Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Email Outlook có thể đính kèm những tệp gì?
Trước khi tìm hiểu về cách đính kèm email trong Outlook (attach email in Outlook), người dùng cần biết được những dạng file hoặc tài liệu nào có thể được gửi kèm trong email Outlook, dung lượng tối đa của tệp dữ liệu đính kèm email Outlook là bao nhiêu và cách để đáp ứng giới hạn dung lượng này hiệu quả nhất có thể là như thế nào.
Trong email Outlook, người dùng có thể gửi đính kèm thư những file tài liệu thường xuyên được sử dụng trong doanh nghiệp, ví dụ như sau:
- Hình ảnh: Người dùng có thể gửi kèm hình ảnh dưới đa dạng các đuôi lưu trữ như PNG, JPG, JPEG… lưu ý hình ảnh nên gắn liền với nội dung thông điệp đang truyền tải.
- Video: Tập tin này cũng có thể sử dụng để gửi đính kèm với email Outlook, người dùng có thể tải trực tiếp từ thiết bị hoặc lấy link liên kết.
- File tài liệu: Bất cứ một file tài liệu nào cũng có thể gửi đính kèm qua Outlook như file Word, Excel, PowerPoint…
- Tệp: Chứa nhiều file tài liệu hoặc hình ảnh để chia sẻ đến người nhận.
Người dùng có thể sử dụng linh hoạt để đính kèm các dạng file hoặc tài liệu, tập tin đa phương tiện được chúng tôi gợi ý bên trên để ứng dụng vào cách đính kèm email trong Outlook. Và cũng hãy lưu ý rằng giới hạn dung lượng tối đa của file đính kèm trong email Outlook được Microsoft quy định là 20 MB.
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những bước hướng dẫn chi tiết để hỗ trợ người dùng thực hiện nhanh chóng và dễ dàng nhất.
Hướng dẫn 09+ cách đính kèm email trong Outlook
Có rất nhiều cách đính kèm email trong Outlook, chính vì vậy người dùng có thể sử dụng bất cứ hình thức nào phù hợp nhất cho quá trình làm việc. Dưới đây là 07 cách phổ biến nhất mà người dùng nên tham khảo:
Cách đính kèm email trong Outlook trên máy tính
Nếu file gửi trong email có sẵn trên máy tính, người dùng có thể tham khảo cách đính kèm email trong Outlook bằng cách gửi trực tiếp từ máy tính. Để thực hiện được, người dùng có thể tham khảo các bước thực hiện như sau:
– Bước 1: Bạn hãy mở ứng dụng email Microsoft Outlook trên thiết bị máy tính của mình, sau đó hãy nhấn chọn mục Tạo email mới rồi tiến hành nhập đầy đủ thông tin như địa chỉ người nhận, tiêu đề email, nội dung thư.
– Bước 2: Tiếp theo, để chèn tệp đính kèm vào email Outlook của bạn, bạn nhấn chọn thẻ Insert trên thanh công cụ, rồi sau đó bạn nhấn chọn mục Attach File để bắt đầu chọn file dữ liệu mà bạn muốn đính kèm email Outlook mới đó.
– Bước 3: Khi cửa sổ chọn file dữ liệu đính kèm email Outlook hiện ra, bạn hãy nhấn chọn mục Browse this PC (Tệp từ máy tính của bạn).
Sau đó chọn file dữ liệu mà bạn muốn đính kèm vào email ở phần Recent Items và nhấn chọn nút Mở để hoàn tất đính kèm tệp dữ liệu từ máy tính đó vào email Outlook của bạn.
Cách đính kèm email trong Outlook trên điện thoại
Bạn cũng có thể đính kèm email Outlook một cách linh hoạt ngay trên chiếc điện thoại di động của mình với những bước hướng dẫn cách đính kèm email trong Outlook trên điện thoại chi tiết của chung tôi ngay dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tìm và mở ứng dụng Microsoft Outlook trên chiếc điện thoại di động và đăng nhập vào tài khoản của mình.
– Bước 2: Tương tự như cách làm trên máy tính, bạn hãy nhấn vào nút Thư mới nằm ở phía dưới màn hình để bắt đầu quá trình tạo email mới
– Bước 3: Trong trình soạn thảo email mới của ứng dụng Microsoft Outlook trên điện thoại của mình, bạn hãy nhấn vào mục có biểu tượng đính kèm nằm trên thanh công cụ phía dưới để bắt đầu đính kèm email Outlook.
– Bước 4: Trong danh sách tùy chọn đính kèm email Outlook được mở ra bao gồm Chọn từ Tệp và Chọn từ Thư viện ảnh, bạn hãy chọn 1 tùy chọn rồi chọn tệp dữ liệu mà bạn muốn đính kèm vào email của mình.
