Hướng dẫn sử dụng Microsoft mail 365 cho người mới bắt đầu

Hiện nay, thư điện tử đã và đang được sử dụng rộng rãi đặc biệt là Microsoft mail 365. Hãy cùng theo dõi nội dung dưới đây để cùng chúng tôi tìm hiểu về giải pháp gửi và nhận email chuyên nghiệp dành cho đối tượng doanh nghiệp của Microsoft.

Microsoft mail 365 là gì?

Microsoft mail 365 hay còn gọi Outlook 365 được hiểu đơn giản là một trong những phần mềm tích hợp đa dạng các công cụ quản lý thời gian và hỗ trợ người dùng làm việc như email, lịch, ghi chú, quản lý thông tin liên lạc, quản lý lịch làm việc, duyệt web và theo dõi tạp chí. Nếu người dùng nghĩ rằng, phần mềm này chỉ có thể hoạt động kết hợp cùng với các công cụ khác có trong Microsoft 365 thì toàn sai, bởi lẽ công cụ này có thể sử dụng độc lập kết hợp cùng với các ứng dụng khác.

microsoft mail 365

Với một tài khoản đăng ký Microsoft mail 365 bản quyền, người dùng sẽ được sử dụng 50GB dung lượng lưu trữ, gửi thư với tên miền tùy chỉnh. Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm này người dùng còn được trải nghiệm thêm các tính năng đặc biệt như lên lịch gửi thư, hạn chế spam, lọc và tìm kiếm email dễ dàng. Tiếp đến, để tìm hiểu rõ hơn hãy cùng chúng tôi tham khảo về các tính năng nâng cao mà phần mềm này đang sở hữu.

Các tính năng nâng cao có trong Microsoft mail 365

Ngoài những tính năng cơ bản mà người dùng thường thấy, phần mềm Microsoft mail 365 còn sở hữu một vài các điểm nổi bật hơn so với nền tảng khác.

Tốc độ truy cập nhanh chóng

tốc độ truy cập nhanh

Microsoft nổi tiếng là đơn vị phát triển các phần mềm hoặc ứng dụng có tốc độ truy cập cực kỳ cao. Điều này đồng nghĩa với việc, Microsoft mail 365 cũng được người dùng đánh giá khá cao về tính năng này. Bởi lẽ, ngay sau khi người dùng thao tác hệ thống lập tức trả về kết quả chỉ trong vài giây thực hiện. Ngoài ra, phần mềm này cũng có giao diện thiết kế đơn giản và dễ dàng sử dụng để rút ngắn thời gian thực hiện công việc.

Bảo mật nâng cao

Chuyển sang một tính năng tiếp theo mà người dùng cũng không thể bỏ qua Microsoft mail 365 chính là khả năng bảo mật an toàn. Nếu như trước đây, người dùng sử dụng các nền tảng email miễn phí và không đảm bảo sẽ gặp phải mối đe dọa hàng đầu là email spam. Điều này sẽ khiến cho người dùng cảm thấy rất khó chịu và làm bộ nhớ bị đầy. Tuy nhiên, nếu người dùng sử dụng email Outlook 365 thì trường hợp này sẽ rất khó diễn ra vì hệ thống được trang bị lọc thư rác, hạn chế nguy cơ bị tấn công cao. 

Hộp thư chính

hộp thư chính

Tiếp đến, một tính năng mới được tích hợp trong Microsoft mail 365 nằm trong hộp thư chính, tại đây toàn bộ các email quan trọng sẽ được đưa lên đầu tiên. Tính năng này được đánh giá là vô cùng hữu dụng đối với người dùng nhận được số lượng email hàng ngày nhiều và công việc vô cùng bận rộn. Bằng cách này, thời gian làm việc sẽ được rút ngắn nhiều hơn cả để người dùng có thời gian sắp xếp công việc một cách hợp lý nhất, đảm bảo hiệu quả cao.

Đa dạng khả năng kết nối

Một tính năng đặc biệt nữa mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Microsoft mail 365 chính là khả năng kết nối đa dạng. Bởi lẽ, người dùng có thể truy cập cùng lúc trên 05 thiết bị để sử dụng ở mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn bởi thời gian hoặc không gian. Hơn nữa, với mỗi tài khoản đăng ký bản quyền người dùng còn được sử dụng kết hợp với các ứng dụng khác có trong Microsoft 365 và kết nối cùng với các trang mạng xã hội phổ biến để dễ dàng thuận tiện cho quá trình sử dụng.

