Hướng dẫn cách làm Mail Merge trong Word chi tiết, cực đơn giản

Mail Merge có ý nghĩa rất lớn cho những người đang làm văn phòng. Vậy cách làm mail Merge như thế nào? Hãy theo dõi nội dung bài viết này của MSO để có thể biết được thông tin chi tiết về những cách sử dụng Mail Merge nhé.

Mail merge trong Word là gì?

Mail Merge là một trong những tính năng quan trọng trong Microsoft Word nằm trong bộ ứng dụng Microsoft 365, giúp người dùng tự động hóa việc tạo ra các tài liệu mang tính cá nhân hóa từ một mẫu chung. Công cụ này có thể giúp người dùng dễ dàng tạo thư, email, bưu thiếp và nhiều loại tài liệu khác nữa được cá nhân hóa theo những người nhận khác nhau. 

Mail Merge thường hoạt động bằng cách sử dụng dữ liệu từ một danh sách nhất định như bảng tính Excel để trộn và kết hợp thông tin vào trong tài liệu mẫu để tạo ra các bản sao có nội dung riêng biệt sao cho phù hợp với mỗi người nhận khác nhau.

Mail Merge trong Word có cấu trúc như thế nào?

Cấu trúc của một Mail Merge thường bao gồm hai phần chính đó là nguồn dữ liệu và tài liệu nội dung mẫu.

• Nguồn dữ liệu có thể là một danh sách trong file Excel, file Access hay một danh sách được tạo mới trong Word. 
• Tài liệu mẫu là tài liệu có chứa nội dung cố định và các trường dữ liệu tùy chỉnh được đánh dấu bằng các Merge Field. 

Khi thực hiện, Mail Merge trong Word sẽ kết hợp các dữ liệu trong nguồn dữ liệu với tài liệu mẫu để tạo ra các bản tài liệu cuối cùng, mỗi tài liệu sẽ chứa một nội dung thông tin cụ thể từ một bản ghi trong nguồn dữ liệu. 

Ứng dụng thực tiễn của Mail Merge trong Word

Mail Merge là một tính năng mạnh mẽ trong Microsoft Word giúp người dùng tạo thư, email, bưu thiếp và các loại tài liệu khác được cá nhân hóa cho từng người nhận khác nhau. Chính vì vậy mà Mail Merge có tính ứng dụng thực tiễn rất cao trong nhiều lĩnh vực khác nhau, như:

Trong hoạt động Marketing

Mail Merge hỗ trợ người dùng rất nhiều trong hoạt động Marketing như:

• Giúp người dùng sử dụng để tạo ra các email marketing được cá nhân hóa cho những khách hàng và các đối tác kinh doanh của mình.
• Giúp người dùng tạo ra các tài liệu quảng cáo cá nhân hóa như thư chào mừng, thư giới thiệu sản phẩm, bưu thiếp, thư mời tham dự sự kiện,…

Trong hoạt động bán hàng

Trong hoạt động bán hàng, Mail Merge giúp người dùng:

• Tạo giấy báo giá và hóa đơn được cá nhân hóa cho những khách hàng của mình..
• Tạo thư cảm ơn để gửi cho các khách hàng sau khi họ đã mua sản phẩm hoặc dịch vụ.

Trong dịch vụ khách hàng

Trong dịch vụ khách hàng, Mail Merge cũng có nhiều ứng dụng như:

• Tạo email hỗ trợ được cá nhân hóa cho khách hàng khi khách hàng gặp sự cố.
• Tại thông báo cho từng khách hàng cụ thể về các thay đổi về sản phẩm, dịch vụ hoặc chính sách của doanh nghiệp.
• Tạo các bản khảo sát khách hàng được cá nhân hóa để thu thập những phản hồi về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Trong hoạt động giáo dục

Mail Merge cũng có nhiều lợi ích trong việc hỗ trợ các hoạt động giáo dục như:

• Tạo thông báo cho từng cá nhân học sinh về điểm số, bài tập về nhà và các sự kiện của trường học.
• Tạo tài liệu học tập được cá nhân hóa cho từng học sinh.
• Tạo các thư khen thưởng cho từng học sinh đạt được những thành tích cao trong học tập.

Trong tổ chức nhà nước

Mail Merge cũng được sử dụng rất nhiều trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước, như:

• Tạo thông báo cho người dân về các chương trình, chính sách mới và các sự kiện của nhà nước.
• Tạo thông báo về thuế cho người dân.
• Tạo bảng khảo sát để thu thập ý kiến của người dân về các chính sách và chương trình mới của nhà nước.

Trong cuộc sống hàng ngày

Ngoài ra, Mail Merge cũng có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau trong cuộc sống hàng ngày, như tạo thư chúc mừng sinh nhật, thư mời tham dự ngày lễ, thiệp mời đám cưới, bưu thiếp cá nhân,…

Nhìn chung, Mail Merge là một công cụ vô cùng hữu ích giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức cho các hoạt động trong cuộc sống và trong công việc của họ.

Lưu ý khi sử dụng Mail Merge trong Word

Để đảm bảo Mail Merge hoạt động hiệu quả và tránh gặp lỗi, thì khi sử dụng Mail Merge bạn cần phải lưu ý một số điều như sau:

• Mail Merge chỉ hoạt động với các phiên bản Word từ 2007 trở lên.
• Cần có danh sách dữ liệu để sử dụng Mail Merge và danh sách dữ liệu có thể được tạo trong Excel hoặc bất kỳ chương trình bảng tính nào khác.
• Dữ liệu trong danh sách phải được định dạng chính xác và nhất quán.
• Cần kiểm tra kỹ danh sách dữ liệu để đảm bảo không có lỗi chính tả, lỗi định dạng hoặc thiếu dữ liệu thiếu.
• Cần sử dụng các ký tự thay thế Merge Fields để chèn dữ liệu từ danh sách vào tài liệu mẫu.
• Cần đảm bảo các hình ảnh và đồ họa này được lưu trữ trong cùng một thư mục với tài liệu mẫu để có thể chèn chúng vào tài liệu mẫu.
• Khi sử dụng Mail Merge Wizard, hãy thực hiện cẩn thận theo các hướng dẫn để đảm bảo chính xác nhất.
• Có một số lỗi phổ biến khi sử dụng Mail Merge như lỗi dữ liệu, lỗi định dạng tài liệu và lỗi ký tự thay thế, vì vậy bạn cần kiểm tra những điều này một cách kỹ càng.
• Bạn nên sao lưu dữ liệu của mình trước khi sử dụng Mail Merge để tránh mất dữ liệu.
• Bạn cần bảo mật để tránh các dữ liệu có chứa thông tin cá nhân bị rò rỉ ra ngoài.

Đây là những lưu ý cơ bản mà bạn cần nắm rõ để sử dụng Mail Merge trong Word một cách hiệu quả và chính xác nhất.

Ngoài ra, để có thể sử dụng phiên bản mới nhất của Word với những tính năng hiện đại hơn giúp hỗ trợ năng suất công việc. Người dùng doanh nghiệp có thể mua Word bản quyền tại MSO khi nhấp vào nút ĐĂNG KÝ dưới đây.