Sau khi tệp dữ liệu đã được đính kèm email Outlook, bạn có thể tiếp tục soạn nội dung và thực hiện những tùy chọn khác mà mình muốn. Khi đã hoàn thành những nội dung của email, bạn có thể gửi email đến cho những người nhận mà bạn đã chọn.
Cách đính kèm email trong Outlook trên webmail Outlook.com
Một cách đính kèm email Outlook nhanh chóng và tiện lợi hơn nữa chính là bạn thực hiện trên webmail Outlook.com của dịch vụ Microsorft Outlook. Đối với cách attach email in Outlook này, bạn hãy thực hiện theo những bước như trong nội dung hướng dẫn dưới đây của chúng tôi:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở trình duyệt web trên thiết bị của bạn, bạn có thể mở trên điện thoại hay là trên máy tính đều được.
Sau đó, hãy truy cập vào trang web https://outlook.live.com/ để mở ứng dụng Outlook trên trình duyệt rồi đăng nhập vào tài khoản Outlook của mình.
– Bước 2: Tương tự như trên máy tính hay trên điện thoại, bạn hãy nhấn chọn mục Tạo thư mới ở góc bên trái phía trên đầu của màn hình.
– Bước 3: Trong giao diện soạn thảo email mới, bạn hãy nhấn chọn thẻ Chèn trên thanh công cụ ribbon rồi nhấn vào mục Đính kèm tệp để mở cửa sổ đính kèm email Outlook.
– Bước 4: Chọn một tùy chọn chèn tệp dữ liệu để chọn vị trí chứa tệp dữ liệu mà bạn muốn đính kèm vào email mới của bạn. Các tùy chọn này bao gồm Duyệt máy tính này, OneDrive và Tải lên và chia sẻ, hãy chọn một tùy chọn phù hợp.
– Bước 5: Sau đó, bạn hãy nhấn chọn tệp dữ liệu mà mình cần đính kèm trong email Outlook đang soạn thảo đó và nhấn nút Open để hoàn tất chèn tệp đính kèm email Outlook.
Sau khi đã hoàn thành đính kèm, trong giao diện soạn thảo email của bạn sẽ xuất hiện tệp dữ liệu đó như trong hình ảnh dưới đây:
Như vậy, chỉ với 5 bước như trong hướng dẫn phía trên của chúng tôi, bạn đã hoàn toàn có thể đính kèm email trong Outlook rồi đó.
Đính kèm tệp từ OneDrive
Ngoài cách đính kèm email trong Outlook với tệp có sẵn trên máy tính, người dùng có thể sử dụng tệp từ chính nền tảng lưu trữ đám mây của Microsoft là OneDrive. Khi đó, người dùng không cần phải tải file tài liệu về máy và có thể thao tác trực tiếp trên ứng dụng như sau:
– Bước 1: Mở email Outlook và soạn thảo nội dung, địa chỉ người nhận… đầy đủ.
– Bước 2: Click vào biểu tượng đính kèm sau đó chọn Duyệt các vị trí trên đám mây.
– Bước 3: Người dùng tiến hành chọn mục muốn chia sẻ sau đó click chọn Tiếp Theo. Tiếp đến click chuột hai lần để mở tệp.
– Bước 4: Click chọn vào mục Chia sẻ dưới dạng liên kết OneDrive. Tiếp đó người dùng chọn quyền để chỉnh sửa tệp để cấp quyền truy cập.
– Bước 5: Hoàn tất.
Đính kèm tệp từ tài khoản lưu trữ đám mây khác
Với những dạng tệp không nằm trên nền tảng đám mây OneDrive, người dùng có thể sử dụng một nền tảng đám mây khác. Khi đó, người dùng có thể tham khảo cách đính kèm email trong Outlook như sau:
– Bước 1: Chọn vào biểu tượng tệp đính kèm bên dưới nội dung email sau đó click chọn Duyệt các vị trí trên đám mây.
– Bước 2: Tiến hành chọn tài khoản mà người dùng muốn chia sẻ tệp từ đó bằng cách click chọn Thêm Tài khoản. Tiếp đến click chọn tệp mà người dùng muốn thêm, chọn Tiếp theo và mở file.
– Bước 3: Click chọn Chia sẻ dưới dạng liên kết để hoàn tất.
Dán liên kết từ OneDrive hoặc SharePoint
Nếu người dùng có sẵn link liên kết đến OneDrive và SharePoint có thể sử dụng luôn để dán liên kết này vào email. Cách đính kèm email trong Outlook với trường hợp này rất dễ dàng, người dùng có thể tham khảo các bước như sau:
– Bước 1: Sao chép địa chỉ liên kết mà người dùng muốn đính kèm trong email.
– Bước 2: Mở liên kết để kiểm tra, nếu không mở được thì người dùng cần phải được cấp quyền truy cập mới có thể xem và chia sẻ đến người nhận.
