SMTP là gì? Hướng dẫn cấu hình đơn giản, chi tiết nhất

SMTP là một giao thức truyền tải, gửi thư điện tử. Vậy bạn đã hiểu được hết SMTP là gì chưa? Trong nội dung bài viết này, MSO sẽ cung cấp đến bạn những thông tin quan trọng về SMTP, giúp bạn hiểu rõ được nguyên lý hoạt động và cách cấu hình SMTP đơn giản và chi tiết nhất.

1. Tổng quan về SMTP

1.1. SMTP là gì?

SMTP là tên viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol, đây là một giao thức chuẩn được sử dụng để truyền tải các thư điện tử qua Internet. Giao thức này sẽ định nghĩa cách thức để các máy chủ thư điện tử gửi và nhận thư, cũng như là cách thức để chuyển tiếp thư giữa các máy chủ với nhau. 

SMTP hoạt động trên cổng mạng 25 và sử dụng giao thức TCP/IP, thường được cấu hình cùng với các giao thức bảo mật như SSL hay là TLS để tăng cường bảo mật thông tin trong quá trình truyền tải. SMTP còn làm việc cùng với các giao thức khác như IMAP hoặc POP3, đảm nhiệm việc nhận và truy xuất dữ liệu từ mail server. 

SMTP Server hay còn gọi là máy chủ gửi thư, đây là một phần mềm hoặc máy tính xử lý quá trình gửi thư điện tử. Đối với những người dùng Gmail thì máy chủ SMTP thường được định cấu hình là smtp.gmail.com, cùng với những thông tin chứng thực tài khoản Gmail để giúp gửi thư. V

iệc thiết lập một SMTP Server đòi hỏi cần phải cài đặt và cấu hình phần mềm máy chủ SMTP, cấu hình cài đặt DNS và cài đặt quy tắc tường lửa để đảm bảo việc gửi thư của người dùng được thực hiện một cách chính xác và an toàn. SMTP Outlook là cũng một giao thức phổ biến, dùng để gửi thư điện tử trên ứng dụng Outlook, được truyền tải qua Internet.

1.2. Nguyên lý hoạt động của giao thức SMTP là như thế nào?

Giao thức SMTP là một phần quan trọng trong hệ thống gửi và nhận email, nó cho phép người dùng gửi email từ các ứng dụng email của bên thứ ba hoặc trong các ứng dụng nội bộ. Nó được hoạt động theo nguyên lý như sau:

• Đầu tiên là thực hiện kết nối, máy tính của người gửi sẽ kết nối với máy chủ gửi thư bằng cách sử dụng cổng 25 trên mạng.
• Tiếp theo, người gửi sẽ thực hiện gửi câu lệnh EHLO/HELO để thông báo tên máy tính của họ cho máy chủ gửi thư. 
• Máy chủ sẽ thực hiện quá trình xác định danh tính, yêu cầu người gửi thư cung cấp thông tin cá nhân như địa chỉ email, tên máy tính của mình để xác định danh tính.
• Sau đó, máy chủ sẽ xác thực các yếu tố đó nếu thấy cần thiết, khi máy chủ yêu cầu xác thực người gửi cần phải cung cấp các thông tin đăng nhập như tên người dùng và mật khẩu.
• Tiếp theo, người gửi cần chuyển thư của mình cho máy chủ bao gồm địa chỉ email người nhận, chủ đề, nội dung và các thông tin liên quan khác.
• Sau đó, máy chủ sẽ thực hiện chuyển tiếp thư từ người gửi đến máy chủ của người nhận thông qua internet. Quá trình này sẽ sử dụng câu lệnh MAIL FROM để xác định địa chỉ của người gửi và câu lệnh RCPT TO để xác định địa chỉ của người nhận.
• Sau đó là quá trình truyền tải dữ liệu, máy chủ của người gửi thư chuyển tiếp nội dung thư đến máy chủ của người nhận thư.
• Cuối cùng là kết thúc kết nối, sau khi thư được chuyển thành công sự kết nối giữa máy chủ người gửi với máy chủ người nhận sẽ được đóng lại.

