Gửi Email
Liên hệ Zalo
Nội dung bài viết
MS 365 Cloud là gì?
MS 365 Cloud còn được biết đến với tên gọi khác Microsoft OneDrive, vai trò của phần mềm này là lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây bao gồm cả tài liệu, hình ảnh, video… Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn sử dụng phần mềm này để thay thế cho bộ nhớ lưu trữ thuê ngoài hoặc bộ nhớ trên thiết bị máy tính.
Chỉ với một tài khoản đăng ký bản quyền, người dùng sẽ nhận được MS 365 Cloud storage lên tới 1TB tương đương với 100 bộ phim, 200.000 bài hát yêu thích và 100.000 bức ảnh. Ngoài ra, người dùng còn có thể truy cập cùng lúc trên 05 thiết bị đăng nhập với nhiều hệ điều hành khác nhau như Windows, MacOS, iOS hay Android. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do quan trọng ở phần nội dung dưới đây để tìm ra lý do tại sao doanh nghiệp cần phải sử dụng phần mềm này.
05+ lý do khiến doanh nghiệp phải sử dụng MS 365 Cloud
Với số lượng người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng phần mềm MS 365 Cloud nhiều như hiện nay, chắc hẳn công cụ này sẽ có những ưu điểm riêng biệt. Do đó, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lý do thông qua nội dung dưới đây:
Sử dụng dễ dàng
Khi tiến hành khảo sát số lượng người dùng OneDrive hiện nay, hơn 90% đều đánh giá cao về khả năng sử dụng của phần mềm. Bởi lẽ, toàn bộ những thiết kế và nội dung của phần mềm này đều hướng đến sự tối giản, dễ thao tác ngay cả với những người dùng mới. Với tính năng này của MS 365 Cloud, người dùng sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để học cách sử dụng mà có thể sẵn sàng bắt tay vào làm việc.
Sao lưu dữ liệu nhanh chóng
Một trong những tính năng nổi bật có trong MS 365 Cloud chính là khả năng sao lưu dữ liệu tự cực kỳ hữu ích. Giờ đây, người dùng không cần lưu dữ liệu một cách máy móc bằng USB hoặc thực hiện thủ công bằng tay và hạn chế tối đa tình trạng mất dữ liệu khi thiết bị gặp sự cố. Ngoài ra, người dùng cũng có thể bật chế độ sao lưu dữ liệu tự động, điều này đồng nghĩa với việc với các danh mục đã được chọn trên thiết bị khi có dữ liệu quan trọng sẽ được sao lưu ngay lập tức trên nền tảng đám mây và ngược lại.
Chia sẻ tài liệu nhanh chóng
Tiếp đến là tính năng chia sẻ tài liệu nhanh chóng và dễ dàng, thay vì người dùng phải dữ liệu về máy sau đó gửi cho đồng nghiệp qua hình thức chat hoặc email với MS 365 Cloud. Hiện nay, người dùng có thể trực tiếp chỉnh sửa quyền truy cập xem, chỉnh sửa hoặc đề xuất… sau đó sao chép link tài liệu và gửi đến người nhận dễ dàng. Khi đó, người nhận sẽ không cần phải tải về thiết bị mới có thể xem được mà hoàn toàn xem trên nền tảng đám mây.
Tiết kiệm dung lượng thiết bị
Lợi ích tiếp đến mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng MS 365 Cloud chính là khả năng tiết kiệm dung lượng dành cho thiết bị. Thay vì người dùng tải về máy để lưu trữ vừa tốn dung lượng, mất thời gian lại tiềm ẩn nhiều rủi ro thì nay với phần mềm OneDrive mọi dữ liệu sẽ được tổng hợp dễ dàng chỉ trong một nốt nhạc. Ngoài ra, bằng cách này người dùng sẽ hạn chế được tối đa tình trạng máy tính bị quá tải dẫn đến đơ, chậm và lỗi khi sử dụng.
Bảo mật dữ liệu an toàn
Tất cả những phần mềm được Microsoft phát hành đều đảm bảo yếu tố bảo mật cực kỳ cao và MS 365 Cloud cũng vậy. Khi người dùng đăng ký sử dụng sẽ được cấp kho lưu trữ dữ liệu cá nhân và kho dữ liệu chung của cả doanh nghiệp.
Khi đó, toàn bộ dữ liệu sẽ được bảo vệ an toàn với đa dạng các lớp bảo mật. Khi người dùng muốn truy cập xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ bất cứ dữ liệu nào đều phải được chủ sở hữu cấp phép. Ngoài ra, với các thiết bị lạ đăng nhập và có dấu hiệu bất thường, ngay lập tức hệ thống sẽ gửi cảnh báo đến người dùng và tiến hành ngăn chặn tức thì.
Với những lợi ích đặc biệt trên đây, MS 365 Cloud sẽ là một gợi ý hoàn hảo để các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những hướng dẫn chi tiết cách dùng phần mềm này hiệu quả nhất thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.
Hướng dẫn sử dụng MS 365 Cloud dễ dàng
Để sử dụng MS 365 Cloud hỗ trợ trực tiếp trong công việc, người dùng bắt buộc phải tìm hiểu về những cách thức sử dụng từ cơ bản đến nâng cao. Do đó, hãy cùng chúng tôi thực hành thông qua những hướng dẫn chi tiết với các bước cụ thể dưới đây.
