Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Tại sao cần tạo chữ ký trong Outlook 365
Email Outlook đang ngày càng được sử dụng phổ biến để phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau như liên hệ với khách hàng, đối tác, gửi tài liệu đến đồng nghiệp, giáo viên… Nếu như bạn để ý, mỗi khi nhận được email của các đơn vị lớn hay những người làm việc lâu năm trong một lĩnh vực nào đó, cuối mỗi email của họ đều xuất hiện một đoạn chữ ký ngắn gọn.
Vậy theo bạn, cách tạo chữ ký trong Outlook 365 sẽ mang đến lợi ích gì? Để trả lời cho câu hỏi này, bạn hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lý do tại sao bạn cần tạo chữ ký trong Outlook 365 ngay trong phần nội dung phía dưới đây của chúng tôi nhé:
-
- Tạo ấn tượng với người nhận: Việc sử dụng cách tạo chữ ký trong mail Outlook cũng sẽ giúp cho những email mà bạn gửi có chữ ký sẽ giống như một danh thiếp mà bạn để lại cho người nhận trong vô vàn các email từ những người gửi khác. Điều này sẽ giúp cho những email có chữ ký của bạn sẽ để lại dấu ấn khó phai trong lòng người đọc.
- Nhận biết thông tin dễ dàng: Tạo chữ ký trong Outlook sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như họ và tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ email và đơn vị công tác…Điều này, vô hình chung sẽ tạo thói quen cho người nhận liên hệ nhanh chóng khi cần.
- Xây dựng thương hiệu cá nhân & doanh nghiệp: Cách tạo chữ ký trong Outlook 365 cũng giúp bạn có thể tạo nên uy tín và thể hiện tính chuyên nghiệp giúp khách hàng tiến gần hơn đến với doanh nghiệp của bạn.
- Phương tiện tiếp cận dễ dàng: Chữ ký trong email Outlook thường có cấu tạo thường đi kèm với thông tin website, fanpage của doanh nghiệp, do đó với cách tạo chữ ký trong Outlook 365 sẽ giúp cho những người nhận email của bạn có thể dễ dàng truy cập và tìm hiểu thông tin nhanh chóng.
Với những lợi thế này, bạn đã sẵn sàng thay đổi và thực hiện cách tạo chữ ký trong Outlook 365 cho riêng mình chưa? Hãy tiếp tục cùng với MSO tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể sử dụng để tạo chữ ký theo đúng phong cách của riêng mình ngay trong phần nội dung tiếp theo nhé.
Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook 365 trên web, điện thoại và app
MSO sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký trong Outlook 365 với đa dạng các trình duyệt như web, App trên cả điện thoại và máy tính. Để thực hiện thành công, MSO khuyên bạn nên đăng ký sẵn một tài khoản Microsoft 365 trước đó để có thể dễ dàng đăng nhập và tiến hành tạo chữ ký dễ dàng.
Sau khi đã có được cho mình một chiếc tài khoản Microsoft Outlook bản quyền rồi thì bạn hãy thực hiện theo những cách dưới đây để có thể tạo chữ ký trong mail Outlook nhé:
Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook trên trình duyệt Web
Cách đầu tiên mà bạn có thể sử dụng để tạo chữ ký trong mail Outlook đó chính là tạo ngay trên trình duyệt web. Để có thể tạo chữ ký đơn giản trong Outlook Web, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo 05 bước được MSO chuẩn bị dưới đây:
– Bước 1: Truy cập theo địa chỉ: https://outlook.office365.com/mail/
– Bước 2: Chọn Cài Đặt >> sau đó click Xem tất cả cài đặt Outlook
– Bước 3: Màn hình chuyển sang giao diện mới click chọn Thư >> sau đó chọn Thảo và trả lời
– Bước 4: Click chọn Chữ ký mới >> sau đó điền tạo chữ ký trong Outlook như bạn mong muốn
– Bước 5: Chọn Lưu để hoàn tất tạo chữ ký trong Outlook trên web
Những bạn dùng máy Macbook để tạo chữ ký trên Outlook cũng được thực hiện tương tự như vậy. Với 05 bước đơn giản được MSO hướng dẫn phía trên, bạn đã có thể dễ dàng tạo chữ ký trong mail Outlook cho riêng mình.
Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook App trên máy tính
Ngoài cách tạo chữ ký trong Outlook trên trình duyệt Web, bạn cũng có thể tự mình tạo chữ ký trên chính App đã tải về của máy tính với các bước sau đây:
– Bước 1: Tiến hành mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn
Các bạn có thể tải app Outlook về máy tính và đăng nhập bằng tài khoản đã được đăng ký bản quyền của Microsoft 365. Trong trường hợp chưa có tài khoản, bạn có thể liên hệ với MSO – 024.9999.7777, với các khách hàng đăng ký Microsoft 365, sẽ được tặng kèm chữ ký email tương ứng với số lượng người dùng.
– Bước 2: Click chọn Tin nhắn mới >> click chọn Chèn >> chọn Tạo chữ ký
– Bước 3: Nhập toàn bộ thông tin chữ ký mà bạn muốn tạo
– Bước 4: Click chọn OK
Chỉ với 04 bước đơn giản, bạn đã tạo chữ ký trong Outlook 365 thành công trên máy tính. Giờ đây, mọi tin nhắn mà bạn gửi cho khách hàng hoặc đối tác đều được kèm theo chữ ký này.
Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook trên điện thoại di động
Một cách nữa mà bạn có thể sử dụng để tạo chữ ký trong mail outlook để là tạo ngay trên ứng dụng Microsoft Outlook đã được cài đặt trên điện thoại di động của mình. Để thực hiện cách tạo chữ ký trong Outlook 365 này, bạn hãy thực hiện như sau:
– Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên ứng dụng Outlook của điện thoại
Với điện thoại sử dụng hệ điều hành iOS sẽ tải tại App Store và với điện thoại hệ điều hành Android sẽ tải ứng dụng qua CH Play
– Bước 2: Vào phần Cài đặt >> click chọn Chữ ký
– Bước 3: Điền thông tin chữ ký mà bạn mong muốn
– Bước 4: Hoàn tất tạo chữ ký trong Outlook
Bằng cách đăng nhập nhanh chóng trên ứng dụng của Outlook trên điện thoại, bạn đã có thể dễ dàng tạo chữ ký trong Outlook Office 365. Bằng cách này, bạn có thể quản lý mọi thông tin email của mình qua chính chiếc điện thoại thông minh mà không cần dùng đến máy tính.
Bằng cách đăng nhập nhanh chóng trên ứng dụng của Outlook trên điện thoại, bạn đã có thể dễ dàng tạo chữ ký trong Outlook Office 365. Bằng cách này, bạn có thể quản lý mọi thông tin email của mình qua chính chiếc điện thoại thông minh mà không cần dùng đến máy tính.
Phía trên đây là những hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về các cách tạo chữ ký trong mail Outlook mà bạn có thể sử dụng. Hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết được những thông tin chuyên sâu hơn về cách tạo chữ ký trong Outlook 365 nhé.
Hướng dẫn cách thêm logo và hình ảnh vào chữ ký
Bằng việc thêm logo và hình ảnh vào trong chữ ký mà bạn tạo cho tài khoản Microsoft Outlook của mình sẽ giúp cho những email mà bạn gửi đến cho những người dùng khác có sức thu hút, hấp dẫn và tạo được ấn tượng sâu sắc hơn cho những người đọc được email. Để có thể thêm logo và hình ảnh vào chữ ký email của mình, thì khi thực hiện cách tạo chữ ký trong mail Outlook bạn hãy làm theo những bước dưới đây:
– Bước 1: Trong giao diện màn hình chính của Microsoft Outlook, bạn hãy nhấn vào biểu tượng cài đặt ở góc trên cùng bên tay phải màn hình để mở cửa sổ cài đặt tài khoản.
– Bước 2: Tại cửa sổ thiết đặt, bạn hãy nhấn vào mục Tài khoản, sau đó nhấn vào mục Chữ ký. Trong cửa sổ chữ ký của mục Thiết đặt, bạn hãy nhấn vào thêm chữ ký mới và tạo chữ ký hoặc chọn chỉnh sửa theo nhu cầu của bạn.
