Gửi Email
Liên hệ Zalo
Đối thủ chính của Google Forms hiện nay là MS Form. Ứng dụng tạo biểu mẫu này được đánh giá là có giao diện gọn hơn, nhưng nó cũng có một số tính năng ẩn khó tìm. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu thêm và MS Form và một số cách dùng cơ bản của nó.
MS Form là gì?
Microsoft Form hay còn gọi là MS Form, ứng dụng này được thành lập năm 2016 giúp tạo các bài khảo sát online và được tích hợp sẵn trong Microsoft Office 365. Người dùng có thể tạo khảo sát và phiếu thăm dò tự động tiết kiệm cho doanh nghiệp rất nhiều thời gian và chi phí. Ngoài ra, MS Form có thêm các template giúp bạn tạo bảng khảo sát nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. Dữ liệu khi được tạo sẽ được chuyển qua Excel trong vài giây.
MS Form được đánh giá là công cụ thu thập dữ liệu rất tốt. Việc lấy tổng hợp dữ liệu của MS Form giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt nhất. Ứng dụng này đã và đang trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Google Form.
Điểm khác nhau giữa MS Form và Form Pro
Sự khác biệt chính giữa MS Form và Form Pro là Form Pro đi kèm với một số tính năng nâng cao hơn. Các MS Form của Microsoft là phiên bản thông thường có các tính năng bình thường giống như bất kỳ biểu mẫu nào khác. Trong khi Pro có một số tính năng độc đáo như chia sẻ biểu mẫu và cũng phân tích chúng.
Form Pro là phiên bản nâng cao của MS Form. Nó chủ yếu được sử dụng cho mục đích khảo sát và cũng được các trường học thực hiện các bài kiểm tra đố vui, v.v. Ngoài ra, Pro là một biểu mẫu chuyên nghiệp khi so sánh với các biểu mẫu cũ của Microsoft. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn qua bảng sau:
| Microsoft Forms | Microsoft Forms Pro | |
|---|---|---|
| Chi tiết | Một phần mềm ứng dụng khảo sát kỹ thuật số. | Một phần mềm ứng dụng khảo sát kỹ thuật số nâng cấp. |
| Nhà phát triển | Microsoft | Microsoft |
| Tính năng | Được sử dụng để thực hiện các cuộc khảo sát. | Nó có thêm các tính năng như chia sẻ và phân tích dữ liệu thu thập được. |
| Khác | Dữ liệu có thể được xuất sang Microsoft Excel. | Tạo các biểu mẫu chuyên nghiệp hiện được gọi là Microsoft Dynamics 365. |
Cách tạo một MS Form
MS Form được sử dụng online trên web, đồng nghĩa với việc người dùng không cần download.
Bước 1: Truy cập vào https://forms.office.com/
Bước 2: Click và chọn Sign in sau đó đăng nhập tài khoản của bạn để bắt đầu quá trình tạo một MS Form.
Bước 3: Chọn New Form ở góc trái màn hình.
Bước 4: Bấm chọn Questions, tại phần Untitled Form bạn nhập tên tiêu đề. Sau đó thêm câu hỏi và câu trả lời bằng cách chọn Add new.
Bước 5: Tiếp theo bạn nhập các thông tin về bảng khảo sát, bao gồm: câu hỏi, câu trả lời,… Nếu bạn muốn câu hỏi của mình có hai đáp án đúng trở lên bạn có thể chọn Multiple answers hoặc Required.
Đặc biệt hơn, nếu câu hỏi của bạn “What day”, “What month”… hệ thống sẽ gợi ý cho bạn các câu trả lời.
Bước 6: Mỗi câu hỏi sẽ có 4 biểu tượng phía cuối:
Copy question: Sao chép câu hỏi và đáp án.
Delete question: Xóa câu hỏi đó.
Move question up: Di chuyển câu hỏi lên trên.
Move question down: Di chuyển câu hỏi xuống dưới.
Những thao tác cơ bản MS Form
Cách phân nhánh MS Form
Trước khi bắt đầu quá trình branching, bạn nên đảm bảo rằng tất cả các câu hỏi của bạn đã được tạo. Khi bạn đã sẵn sàng để thêm phân nhánh, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Chuyển đến câu hỏi mà bạn muốn thêm phân nhánh. Chọn More settings for question và sau đó chọn Add branching.
Bước 2: Trên trang Branching options, hãy chọn drop-down list bên cạnh câu hỏi bạn muốn phân nhánh.