1.3. Vai trò của máy chủ SMTP là gì?

Máy chủ SMTP có một vài trò hết sức quan trọng, có nhiệm vụ chính là truyền tải email từ máy chủ của người gửi đến máy chủ của người nhận. Máy chủ SMTP được hoạt động như một bưu điện điện tử, nơi mà các email được gửi đến, sau đó được xử lý và được chuyển tiếp đến địa chỉ đích của người nhận. 

Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường doanh nghiệp và giáo dục, khi mà việc gửi và nhận thông tin cần được diễn ra một cách nhanh chóng và an toàn là điều tối thiểu nhất. 

Ngoài ra, máy chủ SMTP còn có khả năng lọc thư spam, mã hóa thông tin và xác thực danh tính của người dùng, giúp người dùng có thể bảo vệ an toàn cho thông tin và giảm thiểu rủi ro về lộ và bị đánh cắp thông tin.

1.4. Những lợi ích của việc sử dụng SMTP Server

Việc sử dụng Máy chủ SMTP (SMTP Server) mang nhiều lợi ích cho người dùng, đặc biệt là trong việc gửi và quản lý email. Sau đây là những lợi ích mà SMTP Server mang lại:

• SMTP Server giúp tăng tỉ lệ email được gửi thành công tới người nhận.
• Giúp giảm thiểu tình trạng email bị đánh dấu là spam.
• Giúp tối ưu hóa chi phí cho các chiến dịch Email Marketing. 
• Cho phép người dùng gửi các tệp tin đính kèm có dung lượng lớn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình trao đổi thông tin.
• Ngoài ra, SMTP Server còn giúp các doanh nghiệp cải thiện khả năng lưu trữ và quản lý email một cách hiệu quả, đảm bảo an toàn thông tin và dễ dàng theo dõi các hoạt động gửi nhận email trong tổ chức.

1.5. Ứng dụng thực tiễn của SMTP là gì?

SMTP là một giao thức truyền tải thư điện tử rất đơn giản, nó cũng là một giao thức cốt lõi trong hệ thống thư điện tử và chịu trách nhiệm chính trong việc chuyển tiếp, nhận hay gửi email. 

Ứng dụng thực tiễn của SMTP bao gồm việc gửi và nhận thư điện tử thông qua giao diện web hoặc ứng dụng di động, quản lý danh bạ hay việc tích hợp với các ứng dụng khác như hệ thống quản lý khách hàng hoặc phần mềm quản lý dự án. Ngoài ra, SMTP còn được người dùng sử dụng trong các chiến dịch email marketing, giúp nâng cao tỉ lệ gửi email thành công tới người nhận và giảm thiểu các tình trạng email bị đánh dấu là spam.

Máy chủ SMTP hoạt động như một máy chủ gửi thư và người dùng cũng có thể cấu hình để xử lý các chức năng bảo mật như kiểm soát spam, mã hóa email và xác thực người dùng. Đây là những yếu tố quan trọng giúp duy trì sự an toàn và hiệu quả trong công việc qua email trong thời đại số.

2. Sự khác nhau của máy chủ bình thường với Máy chủ SMTP là gì?

Máy chủ SMTP khác với máy chủ thông thường ở chỗ máy chủ SMTP không lưu trữ email mà chỉ tập trung vào việc xử lý và di chuyển thư điện tử từ người gửi đến người nhận thông qua mạng internet. Bên cạnh đó, máy chủ thông thường sẽ thực hiện lưu trữ email và có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau như quản lý cơ sở dữ liệu hoặc chạy các ứng dụng web. 

Ngoài ra, Máy chủ SMTP còn khác máy chủ bình thường ở việc sử dụng cổng giao tiếp đặc biệt để truyền dữ liệu email và đảm bảo rằng thư điện tử được gửi đến đúng địa chỉ người nhận.