Ở ngay tại hộp thoại chỉnh sửa chữ ký, bạn hãy nhấp chuột vào khu vực mà bạn muốn thêm logo hoặc hình ảnh rồi nhấn vào biểu tượng thêm Hình ảnh như trong hình ảnh dưới đây của chúng tôi.
– Bước 3: Ở trong cửa sổ thêm hình ảnh, bạn hãy nhấp chọn một hình ảnh mà mình muốn thêm vào chữ ký rồi nhấn vào nút Mở.
– Bước 4: Sau khi logo hay hình ảnh mà bạn muốn thêm đã được chèn vào chữ ký, bạn hãy nhấn nút Lưu để lưu chữ ký.
– Bước 5: Bạn hãy kiểm tra xem logo đã được thêm vào chữ ký chưa bằng cách mở cửa sổ soạn Email mới và chọn chữ ký đã thêm logo.
Cách này cũng sẽ giúp cho những email mà bạn soạn trong những lần tiếp tới sẽ được tự động chèn chữ ký mà bạn đã chọn vào cuối thư của bạn.
Vậy là bạn đã hoàn thành cách tạo chữ ký trong mail Outlook trên máy tính của mình rồi đó. Hãy tiếp tục theo dõi nội dung trong mục tiếp theo để biết được cách thay đổi chữ ký email tự động nhé.
Hướng dẫn cách thay đổi chữ ký email tự động
Bạn có thể thực hiện thay đổi chữ ký của mình trong email Outlook vào bất cứ khi nào mà bạn muốn chỉ bằng những bước đơn giản như sau:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Outlook của mình. Ngay tại giao diện màn hình chính của ứng dụng, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên phải phía trên cùng của màn hình để mở cửa sổ Cài đặt tài khoản Outlook.
– Bước 2: Khi cửa sổ Cài đặt tài khoản Outlook được hiện ra, bạn hãy nhấn vào mục Tài khoản rồi nhấn vào mục Chữ ký.
– Bước 3: Trong phần chữ ký mà bạn đã tạo cho tài khoản Outlook của mình, bạn hãy nhấn chuột vào hộp thoại chữ ký và thực hiện các bước chỉnh sửa chữ ký mail Outlook theo mong muốn của mình.
Sau khi chỉnh sửa xong, bạn hãy nhấn nút Lưu để lưu lại những thay đổi về chữ ký của mình trong Outlook.
Như vậy, chỉ với 3 bước đơn giản như trong hướng dẫn của chúng tôi phía trên, bạn đã hoàn toàn có thể thay đổi những thông tin trong chữ ký cho tài khoản Outlook của mình rồi đó. hãy tiếp tục theo dõi bài viết này của chúng tôi để biết được cách thức để xóa chữ ký trong tài khoản Outlook của mình nhé.
Hướng dẫn cách xóa chữ ký trong Outlook
Để xóa chữ ký trong mail Outlook của mình, bạn hãy thực hiện theo những bước mà chúng tôi hướng dẫn dưới đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Outlook của mình. Ngay tại giao diện màn hình chính của ứng dụng, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên phải phía trên cùng của màn hình để mở cửa sổ thiết đặt tài khoản Outlook của bạn.
– Bước 2: Khi cửa sổ Cài đặt tài khoản Outlook được hiện ra, bạn hãy nhấn vào mục Tài khoản rồi nhấn vào mục Chữ ký.
– Bước 3: Trong phần chữ ký mà bạn đã tạo cho tài khoản Outlook của mình, bạn hãy nhấn chuột vào chữ ký mà bạn muốn xóa khỏi tài khoản Microsoft Outlook của mình.
– Bước 4: Sau khi đã chọn chữ ký, bạn hãy nhấn chọn vào nút Xóa ngay cạnh tên chữ ký đó để xóa khỏi mail Outlook của bạn.
Như vậy chỉ với bốn bước như hướng dẫn phía trên của chúng tôi là bạn đã có thể thực hiện thành công cách xóa chữ ký trong mail outlook mà mình muốn rồi đó.