Bước 3: Chọn câu hỏi mà bạn muốn phân nhánh trên MS Form. Trong ví dụ này, nếu người trả lời Yes cho câu hỏi số 5, bạn sẽ hướng chuyển sang câu hỏi tiếp theo. Tuy nhiên, nếu người trả lời No cho câu hỏi số 5, họ sẽ được chuyển sang câu hỏi số 7 hoặc bỏ qua.
Bước 4: Để chèn các nhánh bổ sung vào khảo sát của bạn, hãy lặp lại bước 2 và 3. Khi bạn muốn một câu hỏi cụ thể được chỉ định làm câu cuối cùng trong khảo sát hãy chọn danh sách thả xuống bên cạnh câu hỏi đó, sau đó chọn End of the form.
Nếu bạn muốn đặt lại hoàn toàn biểu mẫu của mình và loại bỏ phân nhánh, hãy chọn More options , sau đó chọn Reset.
Tạo khảo sát ẩn danh
Các cuộc khảo sát ẩn danh thu thập thông tin mà không kết nối từng câu trả lời với bất kỳ thông tin nhận dạng nào về người trả lời. Các biểu mẫu này có thể hữu ích cho việc biểu quyết các vấn đề, cung cấp phản hồi và thu thập thông tin cho các mục đích khác.
Bước 1: Tạo một biểu mẫu mới và thêm câu hỏi
Bước 2: Di chuyển đến bảng Cài đặt.
Bước 3: Chọn Uncheck Record Name ghi bên dưới mục Who can fill out this form
Thêm câu hỏi tải lên upload file
Bước 1: Mở MS Form và mở bảng khảo sát bạn muốn thiết kế.
Bước 2: Thêm câu hỏi mới bằng cách chọn Add new
Bước 3: Chọn More question types > File upload.
Bước 4: Nhập văn bản bạn muốn hiển thị cho câu hỏi.
Bước 6: Chọn File number limit tại cửa sổ thả xuống để chọn số lượng tệp tối đa bạn sẽ cho phép tải lên câu hỏi.
Bước 7: Tiếp tục chọn Single file size limit ở danh sách thả xuống để chọn kích thước tệp tối đa (10MB, 100MB hoặc 1GB) mà bạn sẽ cho phép cho mỗi câu hỏi.
Bước 8: Kéo thả nút Required nếu bạn muốn yêu cầu trả lời câu hỏi này.
Bước 9: Chọn More settings for question để chọn một trong hai hoặc cả hai tùy chọn sau:
- Subtitle – Thêm phụ đề dưới câu hỏi của bạn.
- File type – Chọn loại tệp (Word, Excel, PPT, PDF, Hình ảnh, Video hoặc Âm thanh) mà bạn sẽ cho phép tải lên.
Tạo quiz cho MS Form
Bước 1: Chọn New Quiz
Bước 2: Nhập tên cho bài kiểm tra của bạn và mô tả các tùy chọn.
- Tiêu đề quiz có thể chứa tối đa 90 ký tự. Mô tả có thể có tối đa 1.000 ký tự.
- Để chèn phương tiện, hãy chọn biểu tượng Chèn.
- Bài kiểm tra sẽ được lưu tự động khi bạn tạo.
Tạo MS Form trên Microsoft Teams
Bước 1: Đi đến Microsoft Teams và truy cập vào phòng mà bạn muốn thêm cuộc bỏ phiếu. Click và chọn vào biểu tượng Forms.
Bước 2: Thêm các tùy chọn về câu hỏi và câu trả lời của bạn.
Bước 3: Nếu bạn muốn thêm nhiều câu trả lời, hãy bấm hoặc nhấn vào nút bật tắt bên cạnh để thêm Nhiều câu trả lời. Ngoài ra, chọn liệu bạn muốn Tự động chia sẻ kết quả sau khi bỏ phiếu và Ẩn danh các phản hồi.
Bước 4: Chọn Lưu
Lưu tệp đính kèm MS Form trên danh sách SharePoint
Có cách nào dễ dàng hơn để làm việc với MS Form? Khách hàng cho biết quá khó để lọc và làm việc với các câu trả lời trong danh sách. MS Form đã tạo một danh sách SharePoint với tất cả các cột và chèn thông tin của biểu mẫu vào SharePoint list với Power Automate.
Trên đây là một số kiến thức cơ bản về MS Form hy vọng sẽ giúp ích được bạn trong quá trình tìm hiểu về các ứng dụng của Microsoft. Nếu bạn có câu hỏi về bất kỳ ứng dụng nào của Microsoft hãy liên hệ với MSO qua hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc cho bạn.
