gì?

SMTP là viết tắt của cụm từ Simple Mail Transfer Protocol và được hiểu đơn giản theo nghĩa tiếng việt là giao thức truyền tải thư tín đơn giản hóa. Giao thức này được xác định đầu tiên vào năm 1982 và được cập nhật bổ sung mới nhất vào năm 2008. 

SMTP là gì?

Một trong những vai trò chính của công cụ này chính là gửi và nhận email thông qua một vài giao thức như POP3 và IMAP. Riêng với giao thức của SMTP sẽ được thực hiện thông qua TCP và IP nên sẽ luôn được đảm bảo an toàn về tính bảo mật. Để hiểu rõ hơn các giao thức này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay dưới đây. 

Sự khác nhau giữa giao thức POP3, IMAP và SMTP là gì?

Sau khi đã tìm hiểu đôi chút về SMTP là gì? Tiếp theo chúng ta cần hiểu rõ hơn về các giao thức để thực hiện quá trình gửi và nhận email thông thường.

  • POP3: Được viết tắt của cụm từ Post Office Protocol Version 3 và được sử dụng để tải email và kết nối server xuống thiết bị máy tính cá nhân bằng Outlook. 
  • IMAP: Là viết tắt của Internet Message Access Protocol, được dùng kể kéo email về email client. Giao thức này là kênh liên lạc hai chiều với tất cả sự thay đổi trên email client sẽ được chuyển lên server. 
  • SMTP: Là giao thức tiêu chuẩn nhất giúp kết nối giữa email server gửi và email server nhận hay email client và email server. 

Sự kết hợp giữa 3 giao thức này trong quá trình làm việc sẽ được thể hiện như dưới đây: 

POP3, IMAP và SMTP là gì
  • Quy trình 1: Sau khi bạn đã thao tác nhấn gửi mail trên ứng dụng Outlook, giao thức SMTP sẽ chuyển thư từ email của bạn sang email server.
  • Quy trình 2: Hệ thống máy chủ dùng SMTP để gửi thư đến email server người nhận.
  • Quy trình 3: Sau khi đã gửi thành công, SMTP sẽ được thể hiện bằng mã 250, khi đó ứng dụng email của người nhận sẽ sử dụng IMAP/POP3 để đặt vào hộp thư để có thể truy cập dễ dàng.

Nguyên lý hoạt động của SMTP là gì?

Ngoài việc tìm câu trả lời cho SMTP là gì? Bạn cũng cần phải hiểu cơ bản về nguyên lý hoạt động như thế nào?

Nguyên lý hoạt động của SMTP

1 – SMTP Server sẽ nhận được một thông điệp gửi đến.

2 – SMTP Server sẽ tiến hành trao đổi với DNS server thông qua hệ thống tên miền của người nhận.

3. DNS server tìm ra kết quả và gửi về Host name của SMTP server, toàn bộ thông tin này sẽ được trao đổi qua cổng 25 của TCP/IP.

4. Tên người dùng của địa chỉ email người nhận phải khớp với tài khoản đã được cho phép trong máy chủ.

5. Toàn bộ thông báo gốc sẽ được gửi đến địa chỉ của email máy chủ, sau đó chờ đợi người dùng tiếp nhận thông báo từ mail server Outlook. 

6. Nếu SMTP Server không thể liên lạc được, ngay lập tức sẽ nhận được thông báo qua server chuyển tiếp trung gian. 

7. Máy chủ trung gian tiếp nhận thông báo gốc gửi đến máy chủ đích hoặc chuyển qua máy chủ trung gian. Quá trình này sẽ được lặp đi lặp lại cho đến khi máy chủ nhận được thông báo hoặc hết hạn. 

8. Tiếp đến giao thức SMTP sẵn sàng chuyển đổi qua một hay nhiều server trung gian để chuyển tới đích.

9. Các server trung gian sẽ gửi cho đến khi thông báo được gửi đến server đích thành công.

Lợi ích của việc sử dụng SMTP là gì?