Lưu trữ dữ liệu khổng lồ

Ngoài những tính năng đặc biệt trên, Microsoft mail 365 còn sở hữu kho dung lượng lưu trữ khổng lồ lên tới 50GB. Bằng cách này, người dùng không còn phải lo lắng khi nhận được nhiều email vào hộp thư mà phải tiến hành xóa bỏ bớt. Đặc biệt, khi người dùng kết hợp sử dụng các tệp dữ liệu trên nền tảng OneDrive sẽ giúp tiết kiệm được một lượng lớn dung lượng để sử dụng. Nhìn chung, phần mềm này được người dùng đánh giá rất cao về khả năng lưu trữ dành cho nhiều doanh nghiệp hoạt động ở đa dạng các lĩnh vực, ngành nghề.

Sử dụng Add – ins

Có thể nhiều người dùng chưa biết đến tính năng này trong Microsoft mail 365 chính là bổ sung cách sử dụng email dễ dàng hơn. Người dùng có thể tìm thấy tính năng này trên chính nền tảng Outlook hoặc Microsoft Appsource. Do đó, người dùng có thể kết hợp sử dụng cùng với các công cụ phổ biến hiện nay như Fedex, Evernote và Paypal. Với ưu điểm này, các doanh nghiệp ngày càng yêu thích sử dụng Outlook vì có thể hỗ trợ làm việc và thao tác thực hiện trên đa dạng nền tảng. 

Thiết lập chế độ tối

Một tính năng cuối cùng khiến người dùng nào cũng cảm thấy yêu thích phần mềm này là khả năng thiết lập chế đội tối. Bằng cách này, người dùng có thể làm việc về đêm để bảo vệ đôi mắt. Ngoài ra, với những người dùng phải dùng máy tính trong thời gian dài bằng cách sử dụng tính năng này sẽ giúp cho quá trình làm việc trở nên dễ dàng hơn.

Những tính năng trên đây đều được tích hợp sẵn trong Microsoft mail 365, do đó để trải nghiệm một cách hoàn hảo nhất người dùng có thể đăng ký và đăng nhập sử dụng ngay hôm nay bằng cách theo dõi hướng dẫn chi tiết được chúng tôi chuẩn bị dưới đây.

Hướng dẫn Microsoft mail 365 login

Để sử dụng Microsoft mail 365, trước tiên người dùng cần phải đăng ký và đăng nhập tài khoản để sử dụng. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và sign in tài khoản:

Bước 1: Click chọn nút ĐĂNG KÝ NGAY để đăng ký tài khoản Microsoft mail bản quyền từ đại lý ủy quyền.

Bước 2: Nhận email và mật khẩu đăng ký tài khoản Outlook 365.

Bước 3: Truy cập địa chỉ outlook.com và bắt đầu đăng nhập bằng cách click chọn Đăng nhập.

truy cập email outlook

Bước 4: Nhập email mà người dùng đã đăng ký thành công với nhà cung cấp và click chọn Tiếp theo.

đăng nhập email outlook

Bước 5: Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft mail 365 và click chọn Đăng nhập.

Bước 6: Hoàn tất các bước thực hiện.

Chỉ với 06 bước hướng dẫn trên đây, người dùng đã đăng ký và đăng nhập thành công phần mềm email của Microsoft. Tiếp đến, để dễ dàng sử dụng trong quá trình làm việc người dùng có thể tham khảo ngay các hướng dẫn chi tiết của phần nội dung dưới đây.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft mail 365 từ A - Z

Sau khi đã đăng nhập thành công Microsoft mail 365 trên máy tính, người dùng sẽ bắt đầu sử dụng theo các hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Tạo email mới

Nếu người dùng muốn gửi email tới bất cứ một tài khoản nào khác trên Microsoft mail 365 thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Trên giao diện đăng nhập thành công của Outlook online, người dùng click chọn Thư mới

tạo thư mới trên outlook

– Bước 2: Nhập địa chỉ email người nhận tiếp đến là chủ đề, nội dung, file đính kèm.

– Bước 3: Click chọn Gửi

Như vậy là người dùng đã có thể tự tạo thư mới và gửi đến người nhận một cách dễ dàng với Microsoft mail 365. Tương tự như vậy, các bước sẽ được thực hiện đối với những người nhận khác, người dùng có thể tham khảo thao tác này. Ngoài việc khởi tạo email mới, người dùng còn có thể tạo sự kiện trên chính nền tảng này. Hãy cùng tham khảo các bước hướng dẫn thực hiện dưới đây.

