Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
Outlook 365 web là gì?
Outlook 365 web hay còn gọi Webmail được biết đến là nền tảng gửi nhận thư điện tử online chuyên nghiệp được Microsoft phát triển để hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả. Bởi lẽ, thay vì phải tải và cài đặt ứng dụng Outlook trên máy tính, giờ đây người dùng chỉ cần kết nối internet là có thể sử dụng trên bất cứ trình duyệt nào như Chrome, Microsoft Edge…
Khi người dùng đăng ký tài khoản Outlook 365 web bản quyền dành cho doanh nghiệp sẽ được sử dụng nhiều tính năng đặc biệt hơn điển hình như lên lịch gửi thư, thu hồi email nhanh chóng, chia sẻ lịch làm việc với đồng nghiệp, quản lý thông tin liên lạc và tổ chức cuộc họp dễ dàng. Đặc biệt, chỉ với một tài khoản duy nhất người dùng có thể sử dụng trên 5 thiết bị cùng lúc để đăng nhập ở mọi lúc mọi nơi mà không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Các tính năng có trong Outlook 365 web
Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng Outlook 365 web dễ dàng nhất, người dùng phải hình dung được các tính năng mà phần mềm này đang sở hữu để thuận tiện cho quá trình làm việc. Bởi lẽ, khi biết được các tính năng có trong Outlook người dùng sẽ sắp xếp được công việc có thể thực hiện được để hạn chế sử dụng nhiều phần mềm cùng lúc.
Gửi và nhận thư điện tử
Tính năng đầu tiên và cũng là tính năng quan trọng nhất trong Outlook 365 web email chính là gửi, nhận thư điện tử. Thay vì phải sử dụng email với địa chỉ tên miền đại trà, dung lượng lưu trữ ít mà lại hay gặp phải tình trạng spam thư thì với Outlook 365 doanh nghiệp người dùng sẽ có tên miền riêng theo tổ chức để tạo sự chuyên nghiệp khi gửi thư đi, 50GB dung lượng và tuyệt đối không có thư rác.
Khi thao tác gửi thư Outlook, không chỉ nội dung người dùng soạn thảo được chuyển đi mà toàn bộ hình ảnh, video hoặc tệp đính kèm đều có thể được gửi đi. Ngoài ra, người dùng có thể lên lịch gửi thư đến nhiều địa chỉ email khác nhau để đảm bảo múi giờ làm việc, sắp xếp thời gian và thu hồi thư nhanh chóng chỉ với một vài các thao tác cơ bản.
Quản lý lịch làm việc
Nếu như người dùng phải thường xuyên làm việc linh hoạt giữa văn phòng và nhiều vị trí khác thì có thể sử dụng Outlook 365 web out of Office mọi lúc mọi nơi. Bởi lẽ, phần mềm này hoạt động trên nền tảng web để người dùng dễ dàng truy cập, đồng thời sắp xếp lịch làm việc tương ứng với từng khung giờ khác nhau.
Bằng cách này, người dùng sẽ quản lý được số lượng công việc cần thực hiện trong ngày, trong tháng và hạn chế tối đa bỏ sót bất đầu mục công việc nào. Ngoài ra, người dùng cũng có thể chia sẻ lịch làm việc của mình đến khách hàng, đối tác để cùng nhau lên lịch làm việc phù hợp nhất.
Quản lý thông tin liên hệ
Ngoài tính năng gửi, nhận thư và quản lý lịch làm việc Outlook 365 còn lưu trữ thông tin liên hệ cực kỳ hiệu quả. Điều này đồng nghĩa với việc người dùng có thể kết nối Outlook 365 web client dễ dàng khi có thông tin như email, số điện thoại, đơn vị công tác. Khi đó, người dùng có thể chủ động liên hệ với nhiều hình thức khác nhau và quản lý toàn bộ lịch sử đã trao đổi để làm cơ sở nghiên cứu phục vụ cho công việc trong tương lai.
Thiết lập cuộc họp
Một tính năng nữa mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Outlook 365 web chính là khả năng thiết lập cuộc họp ngay trên phần mềm email. Tại đây, người dùng có thể tạo một cuộc họp nhóm với bất kỳ thành viên nào bên trong hoặc bên ngoài tổ chức chỉ cần biết địa chỉ email hoặc gửi link cuộc họp. Bằng cách này, người dùng không cần phải kết hợp sử dụng với bất kỳ một nền tảng nào khác vừa tiết kiệm thời gian lại hạn chế được chi phí đầu tư.
Tích hợp với nhiều ứng dụng trong Microsoft
Cuối cùng là một tính năng được nhiều người dùng đánh giá cao khi sử dụng Outlook 365 web chính là khả năng kết hợp cùng lúc với nhiều phần mềm được Microsoft phát hàng. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng chỉ cần thao tác đăng nhập một lần duy nhất là có thể truy cập tới toàn bộ ứng dụng Office 365, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint…
Đặc biệt, toàn bộ dữ liệu được thiết lập trên nền tảng này đều được đồng bộ nhanh chóng và được đề xuất khi người dùng sử dụng bất cứ công cụ nào để làm việc.
