Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Mẫu email chuẩn bao gồm những gì?
Trước khi bắt tay vào tìm hiểu về cách viết email sao cho chuyên nghiệp và phù hợp nhất, người dùng cần nắm rõ được những thành phần cơ bản mà một mẫu email chuẩn cần có. Dưới đây là một cấu trúc đơn giản nhất mà người dùng có thể tham khảo để ứng dụng trong cách viết email bằng Tiếng Anh, Tiếng Việt hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào khác:
- Tiêu đề email
- Địa chỉ email của người nhận
- Lời chào đầu tiên trong nội dung của email
- Nội dung chính của email bao gồm cả phần mở đầu, phần thân và phần kết
- Bổ sung thêm hình ảnh, liên kết và file đính kèm
- Chèn chữ ký cùng với thông tin liên hệ
Như vậy, một email thông thường sẽ bao gồm đầy đủ những thành phần cơ bản được chúng tôi gợi ý như trên. Do đó, người dùng cần lưu ý để tránh thiếu sót nội dung trong quá trình thực hiện về cách viết email. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những cách mà người dùng có thể ứng dụng để tạo nên một email chuyên nghiệp nhất.
Hướng dẫn người dùng cách viết email chuyên nghiệp nhất
Nếu người dùng đang không biết tiến hành cách viết email Tiếng Việt hay gửi CV bằng Tiếng Anh như thế nào thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn chi tiết được chúng tôi gợi ý bên dưới đây:
- Đặt tiêu đề: Là nội dung chính của email cần được đặt sao cho thu hút nhất, người dùng tuyệt đối không bỏ trống tiêu đề hoặc sử dụng từ ngữ không rõ ràng. Lưu ý, người dùng có thể sử dụng chữ Tiếng Việt không dấu hoặc Tiếng Anh để không bị lỗi phông chữ.
- Gửi lời chào: Tùy thuộc vào đối tượng người nhận mà người dùng có thể gửi lời chào khác nhau tới bạn bè, đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác.
- Soạn thảo nội dung: Nếu người dùng là người khởi đầu cho chuỗi email thì cần triển khai nội dung dựa trên mục đích, tính chất công việc và triển khai sao cho hợp lý nhất. Phần mở đầu thư – trình bày rõ ràng, cụ thể về nội dung sơ bộ, phần thân – đề cập đến vấn đề cụ thể, giải pháp, cách giải quyết, phương án và nhận định, phần kết – đề cập đến yêu cầu phản hồi, đóng góp từ phía người nhận.
- Chèn hình ảnh và tệp đính kèm: Thành phần này sẽ được gắn ở cuối email để làm rõ hơn về những nội dung mà người gửi đề cập đến. Người dùng cần kiểm tra kỹ càng mục này trước khi gửi để hạn chế tình trạng sai sót.
- Tạo chữ ký: Mục chữ ký sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như họ và tên, số điện thoại, địa chỉ liên lạc, chức vụ…
Khi nắm rõ được những điểm quan trọng được chúng tôi gợi ý bên trên, người dùng có thể dễ dàng biết cách viết email thế nào cho đúng và phù hợp nhất. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm một vài những lưu ý quan trọng mà người dùng cần lưu lại để sử dụng trong quá trình soạn thảo email.
06 lưu ý khi tham khảo cách viết email
Rất nhiều người dùng hiện nay gặp phải các sai lầm thường gặp khi tiến hành thực hiện cách viết email. Do đó, chúng tôi đã tổng hợp toàn bộ những thông tin này để lưu ý tới người dùng trước khi tiến hành viết email:
- Suy nghĩ kỹ càng trước khi viết: Người dùng đừng quá vội vàng trong việc soạn thảo email vì rất dễ bị sai chủ đề, gặp các lỗi cơ bản và không đúng trọng tâm. Do đó, người dùng hãy dành thời gian khoảng 2 – 3 phút để suy nghĩ trước khi tiến hành viết để đảm bảo đầy đủ các mục liên quan đến lý do gửi email, mục đích, kết quả nhận được và chúng có thực sự cần thiết hay không.
- Nội dung email đơn giản: Khi thực hiện cách viết email đừng trình bày quá dài dòng, lan man vì sẽ khiến cho người nhận khó nắm bắt vấn đề và mất rất nhiều thời gian.
- Dùng dòng Subject: Ứng dụng để đặt tiêu đề tránh bị coi là thư rác đồng thời giúp email nổi bật và thu hút người nhận nhanh chóng.
- Lên cấu trúc cho email: Email cần được thiết lập cấu trúc trước đó để đảm bảo người gửi không bỏ lỡ bất cứ nội dung quan trọng nào.
- Trách sử dụng từ ngữ khó hiểu: Hạn chế sử dụng ngôn ngữ địa phương, từ ngữ viết tắt khiến người nhận dễ hiểu nhầm, khó hiểu và không truyền tải được hết nội dung mong muốn.
- Kiểm tra trước khi gửi: Lưu ý cuối cùng khi tham khảo cách viết email chính là kiểm tra kỹ càng trước khi gửi, đừng để khách hàng hoặc đối tác đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và chỉn chu khi làm việc trên email.
Với những lưu ý trên đây, nếu người dùng đã nắm rõ được những điểm quan trọng này thì hoàn toàn có thể ứng dụng để tạo nên những email chuyên nghiệp nhất với cách viết email được chúng tôi gợi ý. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm về các mẫu thư điện tử ứng dụng cách viết email Tiếng Anh và Tiếng Việt trong từng trường hợp cụ thể bên dưới đây.
