Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Microsoft Outlook online là gì?
Outlook online được biết đến là một trong những ứng dụng được Microsoft phát hành để hỗ trợ gửi nhận thư điện tử nhanh chóng và chính xác. Để sử dụng phần mềm này, người dùng cần có tài khoản đăng ký bản quyền, thiết bị sử dụng như điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop có kết nối internet.
Phần mềm này bao gồm đầy đủ các tính năng quan trọng như gửi nhận, lên lịch hoặc thu hồi email, sắp xếp lịch họp nhanh chóng, lọc thư rác, kết nối đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft 365 như Office, OneDrive, Microsoft Teams…Ngoài ra, với dung lượng lưu trữ thư khổng lồ, kết hợp cùng tính năng bảo mật nâng cao doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng phần mềm này trao đổi thông tin với khách hàng hoặc đối tác.
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về điểm giống và khác nhau giữa phần mềm Outlook online và offline cùng những tính năng nổi bật mà phần mềm này đang sở hữu.
So sánh Outlook online và ứng dụng trên máy tính
Nhìn chung, phần mềm Outlook online và offline đều có những điểm giống nhau tương tự về các tính năng và có đôi chút khác biệt về giao diện sử dụng. Tuy nhiên, để có thể so sánh chính xác nhất hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông nội dung dưới đây:
*Điểm giống:
- Khả dụng trên hầu hết các thiết bị sử dụng hệ điều hành Windows, iOS, Android, MacOS
- Có sẵn để mua trong gói Office 365 hoặc các gói dịch vụ dành cho đối tượng doanh nghiệp như Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium. Tuy nhiên, với một vài gói dịch vụ sẽ chỉ cung cấp Outlook trên nền tảng online và không kèm theo phiên bản sử dụng ứng dụng trên máy tính.
- Đầy đủ các tính năng gửi thư, đánh dấu các email quan trọng, hạn chế thư rác, dễ dàng tìm kiếm và tra cứu dữ liệu.
- Kết nối đồng bộ với nhiều ứng dụng khác của Microsoft 365 chỉ với một lần đăng nhập duy nhất.
*Điểm khác:
- Phải có kết nối internet mới có thể mở phần mềm Outlook online trên web để sử dụng, còn với phiên bản đã tải về máy tính hoặc điện thoại vẫn có thể xem lịch và truy cập vào hộp thư mà không cần kết nối mạng. Tuy nhiên, cả hai phiên bản này đều cần có kết nối internet mới có thể gửi thư hoặc xem các thứ mới nhất.
- Giao diện Outlook online có phần khó sử dụng hơn và không đầy đủ các tính năng như bản app tải về máy. Nhìn chung, người dùng vẫn có thể dễ dàng sử dụng mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Cả hai phiên bản của Microsoft Outlook đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Chính vì vậy, người dùng có thể sử dụng luân phiên cả hai phiên bản này để hỗ trợ công việc tốt nhất.
07 ưu điểm nổi bật của Outlook online 365
Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu điểm nổi bật của phần mềm Outlook online để có thể dễ dàng sử dụng và có trải nghiệm tốt nhất.
Kết nối email tới nhiều nhà cung cấp khác
Chỉ với một tài khoản đăng nhập Outlook online, người dùng có thể nhận email từ nhiều nhà cung cấp khác nhau như Gmail, Yahoo… hoặc các dạng dịch vụ thuộc giao thức bưu điện (POP). Ngoài ra, người dùng có thể liên kết cùng lúc với nhiều tài khoản khác nhau giúp hỗ trợ đồng bộ liên tục.
Với tính năng này, người dùng có thể kết nối và làm việc linh hoạt mà không bị ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những điểm mạnh của phần mềm này vì khi làm việc hay trao đổi với người nhận sử dụng email Outlook tương tự sẽ có thêm nhiều tính năng đặc biệt hơn cả.
Sắp xếp email tùy chỉnh
Một hộp thư lưu trữ lộn xộn sẽ khiến người dùng cảm thấy khó chịu và bực mình, do đó khi sử dụng email Outlook online việc sắp xếp thư đến và đi giờ đây không còn là vấn đề. Với tính năng này, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn các email ưu tiên theo dung lượng lưu trữ, thời gian gửi và nhận. Do đó, người dùng sẽ tìm kiếm email một cách nhanh chóng mà không mất quá nhiều thời gian.
