Skype For Business – Giải Pháp Tiện Ích Cho Doanh Nghiệp 4.0

Khi xu hướng giao tiếp, hội họp từ xa đang dần thay thế cho các phương thức truyền thống, thì phần mềm Skype for Business ngày càng trở nên phổ biến và trở thành một giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ là những chia sẻ chi tiết về Skype for Business, lợi ích, cũng như những tính năng “nổi bật” của ứng dụng người dùng có thể tham khảo.

Skype for Business là gì?

Skype for Business là một nền tảng giao tiếp trực tuyến được phát triển bởi Microsoft, mang lại giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp và tổ chức trong việc hội họp, gọi điện video, và trao đổi thông tin tức thời. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ cùng các công cụ như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, và Teams, phần mềm này giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và tối ưu hóa quy trình kết nối.

Ngay từ khi ra mắt, Skype for Business đã thu hút sự tin cậy của người dùng nhờ tính ổn định, bảo mật cao và khả năng hoạt động mượt mà. Các cuộc họp qua nền tảng này thường ít gặp sự cố giật lag, mang lại trải nghiệm người dùng liền mạch, ngay cả trong các cuộc họp quy mô lớn. Phần mềm cũng hỗ trợ đồng bộ hóa lịch làm việc và tích hợp tính năng chia sẻ màn hình, giúp tăng cường sự phối hợp trong công việc.

Lợi ích “nổi bật” khi sử dụng Skype for Business

Skype for Business hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến các cuộc họp trực tuyến, đảm bảo hệ thống có thể làm việc hiệu quả, trao đổi thông tin và kết nối một cách dễ dàng. Dưới đây là những lợi ích “tuyệt vời” của Skype for Business doanh nghiệp không thể bỏ qua:

1- Thân thiện với người dùng

Giao diện của ứng dụng Skype for Business khá đơn giản, không khác biệt quá nhiều so với phiên bản Skype thông thường. Điều này giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng các công cụ, triển khai cuộc họp dễ dàng với nhiều tệp người dùng khác nhau.

2- Linh hoạt, tiện lợi

Skype for Business có thể hỗ trợ người dùng tổ chức các cuộc họp tức thì, kết nối và trao đổi với người dùng ở khắp nơi trên thế giới. Không những vậy, phòng họp của ứng dụng còn có tính năng chia sẻ màn hình, ghi lại, hoặc gửi tài liệu ngay trong buổi họp.

3- Hỗ trợ đa thiết bị

Với phiên bản Skype dành cho doanh nghiệp, người dùng cũng có thể thiết lập sử dụng nhanh chóng, linh hoạt trên nhiều thiết bị như máy tính bảng, laptop, điện thoại,…. rất tiện lợi và tối ưu.

4- Dung lượng bộ nhớ lớn

Sở hữu bộ nhớ tin nhắn lên đến 50GB, Skype for Business sẽ là một giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp, tổ chức cần lưu trữ nhiều tin nhắn, file, cũng như email quan trọng.

5- Khả năng liên kết rộng rãi

Bên cạnh việc cung cấp 1TB lưu lượng cho mỗi người dùng trong các hoạt động chia sẻ, lưu trữ dữ liệu, thì Skype for Business còn có thể liên kết với nhiều ứng dụng khác như Calendar, Outlook,… giúp cho việc kết nối và hỗ trợ các tác vụ của doanh nghiệp tối ưu hơn rất nhiều.

6- Dễ dàng tổ chức phòng hợp lớn

Tích hợp Skype for Business, doanh nghiệp cũng không còn phải quá lo lắng về việc giới hạn người dùng tham gia. Bởi, ứng dụng này cho phép các doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến quy mô lớn lên đến 250 người, linh hoạt và hiệu quả dưới dạng thoại hoặc video.

Skype for Business có những tính năng gì?

