Phòng họp trực tuyến là gì? Cách setup phòng họp trực tuyến đơn giản, hiệu quả nhất

Họp trực tuyến đã không còn xa lạ đối với nhiều người dùng hiện nay nhưng khái niệm phòng họp trực tuyến là gì thì chắc hẳn vẫn sẽ là điều mới mẻ đối với người dùng. Theo dõi bài viết này của MSO, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu được những điều xoay quanh về phòng họp trực tuyến và giới thiệu đến bạn top 4 phần mềm họp trực tuyến phổ biến nhất nhé.

Phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến là một hình thức của phòng họp giúp người dùng có thể tổ chức các cuộc họp, hội thảo trực tuyến thông qua mạng internet. Đặc điểm nổi bật của phòng họp này là giúp mọi người dùng có thể tham gia và cộng tác từ nhiều địa điểm khác nhau không giới hạn về vị trí địa lý. Đây là một hình thức phòng họp mang đến nhiều điểm tiện lợi, tiết kiệm chi phí, thời gian di chuyển và thậm chí còn giúp giảm thiểu được những tác động đến môi trường.

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ cung cấp cho người dùng những phần mềm và ứng dụng tổ chức cuộc họp, hội thảo trực tuyến. Những phần mềm họp trực tuyến hiện nay được thiết kế để hỗ trợ người dùng nhiều tính năng cho cuộc họp như hỗ trợ video, âm thanh, khả năng chia sẻ màn hình, chia sẻ dữ liệu cùng với nhiều tính năng khác. Trong bối cảnh hiện nay, những dịch vụ này đã trở nên phổ biến và đặc biệt quan trọng cho nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau như giáo dục, y tế, kinh doanh và cả dịch vụ công.

Lợi ích khi sử dụng phòng họp trực tuyến

Với nhiều tính năng mà phòng họp trực tuyến cung cấp, nó mang lại rất nhiều những lợi ích khác nhau cho người dùng. Dưới đây là một số lợi ích mà người dùng có thể nhận được khi sử dụng phòng họp trực tuyến:

Tối ưu chi phí

Việc sử dụng những phòng họp trực tuyến giúp người dùng có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí bao gồm chi phí cho phòng họp, chi phí di chuyển và chi phí tổ chức cuộc họp. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp, khi tổ chức cuộc họp trực tuyến họ sẽ có thể trao đổi thông tin một cách kịp thời và nâng cao sự hợp tác, từ đó có thể giúp tăng cường hiệu suất hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp họ.

Tiết kiệm thời gian

Việc sử dụng phòng họp trực tuyến còn giúp người dùng có thể tiết kiệm được nhiều thời gian. Thay vì phải di chuyển đến các địa điểm họp trực tiếp, thì với các phòng hợp trừ tuyến người dùng có thể họp từ bất cứ vị trí và địa điểm nào mà họ muốn, chỉ cần có một thiết bị đã cài đặt ứng dụng họp trực tuyến và có kết nối mạng. Việc sử dụng các phòng họp trực tuyến còn giúp người dùng có thể lên lịch họp sao cho phù hợp với các thành viên trong cuộc họp, từ đó có thể giảm thiểu được thời gian trong việc chờ đợi.

Linh hoạt về địa điểm

Sử dụng phòng họp trực tuyến còn mang đến nhiều lợi ích cho người dùng với khả năng linh hoạt về địa điểm, giúp người dùng có thể tham gia cuộc họp từ bất kỳ nơi đâu. Điều này mang đến nhiều lợi ích cho những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và có nhân viên ở nhiều nơi khác nhau avf bị giới hạn về việc gặp mặt trực tiếp.

Tích hợp nhiều tính năng

Các phần mềm họp trực tuyến hiện nay còn cung cấp cho người dùng rất nhiều tính năng khác nhau để hỗ trợ trong việc tăng cường hiệu quả cuộc họp như lên lịch họp, thêm thành viên tham gia, chia sẻ màn hình, chia sẻ tài liệu, ghi màn hình và âm thanh cuộc họp, biểu tượng cảm xúc, thảo luận trong cuộc họp cùng rất nhiều những tính năng khác nữa. Với năng tính năng này, người dùng có thể tổ chức cuộc họp một cách hiệu quả hơn về mặt trao đổi thông tin và tăng cường tính tương tác giữa các thành viên.

Đặc biệt, có những dịch vụ họp trực tuyến hiện nay còn có sự hỗ trợ của các công nghệ trí tuệ nhân tạo trong việc lập lịch, tóm tắt cuộc họp, giúp mở rộng sự tương tác và hiệu quả khi theo dõi cuộc họp.

Thân thiện với môi trường

Các phòng họp trực tuyến cũng giúp người dùng có thể hạn chế được những tác động đến với môi trường xung quanh. Với việc họp trực tuyến, người dùng không cần phải di chuyển, giảm bớt được việc sử dụng giấy tài nguyên khi in ấn, không gian và các thiết bị vật lý khác, từ đó giúp tiết kiệm được tài nguyên, năng lượng và giảm thiểu được những khí thải đến môi trường xung quanh.

Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Ngoài những lợi ích về công việc và môi trường ra thì việc sử dụng các phòng hợp trực tuyến còn mang nhiều lợi ích cho người dùng trong việc đảm bảo được chất lượng cuộc sống của mình. Việc sử dụng phòng họp trực tuyến sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức di chuyển và chuẩn bị cho cuộc họp, từ đó họ có nhiều thời gian và công sức dành cho cuộc sống sinh hoạt hàng ngày của mình hơn.

Đối tượng nào nên sử dụng phòng họp trực tuyến?

Hình thức họp trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho đa dạng những đối tượng khác nhau, từ doanh nghiệp, tổ chức giáo dục, y tế, các nhóm cộng đồng đến các cơ quan nhà nước.

Đối với các doanh nghiệp, những người dùng này có thể sử dụng phòng họp trực tuyến để tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian hơn trong việc di chuyển và tổ chức cuộc họp, đồng thời tăng cường được sự kết nối với các đối tác và nhân viên ở khắp mọi nơi. 

Đối với giáo dục, việc áp dụng các phòng họp trực tuyến vào trong lĩnh vực này sẽ giúp cho các giáo viên và học sinh, sinh viên có thể tăng cường sự tương tác và học tập từ xa, đồng thời giúp mở rộng cơ hội tiếp cận với những nguồn lực và công nghệ giáo dục chất lượng cao.

Đối với các tổ chức và các nhóm cộng đồng, họ có thể tận dụng hình thức và công nghệ này để tổ chức các sự kiện, các cuộc họp và cuộc hội thảo trực tuyến một cách dễ dàng và giúp tạo điều kiện để cho mọi người có thể tham gia mà không cần phải có mặt tại một không gian và địa điểm cố định.

Ngoài ra, đối với những hoạt động khác như y tế, phòng họp trực tuyến sẽ giúp hỗ trợ cho các nhân viên y tế có thể tổ chức các hoạt động tư vấn, chẩn đoán y tế từ xa. Việc sử dụng phòng họp trực tuyến còn rất hữu ích trong những lĩnh vực khác như chính trị và xã hội.

Với sự linh hoạt và tiện ích mà phòng họp trực tuyến mang lại, hình thức này đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong thời đại công nghệ số phát triển như ngày nay. Giúp cho mọi đối tượng có thể sử dụng và đạt được hiệu quả tối đa trong các hoạt động của họ khi sử dụng phòng họp trực tuyến.

Cách setup phòng họp trực tuyến đơn giản, hiệu quả nhất

Bước 1: Xác định số lượng điểm kết nối cho cuộc họp

Hiện nay các phần mềm họp trực tuyến có cung cấp cho người dùng nhiều mô hình kết nối khác nhau, bao gồm kết nối 2 điểm (site to site) và mô hình kết nối đa điểm (Multi Sites). Điều này giúp cho người dùng có thể tổ chức cuộc họp theo nhiều cách khác nhau, sao cho phù hợp với những nhu cầu sử dụng của mình.

Bước 2: Xác định chi phí để sử dụng phòng họp trực tuyến

Để setup một phòng họp trực tuyến, người dùng cần phải bỏ ra rất nhiều những khoản phí khác nhau. Những nhìn chung thì chi phí setup phòng họp trực tuyến được phụ thuộc vào những yếu tố sau đây:

• Số lượng điểm cầu kết nối.
• Dịch vụ họp trực tuyến.
• Các trang thiết bị cần đầu tư.

Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng phòng họp trực tuyến

Để xác định nhu cầu sử dụng để chọn được một dịch vụ họp trực tuyến phù hợp, người dùng cần đánh giá những yếu sau đây:

• Số người tham dự: Người dùng cần phải xác định được số lượng người tham dự trong cuộc họp. Đối với cá nhân, người dùng có thể đầu tư vào những trang thiết bị đơn giản hơn. Còn đối với những đối tượng người dùng là nhóm, người dùng cần phải đầu tư vào những trang thiết bị chuyên chuyên, phức tạp hơn.
• Địa điểm họp: Người dùng cần phải cần tra cẩn thận từng yếu tố xung quanh trong phòng họp của mình, bao gồm ánh sáng, âm thanh và những thiết bị liên quan khác nữa.

Bước 4: Lựa chọn các thiết bị phù hợp cho phòng họp trực tuyến

Khi đã xác định được những yếu tố quan trọng liên quan đến phòng họp trực tuyến, người dùng cần tiến hành lựa chọn và trang bị đầy đủ những yếu tố cần thiết đó để có thể đảm bảo các cuộc họp có thể diễn ra một cách hiệu quả và phù hợp với quy mô, ngân sách mà mình đã thiết lập.

Bước 5: Đưa vào thử nghiệm

Sau khi đã lựa chọn được một phần mềm và những trang thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng phòng họp của mình, người dùng cần phải tiến hành chạy thử nghiệm để xem phòng họp mà mình vừa setup đó có hoạt động đúng với kế hoạch của mình và tránh được những rủi ro liên quan, đồng thời có thể có được biện pháp thay thế nhanh chóng và kịp thời.

Thiết bị cần thiết trong việc phòng họp trực tuyến?