Hỗ trợ gửi thư với tệp dung lượng lớn
Nếu trước đây, khi gửi email chứa tệp đính kèm có dung lượng lớn chắc chắn sẽ không thể gửi được hoặc người nhận có thể sẽ không xem được. Tuy nhiên, với email Outlook online ứng dụng này đã được tích hợp cùng với kho lưu trữ dung lượng đám mây OneDrive.
Khi đó, với tệp tài liệu có dung lượng lớn người dùng chỉ cần tải lên OneDrive sau đó sao chép link tài liệu và gửi kèm trong email. Bằng cách này, người dùng có thể tiết kiệm được khá nhiều dung lượng lưu trữ và không làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện công việc.
Dễ dàng lên lịch trình mong muốn
Ngoài tính năng gửi thư điện tử, Outlook online còn hỗ trợ người dùng quản lý thời gian và kế hoạch làm việc trong ngày, trong tháng, trong quy thông qua tính năng lên lịch biểu dễ dàng. Qua đó, người dùng có thể dễ dàng quan sát và nắm bắt nhanh chóng các buổi lịch hẹn, công việc cần thực hiện để sắp xếp thời gian khoa học nhất hạn chế tối đa khả năng bỏ lỡ bất cứ việc quan trọng nào. Ngoài ra, ứng dụng này còn có tính năng thông báo đến trên thiết bị để người dùng có thể dễ dàng theo dõi.
Tốc độ truy cập nhanh, kho lưu trữ lớn
Với mỗi tài khoản đăng ký bản quyền, người dùng sẽ nhận được 50GB dung lượng lưu trữ trong hộp thư. Do đó, người dùng có thể thoải mái gửi nhận thư mà không bị hạn chế. Ngoài ra, với tốc độ truy cập nhanh thời gian thực hiện sẽ diễn ra nhanh hơn. Bằng cách này, khi sử dụng email Outlook online để phản hồi thông tin khách hàng, gửi báo giá hoặc hợp đồng hợp tác cho đối tác chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt mang tính chuyên nghiệp.
Bảo mật an toàn, chống thư rác
Toàn bộ các ứng dụng của Microsoft 365 đều được đánh giá cao với tính năng bảo mật an toàn và Outlook online cũng vậy. Hộp thư email sẽ tự động đánh giá và lưu trữ lịch sử của những người dùng có dấu hiệu bất thường để cảnh bảo. Bạn cũng có thể ngăn chặn email làm phiền với tính năng chống spam cao với một email cụ thể nào đó. Ngoài ra, hộp thư trong email Outlook sẽ được bảo vệ để hạn chế những tin nhắn rác làm ảnh hưởng trực tiếp người dùng.
Tích hợp đồng thời với tài khoản mạng xã hội
Phần mềm Outlook online ngoài tích hợp với các ứng dụng của bộ ứng dụng Microsoft 365 còn có thể kết nối với các tài khoản trên mạng xã hội như Facebook, Twitter, Linkedln… Với tính năng này, người dùng có thể vừa check mail vừa lướt mạng xã hội để cập nhật tin tức dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm Outlook còn tích hợp với Skype để hỗ trợ các thành viên trong doanh nghiệp trò chuyện nhanh chóng.
Với những tính năng trên, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của Outlook online đối với doanh nghiệp hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những bước hướng dẫn sử dụng cơ bản để có thể trải nghiệm phần mềm này tốt nhất.
Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng Outlook online mail dễ dàng
Nhìn chung, phần mềm Outlook online rất dễ sử dụng ngay cả với người dùng mới. Nếu người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng thì hãy tham khảo ngay các bước được chúng tôi chuẩn bị dưới đây.
– Bước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365 để sử dụng phần mềm Outlook online
– Bước 2: Truy cập địa chỉ: https://outlook.office365.com/ để tiến hành Outlook online login
– Bước 3: Nhập tên tài khoản đăng nhập và mật khẩu => sau đó click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Màn hình giao diện Outlook online sẽ hiện ra
- Chọn Thư mới để bắt đầu tạo thư
- Chọn Lịch để xem
- Chọn Mọi người để xem danh bạ hoặc click chọn Thêm mới
- Chọn Tệp để xem các tệp đính kèm trong thư gửi hoặc nhận
- Lựa chọn các biểu tượng ứng dụng phù hợp để sử dụng
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin mà MSO đem đến tới người dùng tham khảo để sử dụng Outlook online. Trong quá trình tìm hiểu, nếu có bất cứ thắc mắc nào cần được giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn và hỗ trợ.