– Bước 3: Dán liên kết vào email để gửi đi.
Đính kèm tệp đề xuất
Một trong những cách đính kèm email trong Outlook mà người dùng không nên bỏ qua chính là sử dụng các tệp được đề xuất. Khi đó, người dùng chỉ cần chọn vào tệp được hệ thống đề xuất lựa chọn.
– Bước 1: Click chọn vào biểu tượng tệp đính kèm, khi đó danh sách các tệp đính kèm được đề xuất sẽ hiển thị.
– Bước 2: Chọn một hoặc nhiều tệp được đề xuất gửi cùng email Outlook.
– Bước 3: Tệp mà người dùng chọn sẽ được hiển thị kèm với nội dung khi được gửi đi.
– Bước 4: Hoàn tất.
Đính kèm một thư vào thư
Cách đính kèm email trong Outlook mà người dùng cũng có thể tham khảo chính là đính kèm một thư vào thư. Điều này đồng nghĩa với việc người dùng có thể gửi đính kèm với một thư khác vào email được gửi đi. Để thực hiện được, người dùng có thể tham khảo các bước như sau:
– Bước 1: Tạo một thư mới hoặc tiến hành chuyển tiếp email sẽ giúp cho nội dung thư được giữ nguyên.
– Bước 2: Sắp xếp cửa sổ để xem danh sách thư và thư mới đã tạo.
– Bước 3: Chỉ cần kéo thư mà người dùng muốn gửi đính kèm vào thư đang soạn thảo.
– Bước 4: Hoàn tất.
Đính kèm một thư mục
Cách đính kèm email trong Outlook cuối cùng mà chúng tôi muốn giới thiệu đến người dùng chính là gửi đính kèm thư mục. Người dùng không thể đính kèm bản sao của thư mục trong Outlook trên nền tảng Web nhưng có thể tự chia sẻ trên OneDrive.
– Bước 1: Trên thanh tác vụ, người dùng click chọn vào biểu tượng OneDrive và click chọn Xem trực tuyến.
– Bước 2: Trên thiết bị máy tính người dùng tiến hành mở file Explorer sau đó chọn thư mục mà người dùng muốn đính kèm.
– Bước 3: Tiến hành kéo thư mục dữ liệu trên máy tính của bạn vào dịch vụ OneDrive trong trình duyệt Web.
Sau đó người dùng tiến hành mở email Outlook để đi đến thư muốn gửi đính kèm.
– Bước 4: Click chọn vào biểu tượng Đính kèm tệp sau đó chọn tải lên từ OneDrive.
– Bước 5: Người dùng chọn thư mục vừa được tải lên OneDrive rồi nhấn chọn tùy chọn Đính kèm để gắn thư mục đó theo dạng đính kèm tệp vào trong thư đang soạn.
– Bước 6: Hoàn tất và gửi email.
Các trường hợp và lợi ích đính kèm email trong Outlook
Các trường hợp cần đính kèm email Outlook
Dưới đây là một số trường hợp mà người dùng nền sử dụng tính năng đính kèm khi gửi email trong Outlook:
Trường hợp 1: Khi cần gửi các tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo cáo hoặc các tài liệu tham khảo qua email, người dùng nên sử dụng tính năng đính kèm tệp trong email để có thể gửi được đầy đủ những tài liệu cần thiết cho người nhận.
Trường hợp 2: Khi muốn chia sẻ hình ảnh, video hoặc các tệp đa phương tiện khác, ngoài việc sử dụng OneDrive để chia sẻ ra thì người dùng có thể sử dụng email Outlook để gửi những dữ liệu này, điều này cũng sẽ giúp người dùng có thể viết thêm những nội dung liên quan đến dữ liệu cho người nhận.
Trường hợp 3: Khi cần gửi các tệp dữ liệu khác mà có dung lượng lớn và ở nhiều định dạng khác nhau, Microsoft Outlook có thể cung cấp cho người dùng khả năng gửi những tệp dữ liệu có dung lượng kích thước lớn mà những công cụ khác không thể hỗ trợ được.
Trường hợp 4: Khi cần chia sẻ các tài liệu liên quan đến dự án với đồng nghiệp hoặc đối tác, người dùng cũng nên sử dụng tính năng đính kèm tệp của Microsoft Outlook. Tính năng này cho phép người dùng có thể chia sẻ rất nhiều định dạng tệp khác nhau, từ đó giúp người dùng có thể tăng cường hiệu quả khi giao tiếp với đối tác và khách hàng của mình.
Xem thêm: 05 cách sắp xếp email trong Outlook đơn giản, dễ dàng nhất
Lợi ích nhận được khi đính kèm email trong Outlook
Việc sử dụng cách đính kèm email trong Outlook sẽ mang đến cho người dùng rất nhiều những lợi ích khác nhau, bao gồm:
– Giúp người dùng có thể gửi và nhận tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn bất kỳ phương thức chia sẻ dữ liệu nào khác.