Với nguyên lý hoạt động như vậy, theo bạn tác dụng của SMTP là gì? Dưới đây là 04 lợi ích chính được chúng tôi tổng hợp như sau: 

  • Gửi và nhận email nhanh chóng trên nhiều nền tảng đặc biệt là Outlook với con số kỷ lục thành công lên đến 99% đánh bại mọi hình thức khác. 
  • Khi sử dụng hosting VPS, người dùng sử dụng dễ dàng loại bỏ được phương thức cài đặt máy chủ gây tốn kém về mặt thời gian và chi phí.
  • Hầu hết các tin nhắn spam sẽ bị loại bỏ sạch sẽ vì phần lớn email đều được gửi qua hệ thống server. 
  • Bảo mật an toàn tránh rủi ro không đáng có từ email với hệ thống bảo vệ nghiêm ngặt, luôn quan sát và ứng phó kịp thời mọi trường hợp có thể xảy ra. 

Với những lợi ích trên, bạn đã có thể yên tâm sử dụng email doanh nghiệp để dễ dàng trao đổi với nhân viên, liên hệ với khách hàng và tạo ấn tượng tốt cho đối tác. 

Hướng dẫn cài đặt cấu hình POP3/IMAP/SMTP để gửi mail trong Outlook

Bước cuối cùng trong quá trình tìm hiểu về SMTP là gì? Chúng ta sẽ cùng nhau thực hiện cách cài đặt cấu hình SMTP khi sử dụng Outlook là ứng dụng hỗ trợ gửi email. 

Lưu ý: Trong trường hợp bạn đang sử dụng Outlook của phiên bản web sẽ không cần tiến hành cài đặt này. 

Để thêm tài khoản Outlook.com vào bất kỳ chương trình email nào có sự hỗ trợ của POP hoặc IMAP bạn sẽ cần một vài các thông tin quan trọng dưới đây: 

Cài đặt cấu hình IMAP

  • Tên máy chủ IMAP là: outlook.office365.com
  • Cổng IMAP: 993
  • Phương pháp mã hóa IMAP: TLS

Cài đặt cấu hình POP

  • Tên máy chủ POP: outlook.office365.com
  • Cổng POP: 995
  • Phương pháp mã hóa POP: TLS

Cài đặt cấu hình SMTP

  • Tên máy chủ SMTP: smtp-mail.outlook.com
  • Cổng SMTP: 587
  • Phương pháp mã hóa của SMTP là: STARTTLS

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp cài đặt WP Mail SMTP để hỗ trợ trong quá trình chuyển nhận email trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Sau khi đã tham khảo xong toàn bộ thông tin của bài viết này, bạn đã hiểu SMTP là gì hay chưa? Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến MSO qua số Hotline – 024.9999.7777 để được đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp giải đáp. 

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Yêu cầu gọi lại

microsoft 365

Tùy chỉnh trang web để chia sẻ tệp và lưu trữ trong Microsoft 365

Để hỗ trợ các thành viên trong cùng một tổ chức có thể kết nối làm việc cùng nhau chắc chắn không thể thiếu giải ...
hướng dẫn sử dụng onedrive business

Hướng dẫn sử dụng OneDrive Business từ A – Z dễ dàng

Hiện nay, thay vì lưu trữ dữ liệu trên thiết bị cá nhân hoặc thiết bị thuê ngoài vừa tốn kém chi phí lại không ...
han che va gioi han trong onedrive va sharepoint

Các hạn chế và giới hạn trong OneDrive và SharePoint (Phần 1)

Các hạn chế và giới hạn áp dụng cho tên tệp và loại tệp khi đồng bộ hóa với OneDrive và SharePoint trong Microsoft 365
microsoft office home hỗ trợ đắc lực cho kỷ nguyên kỹ thuật số

Microsoft Office Home: Hỗ trợ đắc lực cho kỷ nguyên kỹ thuật số

Microsoft Office Home là một bộ công cụ năng suất hàng đầu được nhiều người ưa chuộng sử dụng tại nhà, tại văn phòng hay ...
Scroll to Top