Để phòng họp trực tuyến của mình đạt được những kết quả cao nhất, người dùng cần phải đáp ứng được đầy đủ về những trang thiết bị liên quan. Dưới đây là những thiết bị cơ bản mà người dùng cần phải chuẩn bị trước khi thực hiện setup phòng họp trực tuyến của mình:

• Phần mềm họp trực tuyến. Bạn có thể tham khảo phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams, đây là một phần mềm có thể đáp ứng tốt cho những nhu cầu sử dụng của bạn, về cả thời lượng, số lượng người tham dự và chất lượng của cuộc họp trực tuyến.
• Camera, Microphone, loa
• Thiết bị lưu trữ
• Thiết bị điều khiển từ xa
• Bộ nguồn và dây cáp
• Đường truyền kết nối internet
• Màn hình hiển thị

Các lưu ý cần thiết khi setup phòng họp trực tuyến

Dưới đây là những điều mà người dùng cần phải lưu ý khi setup phòng họp để đạt được một hiệu quả cao nhất khi sử dụng phòng họp trực tuyến:

Về yếu tố nội thất

Trong phòng họp trực tuyến, người dùng cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ những thiết bị nội thất cơ bản như bàn, ghế, đèn, điện và cũng cần đảm bảo những thiết bị này đáp ứng được tốt những nhu cầu sử dụng của mình. Điều này giúp các cuộc họp của người dùng có thể diễn ra một cách mượt mà mà không bị gián đoạn hoặc xảy ra những vấn đề khác ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Hạn chế trang trí

Bên trong phòng họp người dùng cũng cần đảm bảo những thiết bị được thiết kế đơn giản và tránh trang trí quá nhiều, điều này giúp đảm bảo những người tham dự có thể tập trung cao độ vào nội dung của cuộc họp mà không bị phân tâm vào những yếu tố không cần thiết khác.

Lựa chọn tông màu phù hợp

Tông màu nền phù hợp sẽ giúp cho cuộc họp của bạn có thể diễn ra hiệu quả và không làm giảm đi khả năng ghi hình của cuộc họp. Nếu màu sắc quá chói mắt, sẽ làm ảnh hưởng đến mức độ chú ý của những người tham dự cuộc họp. Những tông màu phù hợp mà người dùng nên chọn để setup cho phòng họp của mình là những màu sắc trung tính như màu ghi, nâu, xám nhạt, be,…

Mức độ ánh sáng và âm thanh cho phòng họp

Mức độ ánh sáng tốt nhất, được khuyến nghị cho những phòng họp trực tuyến là mức độ nằm trong khoảng 500 LUX, ánh sáng khác. Ngoài ra, người dùng cần nên tránh setup đèn chiếu sáng chiếu trực tiếp vào camera để đảm bảo cho người tham dự cuộc họp không bị lóa mắt và giúp cho việc ghi hình được đảm bảo đạt được mức độ tốt nhất.

Đối với âm thanh, người dùng nên sử dụng những thiết bị phát, thu và truyền âm thanh chất lượng nhất và cũng nên setup phòng họp với mức độ cách âm cao nhất để tránh những tạp âm bên ngoài được truyền trong các cuộc họp trực tuyến của mình gây ra những khó khăn khi theo dõi cuộc họp của những người tham dự.

Các thiết bị đường truyền

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi người dùng setup phòng họp đó là những thiết bị đường truyền. Để các cuộc họp của mình có thể diễn ra một cách hiệu quả, người dùng cần phải trang bị những thiết bị truyền thanh và truyền hình chất lượng như màn hình, camera, Micro, máy chiếu, phần mềm họp trực tuyến và đường truyền mạng Internet.

Trong đó phần mềm họp trực tuyến là một yếu tố đặc biệt quan trọng, có tác động lớn đến chất lượng và hiệu quả của những cuộc họp trực tuyến sau này. Một trong những phần mềm họp trực tuyến hiệu quả và đáp ứng tốt cho những nhu cầu sử dụng của cả người dùng cá nhân và các doanh nghiệp đó là Microsoft Teams. Hãy cùng với chúng tôi tìm hiểu về những gói dịch vụ của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams ngay trong phần nội dung tiếp theo của bài viết này nhé.

Các gói dịch vụ của phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams

Nếu có nhu cầu sử dụng Microsoft Teams, bạn có thể liên hệ tư vấn và đăng ký ngay với MSO, chúng tôi hiện đang là một trong những đối tác cao cấp của Microsoft, được ủy quyền để cung cấp các dịch vụ Microsoft bản quyền, trong đó bao gồm Microsoft Teams tại thị trường Việt Nam. Đảm bảo cho bạn nhận về các gói dịch vụ Microsoft Teams uy tín và chất lượng nhất.

Bạn có thể tham khảo bảng giá các gói dịch vụ Microsoft Teams được cung cấp tại MSO ngay phía dưới đây:

Để đăng ký các gói dịch vụ Microsoft Teams bản quyền như trên tại MSO, bạn hãy truy cập vào đường dẫn dưới đây để được tư vấn lựa chọn gói phù hợp với quy mô tổ chức.