Với những tính năng trên đây, Outlook 365 web dần trở thành một phần không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào đang hướng đến hoàn thiện giải pháp làm việc theo hướng chuyển đổi số. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách đăng ký tài khoản email Outlook để hỗ trợ làm việc hiệu quả nhất.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập tài khoản Outlook 365 web bản quyền
Để có thể sử dụng Outlook 365 web, người dùng bắt buộc phải có tài khoản đăng ký bản quyền. Hiện nay, Microsoft đã và đang khuyến khích người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng các gói đăng ký bao gồm nhiều ứng dụng được tích hợp cùng với Outlook như sau:
- Microsoft 365 Business Basic
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
Để đăng ký tài khoản Outlook 365 bản quyền, người dùng có thể click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY.
Sau khi đã đăng ký thành công, tiếp đến người dùng cần chuyển sang các bước hướng dẫn Outlook 365 login cực kỳ đơn giản như sau:
– Bước 1: Outlook 365 web access tại https://outlook.com/, tiếp đến người dùng click chọn Đăng nhập.
– Bước 2: Nhập địa chỉ email tài khoản Outlook mà người dùng đã đăng ký thành công trước đó và click chọn Tiếp theo.
– Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản tương ứng sau đó chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Hoàn tất.
Chỉ với 04 bước thực hiện này, người dùng đã có thể đăng nhập Outlook 365 web thành công. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách sử dụng công cụ này trên thiết bị chạy hệ điều hành Windows và Mac OS thông qua hướng dẫn chi tiết dưới đây.
Hướng dẫn sử dụng Outlook 365 web trên Windows
Để người dùng có thể sử dụng Outlook 365 web dễ dàng nhất, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết trên cả Windows và Macbook để người dùng tham khảo. Trước tiên là cách dùng trên thiết bị PC chạy hệ điều hành Windows. Sau khi đã đăng nhập thành công Outlook 365 web người dùng sẽ bắt đầu thao tác với các bước như sau:
– Bước 1: Click chọn Thư mới để bắt đầu.
– Bước 2: Tại đây người dùng nhập đầy đủ thông tin bao gồm email người nhận, tiêu đề thư, nội dung thư và tệp đính kèm.
– Bước 3: Người dùng có thể thao tác gửi thư luôn hoặc nếu muốn lên lịch gửi có thể click chọn vào chữ V bên cạnh nút gửi sau đó chọn Lên lịch gửi.
– Bước 4: Trong trường hợp người dùng đã thao tác gửi thư và muốn recall email in Outlook 365 web thì ngay lập tức click chọn vào nút Hoàn tác được hiển thị bên trái màn hình.
– Bước 5: Sau khi Outlook 365 web recall email thành công, người dùng có thể chỉnh sửa email để gửi đến người nhận một thư mới hoàn toàn. Tiếp đến, người dùng có thể thêm danh bạ hoặc lịch làm việc bằng cách click chọn vào biểu tượng ở góc bên trái màn hình.
– Bước 6: Click chọn Tạo sự kiện mới, Tạo liên hệ mới và bổ sung toàn bộ thông tin chi tiết sau đó click chọn Lưu.
– Bước 7: Ngoài việc tổ chức sự kiện, tạo liên hệ và gửi thư người dùng có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến trên nền tảng này bằng cách click chọn Cuộc gọi trong Teams ở thanh công cụ trên cùng giao diện.
– Bước 8: Chọn cuộc họp trên nền tảng web, lúc này người dùng chỉ cần bổ sung thêm thành viên tham dự hoặc gửi link cuộc họp để bắt đầu.
– Bước 9: Hoàn tất.
Với những hướng dẫn chi tiết này, người dùng có thể tiến hành triển khai sử dụng Outlook 365 web đơn giản và dễ dàng nhất. Tiếp đến, nếu người dùng có thiết bị Macbook thì hãy tham khảo ngay hướng dẫn được chúng tôi chuẩn bị dưới đây.
Hướng dẫn sử dụng Outlook 365 web trên Macbook
Nếu người dùng sử dụng Macbook để truy cập Outlook 365 web thì không cần phải lo lắng bởi lẽ cách thực thực hiện tương tự như với thiết bị Windows do đều thao tác trên trình duyệt web. Điều này đồng nghĩa với việc, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết phía trên được chúng tôi chuẩn bị để gửi thư, recall email Outlook 365 web browser, thêm liên hệ mới hoặc sắp xếp lịch làm việc.
Lời kết
Với những thông tin được MSO tổng hợp trên đây, chắc hẳn người dùng đã phần nào hình dung được vai trò của Outlook 365 web đối với doanh nghiệp và cách thức để có thể sử dụng phần mềm này hiệu quả trên thiết bị máy tính. Nếu người dùng còn thắc mắc bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777.