Một lưu ý nhỏ, người dùng cần phải đăng ký tài khoản OneDrive Business bản quyền mới có thể sử dụng được toàn bộ tính năng. Nếu người dùng chưa có tài khoản, vui lòng click chọn nút dưới đây để xem thêm bảng giá và lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất.
Đăng nhập tài khoản
Sau khi đã có tài khoản MS 365 Cloud bản quyền, người dùng cần tiến hành đăng nhập thông qua các bước hướng dẫn như sau:
– Bước 1: Truy cập địa chỉ – https://login.microsoftonline.com/
– Bước 2: Một giao diện đăng nhập sẽ hiện ra, tại đây người dùng nhập địa chỉ email, số điện thoại hoặc Skype đã đăng ký tài khoản bản quyền sau đó click chọn Tiếp theo.
– Bước 3: Người dùng sẽ thấy một giao diện tương tự nhưng tại đây cần nhập mật khẩu tài khoản sau đó click chọn Đăng nhập.
– Bước 4: Giao diện đăng nhập thành công Microsoft 365, để truy cập vào OneDrive người dùng cần click chọn Ứng dụng sau đó chọn biểu tượng đám mây OneDrive.
– Bước 5: Hoàn tất.
Sau khi đã hoàn thành xong tất cả các bước trên, người dùng đã đăng nhập thành công MS 365 Cloud. Khi đó, người dùng có thể thực hiện bất cứ tính năng nào trong phần mềm này như tải, chia sẻ tệp tin, đồng bộ dữ liệu hoặc bổ sung thêm bộ nhớ.
Tải tệp tin
Để tải bất kỳ một tệp tin vào từ thiết bị lên MS 365 Cloud, người dùng hoàn toàn có thể tự thực hiện như sau:
– Bước 1: Tại giao diện trang chủ của OneDrive người dùng click chọn nút Tải lên.
– Bước 2: Người dùng click chọn tải lên Tệp hoặc Thư mục phù hợp.
– Bước 3: Chọn tệp hoặc thư mục muốn tải trên máy tính và click chọn OK.
– Bước 4: Hoàn tất.
Chỉ với 04 bước thực hiện như hướng dẫn trên, người dùng đã tải lên thành công tệp hoặc thư mục lên OneDrive dễ dàng. Tiếp đến, hãy cùng tìm hiểu về các bước để đồng bộ dữ liệu trên nền tảng này.
Đồng bộ dữ liệu
Để đồng bộ dữ liệu MS 365 Cloud PC, người dùng hoàn toàn có thể tự thao tác trực tiếp với những hướng dẫn cụ thể như sau:
– Bước 1: Click chọn vào biểu tượng đám mây OneDrive được hiển thị ở góc dưới cùng bên phải màn hình.
– Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra, tại đây người dùng click vào biểu tượng cài đặt sau đó chọn mục Settings.
– Bước 3: Người dùng click chọn Account sau đó chọn Choose folders.
– Bước 4: Lựa chọn Folders mà người dùng muốn đồng bộ sau đó click OK là hoàn tất.
Chỉ với 04 bước trên, người dùng đã đồng bộ thành công dữ liệu trên máy tính lên bộ nhớ lưu trữ đám mây MS 365 Cloud.
Chia sẻ tệp tin
Nếu người dùng muốn chia sẻ tập tin trên MS 365 Cloud cho đồng nghiệp, bạn bè hoặc đối tác thì có thể tham khảo ngay các bước sau:
– Bước 1: Click chọn vào tệp tin hoặc thư mục mà người dùng muốn chia sẻ sau đó click vào biểu tượng như hình ảnh bên dưới.
– Bước 2: Điền địa chỉ email, tên hoặc nhóm mà người dùng muốn chia sẻ kèm nội dung muốn nhắn gửi và click chọn Gửi. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sao chép địa chỉ liên kết và gửi qua nhiều hình thức khác nhau.
– Bước 3: Hoàn tất.
Việc chia sẻ dữ liệu trên OneDrive được diễn ra rất dễ dàng chỉ với 02 bước thực hiện như trên. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách bổ sung thêm bộ nhớ và dọn dẹp thùng rác trên công cụ này.
Dọn dẹp Recycle Bin
Để tiết kiệm bộ nhớ trên MS 365 Cloud, người dùng có thể dọn dẹp thùng rác thường xuyên bằng cách thực hiện với các bước hướng dẫn như sau:
– Bước 1: Click vào mục Thùng rác trên OneDrive.
– Bước 2: Click chọn Làm trống thùng rác và hoàn tất.
Như vậy, người dùng đã dọn dẹp sạch các tệp tin rác trên phần mềm OneDrive. Nếu người dùng muốn có thêm dung lượng bộ nhớ lưu trữ trên nền tảng này có thể tham khảo tiếp nội dung bên dưới.
Thêm bộ nhớ
Trong trường hợp người dùng đã sử dụng hết dung lượng bộ nhớ được Microsoft cung cấp là 1TB trên MS 365 Cloud. Để gia tăng thêm dung lượng người dùng chỉ cần liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ ủy quyền của Microsoft tại Việt Nam và MSO chính là một ví dụ điển hình. Đội ngũ chăm sóc khách hàng và nhân sự kỹ thuật luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng 24/7.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ những thông tin mà người dùng có thể tham khảo để sử dụng MS 365 Cloud tốt nhất. Nếu người dùng cần hỗ trợ bất kỳ thông tin nào, vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777.