Ứng dụng 07+ cách viết email trong doanh nghiệp
Hiện nay, số lượng người dùng tìm kiếm từ khóa cách viết email gửi CV, nộp CV, email cảm ơn, mời hợp tác, thư nhận việc… chiếm số lượng lớn. Chính vì vậy, người dùng có thể tham khảo ngay gợi ý bên dưới của chúng tôi để có thể tạo nên những email có nội dung phù hợp và chuyên nghiệp nhất.
Cách viết email xin việc/ứng tuyển
Khi người dùng muốn ứng tuyển một vị trí nào đó trong email doanh nghiệp thì cần phải biết cách viết email nộp CV xin việc bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt, Tiếng Nhật. Với email này, người dùng cần lưu ý sử dụng ngôn ngữ trang trọng, ngắn gọn về mặt nội dung để đi thẳng vào vấn đề. Đặc biệt đừng quên gửi đính kèm CV để giới thiệu về thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc. Ngoài ra, những thành quả mà người dùng đạt được trở về trước nếu được gửi kèm CV thì tỉ lệ thành công sẽ cao hơn so với những ứng viên khác.
Sau khi gửi email xin việc, nhà tuyển dụng sẽ xem xét và phản hồi người gửi sớm nhất có thể và sẽ gửi email phỏng vấn. Khi đó, người dùng cần biết cách viết email xác nhận phỏng vấn hoặc từ chối phỏng vấn sao cho phù hợp nhất.
Cách viết email phản hồi
Khi nhận được email từ những người gửi quan trọng, người nhận cần nhanh chóng suy nghĩ và tìm cách viết email phản hồi bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt theo đúng ngôn ngữ mà người gửi đã gửi. Với dạng email này, người dùng cần tập trung luôn vào vấn đề chính, giải quyết yêu cầu, thắc mắc, đưa ra biện pháp để trao đổi với người gửi. Người dùng cũng có thể sử dụng nguyên nội dung, gửi đính kèm hình ảnh hoặc tệp có liên quan.
Cách viết email cảm ơn
Để kết thúc một chuỗi email trao đổi, người dùng cần biết cách viết email cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân đối với người nhận. Lưu ý, email này chỉ cần chứa nội dung đơn giản, không cần quá dài dòng, lan man và thể hiện sự trân thành đối với người nhận.
Cách viết email xin thực tập
Nếu người dùng là sinh viên đang chuẩn bị bước vào kỳ thực tập sẽ cần biết đến cách viết email xin thực tập để gửi đến các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Hình thức triển khai của dạng email này cũng tương tự như email gửi CV xin việc. Chính vì vậy, để gia tăng khả năng ứng tuyển người dùng nên gửi kèm bản CV về hoạt động cá nhân tại trường để tăng khả năng được nhận
Cách viết email để từ chối nhận việc
Nếu là nhà tuyển dụng, khi ứng viên đã đạt được những tiêu chí mà doanh nghiệp cần thì bắt buộc phải biết cách viết email nhận việc gửi đến ứng viên. Khi ứng viên nhận được email này có thể chấp nhận hoặc gửi lại email từ chối nhận việc. Để biết cách viết email từ chối nhận việc như thế nào, người dùng có thể tham khảo hình ảnh bên dưới.
Cách viết email Marketing
Bên cạnh việc tìm hiểu về các email với nội dung xoay quanh vấn đề việc làm tại doanh nghiệp, một số người dùng cũng có thể tham khảo thêm cách viết email Marketing để gửi đến ứng dụng trong hoạt động bán hàng, quảng bá và phát triển sản phẩm. Đối tượng nhận email này chính là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp, chính vì vậy nội dung cần hướng đến là các chương trình ưu đãi, giảm giá, quà tặng, dùng thử sản phẩm…
Cách viết email mời hợp tác
Nếu người dùng đang tìm hiểu về cách viết email thư mời hợp tác thì có thể tham khảo gợi ý của chúng tôi. Vì nhóm người nhận là đối tác của doanh nghiệp nên người dùng phải hết sức quan tâm đến yếu tố chuyên nghiệp và rõ ràng. Khi đó, email này sẽ chứa nội dung quan trọng nhất, những yêu cầu và kết quả đạt được sau đó mới dẫn đến khả năng ký kết hợp đồng trong tương lai.
Bên cạnh những cách viết email được chúng tôi gợi ý bên trên, người dùng có thể tham khảo thêm về cách viết email báo giá, ký kết hợp đồng, thỏa thuận giao dịch, xác nhận đầu tư… Nhìn chung các mẫu email này đều có một cấu trúc cơ bản và người dùng có thể dễ dàng thao tác thực hiện bất cứ lúc nào. Ngoài ra, các doanh nghiệp hiện nay có thể tham khảo sử dụng dịch vụ email chuyên nghiệp của Microsoft là Outlook để gửi thư nhanh chóng hơn bao giờ hết. Để đăng ký tài khoản, người dùng chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Lời kết
Trên đây là những chia sẻ của MSO để người dùng biết thêm về cách viết email sao cho chuyên nghiệp nhất. Nếu người dùng muốn sử dụng dịch vụ email của Microsoft để làm việc tại doanh nghiệp thì đừng ngần ngại liên hệ ngay đến chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777.