Ứng dụng Skype for Business được phát triển với nhiều tính năng nổi bật giúp các doanh nghiệp, tổ chức tối giản hóa trong việc kết nối và trao đổi trực tuyến từ xa. Cụ thể:

Tổ chức cuộc họp quy mô lớn

Đây có thể nói là một trong những tính năng nổi bật nhất của Skype for Business. Thông qua đó, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp quy mô lớn với sự tham gia của tối đa 250 người mà không cần lo ngại về vị trí địa lý hay giới hạn khoảng cách.  

Tích hợp đa dạng các nền tảng

Skype for Business cũng có thể tích hợp linh hoạt với nhiều ứng dụng Office khác. Ví dụ một cách đơn giản, thì khi người dùng tham gia phòng họp Skype, nếu muốn thuyết trình dựa trên PowerPoint, thì ứng dụng hoàn toàn có thể hỗ trợ người dùng kết nối.

Bên cạnh đó, nếu người dùng vừa muốn thuyết trình, vừa muốn ghi chép, lưu note các thông tin quan trọng trong cuộc họp, thì ứng dụng Skype cũng sẽ chuyển hướng linh hoạt sang Word, tạo sự chuyên nghiệp và linh động khi cần thiết.

Tính năng bảo mật chặt chẽ

Trong môi trường tổ chức, việc bảo mật dữ liệu là rất quan trọng, đặc biệt là khi kết nối và trao đổi nhiều thông tin quan trọng trên các ứng dụng giao tiếp. Tuy nhiên, với Skype for Business, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm vì tính năng bảo mật chặt chẽ.  

Bằng việc ứng dụng mã hóa AES, ứng dụng Skype cam kết hạn chế các truy cập bất thường vào tài khoản của người dùng, đồng thời cũng tạo ra các rào chắn xác thực để bảo vệ tài khoản một cách an toàn nhất.

Các tiện ích mở rộng

Ngoài việc hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến lên đến 250 người, thì Skype for Business còn phát triển và mở rộng thêm nhiều tiện ích nhằm thỏa mãn các mục đích khác nhau của doanh nghiệp. Theo đó, nhờ sự hỗ trợ của Skype Meeting Broadcast, giờ đây doanh nghiệp đã có thể tổ chức các buổi họp trực tuyến, sự kiện quan trọng của tổ chức với sự chứng kiến của mạng lưới người tham gia lên đến 10.000 người. 

Không chỉ vậy, Skype for Business còn cho phép ghi lại các cuộc họp, sử dụng camera hoặc màn hình độc lập. Nhờ vậy, mà doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ và lưu trữ thông tin dưới dạng tài liệu để hỗ trợ tối ưu cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh sau đó. 

Ứng dụng của Skype for Business trong tổ chức

Việc sở hữu những tính năng nổi bật giúp Skype for Business trở thành một trong những nền tảng kết nối trực tuyến được nhiều doanh nghiệp yêu thích. Thông qua đó, người dùng có thể tích hợp Skype for Business với đa dạng các ứng dụng như Word, Excel, hoặc PowerPoint,…. bao gồm cả các thiết bị hỗ trợ chuyên dụng như camera, máy quay phim, thiết bị truyền hình tích hợp, micro,….

Điều này giúp cho các tổ chức/doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ linh hoạt vào các cuộc gặp gỡ, trao đổi, hoặc thảo luận quan trọng. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí, mà còn có thể tổ chức cuộc họp quy mô lớn lên đến 250 người cùng lúc.

Hướng dẫn đăng nhập và tạo tài khoản Skype for Business

Skype for Business là phiên bản nâng cấp hơn dành cho các doanh nghiệp, giúp người dùng có thể dễ dàng kết nối và cộng tác với đồng nghiệp, đối tác kinh doanh trên khắp thế giới. 