Tạo sự kiện mới

Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình, người dùng click chọn vào biểu tượng Lịch, tại đây người dùng click vào Sự kiện mới.

tạo sự kiện mới

Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, tại đây người dùng sẽ nhập đầy đủ các thông tin bao gồm tiêu đề, người được mời tham dự, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, kết hợp mô tả và các tài liệu đính kèm sau đó click chọn Lưu hoặc Gửi.

thiết lập lịch trên outlook

Bước 3: Khi màn hình hiển thị như trên, người dùng đã thiết lập tạo sự kiện thành công trên Microsoft mail 365.

tạo sự kiện thành công

Tạo liên hệ mới

Ngoài việc tạo email và sự kiện mới, người dùng còn có thể tạo thêm thông tin liên hệ đối với những người dùng thường xuyên liên lạc trên Microsoft mail 365 bằng cách bước hướng dẫn như sau:

Bước 1: Truy cập biểu tượng Mọi người trên thanh công cụ bên trái sau đó click chọn Liên hệ mới.

tạo liên hệ mới

Bước 2: Người dùng điền đầy đủ các thông tin yêu cầu bao gồm cả họ và tên riêng, địa chỉ email, số điện thoại di động, ảnh đại diện để dễ nhận diện và sau đó click vào nút Lưu.

thêm liên hệ mới

– Bước 3: Sau khi thực hiện xong, người dùng đã thêm liên hệ mới thành công và thực hiện tương tự với các thông tin khác.

Chia sẻ toàn bộ lịch trình

Trong quá trình sử dụng Microsoft mail 365, rất có thể người dùng sẽ muốn chia sẻ lịch trình làm việc của mình với người khác. Để thực hiện được, hãy cùng tham khảo hướng dẫn chi tiết như sau:

Bước 1: Mở mục Lịch trên phần mềm này, tiếp đến click chọn vào nút Chia sẻ.

chia sẻ lịch làm việc

Bước 2: Nhập tên liên hệ hoặc địa chỉ email cá nhân, tiếp đến là lựa chọn các thời gian có mà người khác có thể xem lịch làm việc sau đó click chọn Chia sẻ.

chia sẻ lịch trình

Bước 3: Hoàn tất.

Với những hướng dẫn được chúng tôi thực hiện chi tiết trên đây, người dùng có thể tự thao tác thực hiện mà không cần phải có sự hỗ trợ của đội ngũ kỹ thuật hoặc các chuyên gia trong ngành. Điều này sẽ rút ngắn khoảng cách giữa người dùng và phần mềm Microsoft mail 365 ngày càng gần hơn nữa.

Lời kết

Trên đây là tổng hợp toàn bộ những nội dung từ cơ bản đến chi tiết mà MSO chia sẻ về Microsoft mail 365, nếu người dùng cần hỗ trợ hoặc muốn đăng ký sử dụng phần mềm vui lòng liên hệ trực tiếp đến số Hotline: 024.9999.7777. Một lần nữa, chúng tôi xin cảm ơn các quý khách hàng đã tin tưởng và lựa chọn, mong rằng trong tương lai tới chúng tôi sẽ có thêm được nhiều cơ hội để cùng doanh nghiệp phát triển với hệ thống chuyển đổi số chuyên nghiệp của Microsoft 365.

0 0 Các bình chọn
Rating
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký liên hệ tư vấn dịch vụ Microsoft 365

Liên hệ tư vấn dịch dụ Microsoft 365

Bật mí 11 cách khắc phục lỗi outlook không nhận được mail

Bật mí 11+ cách để khắc phục lỗi Outlook không nhận được mail

Nếu người dùng đang sử dụng bình thường mà Outlook không nhận được mail thì rất có thể đã gặp phải sự cố không mong ...
Đăng nhập Outlook 365 và những vấn đề thường gặp

Đăng nhập Outlook 365 và sửa những vấn đề thường gặp

Đăng nhập Outlook 365 là một trong những bước đầu tiên bạn cần hiểu rõ trong quá trình sử dụng Outlook 365 - một trong ...
tìm hiểu microsoft mvp là gì

Microsoft MVP là gì? Hướng dẫn cách để trở thành một MVP

Sau khi đã hiểu Microsoft MVP là gì và nỗ lực để trở thành một The Most Valuable Professional, bạn hoàn toàn được nhận quyền ...

Chuyển đổi sang Microsoft 365 khi Google ngừng cung cấp tài khoản G Suite Legacy

Trước thông tin rầm rộ Google sẽ ngừng cung cấp tài khoản G Suite Legacy, rất nhiều doanh nghiệp phải chạy đôn chạy đáo để ...
Lên đầu trang