3. Hướng dẫn cấu hình SMTP của Gmail chi tiết

Để thực hiện cấu hình SMTP của Gmail, người dùng có thể theo dõi và thực hiện những thao tác sau đây:

– Bước 1: Chuẩn bị thông tin để thiết lập SMTP Gmail

Bạn cần phải lấy những thông tin sau đây để cấu hình SMTP:

• SMTP server: smtp.gmail.com
• SMTP username: đây là tên đầy đủ của tài khoản Gmail (hay còn gọi là địa chỉ email).
• SMTP password: đây là mật khẩu tài khoản Gmail của bạn
• SMTP port: 587
• TLS/SSL: yêu cầu

– Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Google

Sau khi đã chuẩn bị xong những thông tin trên, bạn hãy thực hiện đăng nhập vào tài khoản google của mình.

– Bước 3: Bật xác minh 2-Step Verification

Sau khi đăng nhập tài khoản Google, bạn hãy bật xác minh 2 bước lên.

– Bước 4: Tạo mật khẩu cho Gmail

Tiêp theo, người bạn cần tạo mật khẩu cho ứng dụng Gmail, ở trong mục “Select app”, chọn email và ở mục “Select device”, chọn other.

*Lưu ý: Mật khẩu trong phần này sẽ được dùng để tích hợp SMTP. 

– Bước 5: Cấu hình SMTP trên server

Tiếp theo, bạn hãy đăng nhập vào dịch vụ SMTP và nhấp vào tùy chọn SMTP và thực hiện những thao tác sau:

• Ở tại mục “Select SMTP”, chọn “Your own SMTP” >> chọn “Other” và điền dòng smtp.gmail.com.
• Chọn Input 465 (SSL) hoặc 587 (TLS) với dạng SMTP port, sau đó chọn Postfix (email transfer agent) trên máy chủ ưu tiên STARTTLS (port submission/587). 
• Nhập địa chỉ tài khoản Gmail của bạn vào phần “User name” và nhập mật khẩu vào phần “Password”. Sau đó, bạn nhấp vào nút “Save” để lưu lại thông tin đó.

– Bước 6: Xác minh cấu hình SMTP

Bạn hãy nhấp chuột vào mục “Send test email” >> nhập địa chỉ email của người gửi và nhập địa chỉ email của bạn để làm địa chỉ của người nhận. 

– Bước 7: Cài đặt, kích hoạt plugins WP mail SMTP

Bạn nên thực hiện cài đặt và kích hoạt plugin WP mail SMTP với những bước sau:

• Bạn chọn mục WP Mail SMTP trong mục “Cài đặt” >> chọn “Other SMTP” ở trong mục “Mailer” và điền các thông tin như sau: bạn điền smtp.gmail.com trong phần SMTP Host, nhập mã hóa Encryption; nhập SMTP port mặc định là 465 (SSL) hoặc 587 (TLS); bật Authentication; điền SMTP user và SMTP password
• Khi đã cấu hình xong những bước trên, bạn nhấn vào nút “Save settings” để lưu lại thông tin cài đặt.
• Thực hiện test thử xem đã thành công hay chưa, nếu quá trình gửi thành công thì bạn sẽ nhận được một thông báo với nội dung “Test HTML email was sent successfully! Please check your inbox to make sure it is delivered.”

4. So sánh giao thức POP3, IMAP và SMTP

Giao thức POP3 (Post Office Protocol 3), IMAP (Internet Message Access Protocol) và SMTP đều là các giao thức nhận thư, nhưng chúng hoạt động rất khác nhau. Cụ thể, bạn có thể theo dõi bảng so sánh dưới đây của chúng tôi:

Mỗi giao thức trên đều có những đặc điểm và ưu điểm riêng để phù hợp với những nhu cầu sử dụng email khác nhau của người dùng. Vì vậy người dùng có thể lựa chọn một giao thức phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp chúng để đạt được hiệu quả cao nhất.

Lời kết

Trong bài viết này, MSO đã cung cấp đến bạn những thông tin quan trọng và chi tiết về SMTP, giúp bạn hiểu được SMTP là gì và cách để cấu hình SMTP hiệu quả nhất. Nếu có thắc mắc gì về những thông tin của SMTP hoặc phần mềm Microsoft 365, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp cụ thể nhất.