Phiên bản này thường sẽ được cài đặt với phần mềm Microsoft 365. Nếu người dùng đã có Microsoft 365, nhưng chưa có tài khoản Skype for Business, thì có thể tiến hành cài đặt theo các bước sau:

– Bước 1: Đăng nhập ứng dụng Microsoft 365 tại đường Link.

– Bước 2: Tại giao diện chính của Microsoft 365, click chọn biểu tượng Cài đặt → Microsoft 365.

– Bước 3: Click chọn Phần mềm (Cài đặt phần mềm). Lúc này, tùy thuộc vào gói dịch vụ Microsoft 365 của người dùng, mà hệ thống sẽ hiển thị khác nhau:

• Ở giao diện hiển thị này, người dùng hãy chọn Skype for Business → Click chọn ngôn ngữ, phiên bản phù hợp với các ứng dụng Office (32 bit hoặc 64 bit). Hoặc không hãy nhấn tùy chọn mặc định → Cài đặt và chuyển sang bước 5.

• Nếu Skype for Business đi kèm với các ứng dụng khác của Microsoft 365, người dùng sẽ thấy giao diện như hình bên dưới. Khi đó, người dùng hãy nhấp vào Install (Cài đặt) để tiến hành thiết lập Microsoft cho bộ ứng dụng, bao gồm cả Skype. Khi thiết lập xong, người dùng click chọn Đăng nhập lần đầu ở cuối các bước này.

*Nếu không thấy gói đăng ký Skype for Business được liệt kê, điều này đồng nghĩa ứng dụng không được tích hợp trong gói Microsoft 365 mà doanh nghiệp đã đăng ký. Hoặc cũng có thể là quản trị viên chưa gắn giấy phép trong đăng ký này. Lúc này, để thiết lập ứng dụng, cách tốt nhất là người dùng yêu cầu sự trợ giúp từ quản trị viên (người đã hỗ trợ đăng ký gói Microsoft 365).

– Bước 4: Ở phía dưới cùng của giao diện, người dùng click chọn Lưu dưới dạng để tải xuống tệp setupskypeforbusinessentryretail.exe trên thiết bị của mình.

– Bước 5: Sau khi tải tệp hoàn tất, người dùng tiếp tục click chọn Chạy. Khi đó, chương trình cài đặt Office sẽ bắt đầu và hiển thị thông báo cho người dùng. Tuy nhiên, chương trình chỉ cài đặt cho Skype for Business, chứ không cài đặt toàn bộ Office.

– Bước 6: Chương trình cài đặt hoàn tất, hệ thống cũng sẽ hiển thị thông báo. Lúc này, người dùng chỉ cần khởi chạy Skype for Business và chấp nhận các thỏa thuận cấp phép.

Như vậy, chỉ với 06 thao tác đơn giản, người dùng đã có thể dễ dàng hoàn tất việc cài đặt Skype for Business. Để sử dụng, người dùng chỉ cần truy cập trang đăng nhập của ứng dụng, sau đó nhập ID và mật khẩu của Microsoft 365, sau đó nhấn Đăng Nhập là hoàn tất.

So sánh Skype for Business và Skype

Có thể nói, Skype for Business là phiên bản được nâng cấp toàn diện hơn so với phiên bản Skype đã được Microsoft phát hành trước đó. Cụ thể người dùng có thể đánh giá qua các tiêu chí sau:

Tóm lại, nếu Skype giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối, giữ liên lạc với bạn bè, người thân, thì phiên bản Skype for Business sẽ đóng vai trò “thiết yếu” trong việc hỗ trợ công việc của mỗi người, đặc biệt là các doanh nghiệp, tổ chức quy mô lớn.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ chi tiết của MSO về Skype for Business là gì, lợi ích, cũng như một số tính năng nổi bật của ứng dụng người dùng không thể bỏ qua. Nếu vẫn còn những vướng mắc cần giải đáp, đừng quên có thể liên hệ với chúng tôi trực tiếp qua Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tốt nhất từ các chuyên gia hàng đầu.