– Microsoft Outlook được cung cấp với rất nhiều tính năng bảo mật khác nhau để giúp có thể bảo vệ các tệp đính kèm của người dùng tránh được khỏi các mối đe dọa mạng.
– Việc sử dụng tính năng đính kèm tệp cũng sẽ giúp người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ các tệp đính kèm trong email hơn.
– Outlook được thiết kế với sự tích hợp sâu sắc với những ứng dụng và dịch vụ của Microsoft, bao gồm OneDrive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập tệp đính kèm từ bất kỳ đâu, đồng thời cũng giúp quản lý hiệu quả hơn.
– Đồng thời với tính năng này, người dùng cũng có thể đảm bảo được tính chuyên nghiệp khi giao tiếp với những người khác qua email.
Một số điều cần lưu ý khi đính kèm email Outlook
Dưới đây là một số những điều mà bạn cần lưu ý khi thực hiện cách đính kèm email Outlook (attach email in Outlook):
- Kích thước tệp đính kèm: Hãy cân nhắc về kích thước dung lượng file đính kèm tối đa của outlook được cho phép để tránh tình trạng không gửi được email. Đặc biệt là khi bạn đính kèm nhiều tệp dữ liệu trong cùng một email, hãy kiểm tra kích thước tổng thể trước khi gửi email. Bạn có thể cân nhắc chia tệp ra nhiều email nếu muốn.
- Quyền riêng tư: Hãy kiểm tra và xem xét về nội dung của tệp đính kèm trước khi chèn và gửi email. Hãy chắc chắn rằng không có những dữ liệu nhạy cảm và hãy xóa hoặc ẩn dữ liệu đó trước khi gửi để tránh bị lộ thông tin không cần thiết.
- Khả năng tương thích: Hãy đảm bảo rằng những tệp dữ liệu đó là định dạng được hỗ trợ để chèn và gửi trong dịch vụ email Outlook và đảm bảo rằng người nhận có thể đọc được file dữ liệu đó mà không xảy ra bất cứ khó khăn gì.
- Mô tả rõ ràng cho tệp đính kèm: Trước khi gửi email có chứa tệp đính kèm, bạn hãy kiểm tra và thêm dòng mô tả ngắn gọn cho nội dung của tệp để đảm bảo rằng người nhận có thể hiểu được nội dung và mục đích của tệp, đồng thời có thể tránh tình trạng người nhận bỏ sót không đọc tệp.
Các câu hỏi liên quan đến đính kèm email outlook
Dung lượng tối đa của file đính kèm email Outlook là bao nhiêu?
Dung lượng tối đa của tệp đính kèm trong một email Outlook được Microsoft quy định có giới hạn là 20 MB. Nếu vượt qua giới hạn dung lượng này, những email gửi đi của người dùng có thể bị lỗi không đính kèm được tệp hoặc có thể không được gửi đi. Bạn có thể sử dụng cách chia tệp dữ liệu ra được gửi thành nhiều email.
Làm sao để gửi video hay dữ liệu có dung lượng lớn qua Outlook?
Để gửi email với các tệp đính kèm có dung lượng lớn như video hay file dữ liệu qua Outlook, người dùng có thể sử dụng những cách bao gồm như nén file dữ liệu, giảm kích thước của file dữ liệu hoặc gửi lên Google Drive để lấy link đính kèm vào email Outlook.
Cách tạo cuộc hẹn và đặt lời nhắc trong Outlook?
Để tạo cuộc hẹn và đặt lời nhắc trên Microsoft Outlook, bạn có thể sử dụng tính năng Lịch của dịch vụ email này.
Cách thay đổi kích thước ảnh khi gửi đính kèm trong Outlook?
Bạn có thể thay đổi kích thước ảnh ngay trong quá trình soạn thảo email trên Microsoft Outlook bằng cách sử dụng tính năng Resize large images when I send this message của dịch vụ này.
Lời kết
Với những nội dung được MSO chia sẻ phía trong bài viết trên đây, người dùng có thể tham khảo và thực hiện theo các cách đính kèm email trong Outlook để làm việc với dịch vụ Microsoft Outlook một cách linh hoạt và hiệu quả nhất. Lưu ý, những nội dung mà chúng tôi chia sẻ phía trên đều được thực hiện trong phiên bản dịch vụ Microsoft Outlook bản quyền, những phiên bản crack sẽ không thể thực hiện được.
Trong quá trình thực hiện nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ bất cứ câu hỏi nào hoặc có nhu cầu sử dụng Microsoft Outlook bản quyền, xin vui lòng liên hệ ngay đến chúng tôi thông qua những thông tin dưới đây:
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