Hướng dẫn cách thêm chữ ký mặc định trong Outlook
Bạn có thể thiết lập chữ ký của bạn xuất hiện trong thư mới hoặc thư chuyển tiếp trong Microsoft Outlook một cách rất đơn giản như những bước sau đây:
– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy đăng nhập vào tài khoản Outlook của mình. Ngay tại giao diện màn hình chính của ứng dụng, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc bên phải phía trên cùng của màn hình để mở cửa sổ thiết đặt tài khoản Outlook của bạn.
– Bước 2: Khi cửa sổ Cài đặt tài khoản Outlook được hiện ra, bạn hãy nhấn vào mục Tài khoản rồi nhấn vào mục Chữ ký.
– Bước 3: Khi cửa sổ chữ ký hiện ra, bạn có thể thiết lập thêm chữ ký trong email Outlook của mình như sau:
- Nếu muốn thêm chữ ký vào các email khi bạn soạn thư mới, bạn hãy nhấn chọn chữ ký mà bạn muốn thêm trong mục Dành cho thư mới.
- Nếu muốn thêm chữ ký vào các email khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp thư, bạn hãy nhấn chọn chữ ký mà bạn muốn thêm trong mục Để trả lời/chuyển tiếp.
- Sau đó, bạn hãy nhấn nút Lưu để lưu lại những thiết đặt đó.
Gợi ý các mẫu chữ ký email phổ biến nhất hiện nay
Một chữ ký email cá nhân đẹp và chuẩn chỉnh sẽ bao gồm có những thông tin cơ bản như sau:
- Họ và tên
- Chuyên môn
- Số điện thoại liên hệ
- Địa chỉ Email
- Địa chỉ thường trú
- Các kênh liên hệ khác như: Facebook, Linkedin, Twitter,…
Ví dụ như các mẫu trong những hình ảnh dưới đây:
Mẫu 1:
Mẫu 2:
Mẫu 3:
Mẫu 4:
Một chữ ký email công ty đẹp và chuẩn chỉnh sẽ bao gồm có những thông tin cơ bản như sau:
- Tên
- Vị trí công việc
- Tên công ty
- Số điện thoại liên hệ
- Email liên hệ
- Website công ty
- Địa chỉ công ty
Các câu hỏi thường gặp về tạo chữ ký trong Outlook
Số lượng giới hạn để tạo chữ ký trong Outlook là bao nhiêu?
Với các email của dịch vụ Microsoft Outlook, người dùng có thể tạo được rất nhiều chữ ký email. Thông thường, giới hạn để người dùng có thể tạo chữ ký trong mail Outlook thường là không giới hạn.
Làm thế nào để chèn liên kết vào chữ ký Outlook?
Để có thể chèn liên kết vào chữ ký Outlook, bạn hãy chọn chuỗi ký tự trong chữ ký mà bạn muốn chèn liên kết rồi nhấn vào tùy chọn chèn liên kết rồi nhập đường liên kết và nhấn nút Enter để lưu lại thay đổi đó.
Có định dạng in đậm, in nghiêng chữ ký Outlook được không?
Với chữ ký email của dịch vụ email Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng được rất nhiều định dạng khác nhau, bao gồm cả định dạng in đậm, in nghiêng, tô màu và nhiều định dạng cơ bản khác nữa cho các ký tự trong chữ ký của mình.
Lời kết
Khi bạn đã tạo chữ kỹ trong Outlook thành công, sự uy tín và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp sẽ ngày càng nâng cao đối với khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, để thể hiện sự khác biệt, MSO gợi ý cho bạn nên tạo các mẫu chữ ký theo quy chuẩn, đầy đủ thông tin cần thiết và thiết kế đơn giản nhất có thể.
Các cách tạo chữ ký trong mail Outlook 365 chỉ được áp dụng với những tài khoản Microsoft Outlook được đăng ký bản quyền. Đối với những loại tài khoản email Outlook khác, sẽ không được áp dụng những tính năng này. Nếu trong trường hợp bạn chưa thể tạo được chữ ký, vui lòng liên hệ trực tiếp với MSO theo số điện thoại hoặc các thông tin liên hệ sau đây của chúng tôi để được hỗ trợ đăng ký tài khoản để tiếp tục tạo chữ ký theo yêu cầu.
———————————————————
Fanpage: MSO.vn – Microsoft 365 Việt Nam
Hotline: 024.9999.7777
